Skenerji in upravljanje dokumentov: prednosti in uporabe

Dihotomija je v večini pisarn po vsem svetu. Na eni strani digitalno področje s posameznimi in omrežnimi računalniki, na drugi strani dokumenti v papirni obliki. To včasih povzroči kaos in predvsem je čas izgubljen. Čas, ki ga je porabil za iskanje vsebine.

Paperless work through digital processes

Po mednarodnem poročilu McKinseyja pisarniški delavci dnevno iščejo in zbirajo informacije 1,8 ure na dan, kar je povprečno 9,3 ure na teden.

Računovodje, tajnice, kupci, uslužbenci, dispečerji in številne druge strokovne skupine so vsak dan zaposleni z obdelavo administrativnih procesov. Delo enega zaposlenega je pogosto odvisno od dela drugega.

Vsako podjetje ima zdaj večnamensko napravo, ki podpira tudi funkcijo skeniranja. Za mnoge pa izraz in uporaba sistema za upravljanje dokumentov še vedno ni znana.

V trenutnem članku pojasnjujemo, da je vredno uporabiti sistem za upravljanje dokumentov s svojim skenerjem. Dali vam bomo vsaj 15 razlogov za uporabo, kar vam bo omogočilo, da bo vaša pisarna brez papirja in digitalna ter kako jo lahko uporabite za povečanje učinkovitosti osnovnega poslovanja vašega podjetja.

Preden pridemo v razloge zakaj, odgovorimo na vprašanje:

Za kaj v podjetju uporabljate DMS?

Računi, tovorni računi, priložena pisma, pošiljke ali navodila za uporabo za nove naprave in s tem povezana jamstvena potrdila, če navemo le nekaj primerov? Njihova digitalizacija se pogosto že dolgo bliža, preprosto zato, ker primanjkuje osebja in časa. Zaradi tega raste analogna gora.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Z DMS in skenerjem, ki je primeren za vaše potrebe, lahko dobiš dihotomijo in nepotrebno izgubo časa pod nadzorom.

DMS pomeni tudi programsko opremo za upravljanje dokumentov in je namenjena upravljanju dokumentov, zlasti digitalnih dokumentov, ki vključuje pretvorbo iz analognega v digitalno. PaperOffice DMS je takšna programska oprema.

Ker paperOffice DMS omogoča, da analogni papir postane digitalna vsebina, kjer se pojavi.

Inteligentno strukturirano indeksiranje vsakemu dokumentu dodeli pravilen postopek z vnosom ključne besede. Z lastnim iskalnikom v storitvi PaperOffice je nato mogoče najti in poklicati vse dokumente. Glede na zahteve se zapisovane črke pretvorijo s prepoznavanjem besedila OCR, da bi jih lahko obdelali z združljivo Officeovo programsko opremo.

Prepoznali smo potrebe, ampak:

Kakšne so prednosti pisarne brez papirja?

V današnjem svetu se zaposleni ukvarjajo z velikim številom različnih dokumentov: originalnimi papirnatimi dokumenti, kot so pisma ali pogodbe, DOKUMENTI PDF in elektronski dokumenti, kot so datoteke in e-poštna sporočila.

V mnogih podjetjih se ti dokumenti kopirajo, izpisajo, posredujejo, distribuirajo in arhivijo na različnih mestih. Iskanje pomembnih informacij postaja vse težje in vodi v neekonomske poteke dela in obremenjene zaposlene. Imamo podroben članek, v katerem je opisana potrebe po sistemih za upravljanje dokumentov in so navedene prednosti uporabe.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Če pa bodo vaši zaposleni začeli odpravljati ali vsaj zmanjšati porabo papirja v pisarnah ali celotnem podjetju, boste izboljšali tudi procese, povečali produktivnost z digitalizacijo podatkov, uporabili brez papirnatih metod in s tem zmanjšali stroške.

O številnih drugih prednostih in vidikih smo že razpravljali v podrobnem članku o "Implementaciji v pisarni brez papirja".

Kateri skenerji so primerni za popolno sodelovanje?

Na primer, večnamenske naprave (MFP), kot so tiste od Brother ali Konica Minolta in drugih proizvajalcev.

Tiskalnik, skener in kopijo vse-v-enem: optično prebrani dokumenti gredo v osrednji imenik prek teh centralnih naprav ali prek »neposrednega skeniranja v pošto« kot e-pošte v nabiralnik v outlooku, ki ga spremlja PaperOffice, na primer in tako samodejno vnese programsko opremo za upravljanje dokumentov.

Ali preprosto vključite svoj naslov PaperOffice po meri v skener, tako imenovani DropMail e-poštni naslov, kot mesto za shranjevanje za skenirane datoteke. PaperOffice enostavno arhivira vse datoteke po e-pošti.

