Ritilän valmistaja
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Stephan Reichel, toimitusjohtaja, K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Lähtöasento
Ritilöiden valmistajana K60-ritiläjärjestelmillä on paljon tärkeitä asiakirjoja hallittavaksi:
Toimitusilmoitukset, laskut, sopimukset, luonnokset tai suunnitelmat ja paljon muuta.
Monet kyselyt tulevat sähköpostitse ja tulostetaan, mikä on valtava määrä paperia vuoden aikana. Tilaukset tulostetaan aina toimittajan tiedoilla ja säilytetään hyllyllä laskun mukana toimituksen jälkeen.
Tämä täydellinen prosessi tarkoittaa poikkeuksellista paperimäärää ja tietysti tilan puutetta.
Haun helpottamiseksi ja tehostamiseksi ja paperitulvan minimoimiseksi K60 Gitterrostsysteme aikoi digitoida dokumentaation ja sisällyttää sisällön sisäiseen arkistotietokantaan - yritys etsi sopivaa asiakirjojen hallintajärjestelmää.
Manuaalisesta käsittelystä tuli ajan myötä liian aikaa vievää, minkä vuoksi etsittiin automaattista arkistointia ja tietojen poimintaa.
Yrityksen suurin haaste oli tuoda tieto helposti saataville ja ennen kaikkea käyttökelpoiseksi useammille työntekijöille ja työntekijäryhmille ja ihmisryhmille (työntekijät, liikekumppanit, asiakkaat, kansalaiset).
Yrityksen tavoitteena oli digitalisoida olemassa olevat paperiasiakirjat, tuoda prosessin optimointi ja työnkulun hallinta kaikkiin saapuviin ja lähteviin asiakirjoihin, automatisoida suuri osa taustalla olevista prosesseista ja siten optimoida prosessi.
Olemassa olevat ongelmat ja tehtävät
Aiemmin tietoja tallennettiin vain paperimuodossa, mutta nykyään monissa organisaatioissa on erilaisia tietolähteitä ja asiakirjoja: sähköpostit, lomakkeet, luonnokset ovat yhtä paljon osa tätä kuin sähköiset laskut ja paperikuitit, kirjeet, toimitusilmoitukset, sopimukset jne.
Koko tietotulva on muuttunut epäjohdonmukaisemmaksi. Siksi tärkein tehtävä on tuoda analogiset ja digitaaliset yksiköt yhteen. Paperimuodossa olevat asiakirjat on digitoitava ja yhdistettävä muihin tietoihin, kuten niihin liittyviin sähköposteihin.
Tapaustutkimuksen, joka tehtiin yhdessä PaperOffice-asiakirjanhallintajärjestelmän kanssa, tavoitteena oli minimoida paperin kulutus kustannusten ja tallennustilan säästämiseksi.
Lisäksi oli erittäin tärkeää löytää ratkaisu kaikkien valmistusprosessin asiakirjojen arkistointiin yhdessä, jotta voidaan tehdä välitöntä tietoa projektiin liittyvistä asiakirjoista / tilauksista.
Aivan kuten asiakirjojen ja saapuvien sähköpostiviestien automaattinen arkistointi, jonka pitäisi arkistoida asiakirjat asianmukaisiin kansioihin tiettyjen määritettyjen kriteerien mukaisesti ja käynnistää lisätyönkulkuja, kuten määritys asianomaiselle virkailijalle.
Toinen tavoite oli pystyä nopeasti etsimään asiakirjoja verkoston kollegoilta.
"Meillä oli vältettävissä olevat tallennuskustannukset tallentamalla asiakirjoja kansioihin. Lisäksi asiakirjojen etsiminen oli aikaa vievää."
muistuttaa Stephan Reichel, K60 Gitterrostsystemen toimitusjohtaja.
"Siirsimme juuri työtä eteenpäin ja nyt meillä on etumatkaa."
