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Digitaler Wandel in der Produktentwicklung - Erfolgreiches Dokumentenmanagement


Herr Antonio Jesús Sánchez, Geschäftsführer und Produkt- und Verfahrenstechniker der Butterfly Engineers S.L.

Profi-Tipp

Branche
Industrie und Handel

Region
Córdoba, Andalusien, Spanien

Abteilungen
Forschungs- und Entwicklungsabteilung, Buchhaltung

Webseite

https://www.butterflyengineers.com

Ausgangslage

Ein Unternehmen, welches sich ausschließlich der Produktentwicklung, Verfahrenstechnik verschrieben hat und an allen Herstellungsphasen beteiligt ist - von der ersten Idee bis zum Endprodukt -, wird täglich von Dateien und Dokumentationen, wie technischen Datenblätter, Kundendaten, Berechnungen und Plänen überschwemmt.

Projektinformationen, die im Laufe der Jahre immer mehr Lagerplatz einnehmen und vor allem in Verwaltungsbüros nicht mehr so schnell auffindbar sind, werden nach und nach zum Verhängnis.

Die Zielsetzung des Unternehmens war bestehende Papierdokumente zu digitalisieren, Prozessoptimierung- und Workflow Kontrolle über alle ein- und ausgehende Unterlagen reinzubringen, einen Großteil der Prozesse im Hintergrund zu automatisieren und so den Ablauf zu optimieren.

Wirtschaftsingenieur der einen Headset-Arbeits-PC mit zwei Monitoren aufsetzt
Die Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

Bestehende Problematik und gestellte Aufgaben

Wurden früher Informationen nur in Papierform gespeichert so wie etwa Design und Planung oder Spezifikationen eines Produktes bzw. einer Produktentwicklung, so gibt es heute in vielen Organisationen eine Vielfalt an Informationsquellen und Dokumenten: E-Mails, Formulare, Skizzen gehören genauso dazu wie elektronische Rechnungen und Papierbelege, Briefpost, Lieferscheine, Verträge etc.

Glücklicherweise wird diese Art von Arbeit dank fortlaufender IT-Entwicklung heutzutage digital gesteuert. So werden viele Prozessschritte mittlerweile zu einem Bestandteil einer 100% digitalen und automatisierten Praxis, wie die Industrie 4.0 es bestätigt.

Doch oft kommt man am Papier nicht vorbei, wenn es um Freihandzeichnungen oder Ideen geht, genauso wie um die Verwaltung, Rechnungen oder Kundeninformationen.

Spezialisten des Unternehmens Butterfly Engineers müssen nicht nur entwerfen und fertigen, sondern auch Dokumentationen wie Montagehandbücher, Sicherheitsanweisungen und technische Unterlagen erstellen, um die Realisierbarkeit von Projekten zu untersuchen.

Agilität und Schnelligkeit im Umgang mit den eigenen Akten sind in modernen Unternehmen grundlegend und erst recht, wenn die Betreuung von Projekten, die Analyse ihrer Kosten oder die verschiedenen Studien, die sie rentabel machen, von dieser Dokumentation abhängen.

Daher war die Zielsetzung von Butterfly Engineers sich der Industrie anzugleichen und als Industrieunternehmen 4.0 digital agieren zu können.

„Wir hatten vermeidbare Lagerkosten durch die Ablage von Dokumenten in Ordnern. Zudem war die Suche nach Unterlagen zeitaufwendig“,

erinnert sich Herr Antonio Jesús Sánchez, Geschäftsführer und Verfahrenstechniker der Butterfly Engineers.

Wieso sich Butterfly Engineers für PaperOffice DMS entschieden hat

Das Unternehmen Butterfly Engineers widmet sich der Produktentwicklung, Verfahrenstechnik und Supporttechnik, es verarbeitet eine große Menge an Dokumentation, die digitalisiert werden muss, aber die wichtigsten Punkte für die Implementierung eines DMS wie PaperOffice sind die Sicherheit und die Geschwindigkeit der Indexierung und des Suchvorganges.

Abgesehen davon, dass sie voll und ganz darauf vertrauen, dass ein papierloses digitales Büro möglich ist.

„Wir arbeiten täglich mit vielen technischen Informationen. Das Lagern der gesamten Informationen als Papierformat ist für uns umständlich und teuer. Auch die zukünftige Suche danach ist sehr mühsam.
PaperOffice ermöglicht es uns, von überall aus einfach darauf zuzugreifen, bestimmte Dateien oder Dokumente leicht zu finden und vor allem deren Sicherheit zu gewährleisten.“

Butterfly Engineers ist sich ebenfalls bewusst, dass die Verschlüsselungsmethode von PaperOffice es ermöglicht, die sensibelsten Dokumente vor möglichen Lecks, Spionage oder Unfällen zu schützen. Insbesondere wenn ein Unternehmen mit diesen Merkmalen Standards und Patente durchläuft und Elemente schützt, die für ein Unternehmen unerlässlich sind.

Skizzen und Pläne einer Produktentwicklung
Sicherheit und Vertrauen in archivierte Daten - Sofortiger Zugriff und perfekte Workflow Lösungen sind der Schlüssel zum Erfolg

Darüber hinaus werden die Betriebsdetails der Software noch attraktiver, wenn Sie ein Support-Team von höchster Qualität haben, allen strengsten gesetzlichen europäischen Richtlinien entspricht (DSGVO, RGPD und GoBD) und die Verschlüsselung der Dateien absolut unverwundbar ist. Dabei ist ebenfalls bemerkenswert, dass die Daten jederzeit von befugten Personen exportiert werden können und die Datenbank für IT-Mitarbeiter der Firma und Administratoren jederzeit zugänglich ist.

