Digitale Unternehmensprozesse in der Möbelindustrie und Produktion
Automatisierung von Geschäftsprozessen und Fachlösungen in der Möbelindustrie und dem Produktionsgewerbe sind die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg. Die Notwendigkeit darin ist mittlerweile kein optionaler Luxus mehr, sondern ein Muss um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
Profi-Tipp
Wichtige Unterlagen in bestehender Papierform, wie z.B. Schriftsätze, Kontoauszüge, Verträge, externe Schreiben, Abrechnungen, Gutachten werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.PaperOffice ermöglicht nicht nur die Dokumentenverwaltung, sondern ermöglicht ebenfalls den sofortigen Zugriff auf digitale Kunden- und Kreditakten.
Digitalisierung in der Möbelindustrie und Produktionsgewerbe
Bei der heutigen Flut digitaler sowie in Papierform vorhandenen Daten muss sichergestellt werden, dass wichtige Unterlagen nicht untergehen und zur rechten Zeit vorliegen.
Die Unternehmen aus der Möbelindustrie und dem Produktionsgewerbe profitieren maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Datenverwaltung, denn die erhalten täglich Papierunterlagen.
So fallen beim Produktionsgewerbe täglich wichtige Dokumente an: Schriftsätze, Skizzen, Entwürfe, externe Schreiben, Recherchen, Gutachten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per E-Mail kommen viele Schreiben an.
All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.
Denn alle Abläufe in der Möbelindustrie und dem Produktionsgewerbe erfordern einen perfekten Informationsfluss und strukturierte Erledigung. Die dazu notwendigen Vorteile werden nur dank der Digitalisierung erlangt.
Denn ein digitales Dokumentenarchiv ermöglicht den sofortigen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen, Teilnahme an Genehmigungsprozessen. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob Sie sich im Büro, im HomeOffice aufhalten oder sich in einer Dienstreise befinden.
Ein digitales Dokumentenmanagement kann Ihnen dabei behilflich sein: ob Maschinenakte, Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle - alles kann in einem DMS archiviert und in Sekundenschnelle wiedergefunden werden.
Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Massnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden.
PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.
PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.
Digitalisierte Prozesse erschaffen klaren Vorteil
In der Möbelindustrie und dem Produktionsgewerbe wird täglich viel Papier verbraucht. Zum einen da die Prozesse recht komplex sind, führt das zu großen Papierbergen, riesigen Datenmengen aber auch zu einem langen Suchprozess.
Das Dokumentenmanagement System PaperOffice bringt Organisation und Datenschutz unter eine Haube. Das innovative System bietet optimierte Such- und Abrufwerkzeuge, die die Reaktionszeit verringern und gewährleisten, dass die Dokumente niemals verloren gehen können, womit Unternehmen immer zufrieden sind.
Genau das ist PaperOffice DMS, eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als Dokumente zu verwalten.
Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Verträge, Schriftsätzen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System PaperOffice werden Ihre bisherigen Abläufe in Ihrem Unternehmen digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.
Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.
Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.
Automatisierung dank KI und Workflow-Lösungen
Dank der integrierten KI, werden automatische Regeln ausgelöst. Diese KI ordnet die Dokumente dabei automatisch in Ordner wie "Rechnung" und "Lieferscheine" ein, hinterlegt entsprechende Schlüsselwörter und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.
Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie ablaufen würden, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.
Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Produktion" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.
Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.
Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden, Steuerberater oder vice versa exportiert werden.
Die Lösung: Bewährtes Know-How
Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?
PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.
All-in-One dank dem Einsatz von PaperOffice DMS
Unternehmen aus der Möbelindustrie sowie Produktionsgewerbe müssen bei allen Geschäftsvorfällen Dokumente verarbeiten. Gerade durch die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle entstehen dabei immer neue Herausforderungen. Was sie brauchen, ist ein gutes Dokumentenmanagement System.
PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was die Möbelindustrie und Produktionsgewerbe brauchen, so zum Beispiel:
- Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
- Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
- Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
- Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
- Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
- Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge
Digitale Workflows in Geschäftsprozesse einbinden
Durch die Workflow-Funktion von PaperOffice lässt sich die Kommunikation vereinfachen. Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. PaperOffice DMS ermöglicht Ihnen problemlos geltenden Aufbewahrungs- und Löschfristen von Rechnung zu tragen. Digitale Workflows werden in die Geschäftsprozesse eingebunden, wodurch sich die Einhaltung der wesentlichen Prozessschritte und damit die Compliance sicherstellen lässt.
Hier unterstützt PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.
So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.
Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie Emailbenachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung.
So können ebenfalls nach dem Archivierungsvorgang von Unterlagen im Zusammenhang stehend relevante Metadaten hinterlegt werden. Neben dem Dokumenttyp kann die Archivierungsfrist angegeben werden sowie zugehörige Kundeninformationen.
Die Möbelindustrie und Produktionsgewerbe profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement
Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.
Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.
Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen.
Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können.
Durch Zeitstempel und Versionisierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.
Dabei zeigt sich PaperOffice DMS nicht nur als umfangreich in seinen Funktionen, sondern zugleich leicht erlernbar, angeleitet durch Video-Tutorials, aber auf Wunsch auch durch individuelle Beratung und Schulung. Das alles in einem wirklich günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis.
FAQs
Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung in der Möbelindustrie und Produktionsfirmen":
Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?
Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.
Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?
Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.
Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?
PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!
Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?
Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.
Fazit
PaperOffice DMS unterstützt Unternehmen aus der Möbelindustrie sowie Produktionsfirmen und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.
PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.