10단계로 디지털 송장 처리를 올바르게 구현합니다.
궁극적 인 가이드 - 돈을 절약하는 방법!
이 기사에서는 디지털 송장 처리를 올바르게 구현하는 방법을 보여 주며 구현의 이점을 나열하고 성공적인 구현의 효과를 설명합니다.
이 기사에서는 디지털 송장 처리를 올바르게 구현하는 방법을 보여 주며 구현의 이점을 나열하고 성공적인 구현의 효과를 설명합니다.
송장의 자동 처리
디지털 송장 처리는 문서 관리 시스템(DMS)과 결합하여 회사의 효율성과 성공, 종이없는 사무실로 크게 기여합니다. 디지털 송장 처리의 필요성은 이제 모든 사람에게 중요한 측면입니다.
프로 팁
이 기사에서는 디지털 송장 처리를 올바르게 구현하는 방법을 보여 주며 구현의 이점을 나열하고 성공적인 구현의 효과를 설명합니다.디지털화의 필요성은 이제 모든 사람에게 중요한 측면입니다.
우리의 가이드에서 당신은 지금 기업 주위에 디지털화가 어떻게 이루어져야하는지, 그리고 이것이 당신에게 얼마나 많은 이점을 가져다 주는지에 대한 몇 가지 보고서를 찾을 수 있습니다.
그러나 고객으로부터 들어오는 거의 모든 3 가지 질문은 송장 처리의 디지털 구현과 관련이 있습니다. 그래서 우리는이 주제를 자세히 살펴보기로 결정했습니다.
현재 기사에서는 디지털 송장 처리에 대한 정보를 좀 더 자세히 살펴 봅니다. 송장을 디지털화할 때의 장점. 우리는 모든 것을 구현하고 성공적인 구현의 영향을 설명하는 방법을 보여줄 것입니다.
실제 구현으로 전환하기 전에 질문에 답해 보겠습니다.
회사에서 송장과 문서를 디지털화해야 하는 이유는 무엇입니까?
이것은 점점 더 많은 기업들이 "정말로 내 회계를 디지털화해야합니까?"라고 묻는 질문입니다. 대답은 '예'입니다. 무엇보다도 입법부가 그렇게 요구하기 때문입니다. 점점 더 많은 기업들이 프로세스 문서를 준수해야 하는 상황에 직면해 있습니다.
법적 규정에는 무엇이 필요합니까?
법률 규정은 모든 테스트 관련 들어오는 문서의 수신, 처리 및 보관에 관한 요구 사항을 준수해야합니다.
현재 기사에서는 몇 가지 실제 예를 보여줍니다. PaperOffice DMS 덕분에 디지털화를 쉽게 해결할 수있는 방법. 그러나 먼저 송장의 디지털 처리의 일반적인 이점에 도달합니다.
디지털화의 장점은 무엇입니까?
오늘날의 홈 오피스와 디지털 미디어 세계에서는 종이 지폐가 선반과 테이블에 쌓여있는 것을 보는 것이 일반적입니다.
종이를 사용하는 주된 이유는 직원들이 디지털화를 받아들이거나 종이로 시작하는 것이 어렵다는 것입니다. 그것은 변화와 디지털화를 다루는 도전에 놓여 있습니다.
디지털화에도 불구하고 실제 문서 사본
많은 사람들이 함께 작업하는 문서의 실제 사본을 보관하고 싶어합니다. 그러나 수년간 리허설 된 종이를 다루는 과정 또한 여기에서 중요한 역할을합니다.
종이없는 변환의 주제에 대해 우리는 이미 상세한 기사를 작성했습니다. 여기서 우리는 디지털 회계의 주제를 명시 적으로 다룹니다.
송장을 수동으로 입력하는 것은 많은 시간을 의미 할뿐만 아니라 높은 비용을 숨길 수 있습니다. 올바르게 사용하면 많은 시간과 비용을 절약 할 수 있습니다.
주요 이점은 다음과 같습니다.
