Digitalisierung für die Garten- und Landschaftsbau Branche

Digitalisierung bei der Garten- und Landschaftsbau Branche

Garten- und Landschaftsbauunternehmen profitieren maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Datenverwaltung, denn die erhalten täglich Papierunterlagen.

So fallen bei den Garten- und Landschaftsbauunternehmen täglich wichtige Dokumente an:

Schriftsätze, Skizzen, Entwürfe, externe Schreiben, Recherchen, Gutachten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per E-Mail kommen viele Schreiben an.

All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Massnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden. PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

So sind Dokumentenmanagement Lösungen in jeder Branche wichtig, für Unternehmen aus der Garten- und Landschaftsbau Industrie können die Folgen einer Fehlentscheidung des Dokumentenmanagements fatal sein. Falsche Verschreibungen, falsche Testergebnisse oder veraltete Beipackzettel können zu Gesundheitsrisiken führen. Auch die nicht korrekte Abfrage von Daten während eines Audits kann zum Scheitern oder zum Verlust der Zertifizierung führen.

Es gibt also viele Dinge, die in der pharmazeutischen Industrie für ein optimales Qualitätsmanagement und Informationssicherheitsniveau zu beachten sind.

In der Garten- und Landschaftsbau Branche wird täglich viel Papier verbraucht. Zum einen da die Prozesse recht komplex sind, führt das zu großen Papierbergen, riesigen Datenmengen aber auch zu einem langen Suchprozess.

So wurde gemeinsam mit einem Hersteller-unabhängigen Beratungsunternehmen der jährlich geschaffene Wert zusätzlicher Dokumente auf bis zu zehn Millionen Euro kalkuliert (Stand Jahr 2020).

Bei einem Zeitaufwand von durchschnittlich fünf Minuten für die Pflege der Ordnerstruktur und Ablage, zehn Recherchen je Mitarbeiter und Woche und zehn Minuten für jede Recherche ergaben sich Recherchekosten von bis zu zwei Millionen Euro pro Jahr.

Warum eine Dokumentenmanagementsoftware die perfekte Lösung ist?

Das Dokumentenmanagement System PaperOffice bringt Organisation und Datenschutz unter eine Haube. Das innovative System bietet optimierte Such- und Abrufwerkzeuge, die die Reaktionszeit verringern und gewährleisten, dass die Dokumente niemals verloren gehen können, womit Unternehmen immer zufrieden sind.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Dank der integrierten KI, werden automatische Regeln ausgelöst. Diese KI ordnet die Dokumente dabei automatisch in Ordner wie "Rechnung" und "Lieferscheine" ein, hinterlegt entsprechende Schlüsselwörter und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.

Das Dokumentenmanagement System PaperOffice bringt Organisation, Datenschutz und Optimierung der Geschäftsprozesse unter eine Haube

Wie papierlos werden?

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe, führt zu Kosteneinsparungen, wie Wegfall von Papierdokumenten und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Belege, Verträge, Lieferscheine oder sonstige Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen, Suchen und Verfolgen Ihrer Dokumente wird mit dem Einsatz von PaperOffice ganz einfach.

Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten, sowie Freigabenerteilung mittels Workflows und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter die zugeteilten Aufgaben effizient erledigen und berechtigte Personen diese einfach freigeben oder die Freigabe verweigern.

Mit der PaperOffice DMS-Softwarelösung geht kein Dokument mehr verloren. Und egal wo Sie sich befinden, können Sie wichtige Unterlagen innerhalb von Sekunden abrufen.

Selbstverständlich arbeiten Sie mit dem Dokumentenmanagement System stets gesetzeskonform und komplett revisionssicher.

Belege, Abrechnungen und ähnliche Dokumente müssen nicht mehr per Post verschickt werden. Auch die Hauspost kann so digital versandt werden. Das spart Papier, Kosten für zusätzliche Datenspeicher und Fahrten zu Archiven. Dazu können Dokumente mit Stichworten (Bearbeite-rin/Bearbeiter, Thema, Status, Datum etc.) versehen und im Nachgang besser gefunden werden.

Prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. Hier unterstützt Sie PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.

Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie Emailbenachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung.

Auf diese Weise lassen sich sämtliche Dokumentenprozesse abbilden.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrem Unternehmen erzeugten Dokumente und alle relevanten Informationen

Warum PaperOffice DMS die richtige Software ist

Zeitgewinnung für Wichtiges, Kosteneinsparungen durch Wegfall Ihrer Papierarchive, Verbesserung Ihres Services durch schnelle Auskunftsfähigkeit sowie eine revisionssichere und digitale Archivierung Ihres Dokumentenaufkommens - dies garantiert Ihnen PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was die Garten- und Landschaftsbau Branche braucht, so zum Beispiel:

• Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
• Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
• Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
• Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
• Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
• Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge

Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen. Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.

Datensicherheit ist gerade in der Garten- und Landschaftsbau Branche ein enorm wichtiges Thema. Darum arbeitet PaperOffice DMS mit einem 1024bit-Veschlüsselungscode, aber nicht nur das.

