Gemeenschap
Vastgoedbeheer
El Guijo
Dhr. Alejandro Campos, IT-specialist en projectmanager bij het vastgoedbeheer El Guijo
Uitgangspositie
Als een gemeenschap in vastgoedbeheer heeft El Guijo veel belangrijke documenten om te beheren: huurcontracten, energierekeningen, bouwdossiers, toernooiregistraties, zakelijke documenten, meldingen en nog veel meer.
Helaas heeft vastgoedbeheer tot nu toe niet significant geprofiteerd van het gebruik van geschikte documentbeheersoftware, omdat er tot nu toe geen geschikte oplossing is gevonden, hoewel vastgoedbeheerders degenen zijn die aanzienlijk profiteren van het gebruik van geschikte documentbeheersoftware.
Om veel bestaande administratieve problemen in het vastgoedbeheer op te lossen, is besloten om een documentbeheersysteem te implementeren.
Het doel van El Guijo was om bestaande papieren documenten te digitaliseren, procesoptimalisatie en workflowcontrole over alle inkomende en uitgaande documenten in te voeren, een groot deel van de processen op de achtergrond te automatiseren en zo het property management proces te optimaliseren.
Bestaand probleem
De syndicus moest dagelijks belangrijke documenten verzamelen. Deze moesten allemaal worden toegewezen aan de juiste woning, eigenaar, huurder, verhuurder. Maar het dagelijkse werk in de gemeenschap werd ook gekenmerkt door inefficiënties:
"We hadden vermijdbare opslagkosten door documenten in mappen te archiveren. Daarnaast was het zoeken naar documenten tijdrovend en ging het vaak gepaard met een bezoek aan het archief",
herinnert zich de heer Alejandro Campos, de IT-specialist van de El Guijo-gemeenschap.
Zo overschrijdt het algemene gemiddelde van de buren soms meer dan 2500 inwoners, met frequentere pieken in de zomer en vakantieperiodes. Als gevolg hiervan konden zes medewerkers als consultant en een vaste manager op kantoor, evenals uitbesteed tuinieren en administratief personeel de informatie-overload niet aan.
Voordat een documentbeheersysteem werd geïmplementeerd, was het hele systeem op papier gebaseerd. Documenten die door eigenaren werden ingediend, logboeken en bewijzen van onderhoudswerkzaamheden, klachten werden overhandigd aan de administratie en vervolgens massaal opgeslagen in mappen.
In de loop van de digitalisering zien vastgoedbeheerders zoals El Guijo elkaar dagelijks met talloze huurvragen, klachten en andere zorgen nu ook per e-mail geconfronteerd. Deze stortvloed aan e-mails is echter nauwelijks handmatig af te handelen.
De gevolgen waren lange verwerkingstijden en inefficiënties in het verwerken, ophalen en doorsturen van de benodigde documentatie. Daarom ging de community op zoek naar digitaal documentbeheer.
"We hebben het werk gewoon vooruitgeschoven en nu hebben we een voorsprong."
Alejandro Campos, IT-specialist, zelfstandige voor de El Guijo-gemeenschap, zocht naar een oplossing voor deze en alle vastgoedbeheerproblemen. Ook was het de bedoeling om alle bestuurlijke taken van de gemeente, die voorheen grotendeels analoog waren, te digitaliseren .
Waarom de gemeente El Guijo koos voor PaperOffice DMS
De belangrijkste selectiecriteria waren betrouwbaarheid, beschikbaarheid en veiligheid, omdat de beheerde documenten vertrouwelijke inhoud bevatten, zoals persoonlijke documenten, evenals facturen, die moesten worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang door toegangsautorisaties en vrijgaveniveaus .
Verschillende cloudproviders of open source-oplossingen werden niet overwogen vanwege de gegevensbeschermingsvoorschriften in de gemeente, omdat de beveiliging van persoonlijke gegevens GDPR en investeringszekerheid op lange termijn niet konden worden gegarandeerd.
Aangezien PaperOffice DMS geen cloud applicatie is en alle data opslaat in een centrale database, die nu op een dedicated server staat, is uiteindelijk besloten om het gewenste scenario te testen met een test.
"Al bij de eerste afspraak met PaperOffice merk je de 20 jaar PaperOffice ervaring op het gebied van document management."
PaperOffice overtreft alle documentstandaarden en wettelijke richtlijnen, vooral vanwege de sterk gecodeerde documentopslag rechtstreeks op de dedicated server en niet in een cloud.
De noodzaak van het gebruik van een documentbeheersysteem met conform versiebeheer en auditbestendig versiebeheer is duidelijker dan ooit.
Een enorme reden voor het besluit was de toegankelijkheid en de competentie van de ondersteuning, aangezien er in het verleden zeer slechte ervaringen zijn opgedaan met andere aanbieders.
Met name om de betrouwbaarheid te garanderen en echte problemen te simuleren, werd de ondersteuning van PaperOffice meerdere keren gecontacteerd om te beoordelen of deadlines werden gehaald en wat de kwaliteit van de ondersteuning was. Hier loopt PaperOffice voor op elke andere fabrikant.
Schakel over naar automatisering via PaperOffice. Doelen en timing
Met de innovatieve documentbeheeroplossing van PaperOffice heeft de gemeente El Guijo besloten om de meeste dagelijkse taken en documentatie te automatiseren.