Za tiste, ki želijo pregledovati papirnate dokumente na običajen način, je modul »ScanConnect« privzeto integriran v PaperOffice idealen. Ker to podpira vsak skener, večnamensko napravo ali kopijo velike kapacitete z integrirano napravo za skeniranje in je zelo enostaven za uporabo.

Kljub temu ni pomembno, kako papirnati dokumenti pridejo v PaperOffice, saj je zaradi avtomatiziranega prepoznavanja besedila OCR prepoznana vsebina vse skenirane dokumentacije.

Ne glede na to, kaj je narejeno iz papirja, je skenirano in posneto z visoko natančnostjo zahvaljujoč optimizaciji, ki temelji na AI.

Takoj, ko se dokumenti zabeležijo, se njihova vsebina indeksira z uporabo razpadanja surovega besedila. Če poenostavnem, je vsebina napisana od besede do besede v poseben register, pri tem pa algoritem prepoznava posamezne besede v besedni kombinaciji in jih posname na enak način.

Digitalizacija in upravljanje dokumentov

Ko govorimo o sistemih za upravljanje dokumentov, ne smemo pozabiti: višja kot je stopnja digitalizacije informacij, ki so del procesov, višja je raven nadzora in avtomatizacije, ki jo lahko dosežemo. Napisali smo že članek o prednostih digitalizacije, kliknite tukaj.

V prvem koraku določite, kateri dokumenti pripadajo našim procesom, kako jih vnašamo v naš sistem upravljanja dokumentov in katere informacije je treba izvleči in shraniti skupaj z dokumenti v vaši bazi podatkov. Ko so informacije vključene, definiramo njegov življenjski cikel, kako bo interakcija z drugimi procesi in kako jih lahko vključimo.

Informacije prihajajo iz različnih virov

Najverjetneje bomo naleteli na informacije, ki prihajajo iz različnih virov in v različnih formatih. Nekatere so v digitalni obliki, shranjene v datotekah ali zbirkah podatkov, nekatere pa v obliki tiskanih dokumentov.

Kaj naj naredimo z digitalnimi dokumenti v pdf, doc, itd formatu? Tukaj je postopek zelo preprost.

Povlecite digitalni dokument v vmesnik PaperOffice. Ali pa so mape sistema Windows zlahka nadzorovane po prejetih dokumentih.

Dokumente v papirni obliki je zaradi integriranega optičnega bralnika mogoče enostavno skenirati in pretvoriti v digitalno obliko.

Zahvaljujoč programu optičnega prepoznavanja znakov (OCR = Optična prepoznava znakov) smo že naredili pomemben korak. Z uporabo skenerja ali druge digitalizacije ne pretvorimo le dokumenta v sliko, temveč lahko njegovo vsebino tudi elektronsko »preberemo«.

Ne samo, da je čisto OCR besedilo vključeno v zbirko podatkov, zahvaljujoč umetni inteligenci (AI), imenovani PIA, se avtomatizacija lahko določi ročno ali samodejno.

Tako sistem prepoznamo in določimo, katera področja dokumentov je treba samodejno prebrati. Kot so številka računa, datum, izdelki, zneski itd. V skladu s tem imamo vse potrebne informacije v našem sistemu upravljanja dokumentov.

Digitalizacija informacij prek OCR-a omogoča lažje vključevanje najrazličnejših dokumentov v upravljanje procesov in potekov dela.

Vse se sliši dobro, ampak kako se množično arhiviranje opravi iz skenerja?

PaperOffice DMS je tudi množično arhiviranje iz vašega optičnega bralnika upošteval najpomembnejše funkcije, ki se nanašajo na prepoznavanje besedila, integracijo AI in ključne besede.

Modul ScanConnect ne ponuja samo neposredne povezave med optičnega bralnika in DMS-jem PaperOffice. ScanConnect je zmogljivo orodje optičnega bralnika za ročno skeniranje in skriva druge zanimive funkcije, ki vam pomagajo pri množičnem skeniranju.

Najprej pripravite vse strani dokumentov za optično branje in nato postavite ločilne strani med posamezne dokumente, ki jih želite ločiti.

PaperOffice prepozna ločila strani in shrani dokumente posamično.

15 razlogov za uporabo skenerja skupaj z paperOffice DMS

• Razlog 1 - Hitro iskanje dokumentov v paperOffice DMS

  Indeksiranje v celotnem besedilu in iskanje v googlu Podobno: v sistemu za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS, lahko skenirane dokumente, potrdila in informacije poiščete v nekaj sekundah. To je mogoče, ker so vaši dokumenti analizirani in indeksirani s prepoznavanjem polnega besedila takoj, ko so shranjeni.

