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Branche
Industrie und Handel
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Langenberg, Nordrhein-Westfalen, Deutschland
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Vertrieb, Buchhaltung
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Herr Stephan Reichel, Geschäftsführer der K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Profi-Tipp
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Die Firma k60 Gitterrostsysteme hat als Hersteller von Gitterrosten jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten:
Lieferscheine, Rechnungen, Verträge, Skizzen oder Pläne sowie vieles mehr.
Viele Anfragen kommen dabei per E-Mail rein, werden ausgedruckt, was ein enormes Papieraufkommen über das Jahr gesehen ausmacht.
So werden Aufträge grundsätzlich mit Lieferantendaten gedruckt und nach Auslieferung danach zusammen mit der Rechnung im Regal abgelegt.
Dieser komplette Vorgang bedeutet einen außerordentlichen Papieraufwand und natürlich Platzmangel.
Um die Suche einfacher und effizienter zu gestalten sowie die Papierflut zu minimieren, plante k60 Gitterrostsysteme eine Digitalisierung der Dokumentation, sowie das Einarbeiten der Inhalte in die interne Archivdatenbank - das Unternehmen suchte nach einem geeignetem Dokumentenmanagement System.
Eine manuelle Verarbeitung wurde mit der Zeit zu zeitaufwändig, weshalb eine automatisierte Archivierung sowie Informationsextraktion angestrebt wurde.
Die größte Herausforderung für das Unternehmen lag darin, Informationen für mehr Mitarbeiter und Mitarbeitergruppen und Menschengruppen (Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden, Bürger) einfach zugänglich und vor allem nutzbar zu machen.
Die Zielsetzung des Unternehmens war bestehende Papierdokumente zu digitalisieren, Prozessoptimierung- und Workflow Kontrolle über alle ein- und ausgehende Unterlagen reinzubringen, einen Großteil der Prozesse im Hintergrund zu automatisieren und so den Ablauf zu optimieren.
Wurden früher Informationen nur in Papierform gespeichert, gibt es heute in vielen Organisationen eine Vielfalt an Informationsquellen und Dokumenten: E-Mails, Formulare, Skizzen gehören genauso dazu wie elektronische Rechnungen und Papierbelege, Briefpost, Lieferscheine, Verträge etc.
Die gesamte Informationsflut ist uneinheitlicher geworden. Daher besteht die wichtigste Aufgabe darin die analoge sowie digitale Einheiten zusammenzubringen. In Papierform vorhandene Dokumente müssen digitalisiert und zusammen mit weiteren Informationen, wie z.B. den dazugehörigen E-Mails, zusammengebracht werden.
Die Fallstudie, die zusammen mit dem Dokumentenmanagement System PaperOffice durchgeführt wurde, hatte die Zielsetzung den Papierverbrauch zu minimieren, um Kosten und Lagerplatz zu sparen.
Zusätzlich war es sehr wichtig eine Lösung zu finden, um sämtliche Unterlagen eines Fertigungsprozesses zusammen zu archivieren, so, dass sofortige Auskunft über projektbezogene Dokumente / Aufträge gemacht werden kann.
So wie eine automatisierte Archivierung von Dokumenten und dem E-Mail Eingang durchzuführen, welche nach bestimmten vorgegebenen Kriterien die Unterlagen in entsprechende Ordner archivieren und zusätzliche Workflows auslösen sollte, wie beispielsweise die Zuordnung an den jeweiligen Sachbearbeiter.
Eine weitere Zielsetzung bestand darin schnelle Suche von Dokumenten von Kollegen im Netzwerk durchführen zu können.
erinnert sich Herr Stephan Reichel, Geschäftsführer der k60 Gitterrostsysteme.
Herr Reichel, Geschäftsführer der k60 Gitterrostsysteme, untersuchte zunächst verschiedene Software-Angebote in Bezug auf die Dokumentenverwaltung und entschloss sich letztlich, PaperOffice DMS zunächst zu testen.
PaperOffice DMS bietet genau die Voraussetzungen, die von Herrn Reichel gesucht wurden. Dazu gehören:
1. Lösung für die interne zentrale Datenbank, auf welche das Dokumentenmanagement System aufbaut. Dabei sollten die Daten nicht auf einem Einzelplatzrechner abgespeichert werden.
Eine zentrale Speicherung, auf die alle Sachbearbeiter mit Verwaltungsaufgaben zugreifen können.
Herrn Stephan Reichel war schon früh klar, dass an der Digitalisierung seines Unternehmens kein Weg vorbeiführt:
2. Handling und Automatisierung administrativer Aufgaben. Die Software muss es möglich machen, dass über das Netzwerk Aufgaben verteilt werden und auch deren Bearbeitung durch den jeweiligen Sachbearbeiter erfolgt.
Digitale Benutzerfreigabe und Passwort Bestätigung inklusive.
Zugleich sind alle betreffenden Mitarbeiter über den Bearbeitungsstand informiert. Durch Versionsspeicherung ist nachverfolgbar, welche Bearbeitungsschritte wann und durch wen erfolgten.
