Erfolgsgeschichten unserer Kunden
Gemeinschaftliches Immobilien Management El Guijo
Digitale Fachlösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP)
Ausgangslage
Als Gemeinschaft in der Immobilienverwaltung hat El Guijo jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten: Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bauakten, Turnier Anmeldungen, Gewerbeunterlagen, Bescheide und viele mehr.
Leider hat die Hausverwaltung bisher nicht maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitiert, da bisher keine geeignete Lösung gefunden wurde, obwohl Hausverwalter diejenigen sind, die maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitieren.
Um viele bestehende administrative Probleme in der Hausverwaltung zu lösen, wurde beschlossen ein Dokumentenmanagement System zu implementieren.
Die Zielsetzung von El Guijo war bestehende Papierdokumente zu digitalisieren, Prozessoptimierung- und Workflow Kontrolle über alle ein- und ausgehende Unterlagen reinzubringen, einen Großteil der Prozesse im Hintergrund zu automatisieren und so den Hausverwaltungsablauf zu optimieren.
Bestehende Problematik
So fielen beim Hausverwalter täglich wichtige Dokumente an. Diese mussten alle dem richtigen Wohnobjekt, Eigentümer, Mieter, Vermieter zugeordnet werden. Aber auch die tägliche Arbeit in der Gemeinschaft war geprägt von Ineffizienzen:
„Wir hatten vermeidbare Lagerkosten durch die Ablage von Dokumenten in Ordnern. Zudem war die Suche nach Unterlagen zeitaufwendig und häufig mit einem Besuch im Archiv verbunden“,
erinnert sich Herr Alejandro Campos, der IT Spezialist der Gemeinschaft El Guijo.
So übersteigt der Gesamtdurchschnitt der Nachbarn teilweise 2500 Einwohnern, mit häufigeren Spitzen in den Sommer- und Ferienzeiten. Dies führte dazu, dass sechs Angestellte als Berater und einen festen Verwalter im Büro sowie ausgelagertes Garten- und Verwaltungspersonal nicht mit der Informationsflut zurecht kamen.
Vor der Implementierung eines Dokumentenmanagement Systems basierte das gesamte System auf Papier. Von Eigentümern eingereichte Unterlagen, Protokolle und Nachweise über Wartungsarbeiten, Beschwerden wurden an die Administration abgegeben und daraufhin massenweise in Ordnern untergebracht.
Im Zuge der Digitalisierung sehen sich Hausverwaltungen wie die El Guijo tagtäglich mit unzähligen Mietanfragen, Beschwerden und anderen Anliegen nun auch per E-Mail konfrontiert. Diese Flut an E-Mails lässt sich allerdings kaum noch manuell bewältigen.
Folge waren langatmige Bearbeitungszeiten und Ineffizienzen bei der Verarbeitung, Abruf und Weiterleitung der notwendigen Dokumentationen. Entsprechend machte sich die Gemeinschaft auf die Suche nach einer digitalen Dokumentenverwaltung.
„Wir haben die Arbeit einfach vorgezogen und haben nun einen Vorsprung.“
Alejandro Campos, IT Spezialist, selbstständig tätig für die Gemeinschaft El Guijo suchte eine Lösung für diese sowie für alle Probleme der Hausverwaltung. Wobei auch ins Auge gefasst wurde, die gesamten bisher weitgehend analog abgewickelten Verwaltungsaufgaben der Gemeinde zu digitalisieren.
Wieso sich die Gemeinde El Guijo für PaperOffice DMS entschieden hat
Wichtigste Auswahlkriterien waren Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit, da es bei den verwalteten Unterlagen um vertrauliche Inhalte ging, etwa um personenbezogene Unterlagen, sowie um Rechnungen, welche durch Zugriffsberechtigungen und Freigabestufen gegen unbefugten Zugriff geschützt werden mussten.
Diverse Cloudanbieter oder Open-Source-Lösungen wurden aufgrund der Datenschutzbestimmungen in der Gemeinde nicht in Betracht gezogen, da die Sicherheit der personenbezogener Daten DSGVO sowie eine langjährliche Investitionssicherheit nicht gewährleistet werden konnte.
Da PaperOffice DMS keine Cloud Anwendung ist und alle Daten in einer zentralen Datenbank speichert, welche sich nun auf einem dedizierten Server befindet, wurde letztendlich entschieden das geforderte Szenario mit einer Teststellung zu prüfen.
„Bereits beim ersten gemeinsamen Termin mit PaperOffice merkt man die 20 Jahre PaperOffice Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement.“
Insbesondere durch die hochverschlüsselte Dokumentspeicherung direkt auf dem dedizierten Server und nicht in einer Cloud übertrifft PaperOffice alle an Dokumentstandards sowie rechtliche Richtlinien.
Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.
Ein enormer Entscheidungsgrund war auch die Erreichbarkeit und die Kompetenz des Supportes, da hier in Vergangenheit sehr schlechte Erfahrung mit anderen Anbietern gemacht wurde.
Insbesondere um die Ausfallsicherheit sicherzustellen und Echtprobleme zu simulieren, wurde der PaperOffice Support mehrfach kontaktiert, um zu bewerten, dass Termine eingehalten werden und wie die Qualität des Supportes ist. Hier liegt PaperOffice vor jedem anderen Hersteller.
Umstellung auf Automatisierung durch PaperOffice. Zielsetzung und zeitlicher Ablauf
Mit der innovativen Dokumentenmanagment Lösung von PaperOffice hat die Gemeinde El Guijo beschlossen den Grossteil der täglich anfallenden Aufgaben und Dokumentationen zu automatisieren.
So wurde entschieden die bereits in Papierform vorhandenen Dokumente einzuscannen und digital in PaperOffice zu archivieren. Denn nachdem diese in digitaler Form vorhanden sind, können auch weitere administrative Prozesse innerhalb des Netzwerkes der Gemeinschaft digital gelöst werden.
