Doratec GmbH revolutioniert die Dokumentenverarbeitung mit PaperOffice AI Suite

Die Doratec GmbH ist seit über 25 Jahren ein führendes Unternehmen im Bereich der elektronischen Warensicherung. Mit einem breiten Portfolio, das von maßgeschneiderten Sicherheitslösungen bis hin zu technischer Beratung reicht, betreut Doratec Kunden aus dem Einzelhandel und der Logistikbranche.

Neben der Entwicklung innovativer Produkte ist die Firma täglich mit der Verarbeitung großer Mengen an komplexen Dokumenten konfrontiert. Diese beinhalten sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen, die eine präzise und schnelle Verarbeitung erfordern.

Angesichts des Wachstums des Unternehmens wurde eine effiziente Lösung zur Optimierung der Dokumentenverarbeitung unverzichtbar.

Herausforderung: Präzision und Automatisierung

Als Marktführer im Bereich Warensicherung verarbeitet Doratec täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente. Diese umfassen:

• Kundenverträge: Vereinbarungen mit Einzelhändlern und Großkunden.
• Rechnungen und Zahlungsbelege: Verwaltung von Transaktionen.
• Technische Spezifikationen: Wartungs- und Installationsanweisungen für Sicherheitsprodukte.
• Berichte und Analysen: Verkaufsdaten, Markttrends und interne Leistungsberichte.

Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg die Anzahl dieser Dokumente exponentiell. Die manuelle Verwaltung führte zu:

• Langen Bearbeitungszeiten und verzögerten Kundenreaktionen.
• Fehleranfälligkeit bei der Dokumentation und Archivierung.
• Herausforderungen bei der Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben.

Dokumentenverarbeitung im Vordergrund

Die manuelle Verwaltung dieser Dokumente war nicht nur zeitaufwändig, sondern erschwerte auch die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und die Gewährleistung der Dokumentensicherheit.

Mit steigenden Anforderungen ihrer Kunden suchte Doratec nach einer Lösung, die folgende Ziele erfüllen konnte:

• Beschleunigung der Dokumentenprozesse: Kürzere Bearbeitungszeiten bei gleichzeitiger Fehlerreduzierung.
• Erhöhung der Datensicherheit: Schutz sensibler Informationen vor unbefugtem Zugriff.
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Minimierung manueller Eingriffe und Standardisierung von Arbeitsabläufen.

Warum PaperOffice AI Suite?

Die Doratec GmbH entschied sich für die PaperOffice AI Suite, um ihre Dokumentenprozesse zu optimieren.

Die PaperOffice AI Suite ist eine leistungsstarke Lösung für die Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), die Unternehmen dabei unterstützt, große Mengen an Dokumenten präzise und effizient zu verarbeiten.

Durch die Kombination von Künstlicher Intelligenz (KI) und automatisierten Workflows ermöglicht PaperOffice eine schnelle und fehlerfreie Extraktion von Daten aus verschiedenen Dokumententypen.

Funktionen im Bereich Dokumentenverarbeitung

• Automatische Datenerfassung: Extraktion von Informationen aus Rechnungen, Verträgen, technischen Spezifikationen und anderen Dokumenten. Schlüsselwerte wie Namen, Beträge, Daten oder spezifische Vertragsdetails werden automatisch erkannt.
• OCR-gestützte Verarbeitung: Volltextsuche in digitalisierten Dokumenten ermöglicht schnellen Zugriff auf relevante Informationen. Erkennung und Verarbeitung von sowohl handschriftlichen als auch gedruckten Texten.
• Klassifizierung und Organisation: Automatische Zuweisung von Dokumenten zu passenden Kategorien, basierend auf vordefinierten Regeln oder KI-Algorithmen.
• Workflow-Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie Datenextraktion, Archivierung oder Sortierung werden automatisiert und nahtlos in bestehende Systeme integriert.

Ergebnisse und Verbesserungen

Die Implementierung der PaperOffice AI Suite führte zu beeindruckenden Ergebnissen:

• 70 % Zeiteinsparung: Durch Automatisierung und schnellere Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente.
• 100 % Compliance: Einhaltung aller Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
• Verbesserte Prozesse: Automatisierung von Dokumentenverarbeitungsaufgaben und Minimierung von Fehlern.
• Nachhaltigkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs und umweltfreundlichere Arbeitsabläufe.

Zusammenfassung: Ein nachhaltiger Erfolg

Die Implementierung der PaperOffice AI Suite hat die Dokumentenverarbeitungsprozesse der Doratec GmbH nachhaltig verbessert. Mit automatisierten Workflows, präziser Datenerfassung und erhöhter Effizienz konnte das Unternehmen die Herausforderungen einer komplexen Dokumentenverarbeitung meistern.

• ROI innerhalb von 12 Monaten erreicht: Die Investition zahlte sich schnell aus und führte zu langfristigen Einsparungen.
• Bearbeitungszeit um 40 % reduziert: Dokumente sind nun deutlich schneller verfügbar und verarbeitbar.
• Zuverlässige Unterstützung und kontinuierliche Optimierung: Regelmäßige Updates und ein engagierter Support garantieren dauerhaften Erfolg.

Die Doratec GmbH empfiehlt die PaperOffice AI Suite für Unternehmen, die auf Effizienz, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit setzen möchten.