Alle Daten werden in ein eigenes, vom Betriebssystem unabhängiges, Format umgewandelt. Dadurch müssen Hacker und Erpresser zunächst die Firewall des Betriebssystems, dann die Verschlüsselung und zuletzt das fremde Format knacken, was bisher nicht geschehen ist. Damit letztlich auch der Mensch, der als größte Schwachstelle jeden Computers anzusehen ist, keinen Schaden anrichten kann, besitzt PaperOffice DMS eine sehr effektive Passwortverwaltung.

Alle digitalen Daten werden in PaperOffice DMS mit 1024 Bit verschlüsselt und das Format umgewandelt. Das ergibt für Hacker und Spione so große Hürden, dass sie bisher alle an PaperOffice DMS scheiterten. Zugleich verhindert ein hierchachisch aufgebautes Passwortmanagement, dass jeder auf alles Zugriff hat.

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.

Auch die digitale Rechnungsverarbeitung ist für viele Unternehmen aus der Garten- und Landschaftsbau Branche von Vorteil. So können Eingangsrechnungen dank PaperOffice DMS automatisiert werden und werden an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Auch Der Kontroll- und Freigabeprozess per digitale Freigabeerteilung kann zeitnah und effizient über das System abgewickelt werden.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Steuerberater oder vice versa exportiert werden.

Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

PaperOffice DMS ermöglicht über entsprechende Schnittstellen die Anbindung weiterer Software, etwa ein ERP, und natürlich die Übernahme von Dokumenten aus Microsoft Office. Durch PaperOffice DMS wird die Kommunikation beschleunigt.

Fristen und Termine werden überwacht und je nach gewünschter Einstellung automatisch Aktionen ausgelöst. Bestellvorgänge können automatisiert werden und selbst Änderungen, die für die Zukunft vorgesehen sind, lassen sich so einpflegen, dass sie zum gewünschten Zeitpunkt in Kraft treten.

Dank seiner umfangreichen Funktionen darf PaperOffice DMS durchaus in das höherstufige Segment des Enterprise-Content-Management (ECM) klassifiziert werden.

Ein ECM beinhaltet die übergeordnete Verwaltung aller Inhalte einer Organisation mit entsprechender Zugriffs-Hierchachie. PaperOffice DMS ist in der Lage, jedweden beliebigen Content in digitaler Form abzuspeichern, inhaltlich und im Format zu ändern sowie verfügbar zu machen.

Damit verfügt PaperOffice DMS über alle Funktionen eines ECM und dies in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einer intuitiv erlernbaren Bedienungsform, die teure externe oder interne Schulungen überflüssig macht. Vielmehr stehen kostenlose Video-Tutorials zur Verfügung, um sich in die unterschiedlichen Menüs einzufinden. PaperOffice DMS kann so in jedem Unternehmen zum organisatorischen Dreh- und Angelpunkt werden und dies fast in Lichtgeschwindigkeit.

Unternehmen aus der Garten- und Landschaftsbau Branche profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Bei 38 % aller befragten Unternehmen fehlt einfach die Zeit zur Digitalisierung der Vorgänge. Empfehlenswert dazu ist eine Vorgehensweise, die mit dem Basis-Prozess beginnt, dem Scannen analoger Dokumente, zeitgleich mit deren Bearbeitung. So könnte auch der Personenkreis, der täglich mit dem Kopiergerät arbeitet, beauftragt werden, soweit möglich, das Archiv nach und nach einzuscannen.

Dank der automatischen Erkennung von Dokumenten mit gleichbleibenden Merkmalen kann PaperOffice DMS alle gescannten Unterlagen immer der richtigen Ablage im digitalen Speicher zuordnen. Es ist sinnvoll, das Scannen des Archivs mit den jüngsten Eingängen anzufangen, um über ablaufende Aufbewahrungsfristen das analoge Archiv zusätzlich zu verkleinern. Dazu haben wir viele Ratgeber, wie papierloses Büro dank dem Scanner erreicht werden kann.

PaperOffice DMS ist die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Ihren Scanner analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionisierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.

Die zur Auswahl stehenden Auswertungsmechanismen, gesteuert durch die in PaperOffice DMS integrierte KI, erlaubt Auswertungen und statistische Erhebungen zu den im Betrieb anfallenden Materialflüssen.

PaperOffice DMS ist mit seinen zahlreichen Verwaltungstools die ideale Software für die Garten- und Landschaftsbau Branche, die den sowohl sicheren als auch blitzschnellen Zugriff auf alle zur bestmöglichen Kundenberatung benötigen Daten erlaubt. Gleichzeitig lassen sich mit PaperOffice DMS alle Belange verwalten, die sonst so im Geschäftsbetrieb anfallen.

Damit nicht nur Vielfalt in der Dokumentenverwaltung und dem Datenschutz gegeben ist, empfiehlt PaperOffice DMS die Verwendung eines internen Netzwerkspeichers (NAS) mit Backup-Funktion, der die Wahrscheinlichkeit eines Totalverlustes auf ein Minimum reduziert und zugleich eine interne Cloud darstellt, die, im Gegensatz zu Clouds externer Anbieter, wirklich vor ungewollten Zugriffen staatlicher oder nicht staatlicher Stellen schützt.