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몇 초 안에 모든 송장을 찾을 수 있습니다 / 시간 절약
문서의 디지털화 덕분에 몇 초 만에 PaperOffice에 저장된 모든 송장을 찾을 수 있기 때문입니다. 더 이상 두꺼운 폴더를 통해 힘들게 잎을 뽑을 필요가 없습니다. 회사의 모든 송장을 디지털화하면 몇 번의 클릭만으로 시스템에서 송장을 찾을 수 있습니다.
이것은 또한 우리를 두 번째 요점으로 인도합니다 :
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최적화된 작업/용지 절약의 이점
더 이상 실제 폴더를 위한 공간이 필요하지 않습니다. 이제부터는 PaperOffice에서 송장을 보관할 수 있습니다. 종이 소비를 줄이면 깨끗하고 깔끔한 사무실이 생깁니다.
- 회계 프로세스 단순화 / 예를 들어 워크 플로
송장을 디지털 방식으로 관리함으로써 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 생성, 배달 및 처리 비용뿐만 아니라. 고급 작업, 워크플로 및 전달을 위한 복사본을 만들지 마십시오. 모든 것이 디지털로 실행되며 투명하고 이해할 수 있습니다.
송장의 디지털화 덕분에 더 이상 귀중한 할인 마감 시간을 놓치지 않을 것입니다.
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푸시 버튼 액세스에 대한 권한 설정
개별 문서 및 폴더에 대한 개별 액세스 권한은 명확한 보안을 보장합니다. 개인 또는 전체 부서에 대한 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. 회계와 같은.
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연락처 자동 검색
PaperOffice는 문서 콘텐츠의 주소 데이터를 지능적으로 인식합니다. 그런 다음 논리적으로 문서를 기존 연락처에 연결합니다. 이를 통해 몇 번의 클릭만으로 특정 연락처에 대한 모든 문서를 표시 할 수 있습니다.
- 자동화된 키워드
PaperOffice는 지능형 AI 인식 및 키워드를 지원합니다. 이러한 방식으로 송장에서 가장 중요한 문서 데이터를 검색합니다.
KI PIA는 문서에서 데이터를 지능적으로 읽습니다. 그런 다음 전체 키워드로 문서를 제출하십시오. 필요한 경우 테스트와 함께 또는 백그라운드에서 자동으로.
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세무 컨설턴트를위한 임베딩 / 수출 기능
송장을 쉽게 넘겨줄 수 있습니다. 계정 할당 및 키워드 사용. 고급 검색 덕분에 내보내기에 필요한 모든 것을 얻을 수 있습니다. 예를 들어, 지난 달의 모든 청구서와 마찬가지로.
폴더 구조, PDF 파일, 모든 정보가 포함 된 Excel 파일 포함. 결과적으로 회계사 또는 회계사는 문서를 쉽게 가져올 수 있습니다.
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빠른 편집 옵션
회계는 미래에 신속하게 구현 될 수 있습니다. 예를 들어 모든 문서를 즉시 찾을 수있을뿐만 아니라 직접 편집 / 분류 할 수도 있습니다. 모든 법적 요구 사항은 감사 증명 보관 덕분에 충족됩니다. 따라서 확인하고 승인하는 것은 어린이의 놀이입니다.
송장의 디지털화는 여러 가지 이유로 불가피합니다. 많은 기업들이 이미 인보이스의 디지털화가 미래라고 확신하고 있습니다. 이것은 또한 오늘과 지금도 받아 들여져야합니다.
그럼에도 불구하고 많은 사람들은 여전히이 단계가 긴 프로젝트와 관련이있을 것이라고 두려워합니다. 어렵고, 비싸고, 위험하고, 불안정해질 것입니다. 좋은 소식은 궁극적으로 PaperOffice 덕분에 더 이상 그렇지 않다는 것입니다!
송장을 디지털화하기 전에 고려해야 할 사항은 무엇입니까?
