Automatisierung der Geschäftsprozesse in Hörakustik Unternehmen
PaperOffice DMS für Hörakustik Unternehmen ermöglicht den effizienten Umgang mit jeder Art von Dokumenten sowie schnelle Bearbeitung von Anfragen und ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg innerhalb der Verwaltung.
Profi-Tipp
Schriftsätze, Verträge, Entwürfe, Recherchen, Gutachten und vieles mehr werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.Mit Hilfe der Dokumentenmanagement Lösung speichern und archivieren Sie revisionssicher sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform.
Digitalisierung für Hörakustik-Unternehmen
Als Unternehmen aus der Branche der Hörakustiker haben Sie jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten:
Rechnungen, Dokumentationen, Schriftverkehr, Angebote, Reparaturbögen, Gesundheitskarten und vieles mehr. Daher sind Hörakustiker diejenigen, die maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitieren.
So fallen bei Hörakustikern täglich wichtige Dokumente an. Diese müssen alle dem richtigen Kunden, Agenturen oder Gerätehersteller zugeordnet werden.
All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.
Darüber hinaus wird jedes Dokument nach seiner Art klassifiziert und kann Personen und Geräteherstellern zugeordnet werden, darauf können Sie dann geräteunabhängig sogar mobil zugreifen. So haben Sie alle Informationen und Dokumente über alle Hörakustikgeräte übersichtlich an einem Ort, und zwar Ihrer Datenbank.
Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Maßnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden. PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.
Mit Hilfe der Dokumentenmanagement Lösung speichern und archivieren Sie revisionssicher sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform.
PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Rechnungen, Verträge, Verkaufsberichte, Umfragen, Beurteilungen, Mietverträge oder sonstige Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.
Profitieren Sie ebenfalls von digitalen Verwaltungsaufgaben, digitalen Stempeln und Haftnotizen und behalten alle Dienstleistungsverträge, behördlichen Schriftverkehr, welches auf Wiedervorlage gelegt oder per Aufgabenzuteilung an Mitarbeiter übertragen wird, im Blick.
Dabei wird die Revisionssicherheit jederzeit gegeben.
Alle Informationen sofort verfügbar
Mit PaperOffice DMS lassen sich in vielen Hörakustik-Unternehmen Dokumente digitalisieren und zentral so archivieren, dass der Zugriff von jedem Rechner aus erfolgen kann, ohne dazu den Gang ins Archiv antreten zu müssen oder erst einmal nachzuforschen, welche/r Kollege/in die Dokumente oder Ordner gerade in Bearbeitung hat.
PaperOffice DMS digitalisiert nicht nur analoge Dokumente, die Dokumentenmanagementsoftware speichert jede Veränderung am Dokument in zeitlicher Reihenfolge ab. Das Original bleibt davon unberührt. Über die Workflow-Funktion lassen beispielsweise bei Projektarbeiten bestimmte Tätigkeiten zuweisen und jeder Mitarbeiter behält den Überblick am aktuellen Status.
Zugleich können Ideen oder Vorschläge eingebracht werden, ohne dass dafür jedes Mal Sitzungen einberufen werden müssen. Die archivierten Dokumente können über Schlagworte oder das Datum beziehungsweise über Referenznummern gesucht werden und durch die KI in PaperOffice DMS können automatisierte Vorlagen erstellt werden.
Es ist eine beeindruckende Zahl. Rund 16 Millionen Menschen allein in Deutschland leiden unter Schwerhörigkeit. Interessanterweise verteilt sich Schwerhörigkeit auf fast alle Altersgruppen von 30 bis über 70 Jahren relativ gleichmäßig und Schwerhörigkeit ist ein zunehmendes Problem. Im Laufe von 20 Jahren stieg die Anzahl Schwerhöriger um rund 4 % an. Jedoch nur etwa die Hälfte der betroffenen Personen nutzt ein Hörgerät.
Wer eines nutzt, ist in der Regel mit einem Handwerksberuf in Berührung gekommen, der nur einen geringen Bekanntheitsgrad besitzt, der oder die Hörakustikerin, vor dem Jahr 2017 noch Hörgeräteakustiker. Ein Handwerk mit dreijähriger Ausbildung und Möglichkeit zur Weiterbildung zum Meister sowie der Absolvierung des Studienganges Hörtechnik und Audiologie. Hörakustiker beschäftigen sich mit der Anfertigung von Hörgeräten und Gehörschutz in Form von sogenannten Otoplastiken, individuell auf Maß gefertigte Geräte. Vergleichbar ist das Berufsbild Hörakustiker mit dem des/der Zahntechniker/in.
Für Hörakustiker bedeutet dies, ihre Patienten- oder Kundendaten immer auf dem Laufenden zu halten. Zugleich sind es sehr sensible Daten, denn viele Menschen mit Schwerhörigkeit sehen dies als Makel an, den das persönliche Umfeld nicht erfahren soll. Darum ist Datenschutz bei der Datenspeicherung wichtig. Meist werden Erstkunden von Hörakustikern von HNO-Ärzten vermittelt, die eine Schwerhörigkeit diagnostizierten, weshalb auch hier die Datenpflege von hoher Bedeutung ist und letztlich beschleunigt ein durchdachtes Archiv den Arbeitsprozess.
Für diese Aufgaben eignet sich am besten eine Dokumentenverwaltungssoftware wie PaperOffice DMS. Denn es ist eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als Dokumente zu verwalten.
Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Verträge, Schriftsätzen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System PaperOffice werden Ihre bisherigen Abläufe im Unternehmen digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.
Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.
Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrem Hörakustik-Unternehmen erzeugten Dokumente und alle relevanten Informationen
Zunächst lässt sich mit Paperoffice DMS ein analoges Archiv, vielleicht die althergebrachte Hängeregistratur, in ein digitales Archiv umwandeln. Damit ist schon einmal ein wichtiger Schritt getan, der nicht nur die Verwaltung im Unternehmen beschleunigt, sondern auch die Datenübermittlung vom HNO-Arzt und umgekehrt verbessert. So können etwa per E-Mail gesandte Daten direkt ausgelesen und automatisch in die elektronische Kundenkartei übertragen werden.
In PaperOffice DMS werden sensible Patientendaten verschlüsselt und sind passwortgeschützt, wobei eingestellt werden kann, wer wie viel im Betrieb an Daten sehen darf.
Auch das Aufrufen des richtigen Ordners geht in PaperOffice DMS blitzschnell vonstatten, wobei die interne Suchmaschine verschiedene Parameter erfasst, die bei der Suche miteinbezogen werden. Sollte die Kundennummer oder selbst der Name nicht mehr bekannt sein oder mehrfach vorliegen, können bestimmte Stichworte die Suche bis zum passenden Ergebnis eingrenzen.
Dank der integrierten KI, werden automatische Regeln ausgelöst. Diese KI ordnet die Dokumente dabei automatisch in Ordner wie "Rechnung" und "Vertrag" ein, hinterlegt entsprechende Schlüsselwörter und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.
Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie ablaufen würden, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.
Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Produktion" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.
Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.
Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.
Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen. Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionisierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.
Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden, Steuerberater oder vice versa exportiert werden.
Die Lösung: Bewährtes Know-How
Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?
PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.
Digitale Sachbearbeitung ist eine wesentliche Grundlage, um auch in Zukunft die hohe Service-Qualität der städtischen Dienstleistungen zu gewährleisten
Dass Hörakustik nicht in aller Munde und schon gar nicht aller Ohren ist, liegt daran, dass es gerade einmal 6600 Betriebe dieser Art in Deutschland gibt. Das sind nur knapp über 1 % aller Handwerksunternehmen in der Bundesrepublik.
Trotzdem gehören zu deren Kundenkreis rund 8 Millionen Menschen, weshalb im Durchschnitt die Kundenkartei eines oder einer Hörakustikerin über 1200 Personen umfasst. Für jeden Kunden/in müssen sehr viele verschiedene Daten erfasst werden, denn Hören ist eine sehr komplexe Angelegenheit, die bei Schädigungen nicht nur das oder die Ohren betrifft. Wer nur schon einmal einen von Ohrenschmalz verstopften Gehörgang besaß, kann sich ungefähr vorstellen, was es bedeutet, schwerhörig zu sein. Die Folgen können sein:
- Erschöpfung
- Kopfschmerzen
- Stress
- Depression
- Schwindel
- Schlafstörungen
Um hier Abhilfe zu schaffen, werden von dem oder der Patientin die audiometrischen Daten erfasst und anhand derer das individuelle Hörgerät gefertigt. Dabei unterliegt Schwerhörigkeit der Veränderung. Üblicherweise verstärkt sich mit zunehmendem Alter der Grad der Schwerhörigkeit, was wiederum die Anpassung des Hörgerätes an die neuen Bedingungen notwendig macht. Auch das Ohr selbst unterliegt durch Erschlaffung des Bindegewebes im Laufe eines Lebens anatomischen Veränderungen.
Hörakustik Unternehmen müssen bei allen Geschäftsvorfällen Dokumente verarbeiten. Gerade durch die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle entstehen dabei immer neue Herausforderungen. Was sie brauchen, ist ein gutes Dokumentenmanagement System.
PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was die Hörakustik Industrie braucht, so zum Beispiel:
- Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
- Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
- Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
- Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
- Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
- Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge
Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO
Für Hörakustik-Unternehmen sind die umfangreichen Workflow-Funktionen von PaperOffice sehr interessant. Die Inhalte von Projektbesprechungen werden festgehalten und können von den Teilnehmern jederzeit ergänzt werden, alles am Bildschirm und von unterschiedlichen Standorten aus. Revisionssichere Archivierung wird jederzeit gewährleistet, sowie Optimierung von Organisationsprozessen gegeben wird.
Hier unterstützt PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.
Hörakustik-Unternehmen profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement System erlaubt die separate Anlage von Datenbanken für jeden einzelnen Bereich und kann gleichzeitig Verknüpfungen erstellen. Analoge Dokumente, etwa eingereichte Rechnungen, werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert. Alle vorhandenen Daten lassen sich klar und deutlich darstellen, weshalb für Außer-Haus-Termine keine Akten mitgeschleppt werden müssen. Die KI-gesteuerte Datenbankverwaltung erstellt nach Bedarf Vorlagen aus Stammdaten oder statistisch verwertbare Listen.
Gleichzeitig bleibt der notwendige Datenschutz durch hierarchische Passwortverwaltung und 1024bit-Verschlüsselung gewahrt.
Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.
Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.
Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.
Dabei zeigt sich PaperOffice DMS nicht nur als umfangreich in seinen Funktionen, sondern zugleich leicht erlernbar, angeleitet durch Video-Tutorials, aber auf Wunsch auch durch individuelle Beratung und Schulung. Das alles in einem wirklich günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis.
FAQs
Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung für Hörakustik Unternehmen":
Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?
Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.
Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?
Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.
Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?
PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!
Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?
Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.
Fazit
PaperOffice DMS unterstützt Hörakustik-Unternehmen und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.
PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.