Liiketoimintaprosessien automatisointi yhteisöissä ja kunnissa
PaperOffice DMS yhteisöille ja kunnille mahdollistaa sujuvan tiedonkulun liiketoimintaprosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin ansiosta.
Vinkki
Kirjalliset asiakirjat, sopimukset, luonnokset, laskut, toimitusilmoitukset ja paljon muuta korvataan sähköisillä asiakirjoilla digitalisoinnin ansiosta, mikä optimoi kaikki työprosessit maksimaalisesti.Integroitu tekoäly mahdollistaa liiketoimintaprosessien suurelta osin automatisoinnin, mikä nopeuttaa prosessejasi ja lisää menestystä ja tyytyväisyyttä.
Digitalisaatio yhteisöissä ja kunnissa
Kirkot, seurakunnat ja kunnat ovat pitkälti riippuvaisia sopivan tiedonhallinnan käytöstä.
Näin tärkeät asiakirjat kertyvät kuntiin ja kuntayhdistyksiin päivittäin:
Kirjoitukset, laskut, luonnokset, hakemukset, tutkimus, asiantuntijalausunnot ja paljon muuta. Nämä eivät saavu vain postitse, vaan monet kirjeet saapuvat myös sähköpostitse.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
On hyvin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin. PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.
Yhdessä paperoffice-dokumenttienhallintajärjestelmän kanssa kirkkojen, seurakuntien ja kuntien työprosesseja on tarkoitus yksinkertaistaa ja aikaa ja kustannuksia säästää.
Esimerkiksi tavallisella DMS:llä voidaan arkistoida skannattua postia, tallentaa tärkeitä sähköposteja ja arkistoida asiakirjoja. Lisäksi eri käyttäjät voivat käyttää näitä asiakirjoja ja työskennellä niiden parissa.
Jos asiakirjat ovat saatavilla digitoidussa muodossa, niitä ei aina tarvitse lähettää sähköpostitse yhdessä presbyteeriistuntojen ja muiden kokousten valmistelemiseksi.
Kuinka mennä paperittomuuteen?
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat, johtaa kustannussäästöihin, kuten paperiasiakirjojen poistamiseen, ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten kuiteista, sopimuksista, toimitusilmoituksista tai muista kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa .
Asiakirjojen kaappaamisesta, käsittelystä, jakamisesta, etsimisestä ja seurannasta tulee erittäin helppoa PaperOfficen avulla.
Hallitun käytön, yksityiskohtaisten tehtäväluetteloiden sekä työnkulkuja ja luotettavia sähköposti-ilmoituksia käyttävien hyväksyntöjen ansiosta työntekijät voivat suorittaa määritetyt tehtävät tehokkaasti ja valtuutetut henkilöt voivat helposti hyväksyä tai evätä hyväksynnän.
PaperOffice DMS -ohjelmistoratkaisun avulla asiakirjoja ei enää menetetä. Ja riippumatta siitä, missä olet, voit käyttää tärkeitä asiakirjoja sekunneissa.
Tietenkin työskentelet aina järjestelmiemme kanssa lain mukaisesti ja täysin tarkastusvarmasti.
Kuitteja, tilejä ja vastaavia asiakirjoja ei enää tarvitse lähettää postitse kirkkokuntien ja seurakuntien välillä. Sisäistä postia voidaan lähettää myös digitaalisesti tällä tavalla. Tämä säästää paperia, lisätallennuskustannuksia ja matkoja arkistoihin. Asiakirjat voidaan toimittaa avainsanoilla (editori, aihe, tila, päivämäärä jne.), Ja ne löytyvät sitten helpommin.
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice tukee sinua täällä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.
Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävää ei voi määrittää vain työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, vaan se edellyttää digitaalista julkaisua, vaan se myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia.
Tällä tavalla kaikki asiakirjaprosessit voidaan kartoittaa.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, laskujen, kirjelmien ja sähköpostikirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta aiemmat prosessisi yrityksissä digitalisoituivat, mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Kyse ei ole vain uskonnollisista tai sosiaalisista rakenteista, kun puhumme kirkoista ja yhteisöistä. Monilla alueilla ne ovat itse "sosiaalinen elämä". Tämä koskee ihmisiä, jotka ovat usein vapaaehtoistyössä ja jotka huolehtivat muista ihmisistä esimerkiksi vaikeissa olosuhteissa. On myös erilaisia tehtäviä, jotka on jaettu toisaalta pastoraalisiin tehtäviin ja toisaalta hallinnolliseen toimintaan.
