Apotheke Health In Loc Portugal

Die Herausforderung

Dokumentenmanagement in der Arzneimittelversorgungs-Organisation ist ein komplexer und kostspieliger Prozess. Die Beibehaltung des traditionellen Papierablagesystems nimmt Platz in Anspruch, und mit zunehmendem Dokumentenvolumen wird immer mehr unmöglich, ein wichtiges Dokument verfügbar zu haben, wenn es benötigt wird.

Mitten in der portugiesischen Gemeinde Pontinha des Distrikts von Lissabon ist die Apotheke "health in loc" ganz nahe an ihren Kunden. Die Apotheke sieht sich als Bindeglied zwischen Arzt und Patienten.

Digitalisierung in Gesundheitsorganisationen ist keine optionale Bedingung mehr, sondern eine Notwendigkeit

So sind in der Apotheke nicht nur ständig unzählige Medikamente, Heilmittel und Pflegepräparate vorrätig, zum hervorragenden Service gehört ausserdem eine gute Beratung. Zudem versorgt die Apotheke ihre Kunden mit individualisierter Arzneimittelzubereitung. Dafür müssen umfangreiche gesetzliche Auflagen erfüllt werden. So ist eine hervorragende Organisation und Verwaltung der Apotheke die Voraussetzung für Wirtschaftlichkeit und sorgt für Rechtssicherheit.

PaperOffice DMS wird von der Apotheke "health in loc" in Portugal eingesetzt, um Informationen aus mehreren Quellen zu zentralisieren und zu organisieren, sowie um den Zeit- und Kostenaufwand für die Pflege eines physischen Archivs zu minimieren. Der Zugang zu den Informationen erfolgt dabei auf digitalem Weg.

Ausgangslage

Die digitale Transformation und Begriff „Digitalisierung“ ist spätestens seit der Pandemie in aller Munde und ist mittlerweile für viele Unternehmen aber auch Gesundheitsorganisationen keine optionale Bedingung mehr, sondern eine Notwendigkeit.
So ist auch in den Kreisen der Arzneimittelversorgungs-Organisationen das Thema der digitalen Weiterentwicklung festgeschrieben. Denn auch in einer Apotheke stehen durchaus umfangreiche Verwaltungsaufgaben an, welche bisher manuell und auf analogem Weg erledigt wurden.

Bestehende Problematik und gestellte Aufgaben

Früher basierte das gesamte System der Apotheke auf Papier. Doch bei den vorhandenen und täglich eingehenden Dokumenten, wie Lieferscheinen und monatlichen Sammelrechnungen von verschiedenen Grosskunden kam das händische System an seine Grenzen und das Papierarchiv wuchs immer mehr und mehr.

Gleichzeitig nahmen die Rechnungen per E-Mail zu, die zur Archivierung noch zusätzlich ausgedruckt wurden. Doch der komplexe Arbeitsaufwand ersparte nicht die Auffindbarkeit der gesamten Dokumentation

Hinzu kam, dass es gesetzlich vorgeschrieben war, die Produktionsdokumentation der individualisierter Arzneimittel mit ausführlichen Protokollen aufzubewahren, denn jede Rezeptur erfordert eine Plausibilitätskontrolle, eine Herstellungsanweisung sowie ein Herstellungsprotokoll. Diese Art von Daten müssen ebenfalls gesetzeskonform revisionssicher archiviert werden.

Jede Rezeptur erfordert eine Menge an protokollierter Unterlagen

So wurde früher die Rechnung und Bestellung an einem Ort und Dokumentation an einem anderen Ort aufbewahrt, die Zusammenhänge waren fast unmöglich bei der Menge an Dokumenten und der dazugehöriger Informationen.

„Unser traditionelles Papierablagesystem bereitete zunehmend Probleme. Das Wiederfinden von wichtigen Dokumenten, wenn sie benötigt wurden, wurde zu einer unmöglichen Aufgabe. Dank dem Einsatz von PaperOffice DMS wird in Sekundenschnelle alles gefunden und wir können gesetzliche Regelungen mit deutlich geringerem Aufwand einhalten.“

erinnert sich Henrique Santos, Geschäftsführer der Apotheke.

Wieso sich die Apotheke "health in loc" für PaperOffice DMS entschieden hat

Herr Henrique Santos, Geschäftsführer und Verwaltungsmitarbeiter der Apotheke, suchte aufgrund der vorhandenen Herausforderungen ein Dokumentenmanagement-System, welches eine sichere aber auch anpassungsfähige Datenspeicherung ermöglicht.

So war die Anpassungsfähigkeit ein wichtiges Auswahlkriterium, aber auch der vor allem der Kosten-Nutzen Faktor.

Die Organisation wollte zu Beginn keine hohen Investitionen tätigen. Nachdem Herr Santos den internationalen Dokumentenmanagement Markt im Internet durchsuchte kam er auf PaperOffice DMS.

Zunächst wurde eine lokale Installationslizenz erworben und PaperOffice DMS auf Herz und Nieren getestet. Nach einem kurzem Zeitraum hat sich die Apotheke entschlossen auf weitere Lizenzen zu erweitern und sobald der Organisation klar wurde, dass sie sich auf PaperOffice verlassen können, wurde ein Synology NAS erworben. Dank der leichten Datenbankeinrichtung und Migration wurden zunächst alle vorhandenen Daten übertragen. Zum jetzigen Zeitpunkt wird die gesamte Dokumentation des Unternehmens in dieser Datenbank zentralisiert.

