Mijnbouwbedrijf
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), een toonaangevend mijnbouwbedrijf met hoofdzetel in Papoea-Nieuw-Guinea, staat in de voorhoede van de grondstofwinning.

Met een uitgebreide aanwezigheid en een sterke toewijding aan uitmuntendheid heeft KMHL zich gevestigd als een belangrijke speler in de mijnbouwsector. Door een duidelijke visie, strategische innovaties en een duurzame bedrijfsvoering is KMHL een voorloper in het creëren van waarde voor zijn stakeholders en de regio.

Startpunt en uitdagingen

Net als veel bedrijven in de mijnbouwsector werd KMHL geconfronteerd met uitdagingen bij het beheer en de organisatie van belangrijke documenten en dossiers in de dagelijkse bedrijfsvoering.

De hoge complexiteit en het volume van de documentatie, variërend van vergunningsprocedures tot bedrijfsprotocollen en milieueisen, maakten een efficiënt documentbeheer essentieel.

Tegen deze achtergrond zocht KMHL naar een documentbeheersysteem dat niet alleen de documenten centraliseert, maar ook de samenwerking tussen verschillende afdelingen en locaties vergemakkelijkt, terwijl het tegelijkertijd veiligheid en gegevensbescherming waarborgt en de naleving van wettelijke voorschriften ondersteunt.

Waarom KMHL voor PaperOffice DMS koos

Na een grondige evaluatie van verschillende documentbeheersystemen koos KMHL voor PaperOffice DMS. Het systeem werd gekozen omdat het het bedrijf in staat stelde minimale wijzigingen aan zijn bestaande werkprocessen aan te brengen, terwijl het toch aan zijn eisen voldeed.

„We hebben voor PaperOffice DMS gekozen omdat de investering in lijn is met de doelstellingen van ons bedrijf, namelijk de efficiëntie te verhogen, de documentbeveiliging te verbeteren en gebruik te maken van de digitale transformatie. Bovendien zijn de kosten in vergelijking met andere aanbieders uiterst aantrekkelijk,"

herinnert Loi Joseph, IT Manager van Kumul Minerals Holdings Limited, zich.

De financiële analyse die het IT-team had uitgevoerd, toonde aan dat PaperOffice DMS kosteneffectief was en voldeed aan de behoeften van KMHL.

Er werden drie potentiële documentbeheersystemen onderzocht, waarvoor offertes werden aangevraagd bij de respectieve bedrijven: PaperOffice, Docuware en M-Files.

Implementatie

Voor de start van de implementatie werden eerst 80 werkplekken uitgerust met het documentbeheersysteem, waarbij de Synology NAS als database werd gekozen.

Deze begin groep vormde het uitgangspunt voor de uitrol van het systeem, waarbij geleidelijk aan meer werkplekken werden geïntegreerd.

Twee maanden na de opdrachtuitvoering was de migratie van de bestaande gegevens voltooid en een maand later werd de productie gestart, waarbij de archiefoplossing van Kumul werd geaccepteerd.

De implementatie verliep soepel en de werknemers werden succesvol opgeleid.

Door middel van op maat gemaakte trainingen, interactieve workshops en praktisch toegepaste voorbeelden konden alle werknemers alle functies van het systeem leren kennen en optimaal gebruiken. Daarnaast werden er opleidingsdocumenten verstrekt om de werknemers ook na de trainingen als naslagwerk te dienen.

Dit zorgde voor een naadloze overgang naar het gebruik van het nieuwe systeem en een snelle integratie in de dagelijkse werkprocessen.

Eindresultaat

De implementatie van PaperOffice DMS stelde KMHL in staat zijn documentbeheer te verbeteren.

Het bedrijf was onder de indruk van de aanpasbaarheid van de gebruikersinterface, de verbeterde zoekmogelijkheden voor documenten en de controle van documentversies.

De invoering van het nieuwe systeem verliep soepel en KMHL raadde PaperOffice DMS aan voor iedereen die op zoek was naar een oplossing voor documentbeheer.

Over het algemeen was de ervaring van KMHL met PaperOffice DMS uiterst bevredigend en overtrof hun verwachtingen.