Automatización de procesos de negocio para a industria do papel e envases
O DMS de PaperOffice para a industria de papel e envasado permite un fluxo suave de información grazas á dixitalización e automatización de procesos de negocio.
Conseio práctico
Documentos escritos, contratos, borradores, facturas, albaráns de entrega e moito máis están sendo substituídos por documentos electrónicos grazas á dixitalización, optimizando así ao máximo todos os procesos de traballo.A IA integrada permite que os procesos de negocio sexan en gran parte automatizados, acelerando os seus procesos e aumentando o éxito e satisfacción.
Dixitalización na industria do papel e envases
As empresas da industria do papel e dos envases benefícianse significativamente do uso dunha xestión adecuada de datos, xa que reciben documentos en papel todos os días.
Así é como as empresas da industria do papel e envases xeran documentos importantes diariamente:
Escritos, bosquexos, borradores, cartas externas, investigación, opinións de expertos e moito máis. Estes non só chegan por correo postal, senón que tamén chegan por correo electrónico.
Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en formato papel, requiren presentación estruturada, tarefa e asignación de fluxo de traballo, e deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda.
É moi importante que se cumpran prazos importantes e que se tomen medidas legais para almacenar documentos. O DMS de PaperOffice dálle unha estrutura clara nos seus documentos e axúdalle a xestionar a inundación de información.
O DMS de PaperOffice dálle unha estrutura clara nos seus documentos e axúdalle a xestionar a inundación de información.
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como contratos ou cartas xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
Nos últimos anos, a sustentabilidade estableceuse como unha das tendencias máis fortes na industria do papel e os envases. A compatibilidade ambiental e a idoneidade multipropósito serán decisivas para futuras compras. Con todo, ir á vía verde xa non significa que os clientes estean dispostos a pagar un prezo máis elevado ou a un compromiso de calidade, senón que estes dous aspectos de calidade e sustentabilidade van da man cando se trata de envases flexibles.
Por que o software de xestión de documentos é a solución perfecta?
O sistema de xestión de documentos PaperOffice trae organización e protección de datos baixo un capó. O sistema innovador ofrece ferramentas de busca e recuperación racionalizada que reducen o tempo de resposta e aseguran que os documentos nunca se perdan, o que sempre é unha satisfacción para as empresas.
PaperOffice non distingue entre os tipos de documentos, independentemente de se precisa axuda para xestionar contratos, alegacións, contas, xuízos e correspondencia de correo electrónico: grazas ao sistema de xestión de documentos PaperOffice, os seus procesos anteriores na súa empresa son dixitalizados, facéndoos máis eficientes, transparentes e significativamente máis flexibles.
Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.
Grazas á IA integrada, as regras automáticas son activadas. Esta IA clasifica automaticamente os documentos en cartafoles como "Factura" e "Notas de entrega", almacena palabras clave apropiadas e desencadea o fluxo de traballo dixital almacenado para o tipo de documento respectivo.
Como ir sen papel?
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo, leva a aforros de custos, como a eliminación de documentos en papel, e crea unha visión clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
Capturar, procesar, compartir, buscar e rastrexar os seus documentos faise moi fácil co uso de PaperOffice.
Grazas ao acceso controlado, listas de tarefas detalladas, así como aprobacións usando fluxos de traballo e notificacións de correo electrónico fiables, os empregados poden completar as tarefas asignadas de forma eficiente e as persoas autorizadas poden facilmente aprobar ou denegar a aprobación.
PaperOffice cumpre os máis altos estándares de seguridade como a xestión de autorizacións ou a concesión de dereitos de acceso.
O usuario define os pasos de traballo individuais exactamente do mesmo xeito que se realizan na empresa, por exemplo a "gravación", "comprobación", "liberación" e "publicación" de facturas. A responsabilidade non só pode ser asignada a persoas individuais, senón tamén a grupos de usuarios como "Contabilidade" ou "Xestión da Construción", para que un colega poida entrar inmediatamente se un empregado está ausente.
Gestión de documentos orientadas a procesos
A xestión de documentos orientadas ao proceso asegura que estes documentos permanezan actualizados con pouco esforzo. PaperOffice axúdao aquí cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.
Deste xeito, pódense crear certas cadeas de procesos e os procesos operativos existentes poden ser definidos en documentos electrónicos e executados parcialmente automaticamente.
Isto representa a optimización de procesos libres de erros, porque a tarefa non só pode ser asignada aos empregados con dereitos de usuario específicos e períodos de finalización, require liberación dixital, senón que tamén desencadear automaticamente outras accións, como notificacións de correo electrónico ou cambios de estado do documento.
Deste xeito, todos os procesos de documento poden ser mapeados.
Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.
Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.
Solución: Know-how probado
Non ten sentido usar o software de xestión na práctica de inmediato? Isto non só cumpre todos os requisitos, pero tamén é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solución completa probada e probada para o traballo dixital e, con máis de 20 anos de experiencia no mercado, un dos primeiros pioneiros do DMS.
Por que o DMS de PaperOffice é o software correcto
Ganancia de tempo para cousas importantes, aforro de custos eliminando os seus arquivos en papel, mellorando o seu servizo a través da capacidade de proporcionar información rapidamente e auditoría-proba e arquivo dixital do seu volume de documentos - isto está garantido por PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS é o software correcto porque vén con todo o que as empresas da industria de papel e envases necesitan, como:
A tecnoloxía OCR non só recoñece o contido do documento, senón tamén todos os campos de datos relevantes impostos como o número de documento, a data, a neta, a cantidade bruta e a cantidade bruta. Os datos importados están dispoñibles para controlar as avaliacións, as operacións de pagamento e a contabilidade financeira. Isto aforra o traballo de entrada e reduce os erros de publicación.
Os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu asesor fiscal con só un clic.
- Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR
- Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
- Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
- Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
- Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
- Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas
Por suposto, o DMS de PaperOffice permite a migración e integración de datos dixitais existentes a partir de solucións de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analóxico e dixital.
Usando a súa función de escaneo, o software pode usar un escáner ou teléfono móbil para ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema e dixitalizalos, polo que os textos son convertidos en fontes usando OCR e poden ser modificados en programas de Office. Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.
A seguridade dos datos é un problema moi importante, especialmente na industria do papel e do envasado. É por iso que o DMS de PaperOffice funciona cun código de cifrado de 1024 bits, pero non só iso.
Todos os datos son convertidos no seu propio formato que é independente do sistema operativo. Como resultado, os hackers e extorsionistas primeiro teñen que romper o firewall do sistema operativo, despois o cifrado e finalmente o formato estranxeiro, o que non ocorreu ata agora. O DMS de Papel Ten un sistema de xestión de contrasinais moi eficaz para que, en última instancia, o ser humano, que debe ser considerado como o maior punto débil de cada ordenador, non poida causar ningún dano.
Todos os datos dixitais están cifrados en PaperOffice DMS con 1024 bits e o formato é convertido. Isto resulta en grandes obstáculos para hackers e espías que todos fallaron co DMS de PaperOffice ata agora. Ao mesmo tempo, un sistema de xestión de contrasinais xerárquico impide que todos teñan acceso a todo.
Argumentos importantes para incluír o DMS de PaperOffice na planificación orzamentaria. Por último, o DMS de PaperOffice tamén convence polo feito de que se ten en conta a sustentabilidade e a protección do medio ambiente. Máis tarde ou máis cedo terá lugar a conversión completa de documentos analóxicos a formato dixital e logo a institución pública, que logo xa estará a usar o DMS de PaperOffice, estará ben preparada.
O procesamento de facturas dixitais tamén é vantaxoso para moitas empresas da industria do papel e envases. As facturas entrantes poden ser automatizadas grazas a PaperOffice DMS e son reenviadas ao empregado responsable. O proceso de control e liberación a través da liberación dixital tamén pode ser manexado de forma rápida e eficiente a través do sistema.
Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu asesor fiscal ou viceversa.
Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO
O DMS de PaperOffice permite a conexión doutro software, como un ERP, e, por suposto, a transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de interfaces apropiadas. O DMS de PaperOffice acelera a comunicación.
Os prazos e nomeamentos son monitorizados e as accións son activadas automaticamente en función da configuración desexada. Os procesos de orde poden ser automatizados e mesmo os cambios que están previstos para o futuro poden ser introducidos de forma que entren en vigor no momento desexado.
Grazas ás súas extensas funcións, PaperOffice DMS pode ser definitivamente clasificado no segmento superior de xestión de contidos empresariais (ECM).
Un ECM inclúe a xestión global de todos os contidos dunha organización cunha xerarquía de acceso correspondente. O DMS de PaperOffice é capaz de gardar calquera contido en formato dixital, cambiar o seu contido e formato e facelo dispoñible.