„Wir kauften zunächst eine lokale Installationslizenz, dann weitere, und sobald uns klar wurde, dass wir uns auf PaperOffice DMS verlassen konnten, wechselten wir von lokal zu einem Synology NAS, wo wir derzeit die gesamte Dokumentation des Unternehmens zentralisiert haben.“

Herr Henrique Santos hat dafür neben PaperOffice DMS weitere Software-Produkte anderer Systemhäuser getestet und untersuchte zunächst verschiedene Software-Angebote in Bezug auf die Dokumentenverwaltung.

Dabei betont Herr Santos, dass bereits seit längerer Zeit nach einem passenden System gesucht wurde. Dennoch war keiner von den zuvor getesteten Softwareanbietern skalierbar oder flexibel genug für den Job, welchen ein Dokumentenmanagement System erfüllen sollte.

„Seit einigen Jahren experimentieren wir und suchen nach Lösungen. Für einige Zeit haben wir Paperport in lokalen Lösungen verwendet. Das Ergebnis war, dass große Mengen an Dokumenten verloren gingen. Experimente mit Paperport in der Cloud blieben aufgrund der schwierigen Konfiguration des Systems immer erfolglos.“

Dass bei der Apotheke letztlich PaperOffice als Dokumentenmanagement zum Einsatz kam, entschied sich aus folgenden Gründen:

1. Datenspeicherung und Verfügbarkeit. Zentraler und einfacher Zugriff auf alle relevanten Dokumente und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument.

Eine interne, zentrale Speicherung, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können. Die Daten sollen weder in einer Cloud eines Drittanbieters noch auf einem Einzelplatzrechner abgespeichert werden.

2.Kosten-Nutzen-Verhältnis. Die Software sollte über ein gutes Preis-Leistungsverhältnis verfügen.

Für die Apotheke "health in loc" aus Portugal war es sehr wichtig, dass nach einer Erstinvestition die Software leicht und einfach skalierbar auf weitere Lizenzen oder andere Datenbank multipliziert werden konnte und dies nicht mit hohen Kosten verbunden sein würde.

Dabei kann die Anzahl der erworbenen Benutzerlizenzen jederzeit erweitert werden. Auf diese Weise konnte die Apotheke eine übermäßige Kapitalbindung vermeiden.

3. Einfach zu bedienen. Die Software sollte einen möglichst geringen Schulungsaufwand erfordern, selbsterklärend und übersichtlich (in Bezug auf Dokumente) sein.

Keine externen und teuren „Berater“ vor Ort und niemand muss Zwecks Schulung irgendwohin reisen. Den Zeitrahmen zum Erlernen der Menüführungen kann jeder selbst nach Bedarf abstecken und in Sachen Zukunft ist PaperOffice DMS dank modularem Aufbau bestens aufgestellt.

„Wir haben uns für PaperOffice DMS entschieden, da wir die Software persönlich getestet haben, und waren von der Einfachheit der Bedienung, der Integration in die Windows-Umgebung und einer sauberen Benutzeroberfläche zum Arbeiten begeistert.“

4. Zuverlässigkeit und Sicherheit. Es wurde nach einer Software gesucht, um analoge Dokumente zu digitalisieren und um diese bei Bedarf unkompliziert wieder zu finden.

Dank der integrierten KI-Funktion kann jedes Dokument eingelernt, alle gewünschten Inhalte gezielt extrahiert und vollständig automatisiert verschlagwortet abgelegt werden.

PaperOffice DMS bietet genau die Voraussetzungen, die von Herrn Santos gesucht wurden.

Wie wurde PaperOffice DMS integriert?

Im Jahr 2019, noch vor dem Pandemiebeginn, wurde mit dem PaperOffice Einsatz begonnen. Die Apotheke beschloss die alltäglichen Dokumente und E-Mails in PaperOffice DMS zu archivieren.

Durch einen leistungsstarken Scanner sowie derScanner-Anbindung in PaperOffice konnte die Umwandlung der analogen Papiere beginnen. Über die OCR-Scanner Schnittstelle von PaperOffice wurden nach und nach alle Dokumente eingelesen und digitalisiert. Bereits während des Einlesens wird für jedes Dokument ein Schlagwortverzeichnis angelegt, über das es mittels der PaperOffice Suchmaschine blitzschnell gefunden wird.

Alle Rezepturen der individuell hergestellten Arzneimittel wurden mit der gesamten Dokumentation gescannt, automatisch verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.

Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis

Bereits vorhandene Ordner in den Hängeregistraturen wurden 1:1 übernommen und einfach in "digitale Ordner" umgewandelt.

Alle bestehenden E-Mails wurden direkt in PaperOffice DMS abgespeichert, konnten mit bestehenden Dokumenten oder individuell hergestellten Arzneimitteln verknüpft und müssen zukünftig nicht mehr zusätzlich auf Papier ausgedruckt werden. Und alle eingehenden E-Mails werden durch Ordnerüberwachungen automatisch durch eingerichtete Regelverwaltung nach PaperOffice archiviert.

So hat sich seit dem Einsatz von PaperOffice DMS der Papierverbrauch merklich gesenkt.

„Heute nutzen wir PaperOffice zusammen mit dem Synology NAS, was uns ein wirtschaftliches und natürlich aktuelles Dokumentenverwaltungsmodell bietet. Wir haben seitens PaperOffice sehr gute Unterstützung und häufige Updates. Das System ist sehr schnell und nimmt uns viel Arbeit bei der Ablage und Suche nach Dokumenten aus dem Verwaltungsalltag ab.“

Zusammenfassung der Gesamterfahrung

PaperOffice ist ein Dokumentenmanagement System mit einer hervorragenden Benutzeroberfläche, welche einfach zu bedienen ist und einen Mehrwert für ein Unternehmen schafft.