Enterprise Content Management (ECM) – Definition, Vorteile und Aufbau mit PaperOffice

Was ist das Ziel von Enterprise Content Management?

Das Ziel von ECM ist es, Funktionalitäten bereitzustellen, um die Effizienz im Unternehmen zu verbessern, Kosten zu reduzieren und Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Systemlösungen zu schaffen. Des Weiteren umfasst ECM folgende Unterziele:

• Vermeidung von Dokumentenredundanz
• Einheitlicher Zugriff auf Dokumente
• Bereitstellung von Informationen (unabhängig von Quelle und Nutzung)
• Eliminierung von Compliance-Risiken im Umgang mit Informationen

Kundenreferenzen: Bei PaperOffice sind wir stolz darauf, viele zufriedene Kunden aus verschiedenen Branchen zu haben. Sie können alle unsere Kundenreferenzen und Fallstudien auf unserer Website einsehen.

Integration und Kompatibilität: PaperOffice arbeitet perfekt mit NAS-Datenbanken zusammen, was es zu einem exklusiven DMS-Partner von QNAP NAS macht. Diese nahtlose Integration ermöglicht eine reibungslose Datenverwaltung und -speicherung in Verbindung mit QNAP-Systemen.

Sicherheitsmerkmale: Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. PaperOffice bietet branchenführende Sicherheitsmerkmale, darunter erstklassige Verschlüsselung, Datenschutzmaßnahmen und mehr. Unsere Sicherheitsstandards sind unübertroffen und gewährleisten den bestmöglichen Schutz Ihrer Unternehmensinformationen.

Was sind die Vorteile von Enterprise Content Management?

Die Theorie ist klar, aber wie wirkt sich ein ECM-System ganz konkret auf das Unternehmen aus? ECM Anbieter ermöglichen mit dem ECM-Konzept folgende Vorteile für Unternehmen:

Digitalisierung wird zum Wachstumstreiber: Analoge und unstrukturierte digitale Lösungen haben eines gemeinsam: Sie benötigen Zeit. Letztlich ist es egal, ob ein Dokument falsch abgeheftet oder die Worddatei im falschen Kundenordner platziert wurde.

Dagegen bietet ein Enterprise Content Management System eine deutliche Reduzierung der Durchlaufzeiten. Informationen lassen sich schneller finden, lästige Arbeitsschritte einfach automatisieren und Wartezeiten werden zur Erledigung von Aufgaben genutzt. Im Umkehrschluss gewinnen Sie Zeit, die Sie als Produktivzeit nutzen können – und Ihre Wachstumsphase beginnt.

Keine Information geht im Zettelchaos verloren: Viele Durchlaufzeiten entstehen durch Datensilos. Die Abteilungen haben jeweils eigene Ablagesysteme und arbeiten mit ihren eigenen Insellösungen. Dabei fällt es schwer, den Überblick zu behalten, den aktuellen Stand zu einem Dokument oder gar die gesuchte Information zu finden.

Genau hier knüpft eine ECM-Software an und verbindet diese Insellösungen durch einen zentralen Zugriffspunkt mit einem einheitlichen und automatisierten Ablagesystem. Durch eine intelligente Suche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle.

Kollaboration ist das neue Teamwork: Nahezu alle Dokumente werden durch mindestens zwei Personen erfasst, geprüft oder bearbeitet, weshalb Teamwork in jedem Unternehmen gefragt ist. Dazu gehören bereits das Bereitstellen sowie das nachvollziehbare Aufbereiten der relevanten Informationen für weitere Mitarbeiter.

Richtig unübersichtlich wird es jedoch, wenn externe Mitarbeiter wie Partner, Steuerberater, Rechtsanwälte oder sogar Kunden hinzugezogen werden. Durch ein ECM-System kommt wieder Ordnung in die Zusammenarbeit – auch über die Organisation hinaus.

Sie bleiben wettbewerbsfähig: 2020 war das Jahr, das deutsche Unternehmen unweigerlich zum Handeln aufgefordert hat. Schwächen aufgrund fehlender oder mangelnder Digitalisierung wurden klar aufgezeigt und neue Chancen erkannt. Dies hat viele ermutigt, in digitale Technologien zu investieren und sich weiterzuentwickeln. Homeoffice und remote Arbeiten gehören schon jetzt zum Standardrepertoire vieler Unternehmen. Doch die Anforderungen gehen über einfaches Arbeiten von zu Hause hinaus.

Im Jahr 2024 wird Enterprise Content Management (ECM) dank KI-Integration zur treibenden Kraft für effiziente Abläufe und nahtlose Zusammenarbeit, und PaperOffice steht an vorderster Front dieser digitalen Transformation.

Erfahren Sie, wie ECM Ihr Unternehmen voranbringen kann und wie PaperOffice Ihnen dabei hilft, die Vorteile voll auszuschöpfen.

Was gehört alles zu einem ECM-System mit PaperOffice?

ECM umfasst fünf Hauptkomponenten, die mit PaperOffice perfekt umgesetzt werden:

Dokumentenmanagement mit PaperOffice: PaperOffice ermöglicht die Erfassung, Verwaltung, Ablage, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten auf einfache und effiziente Weise. Das digitale Dokumentenmanagement-System von PaperOffice ist die Voraussetzung für ein papierloses Büro.

Business Process Management (BPM) mit PaperOffice: PaperOffice unterstützt BPM, indem es die Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Mit PaperOffice können Sie Ihre Workflows nahtlos und flexibel gestalten.

Records Management mit PaperOffice: PaperOffice bietet eine revisionssichere Verwaltung von Geschäftsdokumenten, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ihre Dokumente sind mit PaperOffice jederzeit sicher und nachvollziehbar archiviert.

Collaboration mit PaperOffice: PaperOffice fördert die digitale Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Teams können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und ihre Projekte transparent verwalten. Die integrierte Chat-Funktion von PaperOffice ermöglicht eine einfache Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.

KI-Automatisierung mit PaperOffice

Die Zukunft des Enterprise Content Managements ist von KI-Automatisierung geprägt, und PaperOffice ist an vorderster Front dieser Entwicklung. Mit PaperOffice können Sie dank fortschrittlicher KI-Technologien repetitive Aufgaben automatisieren, Informationen schneller finden und intelligentere Entscheidungen treffen.

Die KI von PaperOffice ermöglicht die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten, die Erkennung von Textinhalten in unterschiedlichen Sprachen und vieles mehr. Dank dieser KI-Automatisierung optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und steigern die Effizienz in Ihrem Unternehmen erheblich.

Ist Enterprise Content Management mit PaperOffice noch zeitgemäß?

Ja, definitiv! In der sich ständig wandelnden Geschäftswelt ist Enterprise Content Management mit PaperOffice mehr denn je von Bedeutung.

Mit PaperOffice können Sie Ihre Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und den Anforderungen der digitalen Transformation gerecht werden. Mit PaperOffice sind Sie für die Zukunft bestens gerüstet und können die Chancen der Digitalisierung voll ausschöpfen.