Scanner und Dokumentenmanagement: Vorteile und Einsatz

In den meisten Büros auf der ganzen Welt herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Gemäß einem internationalen Bericht von McKinsey verbringen Bürokräfte täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen, was den Durchschnitt von 9,3 Stunden pro Woche entspricht.

Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig.

Jedes Unternehmen verfügt mittlerweile über ein Multifunktionsgerät, welches ebenfalls die Scanfunktion unterstützt. Doch für viele ist der Begriff und der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems immer noch unbekannt.

Im aktuellen Artikel zeigen erklären wir Ihnen, dass es sich lohnt ein Dokumentenmanagement System mit Ihrem Scanner einzusetzen. Wir nennen Ihnen mindestens 15 Gründe für den Einsatz, welche Ihnen ermöglichen Ihr Büro papierlos und digital zu gestalten und wie Sie damit die Effizienz des Kerngeschäfts in Ihrem Unternehmen steigern.

Bevor wir uns den Gründen zuwenden, lassen Sie uns die Frage beantworten:

Wofür im Unternehmen ein DMS verwenden?

Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.

Grosse Mengen an geschäftlichen Informationen können digital erfasst, sicher gespeichert und weitergeben werden

Mit einem DMS und dem für Ihre Bedürfnisse geeignetem Scanner lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.

DMS steht auch für Dokumentenmanagement Software und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software.

Denn PaperOffice DMS macht es möglich, dass aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen.

Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in PaperOffice lassen sich anschließend alle Dokumente wiederfinden und aufrufen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.

Die Notwendigkeit haben wir erkannt, doch:

Welche Vorteile habe ich bei einem papierlosen Büro?

In der heutigen Zeit haben Mitarbeiter mit einer großen Anzahl von verschiedenen Dokumenten zu tun: Originaldokumente in Papierform wie Briefe oder Verträge, PDFs und elektronische Dokumente wie Dateien und Emails.

In vielen Unternehmen werden diese Dokumente kopiert, ausgedruckt, weitergeleitet, verteilt und an verschiedenen Orten abgelegt. Die Suche nach wichtigen Informationen wird immer schwieriger und führt zu unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen und überlasteten Mitarbeitern. Dazu haben wir einen ausführlichen Beitrag erstellt, in welchem die Notwendigkeit von Dokumentenmanagement Systemen beschrieben und die Vorteile der Nutzung aufgezählt werden.

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mit der Eliminierung oder wenigstens Reduzierung des Papierverbrauches in den Büros bzw. dem gesamten Unternehmen beginnen, so verbessern Sie zusätzlich Prozesse, steigern die Produktivität, indem Sie die Digitalisierung der Daten durchführen, papierlose Wege einsetzen und senken somit die Kosten.

Viele weiteren Vorteile und Aspekte wurden bereits in einem ausführlichen Beitrag rund um das Thema "Umsetzung in ein papierloses Büro" beschrieben.

Welche Scanner kommen für die perfekte Zusammenarbeit in Frage?

Zum Beispiel Multifunktionsgeräte (MFP) wie z.B. die der Firma Brother oder Konica Minolta sowie weiterer Hersteller.

Drucker, Scanner und Kopierer All-in-One: Über diese zentralen Geräte gelangen die gescannten Dokumente in das zentrale Verzeichnis oder per „direct scan to mail“ als E-Mail in ein Postfach in Ihrem Outlook, welches Beispielsweise von PaperOffice überwacht wird und somit automatisiert in die Dokumentenmanagement Software gelangt.

Oder integrieren Sie ganz einfach Ihre benutzerdefinierte PaperOffice Adresse in Ihren Scanner, sogenannte DropMail Emailadresse, als Ablageort Ihrer eingescannten Dateien. PaperOffice archiviert so alle Dateien ganz einfach per Emailversand.

Für diejenigen, die auf dem normalen Weg die Papierdokumente einscannen möchten, ist das in PaperOffice standardmäßig integrierte Modul „ScanConnect“ bestens geeignet. Denn dieses unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.

Dennoch ist es unwichtig auf welchem Weg Ihre Papierdokumente nach PaperOffice gelangen, denn dank der automatisierten OCR Texterkennung wird der Inhalt all Ihrer gescannten Dokumentationen erkannt.

Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt.

Digitalisierung und Dokumentenmanagement

Wenn wir von Dokumentenmanagement-Systemen sprechen, dürfen wir nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, den wir erreichen können. Zu den Vorteilen der Digitalisierung haben wir bereits ein Artikel verfasst gehabt, hier den Link aufrufen.

Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente zu unseren Prozessen gehören, wie wir sie in unser Dokumentenmanagementsystem einbinden und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Sobald die Informationen enthalten sind, definieren wir ihren Lebenszyklus, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie wir sie integrieren können.

Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen

Höchstwahrscheinlich werden wir auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.

Was machen wir mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Hier ist der Vorgang ganz einfach.

Ziehen Sie das digitale Dokument in die PaperOffice Oberfläche rein. Oder lassen Sie Ihre Windows Ordner nach Dokumenteingang ganz leicht überwachen.

In papierform vorliegende Dokumente können ganz einfach dank dem integrierten Scanner eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt werden.

Dank dem Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition), haben wir bereits einen wichtigen Schritt getan. Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wandeln wir das Dokument nicht nur in ein Bild um, sondern können seinen Inhalt auch elektronisch „lesen“.

Dabei wird nicht nur der reine OCR Text in die Datenbank aufgenommen, dank der künstlichen Intelligenz (KI) namens PIA können Automatisierungen entweder manuell festgelegt oder automatisiert erfolgen.

So erkennen und definieren wir anhand des Systems, welche Dokumentenbereiche automatisiert ausgelesen werden müssen. Wie Rechnungsnummer, Datum, Produkte, Beträge etc. Dementsprechend haben wir alle notwendigen Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem.

Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.

Hört sich alles gut an, aber wie erfolgt eine Massenarchivierung vom Scanner heraus?

Zu den wichtigsten Features rund um die Texterkennung, KI Integration und Verschlagwortung hat PaperOffice DMS auch die Massenarchivierung von Ihrem Scanner heraus berücksichtigt.

So bietet das Modul ScanConnect nicht nur eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Scanner und PaperOffice DMS. ScanConnect ist ein leistungsfähiges Scannertool für manuelle Scans und verbirgt weitere interessante Funktionen, die Ihnen beim Massenscan helfen.

Bereiten Sie vorerst alle Dokumentseiten zum Einscannen vor und legen danach die Trennseiten zwischen den einzelnen Dokumenten, welche Sie auftrennen möchten.

PaperOffice erkennt die Trennseiten und speichert die Dokumente einzeln ab.