PaperOffice DMS ten todas as funcións dun ECM e isto nunha excelente relación prezo-performance, así como unha forma intuitivamente aprendible de operación que fai que o adestramento externo ou interno caro sexa innecesario. Pola contra, os video tutoriales gratuítos están dispoñibles para acostumarse aos diferentes menús. PaperOffice DMS pode converterse no centro organizativo en todas as empresas e isto case á velocidade da luz.
As empresas da industria do papel e do envasado benefícianse da xestión de documentos dixitais
O 38% das empresas enquisadas simplemente non ten tempo para dixitalizar os seus procesos. Recomendamos un procedemento que comece co proceso básico, o escaneo de documentos analóxicos ao mesmo tempo que se procesan. Deste xeito, o grupo de persoas que traballan coa copiadora todos os días tamén podería ser instruído, na medida do posible, para escanear o arquivo pouco a pouco.
Grazas ao recoñecemento automático de documentos con características consistentes, o DMS de PaperOffice sempre pode asignar todos os documentos escaneados á localización correcta de almacenamento na memoria dixital. Ten sentido comezar a escanear o arquivo coas entradas máis recentes para reducir aínda máis o tamaño do arquivo analóxico a medida que expiran os períodos de retención. Ademais, temos moitas guías sobre como conseguir unha oficina sen papel grazas ao escáner.
PaperOffice DMS é a interface entre o analóxico e o dixital. Usando a súa función de escaneo, o software pode ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema a través do seu escáner e dixitalizalos, polo que os textos son convertidos en fontes usando OCR, que poden ser modificados en programas de Office. Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.
Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.
Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.
Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.
Os mecanismos de avaliación dispoñibles, controlados pola IA integrada en PaperOffice DMS, permiten avaliacións e enquisas estatísticas dos fluxos materiais que se producen na empresa.
PaperOffice DMS, coas súas numerosas ferramentas de xestión, é o software ideal para a industria de papel e envasado, que permite tanto acceso seguro como lóstrego a todos os datos necesarios para o mellor asesoramento do cliente posible. Ao mesmo tempo, o DMS de PaperOffice pode ser usado para xestionar todos os asuntos que doutro xeito xorden nas operacións comerciais.
De xeito que non só hai variedade na xestión de documentos e protección de datos, o DMS de PaperOffice recomenda o uso dun almacenamento de rede interna (NAS) con función de copia de seguridade, o que reduce a probabilidade dunha perda total ao mínimo e ao mesmo tempo representa unha nube interna que, a diferenza das nubes de provedores externos, realmente protexe contra o acceso non desexado por parte dos organismos gobernamentais ou non gobernamentais.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Dixitalización para a industria do papel e envases":
Como poden os usuarios acceder a PaperOffice?
Debido á arquitectura de programas descentralizada e moderna, PaperOffice pode ser usado en case calquera dispositivo, desde PCs clásicos a smartphones / tabletas para televisores.
Que pasa cos datos se o galego non existe?
Non ocorrerá, pero para tranquilizalo: Pode exportar os seus datos en calquera momento, porque PaperOffice está baseado nunha estrutura de base de datos aberta, pode acceder aos seus datos en calquera momento.
Protección de datos: onde se almacenan todos os documentos?
PaperOffice almacenará todos os documentos na casa con cifrado de alto nivel, é inmune ao roubo de datos, por exemplo, e supera todos os requisitos de GDPR e GOBD.
Evitar erros: Nunca gardar os datos nunha nube de terceiros!
Pódese adaptar a PapelOffice ás especificacións?
Si, PaperOffice pode estar 100% adaptado ao uso previsto para garantir a integración sen problemas nos procesos e sistemas existentes. Incluso a interface do programa pode ser completamente deseñada e libremente adaptada.
Conclusión
PaperOffice DMS soporta empresas da industria de papel e envasado e ofrece interfaces correspondentes a outro software, conexións API e pode ser ampliado en calquera momento de acordo cos seus desexos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado na práctica diaria sen causar ausencias para fins de adestramento.
O DMS de PaperOffice recomenda usar un NAS (almacenamento de datos soportado por rede) cunha función de copia de seguridade para que os datos importantes non se perdan nin se espiñen en nubes de terceiros.
En definitiva, o DMS de PaperOffice impresiona cunha moi boa relación prezo-performance e inmenso know-how a través de máis de 20 anos de experiencia práctica.