Miksi K60 Gitterrostsysteme valitsi PaperOffice DMS: n
K60 Gitterrostsystemen toimitusjohtaja Reichel tutki ensin erilaisia ohjelmistotarjouksia asiakirjojen hallintaan liittyen ja päätti lopulta testata ensin PaperOffice DMS:ää.
PaperOffice DMS tarjoaa juuri ne ehdot, joita herra Reichel etsi. Näitä ovat:
1. Ratkaisu sisäiseen keskustietokantaan, johon asiakirjanhallintajärjestelmä perustuu. Tietoja ei saa tallentaa yhden käyttäjän tietokoneelle.Ratkaisu: K60-ritiläjärjestelmille perustettiin oma MAX-palvelin, jolla on maksimaalinen suorituskyky ja jolle tietokanta rakennettiin. Tämä mahdollisti keskitetyn ja helpon pääsyn kaikkeen tähän asiaankuuluvaan dokumentaatioon ja useiden osapuolten mahdollisuuden tehdä yhteistyötä saman asiakirjan parissa.
Keskitetty arkisto, joka on kaikkien hallintohenkilöstön käytettävissä.
Stephan Reichelille oli jo varhain selvää, että hänen yrityksensä digitalisointia ei ollut mahdollista:
"Olin pitkään tietoinen siitä, että digitalisointia ei ollut mahdollista kiertää, mutta vastustimme sitä pitkään. Muutokset yrityksen prosesseissa työnnetään yleensä yhä kauemmas etäisyyteen, kuten hammaslääkäriin meneminen. Kun dokumenttienhallintajärjestelmän integrointi oli saatu päätökseen, voin ehdottomasti sanoa, että minun olisi pitänyt tehdä se paljon aikaisemmin.
2. Hallinnollisten tehtävien käsittely ja automatisointi. Ohjelmiston on mahdollistettava tehtävien jakaminen verkon kautta ja niiden käsittely virkailijan toimesta.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: llä on kattava työnkulkutoiminto, jonka avulla muistutuksia, viestejä ja tietoja voidaan lähettää mihin tahansa liitettyyn tietokoneeseen ja mistä tahansa liitetystä tietokoneesta aiemmin määritettyyn työntekijäryhmään .
Digitaalinen käyttäjän valtuutus ja salasanan vahvistus sisältyvät hintaan.
Samalla kaikille asianomaisille työntekijöille ilmoitetaan käsittelyn tilasta. Version tallennus mahdollistaa jäljittämisen, mitkä käsittelyvaiheet suoritettiin milloin ja kenen toimesta.
"Jo ensimmäisessä tapaamisessa PaperOfficen kanssa huomaat 20 vuoden PaperOffice-kokemuksen asiakirjojen hallinnan alalla."
3. Noudettavuus ja ajansäästö. Yksinkertaisempaa tapaa pyrittiin digitoimaan analogisia asiakirjoja ja tekemään niistä helposti löydettävissä tarvittaessa.
Ratkaisu: Se on PaperOffice DMS: n ydinsegmentti, analogisten asiakirjojen digitalisointi. Tarvitset vain skannerin, jossa on liitäntä tietokoneeseen ja PaperOffice DMS: ään. Asiakirjoja ei vain skannata. Tarvittaessa ne muunnetaan muokattavaksi tekstiksi integroidulla OCR-ohjelmistolla ja tallennetaan automaattisesti oikein.
4. Projektiin liittyvien asiakirjojen / tilausten yhdistäminen. Ohjelmiston pitäisi pystyä tallentamaan prosessiin liittyvät asiakirjat yhdessä tai mahdollistamaan linkit toisiinsa.
Kaikkia liiketapahtumaa koskevia asiakirjoja, kuten ostoprosessia tai asennusta, jossa on vastaava toimitusilmoitus, laskua, luonnoksia, suunnitelmia ja mahdollisia vikoja koskevia valituksia, tulisi hallita keskitetysti.
