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Branche
Hausverwaltung
Region
Madrid, Spanien
Abteilungen
Buchhaltung, Verwaltung, Management
Webseite
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Herr Alejandro Campos, IT Spezialist und Projektmanager bei der Hausverwaltung El Guijo WEG
Profi-Tipp
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Madrid, Spanien
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Als Gemeinschaft in der Immobilienverwaltung hat El Guijo jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten: Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bauakten, Turnier Anmeldungen, Gewerbeunterlagen, Bescheide und viele mehr.
Leider hat die Hausverwaltung bisher nicht maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitiert, da bisher keine geeignete Lösung gefunden wurde, obwohl Hausverwalter diejenigen sind, die maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitieren.
Um viele bestehende administrative Probleme in der Hausverwaltung zu lösen, wurde beschlossen ein Dokumentenmanagement System zu implementieren.
Die Zielsetzung von El Guijo war bestehende Papierdokumente zu digitalisieren, Prozessoptimierung- und Workflow Kontrolle über alle ein- und ausgehende Unterlagen reinzubringen, einen Großteil der Prozesse im Hintergrund zu automatisieren und so den Hausverwaltungsablauf zu optimieren.
So fielen beim Hausverwalter täglich wichtige Dokumente an. Diese mussten alle dem richtigen Wohnobjekt, Eigentümer, Mieter, Vermieter zugeordnet werden. Aber auch die tägliche Arbeit in der Gemeinschaft war geprägt von Ineffizienzen:
erinnert sich Herr Alejandro Campos, der IT Spezialist der Gemeinschaft El Guijo.
So übersteigt der Gesamtdurchschnitt der Nachbarn teilweise 2500 Einwohnern, mit häufigeren Spitzen in den Sommer- und Ferienzeiten. Dies führte dazu, dass sechs Angestellte als Berater und einen festen Verwalter im Büro sowie ausgelagertes Garten- und Verwaltungspersonal nicht mit der Informationsflut zurecht kamen.
Vor der Implementierung eines Dokumentenmanagement Systems basierte das gesamte System auf Papier. Von Eigentümern eingereichte Unterlagen, Protokolle und Nachweise über Wartungsarbeiten, Beschwerden wurden an die Administration abgegeben und daraufhin massenweise in Ordnern untergebracht.
Im Zuge der Digitalisierung sehen sich Hausverwaltungen wie die El Guijo tagtäglich mit unzähligen Mietanfragen, Beschwerden und anderen Anliegen nun auch per E-Mail konfrontiert. Diese Flut an E-Mails lässt sich allerdings kaum noch manuell bewältigen.
Folge waren langatmige Bearbeitungszeiten und Ineffizienzen bei der Verarbeitung, Abruf und Weiterleitung der notwendigen Dokumentationen. Entsprechend machte sich die Gemeinschaft auf die Suche nach einer digitalen Dokumentenverwaltung.
Alejandro Campos, IT Spezialist, selbstständig tätig für die Gemeinschaft El Guijo suchte eine Lösung für diese sowie für alle Probleme der Hausverwaltung. Wobei auch ins Auge gefasst wurde, die gesamten bisher weitgehend analog abgewickelten Verwaltungsaufgaben der Gemeinde zu digitalisieren.
Wichtigste Auswahlkriterien waren Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit, da es bei den verwalteten Unterlagen um vertrauliche Inhalte ging, etwa um personenbezogene Unterlagen, sowie um Rechnungen, welche durch Zugriffsberechtigungen und Freigabestufen gegen unbefugten Zugriff geschützt werden mussten.
Da PaperOffice DMS keine Cloud Anwendung ist und alle Daten in einer zentralen Datenbank speichert, welche sich nun auf einem dedizierten Server befindet, wurde letztendlich entschieden das geforderte Szenario mit einer Teststellung zu prüfen.
Insbesondere durch die hochverschlüsselte Dokumentspeicherung direkt auf dem dedizierten Server und nicht in einer Cloud übertrifft PaperOffice alle an Dokumentstandards sowie rechtliche Richtlinien.
Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.
Insbesondere um die Ausfallsicherheit sicherzustellen und Echtprobleme zu simulieren, wurde der PaperOffice Support mehrfach kontaktiert, um zu bewerten, dass Termine eingehalten werden und wie die Qualität des Supportes ist. Hier liegt PaperOffice vor jedem anderen Hersteller.
Mit der innovativen Dokumentenmanagment Lösung von PaperOffice hat die Gemeinde El Guijo beschlossen den Grossteil der täglich anfallenden Aufgaben und Dokumentationen zu automatisieren.
So wurde entschieden die bereits in Papierform vorhandenen Dokumente einzuscannen und digital in PaperOffice zu archivieren. Denn nachdem diese in digitaler Form vorhanden sind, können auch weitere administrative Prozesse innerhalb des Netzwerkes der Gemeinschaft digital gelöst werden.
Weiter wurde die Prozessoptimierung gestartet. So werden Dokumente von nun aus digital gestaltet, indem auf Papier soweit wie möglich verzichtet wurde. Besprechungen, Protokolle, Eingangspost, Ausgangsrechnungen und Notizen direkt in PaperOffice angelegt. Aufgaben sowie Workflows werden digital realisiert.
So lassen sich mit dem Dokumentenmanagement System alle wichtigen Nachweise unkompliziert einreichen - und das selbstverständlich DSGVO-konform. Ein langes Warten und der Weg zur Post entfielen somit.
Die Umstellung lief von der ersten Vorstellung der Software durch PaperOffice bis zum laufenden Betrieb sehr überzeugend:
Mittlerweile sind sämtliche digitalisierten Mietverträge, Schriftverkehr, Protokolle, Pläne, Versicherungsdokumente etc. in PaperOffice gespeichert. Das ist ein toller Mehrwert für unsere Eigentümer und Mieter, so Herr Campos der Administration El Guijo. Auch deshalb ist sich Herr Campos sicher:
Dank der Einführung der Digitalisierung von PaperOffice DMS konnte die Gemeinschaft El Guijo jetzt schon:
Jeder mit seinen Spezifikationen und Besonderheiten, die im Allgemeinen die Kontrolle und Überprüfung von Verwaltungsvorgängen, die Eliminierung von Papier, die Indexierung aller Arten von Dokumenten im Zusammenhang mit internen Aufträgen, Automatisierung und Methodik, Sicherheit (GoBD, DSGVO und Datenschutz), Optimierung und Überwachung von Prozessen, Erleichterung des Dateiversands an Benutzer (in diesem Fall Eigentümer) und natürlich Platzgewinn in den Verwaltungsbüros.
Diese Vereinbarung für die Zusammenarbeit wurde aufgrund der grossen Menge an Unterlagen und Aufnahmen getroffen, welche die Gemeinschaft besaß, sowie um sicherzustellen, dass eine Methode zur Organisation der gesamten Dokumentation für alle Einwohner der Gemeinschaft und Verwalter eingerichtet wird.
PaperOffice hat eine Lösung für aktuelle Probleme der Gemeinschaft geschaffen, indem es die Mengen des Datenvolumens eliminiert, administrative Hindernisse rationalisiert und sicherstellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf PaperOffice haben, um die Änderung von Dokumenten oder sogar eine mögliche Unterschlagung von Geldern zu vermeiden.
Die Gemeinschaft kann nun dank der Integration des Dokumentenmanagementsystems PaperOffice die Dokumente sowie deren umfangreiche Informationen in wenigen Sekunden finden und weitere Aufgaben und Workflows erledigen.
Zudem kann die Verwaltung schneller und zielgerichteter auf Anfragen, Briefe und Rückmeldungen der Bewohner reagieren: Das erleichtert die tägliche Arbeit enorm.
El Guijo ist eine Urbanisation/Gemeinschaft im Nordwesten der Gemeinde Galapagar neben der Straße M-510, nur 40 Autominuten vom Zentrum Madrids über die A-6 entfernt.
Ein privilegierter Ort in der Sierra de Guadarrama, der sich in einem Bevölkerungsnexus in der Nähe von Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial und Galapagar selbst sowie in der Nähe des Valmayor-Stausees und der Grenze zur Autonomen Gemeinschaft Castilla y León befindet.
Der Bau der Urbanisation begann in den 70er Jahren und wurde 1977 per Satzung als Nachbarschaftsgemeinschaft gegründet. Sie hat eine Fläche von fast 140.000 Quadratmetern mit insgesamt 1.104 Grundstücken zwischen Chalets, Wohnungen, Gemeinschaftsgebäuden (mehrere Sportplätze, drei Schwimmbäder, Social Club und Verwaltungsbüros) und drei Kinderparks: Etwa die Hälfte des Landes sind Landschaftsgebiete mit einer großen natürlichen Vielfalt.
Der Gesamtdurchschnitt übersteigt 2.500 Einheiten, mit häufigeren Spitzen im Sommer und in den Ferienzeiten. Darüber hinaus verfügt die Urbanisation über sechs Hausmeister, einen Verwaltungs- und drei Wartungsmitarbeiter (fest angestellt) sowie ausgelagertes Garten- und Verwaltungspersonal.
Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Gemeinschaft
Hausverwaltung
El Guijo":
Welche Tipps geben Sie zukünftigen PaperOffice Nutzern mit?
Es ist nie zu früh oder zu spät sich mit dem Thema der Digitalisierung auseinander zu setzen.
Das Wichtigste dabei ist sich selber ein Bild von der Software aber auch vom Unternehmen selbst zu machen. Wichtig war dabei, dass wir uns nicht gedrungen fühlten die Software zu erwerben oder irgendwelche Service und Support Pakete abschliessen mussten.
Noch bevor wir PaperOffice DMS erwarben haben wir mit allen Abteilungen der Firma gesprochen und fühlten uns nie schlecht behandelt. Ganz im Gegenteil: PaperOffice verfügt über ein nettes, zuvorkommendes und kompetentes Team.
Für uns als Gemeinde war es sehr wichtig, dass die Software leicht verständlich aber umfangreich ist.
Wem würden Sie PaperOffice empfehlen?
Wir werden PaperOffice allen anderen Gemeinschaften und Firmen empfehlen, die gerne digitalisieren und automatisieren möchten.
Was finden Sie bei PaperOffice besonders gut?
Wir sind mit allem sehr zufrieden.
PaperOffice ist ein leichtes, aber trotzdem mächtiges System um Dokumente zu verwalten.
Funktionen welche einem erst bedeutungslos vorkommen, wie z.B. das automatische Auslesen von Dokumentinhalten, erweisen sich bei längerem Arbeiten als die wichtigsten Funktionen welche man nicht mehr vermissen möchte.
"Einfache Integration und Bedienung von PaperOffice DMS lieferten die Gesamtlösung, die diese Branche brauchte: Papierverbrauch minimisieren, Suchverfahren beschleunigen, Zuweisung an Sachbearbeiter automatisieren und Speichern von prozessbezogenen Daten ermöglichen."
Herr Carlos A. García Marketing- und Kommunikationsmanager