Saksassa on suuri kirkkoperinne, aivan kuten yhteisöstä huolehtiminen takaa kylien asukkaiden yhteenkuuluvuuden, mutta myös kaupungeissa. Varsinkin nykyään, aikana, jolloin eristyneisyys ja anonymiteetti lisääntyvät, on yhteyspisteitä monenlaisiin huolenaiheisiin kirkoissa ja yhteisöissä. Kirkon hyvin käytännöllistä puolta ei tietenkään pidä unohtaa.
Rekisteritoimisto, väestörekisteri, passitoimisto, koulut, päiväkodit, julkinen liikenne, palokunta, kehittämisalueet, tienrakennustoimisto, jätevesien hävittäminen ja makean veden toimittaminen sekä joskus myös sähköenergian tarjonta.
Nämä ovat pakollisia tehtäviä. Mutta jokaisessa yhteisössä on myös freestyleä. Näitä ovat esimerkiksi urheilukentät, lasten leikkikentät, museot, senioriseurat ja nuorisokeskukset. Kirkot suorittavat kasteita, seuraavat ihmisiä viimeisellä matkallaan ja ovat myös suurten valkoisten häiden paikka, joka nauttii jälleen suuresta suosiosta. Tämä ei ole suinkaan kaikki kaikessa.
Monissa poliittisissa ja kirkon yhteisöissä asiakirjojen hallintaohjelmistot, kuten PaperOffice DMS, voivat tarjota arvokasta tukea tehtävien suorittamisessa. Tämä liittyy ylivaltaisiin rakenteisiin sekä mukana oleviin klubeihin, viranomaisiin ja yrityksiin.
Ensinnäkin PaperOffice DMS on käytännöllinen ratkaisu analogisten arkistojen tuomiseen digitaaliselle aikakaudelle, olipa kyse sitten paikallisesta palokuntayhdistyksestä tai kirkon arkistosta, jossa on kasteita, häitä ja hautajaisia. PaperOffice DMS on rakennettu siten, että kaikkia GDPR: n, yleisen tietosuoja-asetuksen, ohjeita noudatetaan.
PaperOffice DMS luo selkeitä etuja yhteisöille, kirkoille ja kunnille
Erinomaisen tietokantateknologiansa ja helposti opittavan toiminnan ansiosta PaperOffice DMS: ää voidaan käyttää kaikkialla, missä tietoja, kuten asiakirjoja tai valokuvia, ei ole vain tarkoitus tallentaa, vaan myös järjestää esimerkiksi kronologisesti ja käyttää erilaisilla suodattimilla lomakkeiden tai tilastojen luomiseksi automaattisesti.
Tästä vastaa PaperOffice DMS: ään integroitu tekoäly (AI), jolla on kaunis nimi PIA. Se luo laajan valikoiman malleja olemassa olevasta tietokannasta ja täyttää ne aiemmin määritetyillä perustiedoilla. Nämä voivat olla jäsenkortteja, onnittelukirjeitä virstanpylvässyntymäpäivänä tai tietomaskeja meneillään oleville tai tärkeimmille päivämäärävarastoille kunnallisissa laitoksissa.
PaperOffice DMS: ään integroitu OCR-ohjelmisto erottaa logon ja normaalin tekstin. Laskut tai kuitit löytyvät nopeasti milloin tahansa, esimerkiksi tutkittaessa, OCR-haulla, mikä takaa mahdollisimman suuren avoimuuden ja oikeusvarmuuden.
Arkistointi voidaan suorittaa myös siten, että kaikki lähettäjän myöhemmät asiakirjat tunnistetaan ja määritetään automaattisesti.
Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.
Digitaalinen laskujen käsittely on edullista myös monille yhteisöille ja kunnille. Saapuvat laskut voidaan automatisoida PaperOffice DMS: n ansiosta ja ne välitetään vastuulliselle työntekijälle. Ohjaus- ja vapautusprosessi digitaalisen julkaisun kautta voidaan myös hoitaa nopeasti ja tehokkaasti järjestelmän kautta.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä veroneuvojallesi tai päinvastoin.
Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset
PaperOffice DMS mahdollistaa muiden ohjelmistojen, kuten ERP: n, liittämisen ja tietysti asiakirjojen siirtämisen Microsoft Officesta asianmukaisten rajapintojen kautta. PaperOffice DMS nopeuttaa viestintää.
Määräaikoja ja tapaamisia seurataan ja toiminnot käynnistyvät automaattisesti halutun asetuksen mukaan. Tilausprosessit voidaan automatisoida ja jopa tulevaisuutta varten suunnitellut muutokset voidaan syöttää siten, että ne tulevat voimaan haluttuun aikaan.