3. Wiederauffindbarkeit und Zeitersparnis. Es wurde nach einer einfacheren Art gesucht, um analoge Dokumente zu digitalisieren und um diese bei Bedarf unkompliziert auffindbar zu machen.
4. Zusammenführen projektbezogener Dokumente / Aufträge. Die Software sollte prozessbezogene Unterlagen zusammen abspeichern können oder Verknüpfungen zueinander ermöglichen.
So sollten alle Dokumente zum Geschäftsvorfall, wie beispielsweise ein Einkaufsprozess oder Installation mit dem entsprechenden Lieferschein, Rechnung, Skizzen, Plänen und ggf. Reklamationen durch Mängel, zentral verwaltet werden.
So werden Lieferscheine, Rechnungen und alles was zum Geschäftsprozess gehört in einen Ordner bzw. Unterordner abgespeichert. Je Ordner können Zugriffsberechtigungen vergeben werden, entweder für Mitarbeitergruppen oder einzelne Mitarbeiter.
Zusätzlich können Hyperlinks zum Ordner erstellt und an Mitarbeiter versendet werden.
So können autorisierten Mitarbeiter und Kooperationspartner von überall aus jederzeit darauf zugreifen. Dank Versionskontrolle sind Urheber und Zeitpunkt jeder einzelnen Dokumentenänderung transparent nachvollziehbar: Rückfragen werden so schnell geklärt und unnötige Fehler vermieden.
PaperOffice verfügt ebenfalls über eine virtuelle Darstellung von Dokumenten in anderen Ordnern. So können das Dokument/die Dokumente virtuell in verschiedenen Ordnern angezeigt werden, ohne dass das Originaldokument dupliziert werden müsste. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn ein Dokument zum Beispiel in verschiedenen Projekten auftauchen sollte, Sie jedoch das Dokument nicht duplizieren möchten.
Die Möglichkeit aus verschiedenen Sichtweisen auf Informationen zuzugreifen, sorgt für eine höhere Übersichtlichkeit für alle Projektbeteiligte und eine verbesserte Auskunftsfähigkeit von Mitarbeitern.
PaperOffice DMS hat alle erforderlichen Kriterien erfüllt.
Dank der Digitalisierungseinführung von PaperOffice konnte k60 Gitterrostsysteme jetzt schon:
Die nun leichtere und schnellere Verfügbarkeit der Daten und Dokumente verändert die Abläufe des Unternehmens grundlegend und nachhaltig. Das Verwaltungswissen ist nun ab jetzt transparent organisiert und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar.
So wird in diesem Sinne mit PaperOffice DMS die Basis für die Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozesse gelegt.
Zusätzlich zum allgemeinen Archivierungsvorgang wird:
gewährleistet.
PaperOffice DMS bildet heute den kompletten Workflow digital ab.
So werden vorerst sämtliche Liefer- und Rechnungsdokumente mit leistungsfähigen Scannern erfasst, PaperOffice erkennt die Kontaktdaten automatisiert und legt die Unterlagen entsprechend im elektronischen Archiv ab.
Anschließend können Mitarbeiter über eine simple Benutzeroberfläche und Eingabe verschiedener Suchbegriffe auf die Belege zugreifen – auch eine Volltextsuche steht zur Verfügung.
Dank konsequentem Einsatz des DMS konnte der Gitterrosten Hersteller die benötigte Bearbeitungszeit einer Rechnung deutlich reduzieren, die Anzahl der Außenstände ist parallel dazu signifikant zurückgegangen.
Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Gitterrosten Hersteller
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Welche Tipps geben Sie zukünftigen PaperOffice Nutzern mit?
Es ist nie zu früh oder zu spät sich mit dem Thema der Digitalisierung auseinander zu setzen.
Das Wichtigste dabei ist sich selber ein Bild von der Software aber auch vom Unternehmen selbst zu machen. Wichtig war dabei, dass wir uns nicht gedrungen fühlten die Software zu erwerben oder irgendwelche Service und Support Pakete abschliessen mussten.
Noch bevor wir PaperOffice DMS erwarben haben wir mit allen Abteilungen der Firma gesprochen und fühlten uns nie schlecht behandelt. Ganz im Gegenteil: PaperOffice verfügt über ein nettes, zuvorkommendes und kompetentes Team.
Für uns als öffentliche Einrichtung ist der Vorgang immer komplizierter und mit viel Bürokratie verbunden. Daher war der Vertrauen in das System und die Software sehr wichtig. Natürlich war es ebenfalls sehr wichtig, dass die Software leicht verständlich ist.
Wem würden Sie PaperOffice empfehlen?
Wir werden PaperOffice allen anderen Unternehmen empfehlen, die gerne digitalisieren und automatisieren möchten.
Was finden Sie bei PaperOffice besonders gut?
Wir sind mit allem sehr zufrieden.
PaperOffice ist ein leichtes, aber trotzdem mächtiges System um Dokumente zu verwalten.
Funktionen welche einem erst bedeutungslos vorkommen, wie z.B. das automatische Auslesen von Dokumentinhalten, erweisen sich bei längerem Arbeiten als die wichtigsten Funktionen welche man nicht mehr vermissen möchte.
