Управління документами QNAP DMS для NAS

Системи управління документами, також відомі як DMS (Document Management System), допомагають вашій організації електронно та структуровано організувати бізнес-документи. Таким чином, DMS є важливим кроком у напрямку безпаперового офісу.

Разом з вашим NAS від QNAP вони утворюють ідеальну пару, яка допоможе цифровізувати аналогову документацію та підвищити ефективність процесів пошуку та архівації.

Система управління документами PaperOffice - єдине офіційно схвалене QNAP DMS-рішення для вашого QNAP пристрою.

Що таке NAS?

QNAP NAS - це серія мережевих сховищ, які пропонує тайванська компанія QNAP. Ці пристрої дозволяють як підприємствам, так і приватним користувачам ефективно захищати, організовувати та використовувати свої дані.

NAS є файловим сервером з власною операційною системою, який надає доступ до свого простору зберігання через мережу.

NAS QNAP - оптимальне рішення для будь-якої компанії, зокрема для МСП, щоб швидко й просто зберігати корпоративні дані.

У цій статті ми покажемо вам, як використовувати повний потенціал вашого QNAP NAS для вашого бізнесу, а також, як управління документами може працювати просто й без Dockerу.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Навіщо використовувати NAS замість хмарного сховища?

Існує кілька причин, чому ви маєте використовувати мережеві сховища (NAS) замість хмарного рішення. Ось декілька прикладів:

• 1. Контроль та безпека: NAS знаходиться під фізичним контролем компанії, що означає, що у вас повний контроль над власними даними та забезпечуєте їхню безпеку.
  Однак у хмарному середовищі ваші дані передаються зовнішньому постачальнику та не підлягають таким же стандартам безпеки.


• 2. Захист персональних даних: Компанії повинні дотримуватися вимог Загального регламенту про захист персональних даних (GDPR) Європейського Союзу. Тому при обранні технологій та послуг зберігання слід забезпечувати відповідність правилам даних.
  NAS (мережеве сховище) є більш відповідним вибором, ніж хмарне рішення, що стосується виконання вимог GDPR.
  Залишаючись у власності компанії, дані можуть бути оброблені та захищені безпосередньо компанією. NAS також надає високий рівень гнучкості, оскільки дані не повинні зберігатися у зовнішньому центрі обробки даних. Крім того, компанії можуть зашифрувати дані на NAS для захисту від несанкціонованого доступу.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Відсутність підключення до Інтернету: NAS можна використовувати незалежно від підключення до Інтернету, що робить його ідеальним для підприємств, які працюють у сільській місцевості або областях із нестабільним з'єднанням.


• 4. Вартість: Вартість - важлива перевага у порівнянні з хмарним сховищем. NAS є більш доступним з точки зору вартості в порівнянні з хмарним сервісом, оскільки його потрібно придбати тільки один раз, і він повністю належить вам.
  Крім того, щомісячні витрати на NAS значно нижчі ніж на хмарний сервіс, оскільки ви не платите щомісячну підписку. Крім того, NAS не потребує додаткових витрат на пропускну здатність мережі, які можуть виникнути при використанні хмарного сервісу.


• 5. Гнучкість: NAS надає підприємствам більшу гнучкість при виборі обладнання та обсягу зберігання. Він також дозволяє розширювати простір зберігання для задоволення росту вимог підприємства.

Скасування використання Docker контейнерів під час роботи із системою управління документами (DMS) на мережевому схов

Як ваші дані потрапляють на QNAP NAS?

Існує кілька способів передачі даних в систему управління документами PaperOffice (DMS), яка працює на мережевому сховищі QNAP NAS (Network Attached Storage). Ось кілька прикладів:

Сканування документів

Процес є простим: якщо дані ще не є цифровими, спочатку потрібно відсканувати або сфотографувати документи на папері.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

З допомогою сканера або іншого пристрою для цифрового перетворення документ перетворюється не лише в зображення, а й його вміст можна читати електронно. Функція сканера, вбудована в PaperOffice DMS, підключається до вашого сканера і передає цифрове засіб до програмного забезпечення управління документами.

Ми вже розписали про те, як найкраще увести свій сканер для цифровизації документів у іншій статті.

