Systeme für die Dokumentenverwaltung, Dokumentenmanagement, auch genannt DMS, unterstützen Ihre Organisation bei der elektronischen und strukturierten Organisation von geschäftlichen Unterlagen. Ein DMS ist somit ein wichtiger Schritt hin zum Büro ohne Papier.
In Kombination mit Ihrem ASUSTOR NAS bilden Sie das ideale Duo, um analoge Aufbewahrungen zu digitalisieren und die Effizienz von Such- und Archivierungsprozessen zu erhöhen.
Das Dokumentenmanagement PaperOffice ist das einzige weltweit offiziell von ASUSTOR zugelassene DMS System für Ihre ASUSTOR Geräte.
Was ist ein NAS?
Unter der Bezeichnung „ASUSTOR NAS“ vertreibt das taiwanische Unternehmen ASUSTOR verschiedene Network-Attached-Storage-Geräte (NAS-Geräte). Diese Geräte erlauben sowohl Unternehmen als auch Privatnutzern ihre Daten effizient zu schützen sowie individuell zu organisieren und zu nutzen.
So handelt es sich bei einem NAS um einen Dateiserver mit eigenem Betriebssystem, der seinen Speicherplatz über das Netzwerk bereitstellt.
Im nachfolgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das Maximale aus Ihrem ASUSTOR NAS für Ihr Unternehmen rausholen sowie wie die Dokumentenverwaltung ganz einfach und ohne Docker funktionieren kann.
Warum NAS nutzen statt Cloud?
Es gibt mehrere Gründe, warum Sie eine NAS (Network Attached Storage) Lösung nutzen sollten, anstatt einer Cloud-basierten Lösung, hier listen wir Ihnen ein Paar Beispiele auf:
- 1. Kontrolle und Sicherheit: Ein NAS befindet sich in der physischen Kontrolle des Unternehmens, was bedeutet, dass Sie als Unternehmen die volle Kontrolle über Ihre eigenen Daten haben und sicherstellen können, dass diese Daten sicher und geschützt sind.
In einer Cloud-Umgebung werden Ihre Daten jedoch auf einen externen Anbieter übertragen und unterliegen nicht den gleichen Sicherheitsstandards wie das Unternehmen selbst.
- 2. Datenschutz: Unternehmen müssen bei der Speicherung von personenbezogenen Daten über die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Daher müssen Unternehmen bei der Auswahl von Speichertechnologien und -diensten sicherstellen, dass sie den Datenschutzbestimmungen entsprechen.
Ein NAS (Network Attached Storage) ist die geeignetere Wahl als eine Cloud-Lösung, wenn es um die Einhaltung der DSGVO-Regelungen geht.
Da es im Eigentum des Unternehmens bleibt, können die Daten direkt vom Unternehmen kontrolliert weiterverarbeitet und geschützt werden. Ein NAS bietet auch ein hohes Maß an Flexibilität, da die Daten nicht in einem externen Rechenzentrum gespeichert werden müssen. Außerdem können Unternehmen die Daten auf dem NAS verschlüsseln, um sie vor unbefugten Zugriffen zu schützen.
- 3. Internetverbindung: Ein NAS kann verwendet werden, unabhängig von einer Internetverbindung, was es ideal für Unternehmen macht, die in ländlichen Gebieten oder Gebieten mit instabilen Internetverbindungen arbeiten.
- 4. Kosten: Kosten ist ein wichtiger Vorteil, den ein NAS gegenüber Cloud-Storage bietet. Ein NAS ist in der Anschaffung günstiger als ein Cloud-Dienst, da man dafür nur einmal bezahlen muss und es gehört Ihnen ganz allein.
Darüber hinaus sind die monatlichen Kosten für ein NAS wesentlich geringer als für einen Cloud-Dienst. Denn bei einem NAS müssen keine monatlichen Abonnementgebühren gezahlt werden. Außerdem fallen bei einem NAS keine zusätzlichen Bandbreitengebühren an, die bei einem Cloud-Dienst anfallen können.
- 5. Flexibilität: Ein NAS bietet Unternehmen mehr Flexibilität bei der Wahl der Hardware und der Speicherkapazität. Es ermöglicht auch die Erweiterung des Speicherplatzes, um die wachsenden Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
Ein ASUSTOR NAS in Kombination mit PaperOffice DMS bietet Ihrem Unternehmen eine einfache und zuverlässige Lösung zur Verwaltung Ihrer Dokumente.
PaperOffice DMS ist eine benutzerfreundliche Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumente zu organisieren, zu speichern, zu kategorisieren und zu verwalten, so dass sie jederzeit und überall problemlos aufgerufen werden können.
Wie aufwendig ist die Datenbank Installation und Einrichtung?
Die Datenbankinstallation sowie Einrichtung auf Ihrem ASUSTOR NAS ist überhaupt nicht aufwendig und erfordert keinen IT-Spezialisten.
Die Einrichtung mit Hilfe von PaperOffice YouTube Videos ist auch für den Laien innerhalb von wenigen Minuten erledigt.
Tipp
Zum Thema "EXPERT ANLEITUNG zur Integration von ASUSTOR NAS & PaperOffice DMS für ultimatives DATENMANAGEMENT!" gibt es ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang leicht und verständlich erklärt:
