Patriarkatet i Lissabon

Varför patriarkatet i Lissabon valde PaperOffice DMS

På grund av de befintliga utmaningarna letade Pedro Silva, administrativ anställd i patriarkatet, efter ett dokumenthanteringssystem (DMS) som skulle möjliggöra säker och anpassningsbar datalagring. En enkel integration av alla arbetsstationer på administrationskontoret, inklusive de som arbetar på distans, bör lösas med okomplicerad programvara.

"Vi letade efter en framtidssäker lösning som initialt kunde implementera alla våra krav, men samtidigt erbjöd enkel skalbarhet och bra kostnads-nyttoförhållande och kunde uppgraderas till andra avdelningar i framtiden."

Förutom PaperOffice DMS testade Pedro Silva andra mjukvaruprodukter från andra systemhus och undersökte inledningsvis olika programvaruerbjudanden i förhållande till dokumenthantering.

Silva betonar att ett lämpligt system har sökts under lång tid. Ingen av de tidigare testade programvaruleverantörerna var dock skalbara eller flexibla nog för det jobb som ett dokumenthanteringssystem skulle göra.

"De flesta lösningar erbjuder inte det enkla sättet att skapa en databas som PaperOffice DMS gör eftersom de bara använder ett moln erbjuder en serverlösning."

1. Datalagring och tillgänglighet. Central och enkel åtkomst till alla relevanta dokument och möjligheten för flera parter att samarbeta om samma dokument.

En intern, central lagring som kan nås av alla anställda. Data ska inte lagras i ett tredjepartsmoln eller på en enanvändardator.

2.Valuta för pengarna. Programvaran ska ha ett bra förhållande mellan pris och prestanda.

Det var mycket viktigt för patriarkatet i Lissabon att programvaran efter en nyinvestering enkelt och enkelt kunde skalas till andra avdelningar och att detta inte skulle innebära höga kostnader.

Antalet köpta användarlicenser kan ökas när som helst. På så sätt kan patriarkatet undvika överdrivet kapitalengagemang.

3. Lätt att hantera. Programvaran ska vara självförklarande och kräva så lite träning som möjligt men samtidigt vara förberedd för framtiden.

På så sätt kan externa konsulter undvikas. Naturligtvis erbjuder PaperOffice DMS även individuell utbildning för modulerna, om så önskas. Men baserat på erfarenheterna från Lissabonpatriarkatet är PaperOffice till stor del självförklarande.

Inga externa och dyra "konsulter" på plats och ingen behöver resa någonstans för utbildning. Alla kan själva definiera tidsramen för att lära sig menynavigeringen efter behov och när det gäller framtiden är PaperOffice DMS väl positionerat tack vare sin modulära struktur.

"Vi valde PaperOffice DMS eftersom vi personligen testade programvaran och var imponerade av den lättanvända integrationen i Windows-miljön och ett rent användargränssnitt för att arbeta med inspirerar."

4. Hämtning och tidsbesparingar. Ett enklare sätt söktes för att digitalisera analoga dokument och enkelt hitta dem igen när det behövdes.

Tack vare den integrerade AI-funktionen kan varje dokument läras ut, allt önskat innehåll kan extraheras på ett riktat sätt och lagras med nyckelord på ett helt automatiserat sätt.

PaperOffice DMS erbjuder exakt vad patriarkatet letade efter.

Hur integrerades PaperOffice DMS?

I tider av pandemin beslutade patriarkatet att arkivera vardagliga dokument och e-postmeddelanden i PaperOffice DMS.

Tack vare en kraftfull skanner och skanneranslutningen i PaperOffice kunde konverteringen av de analoga papperen börja. Alla dokument lästes och digitaliserades gradvis via PaperOffice OCR-skannergränssnitt. Ett nyckelordsindex skapas för varje dokument medan det läses in, vilket kan användas för att hitta det snabbt med hjälp av PaperOffice-sökmotorn.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Befintliga mappar i de hängande filerna togs över 1: 1 och konverterades helt enkelt till "digitala mappar".

Alla befintliga e-postmeddelanden sparades direkt i PaperOffice DMS, kunde kopplas till befintliga dokument och behöver inte skrivas ut på papper i framtiden. Och alla inkommande e-postmeddelanden arkiveras automatiskt till PaperOffice genom mappövervakning genom regelhantering

Vad är nästa steg?

Nästa steg som patriarkatet i Lissabon planerar är att digitalisera det befintliga fysiska arkivet före år 2021 och utöka användningen av PaperOffice DMS till andra områden/avdelningar inom patriarkatet.

Dessutom vill patriarkatet till stor del automatisera dokumentarkivering tack vare användningen av KI PIA.

"Vi är glada efter att ha arbetat med PaperOffice DMS i ett och ett halvt år, även om vi bara har varit begränsade till en avdelning och inte har utforskat detta fantastiska mästerverk fullt ut."

Sammanfattning av övergripande erfarenhet

PaperOffice DMS har uppfyllt alla nödvändiga kriterier och kartlägger idag hela det digitala dokumentflödet i patriarkatet.

Tills vidare registrerades alla dokument med högpresterande skannrar och lagrades digitalt i PaperOffices elektroniska arkiv. Samtidigt överförs inkommande och befintliga e-postmeddelanden direkt till PaperOffice DMS och länkas till arkiverade dokument.

Patriarkatets administrativa personal kan sedan komma åt dokumenten och e-postmeddelandena via PaperOffice-användargränssnittet och genom att ange olika söktermer - en fulltextsökning är också tillgänglig.

Tack vare den konsekventa användningen av DMS kunde patriarkatet avsevärt minska den behandlingstid som krävs för fakturor och andra typer av dokument.