Bauunternehmen
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Ausgangslage

IDC Construccion ist ein Bauunternehmen mit Sitz in Las Palmas, das sich auf den Bau von Sportböden für Schulen, Sporthallen und Spielparks spezialisiert hat. Das Unternehmen ist bekannt für seine qualitativ hochwertigen und langlebigen Böden für Schulen, Sporthallen, Spielplätze usw, die den Bedürfnissen der Nutzer gerecht werden.

So wie alle grossen Bauunternehmen, hatte auch IDC Construccion S.L. genauso viele Probleme, wenn es darum ging, wichtige Unterlagen und Dokumente im täglichen Geschäftsbetrieb zu verwalten und zu organisieren.
Um diese Herausforderungen zu meistern, hat sich das Unternehmen auf die Suche nach einem Dokumentenmanagement System gemacht, um seine Dokumentenverwaltung zu optimieren.

Es war wichtig, dass das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Lage war, all diese Dokumente an einem Ort zu vereinen und den einfachen Zugriff von jedem Standort aus zu ermöglichen.
IDC Construccion suchte nach einem DMS, das sich an ihre bestehenden Arbeitsabläufe anpassen und ihre Anforderungen erfüllen konnte.

Zu den Herausforderungen gehörte:

• Registrierung, Organisation, Klassifizierung und Archivierung aller Dokumente des Unternehmens
• Schneller und zuverlässiger Zugriff auf Dokumente von jedem Standort aus
• Einheitliches System zur Verwaltung von Papierdokumenten und elektronischen Dateien
• Einfache Integration in die bestehenden Arbeitsabläufe des Unternehmens
• Kontrolle und Sicherheit der vertraulichen Informationen

Welche anderen Herrsteller kamen in Frage?

IDC Construccion prüfte verschiedene DMS-Optionen. Keine der anderen Systeme konnte sich jedoch an ihre bestehende Arbeitsweise anpassen. Schließlich entdeckten sie PaperOffice DMS und stellten fest, dass es perfekt zu ihren Anforderungen passte. Sie waren beeindruckt von der Tatsache, dass es sich einfach in ihre bestehenden Systeme integrieren ließ, ohne dass sie ihre Arbeitsweise ändern mussten.

Wieso sich IDC Construccion S.L. für PaperOffice DMS entschieden hat

Herr Agustín García Afonso von IDC Construccion S.L., untersuchte zunächst verschiedene Software-Angebote in Bezug auf die Dokumentenverwaltung und entschloss sich letztlich, PaperOffice DMS zunächst zu testen.

Eine Herausforderung für das Bauunternehmen IDC Construccion bestand darin, ein passendes Dokumentenmanagementsystem zu finden, das ihre Arbeitsweise unterstützt und ihre Dokumentenverwaltung optimiert.

Nachdem das Unternehmen mehrere Dokumentenmanagementsysteme ausprobiert hatte, wurde festgestellt, dass diese Systeme sie dazu zwingen würden, ihre Arbeitsweise an das System anzupassen, anstatt umgekehrt.

Dies war ein Nachteil für das Unternehmen, da sie bereits ein personalisiertes Dokumentenmanagementsystem hatten, das jedoch nicht aktualisiert war. Aufgrund dieser Herausforderungen entschied sich das Unternehmen, nach einem System zu suchen, das ihre Anforderungen erfüllen würde und gleichzeitig ihr bestehendes System unterstützen könnte.

Nach einer sorgfältigen Überprüfung von verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen entschied sich IDC Construccion für PaperOffice DMS.

Das System wurde ausgewählt, da es dem Unternehmen ermöglichte, ihre bestehende Arbeitsweise nur minimal zu ändern, während es gleichzeitig ihre Anforderungen erfüllte. Dies war ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für PaperOffice DMS, da das Unternehmen so die volle Kontrolle über ihre Dokumente behalten konnte, ohne ihre Arbeitsweise zu beeinträchtigen.

Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten, sowie Erteilen von Freigaben mittels Workflows und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter die zugeteilten Aufgaben effizient erledigen und berechtigte Personen diese einfach freigeben oder die Freigabe verweigern.

„Für Unternehmen, die noch kein Dokumentenmanagementsystem haben, ist PaperOffice DMS die ideale Lösung, da es alles bietet, was man sich wünschen kann. Selbst für Unternehmen, die bereits ein Dokumentenmanagementsystem haben, aber aus irgendeinem Grund wechseln müssen, ist PaperOffice DMS aufgrund seiner benutzerfreundlichen Schnittstelle und seinen Funktionen eine hervorragende Option.“

Die nun leichtere und schnellere Verfügbarkeit der Daten und Dokumente verändert die Abläufe des Unternehmens grundlegend und nachhaltig. Das Verwaltungswissen ist nun ab jetzt transparent organisiert und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar.

Diese Punkte hat PaperOffice DMS besser gemacht als andere

• Anpassungsfähigkeit der Benutzeroberfläche: IDC Construccion war beeindruckt von der Benutzerfreundlichkeit von PaperOffice DMS. Das Dokumentenmanagement System konnte sich an die bestehenden Arbeitsabläufe von IDC Construccion anpassen und ermöglichte es ihnen, ihre Dokumente schnell und einfach zu organisieren und zu durchsuchen.
• Verbesserte Suche nach Dokumenten: Mit PaperOffice DMS können Mitarbeiter von IDC Construccion Dokumente schnell und einfach finden, was Zeit und Ressourcen spart.
• Kontrolle von Dokumentversionen: PaperOffice DMS ermöglicht es IDC Construccion, die Versionen von Dokumenten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind.

„Nach der Einführung von PaperOffice haben wir sogar unseren Spruch "Sagen Sie uns, wie Sie treten möchten, und wir werden IHREN Boden darauf legen" in ein Dokumentenmanagement Spruch modifiziert, der lautet "Sagen Sie mir, wie Sie Ihre Dokumentation verwalten möchten, und PaperOffice wird es für Sie tun". “

Endergebnis

IDC Construccion konnte durch die Implementierung von PaperOffice DMS ihre Dokumentenverwaltung verbessern. Das Unternehmen war beeindruckt von der Anpassungsfähigkeit der Benutzeroberfläche, der verbesserten Suche nach Dokumenten und der Kontrolle von Dokumentversionen. Die Einführung des neuen Systems verlief nahtlos, und das Unternehmen empfiehlt PaperOffice DMS jedem, der eine Dokumentenverwaltungslösung sucht. Insgesamt war die Erfahrung von IDC Construccion mit PaperOffice DMS äußerst zufriedenstellend und hat ihre Erwartungen übertroffen.