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Erfolgsgeschichten unserer Kunden
PaperOffice AI half einem führenden Dentallabor, die Verarbeitung von Rechnungen, Lieferscheinen und Laborprotokollen vollständig zu automatisieren. Dadurch konnte die Bearbeitungszeit um 70 % verkürzt und die Kosten für die Dokumentenverwaltung um 60 % gesenkt werden.
Das Zahntechniklabor ViaCreative ist ein in zweiter Generation von Herrn Lars-R. Ludewig geführtes Unternehmen in Leipzig. In dem Labor werden vorwiegend im Auftrag von Zahnärzten/innen Zahnersatzprodukte gefertigt.
Das Leistungsspektrum der Firma ist sehr umfangreich und zeichnet sich durch den Einsatz modernster Verfahren und Techniken aus. So etwa eine CAD-CAM-Fertigung, die Herstellung von Allergiker Zahnersatz oder auch Suprakonstruktionen auf Implantaten.
PaperOffice DMS wird bei ViaCreative in Leipzig hauptsächlich zur Datenspeicherung, Dokumentensuche und zur Aufbereitung von Unterlagen zur Übermittlung in das Steuerbüro eingesetzt.
In dem Labor arbeiten mehrere Zahntechniker an unterschiedlich ausgestatteten Arbeitsplätzen mit verschiedenen Aufgabenstellungen. Ein gemeinsames Kernsegment hierbei ist die präzise Aufzeichnung aller vorgenommenen Arbeiten sowie der angewendeten Verfahren und eingesetzten Materialien.
Da es sich fast ausschließlich um Auftragsarbeiten für Patienten von Zahnmedizinern handelt, ist eine lückenlose Dokumentation genauso wichtig wie die sichere Speicherung der mitunter sensiblen Daten.
Vor der Entscheidung zu PaperOffice DMS erfolgte die Aufzeichnung der Daten, die während der täglichen Arbeit anfallen, meist händisch in einer analogen Akte, die bei laufenden Prozessen in einer Hängeregistratur im Büro und bei abgeschlossenen Arbeiten in einem eigenen Archivraum verwahrt wurden. Für die Erstellung und Übersendung der Steuerunterlagen wurden die Daten wiederum von einer/einem Mitarbeiter/in aus den analogen Akten in das elektronische DATEV-Formular übertragen.
Der zeitliche Aufwand für diese Form der administrativen Arbeiten ist einerseits sehr hoch und andrerseits sehr fehleranfällig. Gleichzeitig ist die gesetzlich vorgeschriebene Datensicherheit nur bedingt gegeben.
Die Zielsetzung des Unternehmens war bestehende Papierdokumente zu digitalisieren, Prozessoptimierung- und Workflow Kontrolle über alle ein- und ausgehende Unterlagen reinzubringen, einen Großteil der Prozesse im Hintergrund zu automatisieren und so den Ablauf zu optimieren.
Herr Lars-R. Ludewig suchte aufgrund der vorhandenen Herausforderungen ein Dokumentenmanagement-System, das eine sichere sowie anpassungsfähige Datenspeicherung ermöglicht sowie die einfache Einbindung aller im Haus vorhandenen Arbeitsplätze mit einer unkomplizierten Software.
Zugleich sollte sich die Software durch ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis auszeichnen. Herr Ludewig hat dafür neben PaperOffice DMS vier weitere Software-Produkte anderer Systemhäuser getestet und untersuchte zunächst verschiedene Software-Angebote in Bezug auf die Dokumentenverwaltung.
Dass bei Via Creative letztlich PaperOffice als Dokumentenmanagement zum Einsatz kam, entschied sich aus folgenden Gründen:
1. Datenspeicherung und Verfügbarkeit. Zentraler und einfacher Zugriff auf alle relevanten Dokumente und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument.
Eine interne, zentrale Speicherung, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können. Die Daten sollen weder in einer Cloud eines Drittanbieters noch auf einem Einzelplatzrechner abgespeichert werden.
Eine zentrale Speicherung, auf die alle Mitarbeiter mit entsprechenden Benutzerrechten zugreifen können.
Herrn Lars-R. Ludewig war schon früh klar, dass an der Digitalisierung in seiner Praxis kein Weg vorbeiführt.
