Automatisierung der Geschäftsprozesse in der Industrie und Handel
PaperOffice DMS für produzierende Gewerbe und Handel ermöglicht reibungslosen Informationsfluss zwischen Produktion und Verwaltung dank Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Profi-Tipp
Schriftsätze, Verträge, Entwürfe, Recherchen, Lieferscheine und vieles mehr werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.Mit Hilfe der Dokumentenmanagement Lösung speichern und archivieren Sie revisionssicher sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform.
Digitalisierung in der Industrie und dem Handel
Als Unternehmen in der Fertigung bzw. Produktion sowie Handel haben Sie jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten:
Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Lieferscheine und viele mehr. Daher sind Unternehmen in dieser Branche diejenigen, die maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitieren.
So fallen in der Industrie und dem Handel täglich wichtige Dokumente an. Diese müssen alle der richtigen Abteilung, Kunden, Objekt, Lieferung zugeordnet werden.
All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.
Darüber hinaus wird jedes Dokument nach seiner Art klassifiziert und kann Personen und Objekten zugeordnet werden, darauf können Sie dann geräteunabhängig sogar mobil zugreifen.
So haben Sie alle Informationen und Dokumente über alle Produktionen, Objekte, Kunden usw. übersichtlich an einem Ort, und zwar Ihrer Datenbank.
Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Maßnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden. So, um viele bestehende administrative Probleme in der Produktion und dem Handel zu lösen, sollte das Dokumentenmanagement System PaperOffice implementiert werden.
Mit Hilfe der Dokumentenmanagement Lösung speichern und archivieren Sie revisionssicher sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform.
PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.
Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen, Suchen und Verfolgen Ihrer Dokumente wird mit dem Einsatz von PaperOffice ganz einfach.
Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten, sowie Freigabenerteilung mittels Workflows und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter die zugeteilten Aufgaben effizient erledigen und berechtigte Personen diese einfach freigeben oder die Freigabe verweigern.
Digitalisierung ist das A und O in der Industrie
Mit PaperOffice DMS lassen sich in der Industrie und dem Handel Dokumente digitalisieren und zentral so archivieren, dass der Zugriff von jedem Rechner aus erfolgen kann, ohne dazu den Gang ins Archiv antreten zu müssen oder erst einmal nachzuforschen, welche/r Kollege/in die Dokumente oder Ordner gerade in Bearbeitung hat.
PaperOffice DMS digitalisiert nicht nur analoge Dokumente, die Dokumentenmanagementsoftware speichert jede Veränderung am Dokument in zeitlicher Reihenfolge ab. Das Original bleibt davon unberührt. Über die Workflow-Funktion lassen beispielsweise bei Projektarbeiten bestimmte Tätigkeiten zuweisen und jeder Mitarbeiter behält den Überblick am aktuellen Status.
Zugleich können Ideen oder Vorschläge eingebracht werden, ohne dass dafür jedes Mal Sitzungen einberufen werden müssen. Die archivierten Dokumente können über Schlagworte oder das Datum beziehungsweise über Referenznummern gesucht werden und durch die KI in PaperOffice DMS können automatisierte Vorlagen erstellt werden.
Die umfangreiche Workflow-Funktion von PaperOffice DMS erleichtert die interne Kommunikation erheblich. Wobei der Begriff intern auch Filialen oder ausländische Standorte mit einschließt. So wird etwa bei projektbezogenen Arbeiten immer der aktuelle Status angezeigt und zugleich die Historie. Natürlich gehört auch ein teambezogenes und privates Kalendarium dazu, indem Fristen und zeitbezogene Ereignisse eingetragen sind.
Eigentlich könnten in Industrie und Handel die meisten Vorgänge, Prozesse und kommunikativen Handlungen, dem digitalen Zeitalter des 21. Jahrhunderts entsprechend, in Lichtgeschwindigkeit vor sich gehen.
Gäbe es da nicht immer wieder Zwischenstationen, in denen bedrucktes Papier die Handlungsgeschwindigkeit auf Schritttempo herunter bremst. Das verursacht Kosten, von den Auswirkungen bezüglich Umwelt und Nachhaltigkeit ganz abgesehen. Mittels einer entsprechenden Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS lassen sich zahlreiche Vorgänge in industriell und gewerblich ausgerichteten Unternehmen nicht nur beschleunigen, sondern auch sicherer machen, etwa in Bezug auf Industriespionage oder den Versuch der Erpressung mittels Ransomware.
Für diese Aufgaben eignet sich am besten eine Dokumentenverwaltungssoftware wie PaperOffice DMS. Denn es ist eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als Dokumente zu verwalten.
Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Verträge, Schriftsätzen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System PaperOffice werden Ihre bisherigen Abläufe im Unternehmen digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.
Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.
Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in der Industrie und Dem Handel erzeugten Dokumente und alle relevanten Informationen
PaperOffice DMS ermöglicht in Verbindung mit einem NAS (Network attached Storage) den Aufbau eines sehr sicheren Intranets zur internen Kommunikation und Datenübermittlung. Hierbei entsteht doppelte Sicherheit gegenüber Angriffen von Außen. Einmal die Firewall des Betriebssystems und zum zweiten die Verschlüsselung von PaperOffice DMS. Gleichzeitig wird über den NAS eine eigene Cloud eingerichtet, unabhängig von Drittanbietern.
Die umfangreiche Workflow-Funktion von PaperOffice DMS erleichtert die interne Kommunikation erheblich. Wobei der Begriff intern auch Filialen oder ausländische Standorte mit einschließt. So wird etwa bei projektbezogenen Arbeiten immer der aktuelle Status angezeigt und zugleich die Historie.
Natürlich gehört auch ein teambezogenes und privates Kalendarium dazu, indem Fristen und zeitbezogene Ereignisse eingetragen sind.
Die mit einer KI ausgestattete Dokumentenerkennung ordnet alle abzuspeichernden Unterlagen automatisch in den jeweils richtigen Ordner und legt sowohl ein Schlagwortverzeichnis als auch eine Änderungs-Historie an. Die interne Suchmaschine von PaperOffice DMS findet jedes Dokument in Sekundenbruchteilen.
Die Lösung: Bewährtes Know-How
Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?
PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.
Digitale Sachbearbeitung ist eine wesentliche Grundlage, um auch in Zukunft die hohe Service-Qualität der städtischen Dienstleistungen zu gewährleisten
Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie ablaufen würden, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.
Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Produktion" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.
Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.
Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.
Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden, Steuerberater oder vice versa exportiert werden.
Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen. Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.
Unternehmen aus der Industrie und dem Handel müssen bei allen Geschäftsvorfällen Dokumente verarbeiten. Gerade durch die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle entstehen dabei immer neue Herausforderungen. Was sie brauchen, ist ein gutes Dokumentenmanagement System.
PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was das produzierende Gewerbe braucht, so zum Beispiel:
- Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
- Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
- Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
- Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
- Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
- Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge
Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO
PaperOffice DMS ermöglicht über entsprechende Schnittstellen die Anbindung weiterer Software, etwa ein ERP, und natürlich die Übernahme von Dokumenten aus Microsoft Office. Durch PaperOffice DMS wird die Kommunikation in Handel und Produktion mit Zulieferern und Abnehmern beschleunigt.
Fristen und Termine werden überwacht und je nach gewünschter Einstellung automatisch Aktionen ausgelöst. Bestellvorgänge können automatisiert werden und selbst Änderungen, die für die Zukunft vorgesehen sind, lassen sich so einpflegen, dass sie zum gewünschten Zeitpunkt in Kraft treten.
Dank seiner umfangreichen Funktionen darf PaperOffice DMS durchaus in das höherstufige Segment des Enterprise-Content-Management (ECM) klassifiziert werden.
Ein ECM beinhaltet die übergeordnete Verwaltung aller Inhalte einer Organisation mit entsprechender Zugriffs-Hierchachie. PaperOffice DMS ist in der Lage, jedweden beliebigen Content in digitaler Form abzuspeichern, inhaltlich und im Format zu ändern sowie verfügbar zu machen.
Damit verfügt PaperOffice DMS über alle Funktionen eines ECM und dies in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einer intuitiv erlernbaren Bedienungsform, die teure externe oder interne Schulungen überflüssig macht. Vielmehr stehen kostenlose Video-Tutorials zur Verfügung, um sich in die unterschiedlichen Menüs einzufinden. PaperOffice DMS kann so in jedem Unternehmen des Handels und der Produktion zum organisatorischen Dreh- und Angelpunkt werden und dies fast in Lichtgeschwindigkeit.
Unternehmen aus dem produzierendem Gewerbe und dem Handel profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement System erlaubt die separate Anlage von Datenbanken für jeden einzelnen Bereich und kann gleichzeitig Verknüpfungen erstellen. Analoge Dokumente, etwa eingereichte Rechnungen, werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert. Alle vorhandenen Daten lassen sich klar und deutlich darstellen, weshalb für Außer-Haus-Termine keine Akten mitgeschleppt werden müssen. Die KI-gesteuerte Datenbankverwaltung erstellt nach Bedarf Vorlagen aus Stammdaten oder statistisch verwertbare Listen.
Gleichzeitig bleibt der notwendige Datenschutz durch hierarchische Passwortverwaltung und 1024bit-Verschlüsselung gewahrt.
Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.
Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.
Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.
Erleben Sie, wie Sie den Informationsfluss zwischen Produktion und Verwaltung verbinden, indem Sie Dokumenten- und Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren.
Mit PaperOffice beschleunigen Sie Ihre Fertigungsprozesse sowie alle abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufe. In Zeiten immer strengerer Produkthaftungsgesetze steigern Sie mit der Lösung für Dokumentenmanagement und Workflow-Automation auch die Rechtssicherheit Ihres Unternehmens.
FAQs
Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung in der Industrie und Handel":
Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?
Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.
Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?
Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.
Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?
PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!
Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?
Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.
Fazit
PaperOffice DMS unterstützt Industrie und Handel und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.
PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.