Цифрове зберігання документів

Цифрові дані, такі як електронні листи або цифрові файли, можна легко перетягувати в інтерфейс PaperOffice за допомогою функції Drag & Drop. Якщо ви хочете архівувати кілька документів без ручної роботи, використовуйте функцію моніторингу папок, яка вбудована в PaperOffice. Це забезпечує безперешкодне архівування в фоновому режимі.

Існуючі дані

Система управління документами PaperOffice також полегшує користувачам переміщення вже існуючих цифрових даних, які раніше зберігалися на жорстких дисках ноутбуків або настільних комп'ютерів, на спільний сховище даних - QNAP NAS.

Таким чином, всі наявні дані можна імпортувати в систему управління документами всього одним клацанням миші.

Додання значення та користі від QNAP NAS разом з PaperOffice DMS

Використання QNAP NAS (Мережеве сховище) у поєднанні з системою управління документами (DMS) PaperOffice надає низку переваг, серед яких:

• 1. Централізоване керування даними: Система DMS дозволяє зберігати та організовувати всі документи і файли в одному центральному місці, що полегшує співпрацю та доступ до даних, оскільки кожен співробітник може отримати доступ до необхідних файлів без копіювання їх на флеш-накопичувач.
  Це заощаджує час та запобігає помилкам, які можуть виникнути при ручному передаванні.


• 2. Підвищена безпека: NAS надає додаткові функції безпеки, такі як шифрування та резервування, щоб захистити дані від втрати або несанкціонованого доступу. Також високий рівень безпеки даних за допомогою різних варіантів резервного копіювання.
  Автоматичні резервні копії можуть бути створені, щоб у разі відмови або ненавмисного видалення важливих файлів їх відновити. Також є можливість шифрувати дані для забезпечення захисту від несанкціонованого доступу до конфіденційних даних.


• 3. Підвищена швидкість доступу: NAS дозволяє отримувати доступ до даних швидше та редагувати їх, що підвищує ефективність.


• 4. Просте обслуговування та оновлення: DMS та NAS незалежні один від одного і можуть обслуговуватись та оновлюватись незалежно один від одного, що полегшує обслуговування.


• 5. Збільшена гнучкість: Сполучення QNAP NAS та PaperOffice DMS надає багато налаштувань і можливостей налаштування для відповідності вимогам підприємства.


• 6. Додатковою перевагою QNAP NAS разом з системою управління документами є легка розширюваність простору зберігання. Оскільки підприємства часто зростають та потребують більше місця для збереження, QNAP NAS можна легко розширити для задоволення зростаючих потреб. Це в порівнянні з іншими рішеннями для зберігання, такими як зовнішні жорсткі диски або хмарні рішення, ефективніше та простіше реалізовувати.


• 7. Підтримка доступу з мобільних пристроїв та роботи на віддаленому робочому місці: З використанням QNAP NAS та PaperOffice DMS можна отримати доступ до даних та їх редагування з будь-якого місця, що розширює можливості роботи на відстані та мобільного співробітництва.


• 8. Підвищена ефективність: Використання PaperOffice DMS та QNAP NAS дозволяє швидше знаходити, організовувати дані та автоматизувати процеси, що підвищує ефективність.


• 9. Іншою перевагою QNAP NAS разом із системою управління документами є розширене управління користувачами, включаючи можливість створення та керування декількома обліковими записами користувачів.
  Це дозволяє компаніям встановлювати різні права доступу для різних співробітників або відділів. Наприклад, працівник в бухгалтерії може мати доступ до фінансових документів, тоді як працівник в маркетингу може мати доступ лише до маркетингових документів.

DMS дозволяє підприємствам зберігати та керувати своїми документами та файлами в одному центральному місці. Воно полегшує пошук та співпрацю, оскільки співробітники можуть отримувати доступ до необхідних файлів з будь-якого місця. Воно також надає можливість автоматизувати робочі процеси з документами для економії часу та ресурсів.

Система управління документами (DMS) у поєднанні з QNAP NAS (Мережеве сховище) надає підприємствам потужне та надійне рішення для управління та збереження документів у підприємстві, а також доступ до документів та файлів.