2.Kosten-Nutzen-Verhältnis. Die Software sollte über ein gutes Preis-Leistungsverhältnis verfügen.
Auf diese Weise konnte ViaCreative eine übermäßige Kapitalbindung vermeiden und verfügt weiter über ein entsprechend großen Budgets für den notwendigen Material- und Technologieeinkauf, der gerade in der Zahntechnik sehr hochpreisig ist.
3. Einfach zu bedienen. Die Software sollte einen möglichst geringen Schulungsaufwand erfordern und zugleich für die Zukunft gerüstet sein.
Dadurch lassen sich externe Berater vermeiden. Natürlich bietet PaperOffice DMS auch individuelle Schulungen zu den Modulen an, wenn dies gewünscht ist. Nach den Erfahrungen der Mitarbeiter von ViaCreative ist PaperOffice jedoch weitgehend selbsterklärend.
Keine externen und teuren „Berater“ vor Ort und niemand muss Zwecks Schulung irgendwohin reisen. Den Zeitrahmen zum Erlernen der Menüführungen kann jeder/jede selbst nach Bedarf abstecken und in Sachen Zukunft ist PaperOffice DMS dank modularem Aufbau bestens aufgestellt.
4. Wiederauffindbarkeit und Zeitersparnis. Es wurde nach einer einfacheren Art gesucht, um analoge Dokumente zu digitalisieren und um diese bei Bedarf unkompliziert wieder zu finden.
Dank der integrierten KI-Funktion kann jedes Dokument eingelernt, alle gewünschten Inhalte gezielt extrahiert und vollständig automatisiert verschlagwortet abgelegt werden.
Dank der regulären Ausdrücke (REGEX) können Dokumenteninhalte automatisch ausgelesen und als Dokumentinformation hinterlegt werden.
Herr Lars-R. Ludewig erläutert:
Herr Lars-R. Ludewig betont:
Im Weiteren war Herr Ludewig über das Engagement des Teams von PaperOffice DMS bei der Umsetzung der Anpassungen an die Anforderungen für die Administration von ViaCreative begeistert.
Ebenso zufrieden zeigten Er und sein Team sich über die grafische Oberfläche von PaperOffice DMS. Hier beweist sich, das in der Entwicklung von PaperOffice der normalen Auffassungsgabe von Menschen, die Bildern und Farben den Vorrang einräumt, Rechnung getragen wird, ohne verspielt zu wirken. Dies gilt gleichermaßen für die von PaperOffice erstellten Tutorials und Videos zu bestimmten Segmenten der Dokumentenmanagementsoftware.
Im Zuge der Umstellung wurde und wird das analoge Archiv von ViaCreative nach und nach direkt über die in PaperOffice DMS integrierte OCR-Software eingescannt und eingelesen. Dank der Anwendung von regulären Ausdrücken, welche von PaperOffice Mitarbeitern generiert werden, können alle eingehenden analogen Dokumente problemlos und kundenspezifisch ausgelesen werden.
Herr Lars-R. Ludewig empfiehlt zu Beginn der Einführung:
PaperOffice DMS hat alle erforderlichen Kriterien erfüllt und bildet heute den kompletten digitalen Dokumentenfluss in der Praxis ab.
So werden vorerst sämtliche Rechnungsdokumente mit leistungsfähigen Scannern erfasst, Paper-Office erkennt die Kontaktdaten automatisiert und legt die Unterlagen entsprechend im elektroni-schen Archiv ab.
Anschließend können Mitarbeiter über eine simple Benutzeroberfläche und Eingabe verschiedener Suchbegriffe auf die Belege zugreifen – auch eine Volltextsuche steht zur Verfügung.
Dank konsequentem Einsatz des DMS konnte ViaCreative die benötigte Bearbeitungszeit der Rechnungen deutlich reduzieren, die Anzahl der Außenstände ist parallel dazu signifikant zurückgegangen.
Herr Denis K. aus der „Buchhaltung und Rechnungswesen“ betont:
"Einfache Integration und Bedienung von PaperOffice DMS lieferten die Gesamtlösung, die diese Branche brauchte: Papierverbrauch minimisieren, Suchverfahren beschleunigen, Zuweisung an Sachbearbeiter automatisieren und Speichern von prozessbezogenen Daten ermöglichen."