Umstellung auf Automatisierung durch PaperOffice: Ziele und Zeitplan

Für die Firma Butterfly Engineers war es klar, dass sie früher oder später auf Digitalisierung umsteigen müssen, um Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

Als Unternehmen, welches stärker mit der technologischen Entwicklung verbunden ist als andere Branchen, vertraute Butterfly Engineers in eine positive Auswirkung einer DMS Einführung und erfolgreiche Umsetzung in ein papierloses Büro.

„Ein Dokumentenmanagement System ermöglicht uns, Unternehmensinformationen schnell und einfach effektiv zu verwalten. PaperOffice ist in diesem Sinne ein sehr umfangreiches und ziemlich verständliches System. Es ist einfach zu bedienen und zugänglich für kleine und mittlere Unternehmen wie unseres.“

Erfolgreiche Umsetzung: Vorteile der Digitalisierung mit PaperOffice DMS

Dank der Einführung der Digitalisierung von PaperOffice konnte das Unternehmen:

  • Papierverbrauch minimieren
  • Kosten und Lagerplatz einsparen
  • Administrative Aufgaben automatisieren
  • Prozessoptimierung dank Ordnerüberwachung durchführen
  • Sicheren Versand von Dokumenten gewährleisten

Aber dank der Digitalisierung von PaperOffice konnte das Unternehmen Butterfly Engineers auch:

  • Zeit und Ressourcen sparen
  • Kontrolle und Prüfung von administrativen Prozessen gewährleisten
  • Einfachen Dokumenten- sowie Dateienzugriff ermöglichen
  • Verfügbarkeit von Dokumenten für jeden berechtigten Mitarbeiter
  • Ermöglichung von sicherer und langfristiger Archivierung von Dokumenten, sensiblen Daten, Patenten, Industriehandbüchern oder Entwicklungen

„Datensicherheit, Dokumentendigitalisierung und die einfache Integration von PaperOffice in ein industrielles Umfeld lieferten dem Unternehmen, was es brauchte, um die Indexierung von Akten und die Suche nach Dokumenten zu beschleunigen.“

Die nun leichtere und schnellere Verfügbarkeit der Daten und Dokumente verändert die Abläufe des Unternehmens grundlegend und nachhaltig. Das Verwaltungswissen ist nun ab jetzt transparent organisiert und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar.

Endergebnis

PaperOffice hat einen Weg gefunden, einem der großen Probleme, die Unternehmen derzeit haben, ein Ende zu bereiten:

Die Verwaltung von Dokumenten (Dokumentenmanagement) und Prozessdigitalisierung.

Die Unbequemlichkeit des Datenvolumens wurde begrenzt, um administrative Hürden zu beseitigen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen können, und um die Änderung von Dokumenten oder sogar das Durchsickern technischer Informationen zu vermeiden.

Ebenso plant das Unternehmen, diese erfolgreiche Zusammenarbeit weiter auszubauen, da PaperOffice die ihm zur Verfügung stehenden Möglichkeiten perfekt erfüllt.

So werden dank der Integrität von PaperOffice DMS technische Blätter, Pläne, Daten, Rechnungen und Skizzen schnell gefunden – so kann das Unternehmen Butterfly Engineers Projektdaten innerhalb von wenigen Sekunden ausfindig machen und deren Kunden mit großer Genauigkeit helfen.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Produktentwicklung, Prozesse und Support Butterfly Engineers S.L.":

Welche Tipps geben Sie zukünftigen PaperOffice Nutzern mit?

Es ist nie zu früh oder zu spät sich mit dem Thema der Digitalisierung auseinander zu setzen.

Das Wichtigste dabei ist sich selber ein Bild von der Software aber auch vom Unternehmen selbst zu machen. Wichtig war dabei, dass wir uns nicht gedrungen fühlten die Software zu erwerben oder irgendwelche Service und Support Pakete abschliessen mussten.

Noch bevor wir PaperOffice DMS erwarben haben wir mit allen Abteilungen der Firma gesprochen und fühlten uns nie schlecht behandelt. Ganz im Gegenteil: PaperOffice verfügt über ein nettes, zuvorkommendes und kompetentes Team.

Für uns als öffentliche Einrichtung ist der Vorgang immer komplizierter und mit viel Bürokratie verbunden. Daher war der Vertrauen in das System und die Software sehr wichtig. Natürlich war es ebenfalls sehr wichtig, dass die Software leicht verständlich ist.

Wem würden Sie PaperOffice empfehlen?

Wir werden PaperOffice allen anderen Unternehmen empfehlen, die gerne digitalisieren und automatisieren möchten.

Was finden Sie bei PaperOffice besonders gut?

Wir sind mit allem sehr zufrieden.

Fazit

PaperOffice ist ein leichtes, aber trotzdem mächtiges System um Dokumente zu verwalten.

Funktionen welche einem erst bedeutungslos vorkommen, wie z.B. das automatische Auslesen von Dokumentinhalten, erweisen sich bei längerem Arbeiten als die wichtigsten Funktionen welche man nicht mehr vermissen möchte.

"Ich bin froh mich für PaperOffice entschieden zu haben, weil wir letztendlich ein optimales System erhalten habe. Dieses können wir selber administrieren und befinden uns auf dem besten Weg zum digitalen Büro."

PaperOffice löst jedes Problem: Garantiert.

Fallstudie

Digitalisierung in Apotheken - Digitales Gesundheitswesen dank der Integration von PaperOffice DMS

„PaperOffice ist eines der besten Dokumentenmanagement Systeme, die wir kennen. Dank der unterschiedlichen Preisoptionen kann sich die Digitalisierung im Unternehmen jeder leisten.“

Henrique Santos
Geschäftsführer der Apotheke in Lissabon (Portugal)