  Preprosto vnesete iskalni izraz, kot je Google, in PaperOffice na seznamu vseh rezultatov. Da, tako kot pri Googlu: Ker lahko v nekaj sekundah poiščete katero koli besedilno vsebino katerega koli dokumenta z uporabo integriranega iskalnika, iskanja s polnim besedilom in dodatnih funkcij filtra.

  Nikoli več ne boste želeli odnehati iskanja ključnih besed v PaperOffice in s filtrom iskanja boste našli vsak dokument, ne glede na to, kako podrobno - vključno s pošiljanjem e-poštnih sporočil, izvozom v Excel ali datotečni sistem!

• Razlog 2 – Samodejna različica papirnih dokumentov

  PaperOffice samodejno naredi različice vsakega spremenjenega dokumenta, ustvari kopijo v senci in jo shrani ločeno, tako da lahko želeno različico kadarkoli znova odprete.

  Zahvaljujoč integrirani VersionControl, je vsaka sprememba dokumenta prepoznana in shranjena kot kopija v senci kot nova različica dokumenta. Vsako različico lahko odprete, izvozite in urejate samostojno.

• Razlog 3 – Ločila za paketne preglede več dokumentov

  Pred vsak dokument, ki ga je treba ločiti, preprosto postavite stran za ločilo PaperOffice. PaperOffice prepozna ločilne strani med postopkom skeniranja in dokumente shrani ločeno.

• Razlog 4 – Pametne ločilne strani za neposredno vložitev iz skenerja

  PaperOffice vam ponuja možnost ročnega vložitve do popolnoma avtomatiziranega vložitve brez kakršnega koli posredovanja. Vsa polja se izpolnijo samodejno in celo pot shranjevanja je mogoče ustvariti in uporabljati dinamično, odvisno od datuma.

• Razlog 5 – XML/JSON omogočene QR kode na ločilnih straneh

  Shranite QR kode, ki so sposobne XML/JSON, s ključnimi besedami na ločilnih straneh in optično preglejte svoj kup dokumentov - PaperOffice prepozna ločilne strani in QR kode z ukazi XML/JSON in ključnimi besedami dokumente, ko so shranjeni.

  Na ta način lahko shranite posamezne ločilne strani z vrsto dokumenta, na primer »račun« in posebno mesto za shranjevanje za množično skeniranje, in tako shranite datoteke skeniranja na ciljni način.

• 6. razlog - Spremljanje imenika s pregledom map

  Vaš kopijo lahko shranjuje skeniranje v določeno mapo? Super, samo to mapo nadzorovati in boste imeli popolnoma samodejno vložitev v nekaj sekundah!

  Naj PaperOffice samodejno nadzoruje katero koli mapo. Takoj, ko se v tej mapi prikažejo nove datoteke, so arhivirane v skladu z vašo specifikacijo in popolnoma avtonomno obdelane.

• Razlog 7 – Nastavitev pravil za vložitev za monitorje imenika

  Ali želite po pregledu samodejno zajeti papirnate dokumente, samodejno pa jih tudi dotakniti do najmanjše podrobnosti? Najprej skenirajte vse dokumente v mapo, nato nastavite nadzor imenika. Nato določite, da se uporablja določena maska za vložitev, takoj ko je nekaj v mapi.

  Poleg spremljanja lahko določite tudi vse ustrezne podatke, kot so ime, mesto shranjevanja, vrsta dokumenta itd. PaperOffice skrbi za celotno vložitev za vas.

• Razlog 8 – Zmogljiv skener orodje za ročno skeniranje

  Enojne strani, pregledi v razsutem stanju ali foto skeniranje: Ne glede na to, kaj je narejeno iz papirja, je skenirano in posneto z visoko natančnostjo zahvaljujoč optimizaciji, ki temelji na AI.

  Integrirani ScanConnect podpira vsak skener, večnamensko napravo ali kopijo velike kapacitete z integrirano napravo za skeniranje in je zelo enostaven za uporabo.

• Podpora za Reason 9 – Scan2Folder

  Če vaš skener ni wia ali twain optični bralnik, PaperOffice ponuja možnost Scan2Folder. Skenirane dokumente shranite v mapo, ki jo spremlja PaperOffice.

• Razlog 10 - OCR prepoznavanje analognih dokumentov v več kot 100 jezikih

  PaperOffice zanesljivo pretvori analogno besedilo iz več kot 100 jezikov, vključno z nabori ciriličnih in azijskih znakov.

  Tako lahko v vašem podjetju skenirate mednarodne dokumente - PaperOffice DMS prepozna jezik in izvede prepoznavanje besedila. To vam omogoča, da poiščete dokument v zbirki podatkov in ga najdete v nekaj sekundah.

