Digitalisierung bei Dienstleistern und Händlern für Multifunktionsgeräte

Digitalisierung bei Dienstleistern & Händler für Kopiergeräte

Fachhändler für Bürotechnik, Drucklösungen, und Bürosysteme profitieren maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Datenverwaltung.

Der Trend sowie die wirtschaftliche Situation und die Wettbewerbslage gehen immer mehr dahin, Dokumente zu digitalisieren, statt sie ausschließlich in Papierform vorzuhalten.

So fallen bei den meisten Fachhändlern für Bürotechnik und Drucklösungen täglich wichtige Dokumente an:

Schriftsätze, Verträge, Lieferscheine, Entwürfe, Lieferantenrechnungen und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per E-Mail kommen viele Schreiben an.

Doch längst noch nicht jede Lieferantenrechnung oder jeder Lieferschein liegt von vornherein als Datei vor. Dementsprechend sind zuverlässige, qualitativ hochwertige und leistungsstarke Scanner sowie der Einsatz der geeigneten Dokumentenmanagement Lösung ausschlaggebend für die erfolgreiche Digitalisierung.

Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Maßnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden. PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

Die Branche für Bürotechnik und Bürosysteme ist diejenige die von Dokumentenmanagement System PaperOffice in der Form von Lösung für den Bereich der Digitalisierung aber auch als Partner profitiert.

Denn welches Medium eignet sich besser, als ein Multifunktionsgerät, um Ihre Papierdokumente von analog nach digital zu transformieren?

Mit einem gemeinsamen DMS können zum Beispiel eingescannte Post abgelegt, wichtige E-Mails gespeichert und Dokumente archiviert werden. Zudem können unterschiedliche Nutzer auf diese Dokumente zugreifen und daran arbeiten.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Wie papierlos werden?

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe, führt zu Kosteneinsparungen, wie Wegfall von Papierdokumenten und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Belege, Verträge, Lieferscheine oder sonstige Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen, Suchen und Verfolgen Ihrer Dokumente wird mit dem Einsatz von PaperOffice ganz einfach.

Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten, sowie Freigabenerteilung mittels Workflows und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter die zugeteilten Aufgaben effizient erledigen und berechtigte Personen diese einfach freigeben oder die Freigabe verweigern.

Mit der PaperOffice DMS-Softwarelösung geht kein Dokument mehr verloren. Und egal wo Sie sich befinden, können Sie wichtige Unterlagen innerhalb von Sekunden abrufen.

Selbstverständlich arbeiten Sie mit unseren Systemen stets gesetzeskonform und komplett revisionssicher.

Belege, Abrechnungen und ähnliche Dokumente müssen nicht mehr per Post zwischen Kirchenkreisen und Gemeinden verschickt werden. Auch die Hauspost kann so digital versandt werden. Das spart Papier, Kosten für zusätzliche Datenspeicher und Fahrten zu Archiven. Dazu können Dokumente mit Stichworten (Bearbeite-rin/Bearbeiter, Thema, Status, Datum etc.) versehen und im Nachgang besser gefunden werden.

Prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. Hier unterstützt Sie PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.

Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie Emailbenachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung.

Auf diese Weise lassen sich sämtliche Dokumentenprozesse abbilden.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

Grosse Mengen an geschäftlichen Informationen können digital erfasst, sicher gespeichert und weitergeben werden

Heute, im 21. Jahrhundert, gibt es kaum noch reine Kopiergeräte. Der Kopierer ist in Unternehmen, Verwaltungen und Privathaushalten zum Multifunktionsgerät geworden. Neben der Kopierfunktion sind die Geräte in der Lage zu drucken und zu faxen, über die Schnittstelle zum PC direkt digitale Inhalte in eine analoge Form umzuwandeln und dies mittels Scannen auch umgekehrt.

Genau in dieser Funktion wird sich für Kopiergeräte schon jetzt, aber vermehrt in der nahen Zukunft, das größte Nutzungspotenzial ergeben. Das Scannen und umwandeln von analoger in digitale Information.

Laut einer Umfrage der DIHK aus dem Jahr 2020 unter 3500 Unternehmen liegt deren Digitalisierungsgrad im Durchschnitt bei etwa 50 %. Dabei sind sich alle Betriebe der Vorteile bewusst, die die Digitalisierung mit sich bringt. Die größten Probleme sehen die Unternehmen in folgenden Bereichen:

• Komplexität der angebotenen Systeme und Prozesse
• Hohe Kosten
• Sicherheitsrisiken
• Fehlende Zeit
• Aufwendige Schulung

Dabei besitzen praktisch alle Firmen zumindest die grundlegende Hardware, ein Kopiergerät oder Multifunktionsgerät mit Scanner sowie ein oder mehrere PCs. Was es nun noch braucht, ist die richtige Software und die findet sich in PaperOffice DMS.

