Управління документами QNAP DMS для NAS

Як ваші дані потрапляють на QNAP NAS?

Існує кілька способів передачі даних в систему управління документами PaperOffice (DMS), яка працює на мережевому сховищі QNAP NAS (Network Attached Storage). Ось кілька прикладів:

Сканування документів

Процес є простим: якщо дані ще не є цифровими, спочатку потрібно відсканувати або сфотографувати документи на папері.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

З допомогою сканера або іншого пристрою для цифрового перетворення документ перетворюється не лише в зображення, а й його вміст можна читати електронно. Функція сканера, вбудована в PaperOffice DMS, підключається до вашого сканера і передає цифрове засіб до програмного забезпечення управління документами.

Ми вже розписали про те, як найкраще увести свій сканер для цифровизації документів у іншій статті.

Цифрове зберігання документів

Цифрові дані, такі як електронні листи або цифрові файли, можна легко перетягувати в інтерфейс PaperOffice за допомогою функції Drag & Drop. Якщо ви хочете архівувати кілька документів без ручної роботи, використовуйте функцію моніторингу папок, яка вбудована в PaperOffice. Це забезпечує безперешкодне архівування в фоновому режимі.

Існуючі дані

Система управління документами PaperOffice також полегшує користувачам переміщення вже існуючих цифрових даних, які раніше зберігалися на жорстких дисках ноутбуків або настільних комп'ютерів, на спільний сховище даних - QNAP NAS.

Таким чином, всі наявні дані можна імпортувати в систему управління документами всього одним клацанням миші.

Додання значення та користі від QNAP NAS разом з PaperOffice DMS

Використання QNAP NAS (Мережеве сховище) у поєднанні з системою управління документами (DMS) PaperOffice надає низку переваг, серед яких:

• 1. Централізоване керування даними: Система DMS дозволяє зберігати та організовувати всі документи і файли в одному центральному місці, що полегшує співпрацю та доступ до даних, оскільки кожен співробітник може отримати доступ до необхідних файлів без копіювання їх на флеш-накопичувач.
  Це заощаджує час та запобігає помилкам, які можуть виникнути при ручному передаванні.


• 2. Підвищена безпека: NAS надає додаткові функції безпеки, такі як шифрування та резервування, щоб захистити дані від втрати або несанкціонованого доступу. Також високий рівень безпеки даних за допомогою різних варіантів резервного копіювання.
  Автоматичні резервні копії можуть бути створені, щоб у разі відмови або ненавмисного видалення важливих файлів їх відновити. Також є можливість шифрувати дані для забезпечення захисту від несанкціонованого доступу до конфіденційних даних.


• 3. Підвищена швидкість доступу: NAS дозволяє отримувати доступ до даних швидше та редагувати їх, що підвищує ефективність.


• 4. Просте обслуговування та оновлення: DMS та NAS незалежні один від одного і можуть обслуговуватись та оновлюватись незалежно один від одного, що полегшує обслуговування.


• 5. Збільшена гнучкість: Сполучення QNAP NAS та PaperOffice DMS надає багато налаштувань і можливостей налаштування для відповідності вимогам підприємства.


• 6. Додатковою перевагою QNAP NAS разом з системою управління документами є легка розширюваність простору зберігання. Оскільки підприємства часто зростають та потребують більше місця для збереження, QNAP NAS можна легко розширити для задоволення зростаючих потреб. Це в порівнянні з іншими рішеннями для зберігання, такими як зовнішні жорсткі диски або хмарні рішення, ефективніше та простіше реалізовувати.


• 7. Підтримка доступу з мобільних пристроїв та роботи на віддаленому робочому місці: З використанням QNAP NAS та PaperOffice DMS можна отримати доступ до даних та їх редагування з будь-якого місця, що розширює можливості роботи на відстані та мобільного співробітництва.


• 8. Підвищена ефективність: Використання PaperOffice DMS та QNAP NAS дозволяє швидше знаходити, організовувати дані та автоматизувати процеси, що підвищує ефективність.


• 9. Іншою перевагою QNAP NAS разом із системою управління документами є розширене управління користувачами, включаючи можливість створення та керування декількома обліковими записами користувачів.
  Це дозволяє компаніям встановлювати різні права доступу для різних співробітників або відділів. Наприклад, працівник в бухгалтерії може мати доступ до фінансових документів, тоді як працівник в маркетингу може мати доступ лише до маркетингових документів.

DMS дозволяє підприємствам зберігати та керувати своїми документами та файлами в одному центральному місці. Воно полегшує пошук та співпрацю, оскільки співробітники можуть отримувати доступ до необхідних файлів з будь-якого місця. Воно також надає можливість автоматизувати робочі процеси з документами для економії часу та ресурсів.

Система управління документами (DMS) у поєднанні з QNAP NAS (Мережеве сховище) надає підприємствам потужне та надійне рішення для управління та збереження документів у підприємстві, а також доступ до документів та файлів.