Patriarchat von Lissabon (Portugal)

Die Herausforderung

Das Patriarchat von Lissabon (lateinisch: Patriarchatus Olisiponensis) ist eine metropolitane Erzdiözese des Römischen Ritus der Katholischen Kirche mit Sitz in Lissabon, der Hauptstadt Portugals. Sein erzbischöflicher Dom ist die Patriarchalische Kathedrale St. Maria Maggiore in Lissabon.
Die Diözese von Lissabon wurde am 10. November 1394 zum Erzbistum erhoben. 1716 erhielt es durch Papst Clemens XI. den Titel Patriarchat.

PaperOffice DMS wird vom Patriarchat in Lissabon eingesetzt, um Informationen aus mehreren Quellen zu zentralisieren und zu organisieren, sowie um den Zeit- und Kostenaufwand für die Pflege eines physischen Archivs zu minimieren. Der Zugang zu den Informationen erfolgt dabei auf digitalem Weg.

Ausgangslage

Die digitale Transformation und Begriff „Digitalisierung“ ist spätestens seit der Pandemie in aller Munde und ist mittlerweile für viele Unternehmen keine optionale Bedingung mehr, sondern eine Notwendigkeit.
So ist auch in den Kreisen der Gemeinden und Kirchen das Thema der digitalen Weiterentwicklung festgeschrieben. Denn auch in einer Kirche, wie dem Patriarchat von Lissabon, stehen durchaus umfangreiche Verwaltungsaufgaben an, welche bisher manuell und auf analogem Weg erledigt wurden.

Bestehende Problematik und gestellte Aufgaben

Früher basierte das gesamte System des Patriarchats auf Papier. Doch bei den vorhandenen und täglich eingehenden Dokumenten kam das händische System an seine Grenzen.

Die gesamte Informationsflut ist uneinheitlicher geworden. Die wichtigste Aufgabe bestand darin die analoge sowie digitale Einheiten zusammenzubringen. In Papierform vorhandene Dokumente mussten digitalisiert und zusammen mit weiteren Informationen, wie z.B. den dazugehörigen E-Mails, zusammengebracht werden.

Digitalisierung ist allgegenwärtig – auch in der Kirche

„Wir wollten Informationen aus mehreren Quellen zentralisieren und organisieren, um den Zeit- und Kostenaufwand für die Pflege eines physischen Archivs zu minimieren, aber mit Zugang auf digitalem Weg.“

erinnert sich Pedro Silva, Verwaltungsmitarbeiter des Patriarchats von Lissabon.

Wieso sich das Patriarchat von Lissabon für PaperOffice DMS entschieden hat

Herr Pedro Silva, Verwaltungsmitarbeiter des Patriarchats, suchte aufgrund der vorhandenen Herausforderungen ein Dokumentenmanagement-System, das eine sichere sowie anpassungsfähige Datenspeicherung ermöglicht. So sollte eine einfache Einbindung aller, auch remote-arbeitenden, im Patriarchat vorhandenen Arbeitsplätze im Verwaltungsbüro mit einer unkomplizierten Software gelöst werden.

„Wir suchten nach einer zukunftssicheren Lösung, die zunächst alle unseren Forderungen umsetzen konnte, aber auch gleichzeitig durch einfache Skalierbarkeit und gutes Kosten-Nutzen Verhältnis als zukünftigen Einsatz in anderen Abteilungen verwendet werden konnte.“

Herr Pedro Silva hat dafür neben PaperOffice DMS weitere Software-Produkte anderer Systemhäuser getestet und untersuchte zunächst verschiedene Software-Angebote in Bezug auf die Dokumentenverwaltung.

Dabei betont Herr Silva, dass bereits seit längerer Zeit nach einem passenden System gesucht wurde. Dennoch war keiner von den zuvor getesteten Softwareanbietern skalierbar oder flexibel genug für den Job, welchen ein Dokumentenmanagement System erfüllen sollte.

„Die meisten Lösungen bieten nicht die einfache Möglichkeit, eine Datenbank zu erstellen, wie es PaperOffice DMS tut, da sie nur eine Cloud-Server-Lösung anbieten.“

Dass bei dem Patriarchat von Lissabon letztlich PaperOffice als Dokumentenmanagement zum Einsatz kam, entschied sich aus folgenden Gründen:

1. Datenspeicherung und Verfügbarkeit. Zentraler und einfacher Zugriff auf alle relevanten Dokumente und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument.

Eine interne, zentrale Speicherung, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können. Die Daten sollen weder in einer Cloud eines Drittanbieters noch auf einem Einzelplatzrechner abgespeichert werden.

2.Kosten-Nutzen-Verhältnis. Die Software sollte über ein gutes Preis-Leistungsverhältnis verfügen.

Für das Patriarchat von Lissabon war es sehr wichtig, dass nach einer Erstinvestition die Software leicht und einfach skalierbar auf weitere Abteilungen multipliziert werden konnte und dies nicht mit hohen Kosten verbunden sein würde.

Dabei kann die Anzahl der erworbenen Benutzerlizenzen jederzeit erweitert werden. Auf diese Weise kann das Patriarchat eine übermäßige Kapitalbindung vermeiden.

3. Einfach zu bedienen. Die Software sollte einen möglichst geringen Schulungsaufwand erfordern und zugleich für die Zukunft gerüstet sein.

Dadurch lassen sich externe Berater vermeiden. Natürlich bietet PaperOffice DMS auch individuelle Schulungen zu den Modulen an, wenn dies gewünscht ist. Nach den Erfahrungen des Patriarchats von Lissabon ist PaperOffice jedoch weitgehend selbsterklärend.

Keine externen und teuren „Berater“ vor Ort und niemand muss Zwecks Schulung irgendwohin reisen. Den Zeitrahmen zum Erlernen der Menüführungen kann jeder selbst nach Bedarf abstecken und in Sachen Zukunft ist PaperOffice DMS dank modularem Aufbau bestens aufgestellt.

„Wir haben uns für PaperOffice DMS entschieden, da wir die Software persönlich getestet haben, und waren von der Einfachheit der Bedienung, der Integration in die Windows-Umgebung und einer sauberen Benutzeroberfläche zum Arbeiten begeistert.“

4. Wiederauffindbarkeit und Zeitersparnis. Es wurde nach einer einfacheren Art gesucht, um analoge Dokumente zu digitalisieren und um diese bei Bedarf unkompliziert wieder zu finden.

Dank der integrierten KI-Funktion kann jedes Dokument eingelernt, alle gewünschten Inhalte gezielt extrahiert und vollständig automatisiert verschlagwortet abgelegt werden.

PaperOffice DMS bietet genau die Voraussetzungen, die vom Patriarchat gesucht wurden.

Wie wurde PaperOffice DMS integriert?

In Zeiten der Pandemie hat das Patriarchat beschlossen alltäglichen Dokumente und E-Mails in PaperOffice DMS zu archivieren.

Durch einen leistungsstarken Scanner sowie derScanner-Anbindung in PaperOffice konnte die Umwandlung der analogen Papiere beginnen. Über die OCR-Scanner Schnittstelle von PaperOffice wurden nach und nach alle Dokumente eingelesen und digitalisiert. Bereits während des Einlesens wird für jedes Dokument ein Schlagwortverzeichnis angelegt, über das es mittels der PaperOffice Suchmaschine blitzschnell gefunden wird.

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Bereits vorhandene Ordner in den Hängeregistraturen wurden 1:1 übernommen und einfach in "digitale Ordner" umgewandelt.

Alle bestehenden E-Mails wurden direkt in PaperOffice DMS abgespeichert, konnten mit bestehenden Dokumenten verknüpft werden und müssen zukünftig nicht zusätzlich auf Papier ausgedruckt werden. Und alle eingehenden E-Mails werden durch Ordnerüberwachungen automatisch durch eingerichtete Regelverwaltung nach PaperOffice archiviert

Was sind die nächsten Schritte?

Der nächste Schritt, den das Patriarchat von Lissabon plant, ist die Digitalisierung des bestehenden physischen Archivs vor dem Jahr 2021 und Erweiterung der Anwendung von PaperOffice DMS auf weitere Bereiche/Abteilungen des Patriarchats.

Zusätzlich möchte das Patriarchat zukünftig dank der Anwendung der KI PIA die Dokumentenarchivierung weitgehend automatisieren.

"Wir sind begeistert nach anderthalb Jahren Arbeit mit PaperOffice DMS, auch wenn wir uns bis jetzt nur auf eine Abteilung beschränkt haben und dieses fantastische Meisterwerk noch nicht voll ausgeschöpft haben.“

Zusammenfassung der Gesamterfahrung

PaperOffice DMS hat alle erforderlichen Kriterien erfüllt und bildet heute den kompletten digitalen Dokumentenfluss im Patriarchat ab.

So wurden vorerst sämtliche Dokumente mit leistungsfähigen Scannern erfasst und digital in das elektronische Archiv von PaperOffice abgelegt. Gleichzeitig werden eingehende und bereits vorhandene Emails direkt nach PaperOffice DMS übertragen und kogisch mit archivierten Dokumenten verknüpft.

Anschließend können Verwaltungsmitarbeiter des Patriarchats über die PaperOffice Benutzeroberfläche und Eingabe verschiedener Suchbegriffe auf die Dokumente und Emails zugreifen – auch eine Volltextsuche steht zur Verfügung.

Dank konsequentem Einsatz des DMS konnte das Patriarchat die benötigte Bearbeitungszeit von Rechnungen sowie weiteren Dokumenttypen deutlich reduzieren.