Bei PaperOffice DMS sind die Menüführungen intuitiv aufgebaut und leicht erlernbar. Hilfsmenüs führen durch jede Anwendung und zugleich stehen Videotutorials zur Verfügung, die bestimmte Vorgänge Schritt für Schritt erklären. Außer-Haus-Schulungen für Mitarbeiter sind nicht notwendig, aber auf Wunsch werden Schulungen direkt im Unternehmen abgehalten.

Mit digitalen Stempeln können Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern.

PaperOffice DMS schafft ganz klare Vorteile für Händler & Dienstleister von Multifuntionsgeräten

PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was Fachhändler für Bürotechnik und Drucklösungen brauchen, so zum Beispiel:

• Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
• Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
• Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
• Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
• Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
• Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge

PaperOffice DMS besitzt ein sehr vorteilhaftes Preis-Leistungs-Verhältnis und dies bei der Möglichkeit, bis zu 800 Terminals (Bildschirmarbeitsplätze) zusammenzuschließen.

Alle digitalen Daten werden in PaperOffice DMS mit 1024 Bit verschlüsselt und das Format umgewandelt. Das ergibt für Hacker und Spione so große Hürden, dass sie bisher alle an PaperOffice DMS scheiterten. Zugleich verhindert ein hierchachisch aufgebautes Passwortmanagement, dass jeder auf alles Zugriff hat.

Effizienter arbeiten dank sicheren Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen

Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.

Auch die digitale Rechnungsverarbeitung ist für viele Dienstleister und Händler von Kopiersystemen von Vorteil. So können Eingangsrechnungen dank PaperOffice DMS automatisiert werden und werden an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Auch Der Kontroll- und Freigabeprozess per digitale Freigabeerteilung kann zeitnah und effizient über das System abgewickelt werden.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Steuerberater oder vice versa exportiert werden.

Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

PaperOffice DMS ermöglicht über entsprechende Schnittstellen die Anbindung weiterer Software, etwa ein ERP, und natürlich die Übernahme von Dokumenten aus Microsoft Office. Durch PaperOffice DMS wird die Kommunikation beschleunigt.

Fristen und Termine werden überwacht und je nach gewünschter Einstellung automatisch Aktionen ausgelöst. Bestellvorgänge können automatisiert werden und selbst Änderungen, die für die Zukunft vorgesehen sind, lassen sich so einpflegen, dass sie zum gewünschten Zeitpunkt in Kraft treten.

Dank seiner umfangreichen Funktionen darf PaperOffice DMS durchaus in das höherstufige Segment des Enterprise-Content-Management (ECM) klassifiziert werden.

Ein ECM beinhaltet die übergeordnete Verwaltung aller Inhalte einer Organisation mit entsprechender Zugriffs-Hierchachie. PaperOffice DMS ist in der Lage, jedweden beliebigen Content in digitaler Form abzuspeichern, inhaltlich und im Format zu ändern sowie verfügbar zu machen.

Damit verfügt PaperOffice DMS über alle Funktionen eines ECM und dies in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einer intuitiv erlernbaren Bedienungsform, die teure externe oder interne Schulungen überflüssig macht. Vielmehr stehen kostenlose Video-Tutorials zur Verfügung, um sich in die unterschiedlichen Menüs einzufinden. PaperOffice DMS kann so in jedem Unternehmen des Handels und der Produktion zum organisatorischen Dreh- und Angelpunkt werden und dies fast in Lichtgeschwindigkeit.

Dienstleister und Händler von Multifunktionssystemen profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Bei 38 % aller befragten Unternehmen fehlt einfach die Zeit zur Digitalisierung der Vorgänge. Empfehlenswert dazu ist eine Vorgehensweise, die mit dem Basis-Prozess beginnt, dem Scannen analoger Dokumente, zeitgleich mit deren Bearbeitung. So könnte auch der Personenkreis, der täglich mit dem Kopiergerät arbeitet, beauftragt werden, soweit möglich, das Archiv nach und nach einzuscannen.

Dank der automatischen Erkennung von Dokumenten mit gleichbleibenden Merkmalen kann PaperOffice DMS alle gescannten Unterlagen immer der richtigen Ablage im digitalen Speicher zuordnen. Es ist sinnvoll, das Scannen des Archivs mit den jüngsten Eingängen anzufangen, um über ablaufende Aufbewahrungsfristen das analoge Archiv zusätzlich zu verkleinern. Dazu haben wir viele Ratgeber, wie papierloses Büro dank dem Scanner erreicht werden kann.

PaperOffice DMS ist die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Ihren Scanner analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionisierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.

Es braucht also nur ein Kopiergerät und PaperOffice DMS, um die betriebliche Digitalisierung zu beschleunigen oder überhaupt erst einmal anzufangen. Ein Weg, der sich auf jeden Fall lohnt.