Weiter wurde die Prozessoptimierung gestartet. So werden Dokumente von nun aus digital gestaltet, indem auf Papier soweit wie möglich verzichtet wurde. Besprechungen, Protokolle, Eingangspost, Ausgangsrechnungen und Notizen direkt in PaperOffice angelegt. Aufgaben sowie Workflows werden digital realisiert.
So lassen sich mit dem Dokumentenmanagement System alle wichtigen Nachweise unkompliziert einreichen - und das selbstverständlich DSGVO-konform. Ein langes Warten und der Weg zur Post entfielen somit.
Die Umstellung lief von der ersten Vorstellung der Software durch PaperOffice bis zum laufenden Betrieb sehr überzeugend:
„Schon nach der Produkt-Demo waren wir hellauf begeistert von PaperOffice. Wir haben gleich den Mehrwert gesehen und knapp drei Wochen später bei einer Eigentümerversammlung wurde zu 100% über den Beschluss einheitlich über den Einsatz von PaperOffice in der Gemeinde abgestimmt.”
Nutzen durch Digitalisierung mit PaperOffice
Mittlerweile sind sämtliche digitalisierten Mietverträge, Schriftverkehr, Protokolle, Pläne, Versicherungsdokumente etc. in PaperOffice gespeichert. Das ist ein toller Mehrwert für unsere Eigentümer und Mieter, so Herr Campos der Administration El Guijo. Auch deshalb ist sich Herr Campos sicher:
„In der Digitalisierung liegt einfach die Zukunft der Hausverwaltungsbranche.”
Dank der Einführung der Digitalisierung von PaperOffice DMS konnte die Gemeinschaft El Guijo jetzt schon:
- Zeit und Ressourcen sparen
- Dokumentzugriff vereinfachen
- Verfügbarkeit von Dokumenten für jeden berechtigten Mitarbeiter gewährleisten
Die nun leichtere und schnellere Verfügbarkeit der Daten und Dokumente verändert die Abläufe der Gemeinschaft grundlegend und nachhaltig. Das Verwaltungswissen ist nun ab jetzt transparent organisiert und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar.
„Datensicherheit, automatisierte Workflows, Dokumentendigitalisierung und die einfache Integration von PaperOffice DMS in eine Verwaltungsumgebung lieferten das, was diese Gemeinschaft brauchte, um Papierverfahren zu beschleunigen und Platz in ihren Abhängigkeiten zu gewinnen.“
Jeder mit seinen Spezifikationen und Besonderheiten, die im Allgemeinen die Kontrolle und Überprüfung von Verwaltungsvorgängen, die Eliminierung von Papier, die Indexierung aller Arten von Dokumenten im Zusammenhang mit internen Aufträgen, Automatisierung und Methodik, Sicherheit (GoBD, DSGVO und Datenschutz), Optimierung und Überwachung von Prozessen, Erleichterung des Dateiversands an Benutzer (in diesem Fall Eigentümer) und natürlich Platzgewinn in den Verwaltungsbüros.
Diese Vereinbarung für die Zusammenarbeit wurde aufgrund der grossen Menge an Unterlagen und Aufnahmen getroffen, welche die Gemeinschaft besaß, sowie um sicherzustellen, dass eine Methode zur Organisation der gesamten Dokumentation für alle Einwohner der Gemeinschaft und Verwalter eingerichtet wird.
Endergebnis
PaperOffice hat eine Lösung für aktuelle Probleme der Gemeinschaft geschaffen, indem es die Mengen des Datenvolumens eliminiert, administrative Hindernisse rationalisiert und sicherstellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf PaperOffice haben, um die Änderung von Dokumenten oder sogar eine mögliche Unterschlagung von Geldern zu vermeiden.
Die Gemeinschaft kann nun dank der Integration des Dokumentenmanagementsystems PaperOffice die Dokumente sowie deren umfangreiche Informationen in wenigen Sekunden finden und weitere Aufgaben und Workflows erledigen.
Zudem kann die Verwaltung schneller und zielgerichteter auf Anfragen, Briefe und Rückmeldungen der Bewohner reagieren: Das erleichtert die tägliche Arbeit enorm.
Über die Gemeinschaft El Guijo
El Guijo ist eine Urbanisation/Gemeinschaft im Nordwesten der Gemeinde Galapagar neben der Straße M-510, nur 40 Autominuten vom Zentrum Madrids über die A-6 entfernt.
Ein privilegierter Ort in der Sierra de Guadarrama, der sich in einem Bevölkerungsnexus in der Nähe von Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial und Galapagar selbst sowie in der Nähe des Valmayor-Stausees und der Grenze zur Autonomen Gemeinschaft Castilla y León befindet.
Der Bau der Urbanisation begann in den 70er Jahren und wurde 1977 per Satzung als Nachbarschaftsgemeinschaft gegründet. Sie hat eine Fläche von fast 140.000 Quadratmetern mit insgesamt 1.104 Grundstücken zwischen Chalets, Wohnungen, Gemeinschaftsgebäuden (mehrere Sportplätze, drei Schwimmbäder, Social Club und Verwaltungsbüros) und drei Kinderparks: Etwa die Hälfte des Landes sind Landschaftsgebiete mit einer großen natürlichen Vielfalt.
Der Gesamtdurchschnitt übersteigt 2.500 Einheiten, mit häufigeren Spitzen im Sommer und in den Ferienzeiten. Darüber hinaus verfügt die Urbanisation über sechs Hausmeister, einen Verwaltungs- und drei Wartungsmitarbeiter (fest angestellt) sowie ausgelagertes Garten- und Verwaltungspersonal.