우선, 들어오는 송장의 스캔에 대한 디지털화를 혼동하거나 줄이지 않는 것이 중요합니다. 그런 다음 유효성 검사, 지불 및 보관을위한 워크 플로우 프로세스에보다 쉽고 빠르게 들어갈 수 있습니다. 디지털화는 훨씬 더 많은 것입니다.
OCR 텍스트 인식의 장점 : OCR 텍스트 인식 덕분에 많은 것을 자동화 할 수 있습니다. 예를 들어 인공 지능 (AI)을 사용합니다. 이러한 방식으로 학습 기능은 점점 더 강력하고 신뢰할 수있는 탐지 알고리즘이되고 있습니다.
송장에 나타나는 항목은 즉시 식별하고 문서에서 추출할 수 있습니다. 문서가 제출되어 회계 또는 ERP 시스템에서 사용할 수 있습니다.
예를 들어, 디지털화를 통해 금융 서비스 제공 업체는 송장을 수령 할 때 실시간으로 신뢰할 수있는 정보를 얻을 수 있습니다.
우리는이 기사의 실제 질문에 도달하고 있습니다 :
송장 처리를 구현하려면 어떻게 해야 합니까?
PaperOffice를 사용하여 송장을 관리하는 경우 들어오는 송장 처리는 완전히 전자적입니다. 들어오는 송장을 디지털로, 즉 이메일 또는 스캔을 통해 이미 받게 됩니다. 이것은 아무런 차이가 없습니다.
DropMail로 들어오는 송장을 디지털화, 어떻게?
들어오는 송장을 이미 디지털 형식으로 받은 경우 PaperOffice에 통합된 DropMail 모듈을 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 PaperOffice에서 개인 DropMail 이메일 주소를 만들 수 있습니다. 송장만 보냅니다.
이메일 첨부 파일로 DropMail 주소로 전송되는 모든 송장은 PaperOffice에 자동으로 보관됩니다. 정의 가능한 제출 규칙과 작업이 없습니다.
팁
"DropMail - 이동 중일 때 자동으로 전자 메일로 문서 보관"이라는 주제에는 YouTube에서이 프로세스를 간단하고 이해하기 쉬운 방식으로 설명하는 비디오도 있습니다.
PaperOffice는 송장을 인식하고 관련 데이터를 읽습니다. 그런 다음 소프트웨어는 송장을 적절한 폴더에 저장합니다. 지능형 AI 덕분에 추가 승인 프로세스, 작업 및 워크플로가 선택적으로 시작됩니다.
이 과정에 참여해야 할 모든 직원에게 통보됩니다. 송장 워크플로는 자동으로 실행됩니다.
단계별 디지털 송장 처리:
송장 영수증
"meine_rechnungen@paperoffice.com"형식으로 원하는 주소를 만들거나 스토리지 마스크를 지정하거나 PIA를 활성화하면 됩니다!
디지털 송장 처리
PaperOffice가 자동으로 송장을 캡처하고 처리를 시작합니다.
정의된 파일링 규칙이 실행됩니다. 감사 증명 보관은 계획에 따라 백그라운드에서 자동으로 수행됩니다.
송장을 확인하고 승인하고 워크플로를 실행할 수 있습니다.
전달
관련 정보가 있는 세무사 또는 타사 시스템에 송장을 내보냅니다.
송장 디지털화의 미래는 어떻게 생겼습니까? 여행은 어디로 가고 있습니까?
우선, 송장의 디지털화는 생산성의 중요하고 즉각적인 증가를 가져옵니다. 디지털화는 직원들이 시간이 많이 걸리고 밀도가 높은 운영 작업에서 벗어날 수 있게 해 줍니다. 게다가 수동 오류로 인한 지연 및 분쟁 문제가 해결 될 것입니다.
중요한 종이 문서를 저장, 검색 및 분실하는 데 드는 고유 한 비용이 크게 줄어 듭니다. 또한 전체 계정 지불 프로세스에서 검증 및 제어 프로세스의 합리화 및 자동화.