Ratkaisu: PaperOfficessa on digitaaliset kansiot, joihin kaikki tuotantoprosessin asiakirjat voidaan tallentaa digitaaliseen kansioon. Kansiorakenne, joka koostuu pääkansiosta ja alikansioista, takaa optimaalisen yleiskuvan.
Tällä tavalla toimitusilmoitukset, laskut ja kaikki, mikä kuuluu liiketoimintaprosessiin, tallennetaan kansioon tai alikansioon. Käyttöoikeudet voidaan määrittää kullekin kansiolle joko työntekijäryhmille tai yksittäisille työntekijöille.
Lisäksi hyperlinkit kansioon voidaan luoda ja lähettää työntekijöille.
Tällä tavalla valtuutetut työntekijät ja yhteistyökumppanit voivat käyttää sitä mistä tahansa ja milloin tahansa. Versionhallinnan ansiosta kunkin yksittäisen asiakirjamuutoksen alullepanija ja aika voidaan jäljittää läpinäkyvästi: Kyselyt selvitetään nopeasti ja tarpeettomat virheet vältetään.
"Digitalisaation aihe on yhä havaittavampi ritiläteollisuudessa. Tämä koskee esimerkiksi osaluetteloitamme tai suunnitelmiamme, piirustuksiamme ja konfiguraattoreitamme. PaperOffice DMS: n käyttöönoton jälkeen manuaalista työtä voitaisiin vähentää. Olemme nyt edelläkävijöitä digitaalisen ritilän valmistajana."
PaperOfficella on myös virtuaalinen esitys muissa kansioissa olevista asiakirjoista. Tällä tavalla asiakirja(t) voidaan näyttää käytännössä eri kansioissa ilman, että alkuperäistä asiakirjaa tarvitsee kopioida. Tämä toiminto on erittäin hyödyllinen, jos esimerkiksi asiakirjan pitäisi näkyä eri projekteissa, mutta et halua kopioida asiakirjaa.
Mahdollisuus saada tietoa eri näkökulmista varmistaa selkeyden kaikille projektin osallistujille ja parantaa työntekijöiden kykyä tarjota tietoa.
PaperOffice DMS täytti kaikki vaaditut kriteerit.
PaperOfficen digitalisoinnin edut
PaperOfficen digitalisoinnin ansiosta k60 Grating Systems pystyi jo:
- Säästä aikaa ja resursseja
- Helppo pääsy asiakirjoihin
- Asiakirjojen saatavuus jokaiselle valtuutetulle työntekijälle
- Anna selkeä arkistointi
Tietojen ja dokumenttien helpompi ja nopeampi saatavuus muuttaa yrityksen prosesseja perusteellisesti ja pysyvästi. Hallinnollinen tieto on nyt järjestetty avoimesti ja saatavilla oikeaan aikaan.
Tässä mielessä kaikkien asiakirjapohjaisten prosessien digitalisoinnin perusta luodaan PaperOffice DMS: llä.
Yleisen arkistointiprosessin lisäksi:
- Versionkestävä arkistointi
- Organisaatioprosessien optimointi
- Dokumentaation parempi organisointi
- Nopeampi dokumenttihaku
- Yksinkertaistettu viestintä ja tehtävien ratkaisu
taattu.
Lopputulos
PaperOffice DMS kartoittaa nykyään koko työnkulun digitaalisesti.
Toistaiseksi kaikki toimitus- ja laskuasiakirjat tallennetaan tehokkailla skannereilla, PaperOffice tunnistaa yhteystiedot automaattisesti ja tallentaa asiakirjat vastaavasti sähköiseen arkistoon.
Työntekijät voivat sitten käyttää asiakirjoja yksinkertaisen käyttöliittymän kautta ja kirjoittamalla erilaisia hakutermejä - myös kokotekstihaku on käytettävissä.
DMS: n johdonmukaisen käytön ansiosta ritilän valmistaja pystyi vähentämään merkittävästi laskun edellyttämää käsittelyaikaa, ja samalla maksamattomien saamisten määrä on vähentynyt merkittävästi.
