Digitalisierung in der Logistik und Spedition

Digitalisierung in der Logistik und Spedition

Zunehmend steigende globale Lieferketten stellen die Logistik sowie Spedition vor neuen Herausforderungen. Die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit aller wichtigen Daten und Dokumente ist in der Transport- und Logistik-Branche von entscheidender Bedeutung, welche nicht nur zeitlichen, sondern finanziellen Character mich sich bringt.

Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Lieferscheine und viele mehr - alle Unterlagen müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen und das ortsunabhängig. Daher sind Unternehmen in diesen Branchen diejenigen, die maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitieren.

So fallen in der Logistikbranche täglich eine große Menge Dokumente an. Dabei wird ein Großteil der Belege wie Lieferscheine und Frachtpapiere noch in Papierform erstellt – aber die manuelle Bearbeitung dieser Belege ist sehr zeitaufwändig, was wiederrum unnötige Kosten verursacht, und teilweise fehlerhaft abläuft.

Um die darin enthaltenen Informationen schnell zugänglich zu machen und für nachfolgende automatisierten Prozesse aufzubereiten, müssen diese Papierdokumente digitalisiert werden und die Inhalte ausgelesen und bereitgestellt werden.

Hierbei ist für die Logistikbranche besonders wichtig, dass Fristen eingehalten und rechtliche Maßnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden. So, um viele bestehende administrative Probleme in der Logistik- und Speditionsbranche zu lösen, sollte das Dokumentenmanagement System PaperOffice implementiert werden.

Mit Hilfe der Dokumentenmanagement Lösung speichern und archivieren Sie revisionssicher sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform.

Wie papierlos in der Spedition- und Logistik-Branche?

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen, Suchen und Verfolgen Ihrer Dokumente wird mit dem Einsatz von PaperOffice ganz einfach.

Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten, sowie Freigabenerteilung mittels Workflows und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter die zugeteilten Aufgaben effizient erledigen und berechtigte Personen diese einfach freigeben oder die Freigabe verweigern.

So sollte das Dokumentenmanagement System folgende wichtige Funktionen in der Spedition- und Logistik Branche abdecken:

Nachvollziehbarkeit wichtiger Zusammenhänge dank digitaler Ordner sowie Dokumentmappen

Bei manuellen Dokumentenbearbeitung können wichtige Zusammenhänge, wie Notizen und Anmerkungen, schnell verloren gehen. So ist es danach fast unmöglich den Zusammenhang zu erfassen. Nach Nachverfolgbarkeit der Zusammenhänge löst doppelte Prozesse aus, was zeit- und kostenaufwändig ist.

Dank der PaperOffice Implementierung in Ihr Logistikunternehmen werden Dokumente, Informationen dazu und Vorgänge logisch zusammengefasst. Digitale Ordner enthalten beschreibende Eigenschaften, haben eine vorgegebene interne Struktur oder Gliederung und bieten die Möglichkeit, Berechtigungen für den Datenschutz zu definieren. Virtuelle Notizen, Anmerkungen und Aufgaben sorgen dafür, dass keine wichtigen Informationen mehr zu Vorgängen verloren werden.

Automatisierte Ablage

Ein besonders zeitaufwändiger und gleichzeitig fehleranfälliger Prozess ist das manuelle Einscannen der Dokumente. Nachdem Speditionsfirmen ein Stapel an Unterlagen abliefern, fängt die eigentliche Arbeit erst an: wie sollen in Papierform vorhandene Dokumente am leichtesten erfasst und zugeordnet werden?

Dank der integrierten Scanner Funktion und der QR Code Erkennung, können Spedition- und Logistikunternehmen ein ganzer Stapel von Lieferscheinen und anderer Unterlagen in den Scanner legen – PaperOffice erkennt die Zielablage entweder anhand des erkannten Kontaktes, eingelernter Dokumentvorlage oder indem QR Codes mit hinterlegten Informationen ausgelesen werden.

Auf diese Weise können ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisiert und mit einem integrierten Lernmodus oder auf andere Art und Weise, je nach Wunsch, nach und nach fast ohne personelle Ressourcen verarbeitet werden.

Prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. Hier unterstützt Sie PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.

Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie Emailbenachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung.

Auf diese Weise lassen sich sämtliche Dokumentenprozesse abbilden.

Für diese Aufgaben eignet sich am besten eine Dokumentenverwaltungssoftware wie PaperOffice DMS. Denn es ist eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als nur Dokumente zu verwalten.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

Digitale Sachbearbeitung ist eine wesentliche Grundlage, um auch in Zukunft die hohe Service-Qualität der städtischen Dienstleistungen zu gewährleisten

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie ablaufen würden, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.

Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Produktion" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in der Logistik und Spedition erzeugten Dokumente und alle relevanten Informationen

PaperOffice DMS ermöglicht in Verbindung mit einem NAS (Network attached Storage) den Aufbau eines sehr sicheren Intranets zur internen Kommunikation und Datenübermittlung. Hierbei entsteht doppelte Sicherheit gegenüber Angriffen von Außen. Einmal die Firewall des Betriebssystems und zum zweiten die Verschlüsselung von PaperOffice DMS. Gleichzeitig wird über den NAS eine eigene Cloud eingerichtet, unabhängig von Drittanbietern.

Die umfangreicheWorkflow-Funktion von PaperOffice DMS erleichtert die interne Kommunikation erheblich. Wobei der Begriff intern auch Filialen oder ausländische Standorte mit einschließt. So wird etwa bei projektbezogenen Arbeiten immer der aktuelle Status angezeigt und zugleich die Historie.

Natürlich gehört auch ein teambezogenes und privates Kalendarium dazu, indem Fristen und zeitbezogene Ereignisse eingetragen sind.

Die mit einer KI ausgestattete Dokumentenerkennung ordnet alle abzuspeichernden Unterlagen automatisch in den jeweils richtigen Ordner und legt sowohl ein Schlagwortverzeichnis als auch eine Änderungs-Historie an. Die interne Suchmaschine von PaperOffice DMS findet jedes Dokument in Sekundenbruchteilen.

Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden, Steuerberater oder vice versa exportiert werden.

Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen. Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.

Unternehmen aus der Logistik und Speiditon müssen bei allen Geschäftsvorfällen Dokumente verarbeiten. Gerade durch die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle entstehen dabei immer neue Herausforderungen. Was sie brauchen, ist ein gutes Dokumentenmanagement System.

PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was benötigt wird, so zum Beispiel:

• Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
• Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
• Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
• Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
• Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
• Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge

Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO

PaperOffice DMS ermöglicht über entsprechende Schnittstellen die Anbindung weiterer Software, etwa ein ERP, und natürlich die Übernahme von Dokumenten aus Microsoft Office. Durch PaperOffice DMS wird die Kommunikation in Handel und Produktion mit Zulieferern und Abnehmern beschleunigt.

Fristen und Termine werden überwacht und je nach gewünschter Einstellung automatisch Aktionen ausgelöst. Bestellvorgänge können automatisiert werden und selbst Änderungen, die für die Zukunft vorgesehen sind, lassen sich so einpflegen, dass sie zum gewünschten Zeitpunkt in Kraft treten.

Dank seiner umfangreichen Funktionen darf PaperOffice DMS durchaus in das höherstufige Segment des Enterprise-Content-Management (ECM) klassifiziert werden.

Ein ECM beinhaltet die übergeordnete Verwaltung aller Inhalte einer Organisation mit entsprechender Zugriffs-Hierchachie. PaperOffice DMS ist in der Lage, jedweden beliebigen Content in digitaler Form abzuspeichern, inhaltlich und im Format zu ändern sowie verfügbar zu machen.

Damit verfügt PaperOffice DMS über alle Funktionen eines ECM und dies in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einer intuitiv erlernbaren Bedienungsform, die teure externe oder interne Schulungen überflüssig macht. Vielmehr stehen kostenlose Video-Tutorials zur Verfügung, um sich in die unterschiedlichen Menüs einzufinden. PaperOffice DMS kann so in jedem Unternehmen des Handels und der Produktion zum organisatorischen Dreh- und Angelpunkt werden und dies fast in Lichtgeschwindigkeit.

Unternehmen aus der Logistik und Spedition profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Mit PaperOffice DMS ergeben sich jedoch weit mehr Möglichkeiten für Logistikunternehmen, ebenso wie für Firmen mit einer angeschlossenen Logistik oder Lagerhaltung. So etwa die Bestandsführung inklusive einer permanenten oder einer Stichtagsinventur. Die Basis für PaperOffice DMS sind im Netzwerk miteinander verknüpfte Benutzerkonten. Die Datenspeicherung dieser Benutzerkonten wird in der zentralen Datenbank vereinigt. So können die Dokumente über eine KI mit unterschiedlichen Algorithmen gesteuert werden, wodurch automatisiert Prozesse ausgelöst werden können.

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.

Erleben Sie, wie Sie den Informationsfluss zwischen Produktion und Verwaltung verbinden, indem Sie Dokumenten- und Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren.

PaperOffice DMS kann zur Quelle für unterschiedliche Daten werden, die im Frachtwesen eine besondere Rolle spielen. So etwa die Vorgaben für Luftfracht oder die Hochseeschifffahrt. Letztlich erlauben entsprechend integrierte Schnittstellen die Anbindung an andere logistische Softwarelösungen, bedingt auch zu „ATLAS“, dem automatisierten Tarif- und lokalem Zollabwicklungssystem.