구매 요청에서 지불에 이르기까지 이러한 혜택을 더욱 곱하십시오.
장점은 무엇입니까?
전반적으로 문서 처리의 주기 시간을 5만큼 줄일 수 있습니다. 관리 비용 80 %까지.
이러한 수치를 통해 송장 디지털화의 시급성을 즉시 이해할 수 있습니다. 궁극적으로,이 숫자는 고려해야 할 유일한 숫자가 아닙니다.
디지털화 덕분에 회사는 무엇을 성취합니까?
디지털화를 통해 회사는 중요한 인적 및 재정적 자원을 확보 할 수 있습니다. 지속적인 자원으로 활동의 성장을 흡수하십시오. 또는 변환 프로젝트에 팀을 동원하십시오. 직원들에게 송장의 디지털화는 적이 아닙니다. 반대로 - 동맹국. 이들은 그들의 일을 더 흥미롭게 만들고 회사의 재무 관리를위한 부가가치를 창출합니다.디지털화 후 종이를 파괴 할 수 있습니까?
우선, 문서의 디지털 보관 요소를 준수해야한다는 점에 유의하는 것이 매우 중요합니다. GoBD에 따르면 종이 문서가 파괴 될 수 있습니다. 외국 세금 또는 세금 규정에 따라 원본에 보관해야하는 경우가 아니라면.
여기에는 예를 들어 대차 대조표 열기 및 건축 법률 문서가 포함됩니다. GoBD는 또한 종이 문서를 추가 처리에서 철회해야한다고 말합니다. 또한 검색 프로세스 후에 파일이 변경되지 않을 수 있습니다.
GoBD 준수 버전 관리에 따른 개정 방지
PaperOffice의 버전 관리 덕분에 언제든지 제공됩니다. 문서는 보존 기간 동안 액세스 가능하고 가치가 있어야 합니다.
따라서 PaperOffice는 GOBD에 따른 모든 소프트웨어 요구 사항의 인증 및 테스트를 통해 필요한 모든 표준을 충족합니다.
보존 기간
보유 기간에 대한 질문은 고객에게 반복해서 제기됩니다. 원래 송장을 보관해야하는 방법과 여부에 대한 명확한 지침이 없기 때문입니다. 우선, 책임있는 세무 당국, 즉 책임있는 감사인에게 연락해야합니다.
어떤 서류가 허용됩니까?
계약과 같이 법적 관련성이 있는 문서는 여전히 원본에 보관해야 합니다.
궁극의 5단계 가이드
팁
우리는 종이없는 상태로 가고 다운로드 가능한 문서로 비즈니스를 디지털화하고 각 5 단계와 소요 시간을 자세히 설명하는 궁극적 인 5 단계 가이드를 만들었습니다.
요점에 도달하려면 :
세무서는 전자 영수증을 수령합니다. 분쟁의 경우 법원은 원본만 해당됩니다.
이것은 원본 문서에 대한 진위 여부 만 서명 할 수 있다는 사실과 관련이 있습니다. 오리지널을 버리지 않는 것이 좋습니다.
들어오는 송장을 성공적으로 처리하려면 몇 가지 측면을 고려해야합니다.
요약하자 :
프로세스에서 종이를 완전히 없애려면 들어오는 모든 송장의 지속적인 디지털화를 구현해야합니다. 가능한 한 프로세스를 자동화함으로써 개선이 이루어집니다.
이러한 디지털 문서에는 회사에 대한 장점이 있습니다. 맞춤형 소프트웨어는 회사에서 훨씬 더 많은 생산성을 보장합니다.
따라서 송장을 디지털화하는 것은 비즈니스를 종이가없는 사무실로 전환하는 중요한 단계입니다. 그것은 시간과 노동력을 절약합니다. 작업 결과의 품질을 높입니다.
종이가없는 사무실의 모든 장점을 사용하십시오.
이 오류를 피하십시오.