Daarom werd besloten om de documenten die al bestonden in papieren vorm te scannen en digitaal te archiveren in PaperOffice. Nadat deze in digitale vorm beschikbaar zijn, kunnen verdere administratieve processen binnen het community netwerk ook digitaal worden opgelost.
De procesoptimalisatie is gestart. Documenten worden voortaan digitaal vormgegeven door papier zoveel mogelijk te vermijden. Vergaderingen, notulen, inkomende post, uitgaande facturen en notities die rechtstreeks in PaperOffice zijn gemaakt. Taken en workflows worden digitaal geïmplementeerd.
Met het document management systeem kan alle belangrijke bewijzen eenvoudig worden ingediend - en uiteraard GDPR-compliant. Lang wachten en de weg naar het postkantoor waren weggevallen.
De conversie verliep zeer goed vanaf de eerste presentatie van de software door PaperOffice tot de lopende werking:
"Zelfs na de productdemo waren we helemaal blij met PaperOffice. We zagen meteen de meerwaarde en bijna drie weken later werd op een eigenaarsvergadering de resolutie over het gebruik van PaperOffice in de community 100% gestemd."
Voordelen door digitalisering met PaperOffice
Ondertussen worden alle gedigitaliseerde huurcontracten, correspondentie, logboeken, plannen, verzekeringsdocumenten, enz. opgeslagen in PaperOffice. Dit is een grote meerwaarde voor onze eigenaren en huurders, zegt de heer Campos van de el Guijo administratie. Dit is een van de redenen waarom de heer Campos zeker is:
"De toekomst van de vastgoedsector ligt nu eenmaal in digitalisering."
Dankzij de introductie van de digitalisering van PaperOffice DMS is de El Guijo community er al in geslaagd om:
- Bespaar tijd en middelen
- Documenttoegang vereenvoudigen
- Zorg voor de beschikbaarheid van documenten voor elke geautoriseerde medewerker
De nu eenvoudigere en snellere beschikbaarheid van gegevens en documenten verandert de processen van de gemeenschap fundamenteel en duurzaam. Administratieve kennis is nu transparant georganiseerd en op het juiste moment beschikbaar.
"Gegevensbeveiliging, geautomatiseerde workflows, documentdigitalisering en het gemak van het integreren van PaperOffice DMS in een administratieve omgeving leverden wat deze gemeenschap nodig had om papieren processen te versnellen en ruimte te winnen in hun afhankelijkheden."
Elk met zijn specificaties en specifieke kenmerken, die in het algemeen de controle en verificatie van administratieve handelingen, de eliminatie van papier, de indexering van alle soorten documenten met betrekking tot interne bestellingen, automatisering en methodologie, beveiliging (GoBD, GDPR en gegevensbescherming), het optimaliseren en bewaken van processen omvatten, waardoor het gemakkelijker wordt om bestanden naar gebruikers (eigenaren in dit geval) te sturen en, natuurlijk ruimte besparen in administratieve kantoren.
Deze samenwerkingsovereenkomst is gemaakt vanwege de grote hoeveelheid records en opnames die door de gemeenschap worden bewaard en om ervoor te zorgen dat er een methode is om alle documentatie te organiseren voor alle bewoners en beheerders van de gemeenschap.
Eindresultaat
PaperOffice heeft een oplossing gecreëerd voor de huidige problemen van de gemeenschap door de hoeveelheid gegevens te elimineren, administratieve hindernissen te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde werknemers toegang hebben tot PaperOffice om documentwijzigingen of zelfs mogelijke verduistering van fondsen te voorkomen.
Dankzij de integratie van het PaperOffice-documentbeheersysteem kan de gemeenschap nu de documenten en hun uitgebreide informatie in slechts enkele seconden vinden en andere taken en workflows voltooien.
Daarnaast kan de administratie sneller en gerichter reageren op vragen, brieven en feedback van bewoners: Dit maakt het dagelijks werk een stuk makkelijker.
Over de El Guijo gemeenschap
El Guijo is een urbanisatie / gemeenschap gelegen in het noordwesten van de gemeente Galapagar naast de M-510 weg, op slechts 40 minuten rijden van het centrum van Madrid via de A-6.
Een bevoorrechte plek in de Sierra de Guadarrama, gelegen in een bevolkingsverbinding in de buurt van Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial en Galapagar zelf, evenals in de buurt van het Valmayor-reservoir en de grens met de autonome gemeenschap Castilla y León.
De bouw van de urbanisatie begon in de jaren 1970 en werd opgericht in 1977 door de wet als een buurtgemeenschap. Het heeft een oppervlakte van bijna 140.000 vierkante meter met in totaal 1.104 percelen tussen chalets, appartementen, gemeenschapsgebouwen (verschillende sportvelden, drie zwembaden, sociale club en administratieve kantoren) en drie kinderparken: ongeveer de helft van het land bestaat uit aangelegde gebieden met een grote natuurlijke diversiteit.
Het totale gemiddelde ligt boven de 2.500 eenheden, met frequentere pieken tijdens zomer- en vakantieperiodes. Daarnaast heeft de urbanisatie zes conciërges, een administratief en drie onderhoudsmedewerkers (in vaste dienst) en uitbesteed tuinieren en administratief personeel.
