Digitalizzazione nella pubblica amministrazione e nelle autorità

Digitalizzazione nella pubblica amministrazione e nelle autorità

Dall'ufficio delle imposte al KITA, dal governo locale, dalle autorità o dai trasporti pubblici al dipartimento di manutenzione stradale.

Le istituzioni ufficiali e pubbliche stanno collegando e anche stabilizzando le strutture nei comuni, nelle città, nei distretti e anche negli stati federali, fino alla Repubblica federale di Germania come comunità politica.

Documenti e dati vengono creati in molti diversi dipartimenti dell'autorità. Ecco come vengono generati ogni giorno documenti importanti:

Scritti, contratti, bozze, ricerche, pareri di esperti e molto altro. Questi non arrivano solo per posta, molti documenti arrivano anche via e-mail.

Paperless work through digital processes

Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.

Inoltre, ogni documento è classificato in base al suo tipo e può essere assegnato a persone e oggetti, a cui è possibile accedere anche in movimento, indipendentemente dal dispositivo. Quindi hai tutte le informazioni e i documenti su tutte le informazioni chiaramente in un unico posto, vale a dire il tuo database.

Con l'aiuto della soluzione di gestione dei documenti, è possibile salvare e archiviare tutte le informazioni su una piattaforma centrale in modo a prova di audit.

Al fine di risolvere molti problemi amministrativi esistenti nella gestione della proprietà, è necessario implementare il sistema di gestione dei documenti PaperOffice.

In questo modo, il lavoro quotidiano può essere semplificato, ottimizzato e migliorato con l'aiuto della digitalizzazione. PaperOffice DMS ti offre una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.

PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti o lettere gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.

Puoi anche beneficiare delle attività amministrative digitali e tenere d'occhio la corrispondenza ufficiale che viene ripresentata o assegnata ai dipendenti tramite assegnazione delle attività.

Tutte le informazioni disponibili da subito

Un buon software di gestione dei documenti non può prendere decisioni politiche, ma può essere di grande aiuto in molte aree della pubblica amministrazione in vari processi, perché la stragrande maggioranza dei cosiddetti file amministrativi non ha priorità sovrana.

A parte questo, i documenti digitali non devono sostituire gli originali, ma semplificano il lavoro.

Con PaperOffice DMS, i documenti possono essere digitalizzati in molte autorità e istituzioni pubbliche e archiviati centralmente in modo tale che l'accesso possa essere effettuato da qualsiasi computer senza dover andare all'archivio o prima indagare su quale / Il tuo collega sta attualmente elaborando il file.

PaperOffice DMS non solo digitalizza i documenti analogici, ma il software di gestione dei documenti salva ogni modifica al documento in ordine cronologico. L'originale rimane inalterato. La funzione del flusso di lavoro può essere utilizzata, ad esempio, per assegnare determinate attività durante il lavoro di progetto e ogni dipendente mantiene una panoramica dello stato corrente.

Allo stesso tempo, idee o suggerimenti possono essere presentati senza dover convocare riunioni ogni volta. I documenti archiviati possono essere cercati per parole chiave o per data o numeri di riferimento e i modelli automatizzati possono essere creati dall'IA in PaperOffice DMS.

I possibili utilizzi di PaperOffice DMS si traducono tra i vari livelli della pubblica amministrazione ufficiale e pubblica, ad esempio in:

• Scuole
• Asili
• Biblioteche
• Università
• Ospedali
• Amministrazioni comunali
• uffici fiscali
• Case di cura

Naturalmente, grazie alla sofisticata archiviazione dei dati con crittografia a 1024 bit, nonché alla speciale formattazione interna e al firewall, viene mantenuta la sicurezza in conformità con il GDPR. PaperOffice DMS colpisce anche per la sua facilità di apprendimento, la capacità di configurare fino a 800 terminali collegati e un ottimo rapporto qualità-prezzo.

Questo è PaperOffice DMS, un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire semplicemente i documenti.

Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.

I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Ottimizzazione dei processi aziendali grazie a PaperOffice DMS

Grazie all'IA integrata, vengono attivate regole automatiche. Questa intelligenza artificiale ordina automaticamente i documenti in cartelle come "Fattura" e "Contratto", memorizza le parole chiave corrispondenti e attiva il flusso di lavoro digitale memorizzato per il rispettivo tipo di documento.

PaperOffice soddisfa i più elevati standard di sicurezza come la gestione delle autorizzazioni o la concessione di autorizzazioni di accesso. L'utente definisce le singole fasi di lavoro esattamente come verrebbero eseguite, ad esempio la "registrazione", il "controllo", il "rilascio" e la "prenotazione" delle fatture.

La responsabilità può essere assegnata non solo alle singole persone, ma anche a gruppi di utenti come "Contabilità" o "Produzione", in modo che un collega possa intervenire immediatamente se un dipendente è assente.

La tecnologia OCR non solo riconosce il contenuto del documento, ma anche tutti i campi di dati relativi alle imposte come numero di documento, data, netto, tasse e importo lordo. I dati importati sono disponibili per il controllo delle valutazioni, delle operazioni di pagamento e della contabilità finanziaria. Ciò consente di risparmiare un noioso lavoro di ingresso e riduce gli errori di registrazione.

Argomenti importanti per includere PaperOffice DMS nella pianificazione del budget. Infine, PaperOffice DMS convince anche del fatto che la sostenibilità e la protezione dell'ambiente sono prese in considerazione. Prima o poi avverrà la conversione completa da documenti analogici a forma digitale e quindi l'istituzione pubblica, che allora già utilizzerà PaperOffice DMS, sarà ben preparata.

Con un solo clic del mouse, i dati, compresa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al cliente, al consulente fiscale o viceversa.

Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti. Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office. I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

L'elaborazione digitale è una base essenziale per garantire l'elevata qualità del servizio dei servizi comunali in futuro

Le istituzioni e le autorità pubbliche devono elaborare i documenti per tutte le transazioni commerciali. Il costante sviluppo dei modelli di business crea costantemente nuove sfide. Ciò di cui hanno bisogno è un buon sistema di gestione dei documenti.

PaperOffice DMS è il software giusto perché viene fornito con tutto ciò di cui le autorità e le istituzioni pubbliche hanno bisogno, come ad esempio:

• Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR/li>
• Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
• Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
• Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
• Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
• Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi

Archiviazione sicura e conforme alle revisioni: PaperOffice DMS soddisfa tecnicamente i requisiti legali di GoBD, GDPdU e DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

Le ampie funzioni del flusso di lavoro di PaperOffice sono molto interessanti per le autorità e le pubbliche amministrazioni. I contenuti delle riunioni di progetto sono registrati e possono essere integrati dai partecipanti in qualsiasi momento, tutti sullo schermo e da luoghi diversi. L'archiviazione a prova di audit è garantita in ogni momento, così come l'ottimizzazione dei processi organizzativi.

PaperOffice supporta questo con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.

Le istituzioni e le autorità pubbliche traggono vantaggio dalla gestione digitale dei documenti

Il sistema di gestione documentale consente la creazione separata di database per ogni singola area e può creare collegamenti contemporaneamente. I documenti analogici, come le fatture degli artigiani inviati, vengono scansionati con PaperOffice DMS e salvati sia come foto che come testo convertito utilizzando il software OCR. Tutti i dati esistenti, ad esempio su un tenant, possono essere visualizzati in modo chiaro e inequivocabile, motivo per cui non è necessario eseguire file per appuntamenti fuori casa. La gestione del database controllata dall'intelligenza artificiale crea modelli da dati master o elenchi statisticamente utilizzabili in base alle esigenze.

Allo stesso tempo, la necessaria protezione dei dati viene mantenuta attraverso la gestione gerarchica delle password e la crittografia a 1024 bit.

Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.

Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.

Con i timbri digitali, i documenti possono essere integrati con informazioni aggiuntive e persino controllare flussi di lavoro dettagliati. A sua volta, la funzione di attività e flusso di lavoro garantisce che le scadenze siano rispettate e completate.

PaperOffice DMS non è solo esteso nelle sue funzioni, ma anche facile da imparare, guidato da video tutorial, ma anche da consigli individuali e formazione se lo si desidera. Tutto questo ad un ottimo rapporto qualità-prezzo.