• Razlog 11 – Samodejna pretvorba v PDF/A za dolgoročno arhiviranje
  Papirnati dokumenti se samodejno shranijo v pravno veljavnem standardu ISO 19005 PDF/A. Oblika PDF/A-1 je najbolj omejevalne oblike, ki je sestavljena iz 2 ravni: PDF/A-1b za vizualno razmnoževanje in PDF/A-1a za Unicode kartiranje in strukturiranje vsebine.
• Razlog 12 – Oblak ni nameščen in/ali zahtevan

  PaperOffice se zanaša na zbirke podatkov, ki jih uporabljate lokalno ali na nas, kot sta Synology ali QNAP. Na ta način so vse informacije o vaših dokumentih, kot so sličice in prepoznavanje besedila, ki so bile izvedene, in druge ključne besede shranjene v vaši zbirki podatkov.

  Na ta način podatki ne končajo v tretjih ponudnikih oblaka in vam ni treba plačati mesečnih stroškov za shranjevanje podatkov.

• Razlog 13 – GDPR in GOBD shranjevanje

  Ne glede na to, ali odstranite strani, jih zavrtite ali počrnite območja s paperOffice - vse je v skladu z GOBD za popolno vložitev različica na revizijski način.

  PaperOffice samodejno naredi različice vsakega spremenjenega dokumenta, ustvari kopijo v senci in jo shrani ločeno, tako da lahko želeno različico kadarkoli znova odprete.

• Razlog 14 – Pokličite digitalne dokumente prek QR kode (cam scan)

  Uporaba QR kod PaperOffice odpira odlične možnosti, kot je samodejno različiciranje že arhiviranih in spremenjenih papirnatih dokumentov, ki vsebujejo isto QR kodo.

  Dokumente v storitvi PaperOffice lahko preprosto poiščete z QR kodo - odprite QR kodo in v spletni kameri pridržite QR kodo dokumenta PaperOffice, da jo prikažete v storitvi PaperOffice.

• Razlog 15 - Nepremagljiva vrednost za denar

  Licence za nakup PaperOffice imajo življenjsko veljavnost brez stroškov spremljanja in z izbirnim PaperOffice PLUS celo vse posodobitve za nadaljnje spremljanje, nove letne različice in brezplačno osebno podporo po telefonu in Teamviewerju po izračunani fiksni ceni brez grdih presenečenj.

  To je bilo le 15 razlogov, zakaj bi morali uporabljati skener s sistemom za upravljanje dokumentov. Poleg naštetih vam PaperOffice ponuja še veliko razlogov: upravljanje življenjskih ciklov (obdobja zadrževanja), sečnja dostopa, zaščita pred nepooblaščenim dostopom in šifriranjem, intuitivno povezovanje v Outlook / Office, indeksiranje dokumentov (metapodatki), rešitve poteka dela in še veliko več.

  Funkcije si lahko ogledate tako, da se odjavite na naše spletno mesto in se odjavite v »Kaj lahko stori PaperOffice«.

Skeniranje dokumentov in arhiviranje v DMS ponuja podjetjem ogromne prednosti. Optimizirani so vsi postopki, ki vključujejo dokumente. Varstvo podatkov in varnost podatkov sta še vedno zagotovljena.

Pisarna brez papirja razbremeni zaposlene. Prihranite veliko truda in stroškov iskanja. In izboljšate pravno varnost vaših upravnih procesov.

Za veliko podjetij je PaperOffice DMS prvi korak k digitalizaciji. S skeniranjem dokumentov in digitalnim arhiviranjem ustvarite veliko več kot le digitalno kopijo izvirnika. Skeniranje spremeni nestrukturirane informacije v strukturirane podatke.

Prepričajte se, da se izognete tej napaki

Medtem ko velika podjetja že dolgo imenujejo uradnike za digitalizacijo, ki se ukvarjajo s temo pretvorbe analognih dokumentov s polnim delovnim časom, mala in srednje velika podjetja običajno nimajo človeških virov, še posebej zato, ker so potrebne ustrezne poklicne kvalifikacije.
Vendar je to pogosta napaka in vodi do slabih naložb, saj mnogi proizvajalci izkoristijo to nevednost.

Začasna zaključek

Ne potrebujete it specialista ali izurjenega knjižničarja!

Vse kar res potrebuješ je

• pravilno programsko opremo
• zanesljiv it partner
• ustrezna strojna oprema

Včasih je strojna oprema pogosto že tam, ima več potenciala kot prej in jo je mogoče takoj uporabiti.

Napitnina

Mimogrede, obstaja poseben članek na temo "Digitalna obdelava računov", ki je poročal o prednostih digitalizacije ali digitalne obdelave računov:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide