ASUSTOR gestione documenti DMS per NAS

I sistemi per la gestione documentale, gestione documenti, chiamati anche DMS, supportano la vostra organizzazione nella gestione elettronica e strutturata dei documenti aziendali. Un DMS è quindi un passo importante verso l'ufficio senza carta.

In combinazione con il vostro ASUSTOR NAS formate il duo ideale, per digitalizzare gli archivi analogici e aumentare l'efficienza dei processi di ricerca e archiviazione.

Il sistema di gestione documentale PaperOffice è l'unico sistema DMS al mondo ufficialmente approvato da ASUSTOR per i vostri dispositivi ASUSTOR.

Che cos'è un NAS?

La denominazione "ASUSTOR NAS" è utilizzata dall'azienda taiwanese ASUSTOR per commercializzare vari dispositivi di Network-Attached Storage (NAS). Questi dispositivi permettono alle aziende e agli utenti privati di proteggere efficacemente i propri dati, nonché di organizzarli e utilizzarli in modo personalizzato.

In sostanza, un NAS è un file server con un proprio sistema operativo, che mette a disposizione il suo spazio di archiviazione tramite la rete.

ASUSTOR NAS offre le condizioni ideali per tutte le aziende, ma soprattutto per le PMI, per il salvataggio rapido e semplice dei dati aziendali.

Nell'articolo seguente vi mostriamo come trarre il massimo dal vostro ASUSTOR NAS per la vostra azienda e come la gestione documentale può funzionare in modo semplice e senza Docker.

Perché utilizzare un NAS invece del Cloud?

Ci sono diversi motivi per cui si dovrebbe utilizzare una soluzione NAS (Network Attached Storage) invece di una soluzione basata su Cloud, qui elenchiamo qualche esempio:

• 1. Controllo e sicurezza: Un NAS è sotto il controllo fisico dell'azienda, il che significa che l'azienda ha il pieno controllo sui propri dati e può assicurare che questi dati siano sicuri e protetti.
  In un ambiente Cloud, tuttavia, i vostri dati vengono trasferiti a un fornitore esterno e non sono soggetti agli stessi standard di sicurezza dell'azienda stessa.


• 2. Privacy: Le aziende devono rispettare le normative legali quando conservano dati personali, in conformità con il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione Europea. Pertanto, le aziende devono assicurarsi che le tecnologie e i servizi di archiviazione scelti siano conformi alle normative sulla privacy.
  Un NAS (Network Attached Storage) è la scelta più appropriata rispetto a una soluzione Cloud quando si tratta di conformità alle normative GDPR.
  Poiché rimane di proprietà dell'azienda, i dati possono essere controllati direttamente dall'azienda stessa e protetti in modo appropriato. Un NAS offre anche un alto livello di flessibilità, poiché i dati non devono essere memorizzati in un datacenter esterno. Inoltre, le aziende possono crittografare i dati sul NAS per proteggerli da accessi non autorizzati.
• 3. Connessione Internet: Un NAS può essere utilizzato indipendentemente da una connessione Internet, rendendolo ideale per le aziende che operano in aree rurali o in aree con connessioni Internet instabili.


• 4. Costi: Il costo è un significativo vantaggio che un NAS ha rispetto al Cloud Storage. Un NAS è più economico da acquistare rispetto a un servizio Cloud, poiché si paga una volta sola e possedete completamente il dispositivo.
  Inoltre, i costi mensili per un NAS sono considerevolmente inferiori rispetto a un servizio Cloud. Infatti, con un NAS non ci sono costi di abbonamento mensili. Inoltre, con un NAS non ci sono costi aggiuntivi di larghezza di banda che potrebbero sorgere con un servizio Cloud.


• 5. Flessibilità: Un NAS offre alle aziende maggiore flessibilità nella scelta dell'hardware e della capacità di archiviazione. Consente anche di espandere lo spazio di archiviazione per soddisfare le crescenti esigenze dell'azienda.

Un ASUSTOR NAS in combinazione con PaperOffice DMS offre alla vostra azienda una soluzione semplice e affidabile per gestire i vostri documenti.

PaperOffice DMS è un software facile da usare che consente alle aziende di organizzare, archiviare, categorizzare e gestire i propri documenti in modo che possano essere consultati facilmente e ovunque.

Combinando NAS e la gestione efficace di PaperOffice DMS, è possibile aumentare la produttività della vostra azienda, garantendo che i documenti possano essere consultati rapidamente e in modo affidabile. Offre anche una protezione aggiuntiva per i dati, poiché questi vengono memorizzati sul NAS e non sui computer locali o su Cloud esterni.

Quanto è complessa l'installazione e la configurazione del database?

L'installazione del database e la configurazione sul vostro ASUSTOR NAS non sono affatto complesse e non richiedono l'intervento di uno specialista IT.

La configurazione con l'aiuto dei video YouTube di PaperOffice può essere completata anche dai non esperti in pochi minuti.

Come arrivano i tuoi dati al NAS ASUSTOR?

Ci sono diversi modi per trasferire i dati nel Sistema di gestione documentale (DMS) di PaperOffice, che viene eseguito su un NAS ASUSTOR (Network Attached Storage). Ecco alcuni esempi:

Scansione dei documenti

Il processo è semplice: se i dati non sono ancora disponibili in formato digitale, i documenti cartacei devono prima essere scansionati o fotografati.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Con il tuo scanner o un altro dispositivo di digitalizzazione, il documento non viene solo convertito in un'immagine, ma i suoi contenuti possono anche essere "letti" elettronicamente. La funzione scanner integrata in PaperOffice DMS si collega al tuo scanner e trasferisce così il mezzo digitale nel software di gestione documentale.

Su come integrare al meglio il tuo scanner per digitalizzare i documenti, abbiamo già scritto in un altro articolo.

Archiviazione documenti digitali

I dati disponibili in formato digitale, come email o file digitali, possono essere facilmente trascinati nell'interfaccia di PaperOffice tramite drag&drop. Se desideri archiviare più documenti senza sforzo manuale, la sorveglianza delle cartelle integrata in PaperOffice è adatta a questo scopo. Questo consente un'archiviazione senza problemi in background.

Dati esistenti

Il sistema di gestione documentale di PaperOffice facilita inoltre agli utenti il trasferimento dei dati già presenti in formato digitale sul disco rigido di laptop o desktop a un archivio dati condiviso, il NAS ASUSTOR.

In questo modo, tutti i dati esistenti possono essere importati nel sistema di gestione documentale con un solo clic del mouse.

Valore aggiunto e benefici di ASUSTOR NAS insieme a PaperOffice DMS

L'uso di un ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) in combinazione con il sistema di gestione documentale (DMS) PaperOffice offre una serie di vantaggi, tra cui:

• 1. Gestione centralizzata dei dati: Il DMS consente di memorizzare e organizzare tutti i documenti e file in un unico posto, facilitando la collaborazione e l'accesso ai dati, in quanto ogni dipendente può accedere ai file necessari senza doverli copiare su una chiavetta USB.
  Questo risparmia tempo e previene errori che possono derivare dal trasferimento manuale.


• 2. Maggiore sicurezza: Il NAS offre funzionalità di sicurezza aggiuntive come la crittografia e la ridondanza per proteggere i dati dalla perdita o dall'accesso non autorizzato, oltre a garantire un'alta sicurezza dei dati attraverso varie opzioni di backup.
  È possibile creare backup automatici per poter ripristinare i file in caso di guasti o cancellazioni accidentali di file importanti. È inoltre possibile crittografare i dati per garantire che i dati sensibili siano protetti da accessi non autorizzati.


• 3. Maggiore velocità di accesso: Il NAS consente di accedere e modificare i dati più rapidamente, aumentando la produttività.


• 4. Facilità di manutenzione e aggiornamento: Il DMS e il NAS sono indipendenti l'uno dall'altro e possono essere mantenuti e aggiornati separatamente, facilitando la manutenzione.


• 5. Maggiore flessibilità: La combinazione di ASUSTOR NAS e PaperOffice DMS offre una vasta gamma di opzioni di configurazione e personalizzazione per soddisfare le esigenze dell'azienda.


• 6. Espandibilità facile dello spazio di archiviazione: Poiché le aziende spesso crescono e hanno bisogno di più spazio di archiviazione, un ASUSTOR NAS può essere facilmente ampliato per soddisfare le crescenti esigenze. Questo è più conveniente ed efficiente rispetto ad altre soluzioni di archiviazione come i dischi rigidi esterni o le soluzioni cloud.


• 7. Supporto per l'accesso mobile e il lavoro remoto: Utilizzando ASUSTOR NAS e PaperOffice DMS, si può accedere e modificare i dati da qualsiasi luogo, ampliando le possibilità di lavoro remoto e collaborazione mobile.


• 8. Maggiore efficienza: L'uso di PaperOffice DMS e ASUSTOR NAS consente di trovare e organizzare i dati più rapidamente e di automatizzare i processi, aumentando l'efficienza.


• 9. Gestione completa degli utenti: Tra cui la possibilità di creare e gestire più account utente.
  Ciò consente alle aziende di assegnare diversi diritti di accesso per dipendenti o dipartimenti diversi. Ad esempio, un dipendente nella contabilità finanziaria può avere accesso ai documenti finanziari, mentre un dipendente nel marketing ha accesso solo ai documenti di marketing.

Un DMS consente alle aziende di memorizzare e gestire centralmente i propri documenti e file. Facilita la ricerca e la collaborazione, in quanto i dipendenti possono accedere ai file necessari da qualsiasi luogo. Offre anche la possibilità di automatizzare i flussi di lavoro dei documenti per risparmiare tempo e risorse.

Un sistema di gestione documentale (DMS) in combinazione con un ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) offre alle aziende una soluzione potente e affidabile per la gestione e l'archiviazione dei documenti, nonché l'accesso ai propri documenti e file.