대기업은 아날로그 문서를 풀 타임으로 변환하는 주제를 다루는 디지털화 책임자를 오랫동안 임명했지만 중소기업은 특히 적절한 전문 자격이 필요하기 때문에 인적 자원이 부족합니다.
그러나 이것은 일반적인 실수이며 많은 제조업체가이 무지를 이용하기 때문에 나쁜 투자로 이어집니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "10단계로 디지털 송장 처리를 올바르게 구현합니다.":
디지털화 후 종이를 파괴 할 수 있습니까?
우선, 문서의 디지털 보관 요소를 준수해야한다는 점에 유의하는 것이 매우 중요합니다. GoBD에 따르면 종이 문서가 파괴 될 수 있습니다. 외국 세금 또는 세금 규정에 따라 원본에 보관해야하는 경우가 아니라면.
여기에는 예를 들어 대차 대조표 열기 및 건축 법률 문서가 포함됩니다.
송장 처리를 디지털화하는 것과 같이 문서 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 언제 가치가 있습니까?
모든 규모의 회사에 DMS를 사용하여 송장을 디지털화하는 것이 좋습니다. 법률 규정에 따라 문서를 보관할 수있을뿐만 아니라 워크 플로우를 통해 회계의 광범위한 프로세스를 단순화 할 수도 있습니다.
송장의 디지털화의 미래는 어떻게 생겼습니까? 여행은 어디로 가고 있습니까?
우선, 송장의 디지털화는 생산성의 중요하고 즉각적인 증가를 가져옵니다. 디지털화는 직원들이 시간이 많이 걸리고 밀도가 높은 운영 작업에서 벗어날 수 있게 해 줍니다. 게다가 수동 오류로 인한 지연 및 분쟁 문제가 해결 될 것입니다.
중요한 종이 문서를 저장, 검색 및 분실하는 데 드는 고유 한 비용이 크게 줄어 듭니다. 또한 전체 계정 지불 프로세스에서 검증 및 제어 프로세스의 합리화 및 자동화.
구매 요청에서 지불에 이르기까지 이러한 혜택을 더욱 곱하십시오.
결론
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이익은 노력과 비용을 정당화합니다.
디지털 방식으로 작업하고 오래된 문서를 새로운 시대로 가져 오는 것은 미래에 엄청난 시간, 돈 및 신경을 절약하는 가장 좋은 핵심 투자가 될 것입니다.
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아는 사람이 필요합니다.
디지털화의 모든 이점을 활용하기 위해 자체 IT 전문가가 필요하지 않습니다.
당신이 필요로하는 것은 그의 경험 덕분에 필요한 것을 정확하게 구현할 수있는 올바른 파트너입니다. 겁을 먹지 말고 실제로 테스트하지 않고 멋진 PowerPoint 프리젠 테이션 대신 테스트 위치를 선택하십시오. -
하드웨어는 일반적으로 이미 사용할 수 있습니다.
경험에 따르면 거의 모든 운영, 회사 및 회사는 잠재력을 사용하지 않는 대형 복사기를 가지고 있습니다. 이 장치는 대량 스캔을 좋아하고 종이 클립에 관대하며 스캐너 투자없이 디지털 시작의 기초가 될 수 있습니다.
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올바른 DMS로 예상보다 저렴합니다.
제조업체의 자비에 무자비하게 의존하는 DMS / ECM 시스템으로 비용 함정을 피하십시오. 문서를 가르치고 직접 설정하는 것과 같은 자신의 관리 옵션과 관련하여 타협하지 마십시오. 도움이 필요하면 제조업체가 기꺼이 도와 주지만 독립적으로 유지하십시오.
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디지털 자동화가 미래입니다.
절차는 앞으로 완전히 동일하지만 완전히 자동화 될 것입니다.
송장이 들어오시나요? 워크플로가 트리거되고 모든 것이 정의된 방식으로 진행됩니다.
모든 1000 폴더를 검색? 당신은 당신의 자신의 구글을 가지고 있기 때문에 문제 없습니다!