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Highlights


Direkte POP3 Archivierung

PaperOffice kann direkt auf beliebig viele POP3 E-Mail Konten zugreifen, die neuen E-Mails dort abholen, verarbeiten und rechtssicher speichern.

Intelligente Archivierungsstrategien

Wählen Sie ob nur die E-Mail, Anlagen oder beides zusammen logisch verknüpft archiviert werden soll. Sie können sogar Blacklist oder Passwörter angeben.

KI-basierte PIA Verarbeitung

Identisch zu allen in PaperOffice verfügbaren Überwachungen kann zwischen dem PIA KI-Modus oder der fest definierten Ablageverschlagwortung gewählt werden

Rechtssicher und logisch verbunden

PaperOffice archiviert nicht nur jede E-Mail rechtssicher im PDF/A Format für eine Langzeitarchivierung sondern legt auch die Anlagen separat ab und verbindet diese logisch mit der Quell-Email. Intelligente PIA Verarbeitung inbegriffen.

Integriertes EmailConnect

Das in PaperOffice integrierte EmailConnect überwacht beliebig viele POP3 E-Mail Konten transparent im Hintergrund. Sobald neue Emails eintreffen, werden diese gemäß Ihren Vorgaben verarbeitet und rechtssicher archiviert.

E-Mail Archivierung leicht gemacht: POP3 Konto hinzufügen, Regeln festlegen oder die PIA-KI entscheiden lassen. Fertig! PaperOffice wandelt alle E-Mails in rechtssichere PDF-Dokumente um und verknüpft die Anlagen logisch mit der E-Mail.


Rechtssichere Speicherung

Alle E-Mails werden für die Langzeitarchivierung automatisch in das PDF/A Format konvertiert und von PaperOffice wie ein Dokument behandelt.

Sie verfügen über alle Möglichkeiten wie Verschlagwortung, Stichwortsuche und Sicherheit da alle Emails von PaperOffice wie Dokumente behandelt werden.

Rechtssichere Speicherung

Alle E-Mails werden für die Langzeitarchivierung automatisch in das PDF/A Format konvertiert und von PaperOffice wie ein Dokument behandelt.

Sie verfügen über alle Möglichkeiten wie Verschlagwortung, Stichwortsuche und Sicherheit da alle Emails von PaperOffice wie Dokumente behandelt werden.


Automatische Archivierung der Anlagen

E-Mail Anlagen werden von PaperOffice automatisch extrahiert und separat als Dokument gespeichert. Durch die intelligente Archivierungsstrategie können Sie immer pro Postfach wählen was genau archiviert werden soll.

Die gesamte Archivierung erfolgt immer identisch wie bei jedem Hinzufügen von Dateien, nur, dass das Dokument selber logisch mit der Quell-Email verknüpft wird um den GOBD Vorgaben zu entsprechen.


Definierbare Ablageregeln

PaperOffice EmailConnect greift wie auch alle anderen verfügbaren Überwachungen immer auf bereits angelegte Dokumentvorlagen und Ablagemasken zu.

Durch den gemeinsamen Zugriff ist es also egal, ob Sie ein Dokument als Emailanlage oder z.B. per Drag & Drop hinzufügen - einmal eingelernte Dokumente werden immer automatisch erkannt.

Definierbare Ablageregeln

PaperOffice EmailConnect greift wie auch alle anderen verfügbaren Überwachungen immer auf bereits angelegte Dokumentvorlagen und Ablagemasken zu.

Durch den gemeinsamen Zugriff ist es also egal, ob Sie ein Dokument als Emailanlage oder z.B. per Drag & Drop hinzufügen - einmal eingelernte Dokumente werden immer automatisch erkannt.


KI-basierte Verarbeitung

PIA AutoFill und PIA AutoContact arbeiten genial mit der Überwachung zusammen. Alle relevanten Dokumenteninhalte werden erkannt und das Dokument automatisch verschlagwortet. Das funktioniert auch mit Kontakten!

Und wenn Sie bereits Dokumente eingelernt haben kann PIA automatisch erkennen um welche Dokumentvorlage es sich handelt und dann die entsprechende Ablagemaske verwenden.


PaperOffice Academy

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Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Digitalisierung in der Zahntechnik-Industrie – Erfolgreiches Dokumentenmanagement für die Dentalbranche

„Beim Jahresabschluss und den Inventuren zur günstigsten Einkaufspreisermittlung für jeden einzelnen Artikel superschnell Chronologische Ergebnisse zu bekommen. Was vorher viele Tage gedauert hat, geht jetzt in Stunden zu erledigen!“

Lars-R. Ludewig
Inhaber und Geschäftsführer ViaCreative Zahntechnik GmbH