Erfolgsgeschichten unserer Kunden
Herrmann GmbH revolutioniert die Dokumentenverarbeitung mit PaperOffice AI Suite
Die Herrmann GmbH Ingenieurbüro, gegründet im Jahr 1992, ist ein mittelständisches Unternehmen aus Rheinland-Pfalz, das sich auf die Entwicklung, Konstruktion und den Service von Klimaanlagen für die Schienenfahrzeugbranche spezialisiert hat.
Mit einem internationalen Kundenstamm, der sich bis in die USA erstreckt, steht das Unternehmen für Innovation und Präzision in der technischen Entwicklung.
Um den hohen Anforderungen ihrer Kunden gerecht zu werden, ist die Herrmann GmbH täglich mit der Verarbeitung einer großen Anzahl komplexer technischer Dokumente konfrontiert. Die bisherigen manuellen Prozesse stießen dabei zunehmend an ihre Grenzen.
Herausforderung: Effiziente Verarbeitung technischer Dokumente
Die Herrmann GmbH ist täglich mit der Verarbeitung einer Vielzahl komplexer technischer Dokumente konfrontiert. Von detaillierten Konstruktionsplänen über präzise Prüfberichte bis hin zu umfassenden Serviceprotokollen und Kundenaufträgen ist die präzise und effiziente Dokumentenverarbeitung ein zentraler Bestandteil ihrer Betriebsabläufe.
Diese Dokumente spielen eine entscheidende Rolle für die reibungslose Durchführung von Projekten und die Einhaltung höchster Qualitätsstandards in der Entwicklung und Wartung von Klimaanlagen für die Schienenfahrzeugbranche.
Die manuelle Verwaltung dieser Dokumente – darunter Bestellungen, Produktionspläne und Versanddokumente – stellte das Unternehmen vor zunehmende Herausforderungen. Fehleranfälligkeit, Verzögerungen und steigende Anforderungen an die Datenintegrität machten deutlich, dass eine moderne und automatisierte Lösung erforderlich war.
Mit der zunehmenden Expansion und dem steigenden Kundenaufkommen wuchs der Druck, die Dokumentenverarbeitungsprozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und gleichzeitig höchste Qualitätsstandards zu gewährleisten. Die Notwendigkeit einer intelligenten Lösung zur Verarbeitung und Automatisierung dieser Dokumente wurde unumgänglich.
Die manuelle Verarbeitung dieser Dokumente führte zu:
- Langen Bearbeitungszeiten, die die Effizienz der internen Prozesse beeinträchtigten.
- Fehleranfälligkeit bei der manuellen Datenerfassung und Archivierung.
- Sicherheitsrisiken durch fehlende Standardisierung und Kontrolle.
Warum PaperOffice AI Suite?
Die Herrmann GmbH entschied sich für die PaperOffice AI Suite, um ihre Dokumentenprozesse zu optimieren.
Die PaperOffice AI Suite ist eine leistungsstarke Lösung für die Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), die Unternehmen dabei unterstützt, große Mengen an Dokumenten präzise und effizient zu verarbeiten.
Durch die Kombination von Künstlicher Intelligenz (KI) und automatisierten Workflows ermöglicht PaperOffice eine schnelle und fehlerfreie Extraktion von Daten aus verschiedenen Dokumententypen.
Funktionen im Bereich Dokumentenverarbeitung
- Automatische Datenerfassung: Extraktion von Informationen aus Rechnungen, Verträgen, technischen Spezifikationen und anderen Dokumenten. Schlüsselwerte wie Namen, Beträge, Daten oder spezifische Vertragsdetails werden automatisch erkannt.
- OCR-gestützte Verarbeitung: Volltextsuche in digitalisierten Dokumenten ermöglicht schnellen Zugriff auf relevante Informationen. Erkennung und Verarbeitung von sowohl handschriftlichen als auch gedruckten Texten.
- Klassifizierung und Organisation: Automatische Zuweisung von Dokumenten zu passenden Kategorien, basierend auf vordefinierten Regeln oder KI-Algorithmen.
- Workflow-Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie Datenextraktion, Archivierung oder Sortierung werden automatisiert und nahtlos in bestehende Systeme integriert.
Herausforderung: Effiziente Verarbeitung technischer Dokumente
Die Herrmann GmbH Ingenieurbüro steht täglich vor der Aufgabe, eine Vielzahl technischer Dokumente effizient zu verarbeiten. Dazu gehören unter anderem Konstruktionspläne, Prüfberichte, Serviceprotokolle und Kundenaufträge. Von der Erstellung bis zur Archivierung müssen diese Dokumente präzise und rechtzeitig verarbeitet werden, um den reibungslosen Ablauf interner Prozesse und die Einhaltung hoher Qualitätsstandards zu gewährleisten.
Die bisherigen manuellen Prozesse führten zu Verzögerungen und erhöhtem Arbeitsaufwand. Zusätzlich stellten Fehler bei der Datenerfassung und eine unzureichende Nachverfolgbarkeit der Dokumente große Herausforderungen dar. Mit wachsendem Kundenstamm und immer komplexeren Projekten wurde die Notwendigkeit einer intelligenten und automatisierten Lösung zur Dokumentenverarbeitung immer dringender.
Die manuelle Verwaltung dieser Dokumente brachte folgende Probleme mit sich:
- Langsame Bearbeitung: Lange Durchlaufzeiten behinderten schnelle Entscheidungen und Kundenkommunikation.
- Fehleranfälligkeit: Manuelle Prozesse erhöhten das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe.
- Sicherheitslücken: Sensible Dokumente waren nicht ausreichend geschützt und entsprachen nicht den neuesten Datenschutzrichtlinien.
Angesichts dieser Herausforderungen entschied sich die Herrmann GmbH, eine moderne Lösung zu implementieren, die nicht nur die Dokumentenverarbeitung automatisiert, sondern auch die Effizienz und Sicherheit der Prozesse deutlich steigert.