Laajojen toimintojensa ansiosta PaperOffice DMS voidaan ehdottomasti luokitella yrityksen sisällönhallinnan (ECM) korkeampaan segmenttiin.
ECM sisältää kaiken sisällön yleisen hallinnan organisaatiossa, jolla on vastaava käyttöoikeushierarkia. PaperOffice DMS pystyy tallentamaan minkä tahansa sisällön digitaalisessa muodossa, muuttamaan sen sisältöä ja muotoa ja asettamaan sen saataville.
PaperOffice DMS: llä on kaikki ECM: n toiminnot, ja tämä erinomaisella hinta-laatusuhteella sekä intuitiivisesti opittavalla toimintamuodolla, joka tekee kalliista ulkoisesta tai sisäisestä koulutuksesta tarpeetonta. Pikemminkin ilmaisia video-oppaita on saatavilla tottuaksesi eri valikoihin. PaperOffice DMS: stä voi siis tulla organisaation johtolanka jokaisessa kaupan ja tuotannon yrityksessä, ja tämä on melkein valon nopeudella.
Kirkot, yhteisöt ja kunnat hyötyvät digitaalisesta dokumenttienhallinnasta
PaperOffice DMS: n avulla yhteisöille on kuitenkin paljon enemmän mahdollisuuksia. Esimerkiksi varastonhallinta, mukaan lukien pysyvä tai keskeinen päivämäärävarasto. PaperOffice DMS: n perustana ovat verkon linkitetyt käyttäjätilit. Näiden käyttäjätilien tietojen tallennus on yhdistetty keskustietokantaan. Asiakirjoja voidaan ohjata tekoälyn kautta erilaisilla algoritmeilla, joita voidaan käyttää automaattisten prosessien käynnistämiseen.
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.
PaperOffice DMS on yhtä mukautuva kuin seurakunnissa ja kirkoissa on tehtäviä. Projektit voidaan käsitellä yhdessä eri sijainneista työnkulkutoiminnon avulla. Tällä hetkellä käsiteltäviä asiakirjoja ei estetä muilta, vaan ne tallennetaan vastaavaan versioon aikaleimalla.
Viime kädessä viimeinen tallennettu versio, joka sisältää kaikki muutokset, on aina saatavilla.
FAQs
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Digitalisaatio yhteisöissä, kirkoissa ja kunnissa":
Miten työntekijät voivat käyttää PaperOfficea?
Hajautetun ja modernin ohjelma-arkkitehtuurin ansiosta PaperOfficea voidaan käyttää melkein millä tahansa laitteella - klassisista tietokoneista älypuhelimiin / tabletteihin ja televisioihin.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos PaperOfficea ei ole olemassa?
Ei tapahdu, mutta vakuuttaaksesi sinut: Voit viedä tietosi MILLOIN TAHANSA, koska PaperOffice perustuu avoimeen tietokantarakenteeseen, voit käyttää tietojasi milloin tahansa.
Aiheen tietosuoja: Mihin kaikki asiakirjat tallennetaan?
PaperOffice tallentaa kaikki asiakirjat talon sisällä korkean tason salauksella, mikä tekee siitä immuunin esimerkiksi tietovarkauksille ja ylittää kaikki GDPR- ja GOBD-vaatimukset.
Vältä virheitä: ÄLÄ KOSKAAN tallenna tietoja kolmannen osapuolen pilveen!
Voidaanko PaperOfficea mukauttaa tarkalleen eritelmien mukaan?
Kyllä, PaperOffice voidaan mukauttaa 100% aiottuun käyttöön saumattoman integroinnin varmistamiseksi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Jopa ohjelman käyttöliittymä voidaan suunnitella täysin ja mukauttaa vapaasti.
Johtopäätös
PaperOffice DMS tukee yhteisöjä, kirkkoja ja kuntia ja tarjoaa asianmukaiset rajapinnat muihin ohjelmistoihin, API-yhteyksiin ja sitä voidaan laajentaa milloin tahansa toiveidesi mukaan. Ohjelmisto on helppo oppia ja se voidaan helposti integroida jokapäiväiseen käytäntöön aiheuttamatta poissaoloja koulutustarkoituksiin.
PaperOffice DMS suosittelee NAS: n (verkkotuettu tietojen tallennus) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, jotta tärkeitä tietoja ei menetetä eikä vakoilla kolmannen osapuolen pilvissä.
Viime kädessä PaperOffice DMS tekee vaikutuksen erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella ja valtavalla tietotaidolla yli 20 vuoden käytännön kokemuksen kautta.