Automazione dei processi aziendali nelle aziende di audioprotesismo
PaperOffice DMS per le aziende di apparecchi acustici consente la gestione efficiente di qualsiasi tipo di documento e la rapida elaborazione delle richieste ed è il prerequisito per l'efficienza e il successo all'interno dell'amministrazione.
Consiglio professionale
Documenti scritti, contratti, bozze, ricerche, perizie e molto altro vengono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione e ottimizzano così al massimo tutti i processi di lavoro.Con l'aiuto della soluzione di gestione dei documenti, è possibile salvare e archiviare tutte le informazioni su una piattaforma centrale in modo a prova di audit.
Digitalizzazione per le aziende di audioprotesismo
Come azienda nel settore dei professionisti dell'udito, hai molti documenti importanti da gestire:
Fatture, documentazione, corrispondenza, offerte, fogli di riparazione, tessere sanitarie e molto altro. Pertanto, i professionisti dell'udito sono quelli che beneficiano in modo significativo dell'uso di un adeguato software di gestione dei documenti.
È così che i professionisti dell'udito accumulano documenti importanti su base giornaliera. Tutti questi devono essere abbinati al cliente, all'agenzia o al produttore del dispositivo giusto.
Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.
Inoltre, ogni documento è classificato in base al suo tipo e può essere assegnato a persone e produttori di dispositivi, a cui è possibile accedere anche in movimento, indipendentemente dal dispositivo. Quindi hai tutte le informazioni e i documenti su tutti gli apparecchi acustici chiaramente in un unico posto, vale a dire il tuo database.
È molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti. PaperOffice DMS ti offre una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.
Con l'aiuto della soluzione di gestione dei documenti, è possibile salvare e archiviare tutte le informazioni su una piattaforma centrale in modo a prova di audit.
PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come fatture, contratti, rapporti di vendita, sondaggi, valutazioni, leasing o altre lettere gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.
Puoi anche beneficiare di attività amministrative digitali, timbri digitali e note adesive e tenere d'occhio tutti i contratti di servizio, la corrispondenza ufficiale che viene ripresentata o assegnata ai dipendenti tramite assegnazione di attività.
La sicurezza delle revisioni è garantita in ogni momento.
Tutte le informazioni disponibili da subito
Con PaperOffice DMS, i documenti possono essere digitalizzati in molte aziende di acustica degli apparecchi acustici e archiviati centralmente in modo tale da poter essere accessibili da qualsiasi computer senza dover andare all'archivio o prima ricercare quale collega che sta attualmente elaborando documenti o cartelle.
PaperOffice DMS non solo digitalizza i documenti analogici, ma il software di gestione dei documenti salva ogni modifica al documento in ordine cronologico. L'originale rimane inalterato. La funzione del flusso di lavoro può essere utilizzata, ad esempio, per assegnare determinate attività durante il lavoro di progetto e ogni dipendente mantiene una panoramica dello stato corrente.
Allo stesso tempo, idee o suggerimenti possono essere presentati senza dover convocare riunioni ogni volta. I documenti archiviati possono essere cercati per parole chiave o per data o numeri di riferimento e i modelli automatizzati possono essere creati dall'IA in PaperOffice DMS.
È un numero impressionante. Circa 16 milioni di persone nella sola Germania soffrono di perdita dell'udito. È interessante notare che la perdita dell'udito è distribuita in modo abbastanza uniforme in quasi tutte le fasce d'età dai 30 agli oltre 70 anni e la perdita dell'udito è un problema crescente. Negli ultimi 20 anni, il numero di persone con perdita dell'udito è aumentato di circa il 4%. Tuttavia, solo circa la metà delle persone colpite utilizza un apparecchio acustico.
Chiunque ne usi uno è di solito entrato in contatto con un mestiere che non è ben noto, l'audioprotesista, che era ancora un audioprotesista prima del 2017. Un mestiere con tre anni di formazione e la possibilità di ulteriore formazione per diventare un maestro artigiano e il completamento di una laurea in tecnologia dell'udito e audiologia. Gli acustici si occupano della produzione di apparecchi acustici e protezioni acustiche sotto forma di cosiddetti otoplastici, dispositivi su misura. Il profilo professionale di un acustico è paragonabile a quello di un odontotecnico.
Per i professionisti dell'udito, ciò significa mantenere aggiornati i dati dei pazienti o dei clienti. Allo stesso tempo, si tratta di dati molto sensibili, perché molte persone con problemi di udito lo vedono come un difetto che il loro ambiente personale non dovrebbe sperimentare. Ecco perché la protezione dei dati è importante quando si memorizzano i dati. Nella maggior parte dei casi, i clienti per la prima volta sono mediati da audioprotesisti di medici ORL che hanno diagnosticato la perdita dell'udito, motivo per cui anche la manutenzione dei dati è di grande importanza qui e un archivio ben congegnato alla fine accelera il processo di lavoro.
Il software di gestione dei documenti come PaperOffice DMS è più adatto per queste attività. Perché è un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire semplicemente i documenti.
PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto per gestire contratti, memorie e corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione documentale PaperOffice, i tuoi processi precedenti in azienda vengono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.
Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.
I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.
PaperOffice archivia tutti i documenti generati nella tua azienda di assistenza acustica e tutte le informazioni rilevanti in conformità con la legge e in modo a prova di audit
Prima di tutto, Paperoffice DMS può essere utilizzato per convertire un archivio analogico, forse il tradizionale file system sospeso, in un archivio digitale. Questo è un passo importante che non solo accelera l'amministrazione in azienda, ma migliora anche la trasmissione dei dati dal medico ORL e viceversa. Ad esempio, i dati inviati via e-mail possono essere letti direttamente e trasferiti automaticamente al file elettronico del cliente.
In PaperOffice DMS, i dati sensibili dei pazienti sono crittografati e protetti da password, per cui è possibile impostare chi è autorizzato a vedere quanti dati nell'azienda.
Anche la chiamata alla cartella giusta viene eseguita molto rapidamente in PaperOffice DMS, con il motore di ricerca interno che registra vari parametri inclusi nella ricerca. Se il numero cliente o anche il nome non è più noto o esiste più di una volta, alcune parole chiave possono limitare la ricerca al risultato appropriato.
Grazie all'IA integrata, vengono attivate regole automatiche. Questa intelligenza artificiale ordina automaticamente i documenti in cartelle come "Fattura" e "Contratto", memorizza le parole chiave corrispondenti e attiva il flusso di lavoro digitale memorizzato per il rispettivo tipo di documento.
PaperOffice soddisfa i più elevati standard di sicurezza come la gestione delle autorizzazioni o la concessione di autorizzazioni di accesso. L'utente definisce le singole fasi di lavoro esattamente come verrebbero eseguite, ad esempio la "registrazione", il "controllo", il "rilascio" e la "prenotazione" delle fatture.
La responsabilità può essere assegnata non solo alle singole persone, ma anche a gruppi di utenti come "Contabilità" o "Produzione", in modo che un collega possa intervenire immediatamente se un dipendente è assente.
La tecnologia OCR non solo riconosce il contenuto del documento, ma anche tutti i campi di dati rilevanti dal punto di vista fiscale come numero di documento, data, netto, tasse e importo lordo. I dati importati sono disponibili per il controllo delle valutazioni, delle operazioni di pagamento e della contabilità finanziaria. Ciò consente di risparmiare un noioso lavoro di ingresso e riduce gli errori di registrazione.
Argomenti importanti per includere PaperOffice DMS nella pianificazione del budget. Infine, PaperOffice DMS convince anche del fatto che la sostenibilità e la protezione dell'ambiente sono prese in considerazione. Prima o poi avverrà la conversione completa da documenti analogici a forma digitale e quindi l'istituzione pubblica, che allora già utilizzerà PaperOffice DMS, sarà ben preparata.
Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti. Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office. I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.
Con un solo clic del mouse, i dati, compresa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al cliente, al consulente fiscale o viceversa.
La soluzione: know-how comprovato
Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?
PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.
L'elaborazione digitale è una base essenziale per garantire l'elevata qualità del servizio dei servizi comunali in futuro
Il fatto che l'acustica degli apparecchi acustici non sia sulla bocca di tutti e certamente non sulle orecchie di tutti è perché ci sono solo 6.600 aziende di questo tipo in Germania. Si tratta di poco più dell'1% di tutte le imprese artigianali in Germania.
Tuttavia, la loro clientela comprende circa 8 milioni di persone, motivo per cui il file cliente medio di un audioprotesista comprende oltre 1200 persone. Molti dati diversi devono essere registrati per ogni cliente, perché l'udito è una questione molto complessa e il danno non colpisce solo l'orecchio o le orecchie. Chiunque abbia mai avuto un condotto uditivo ostruito dal cerume può avere un'idea approssimativa di cosa significhi avere problemi di udito. Le conseguenze possono essere:
- Esaurimento
- Mal di testa
- Stress
- Depressione
- Vertigini
- Disturbi del sonno
Per rimediare a questo, i dati audiometrici vengono registrati dal paziente e sulla base di questo viene prodotto il singolo apparecchio acustico. La sordità è soggetta a modifiche. Il grado di perdita dell'udito di solito aumenta con l'età, il che a sua volta rende necessario adattare l'apparecchio acustico alle nuove condizioni. L'orecchio stesso è anche soggetto a cambiamenti anatomici nel corso della vita a causa del rilassamento del tessuto connettivo.
Le aziende di acustica acustica devono elaborare i documenti in tutte le transazioni commerciali. Il costante sviluppo dei modelli di business crea costantemente nuove sfide. Ciò di cui hanno bisogno è un buon sistema di gestione dei documenti.
PaperOffice DMS è il software giusto perché viene fornito con tutto ciò di cui l'industria dell'udito ha bisogno, come ad esempio:
- Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR/li>
- Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
- Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
- Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
- Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
- Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi
Archiviazione sicura e conforme alle revisioni: PaperOffice DMS soddisfa tecnicamente i requisiti legali di GoBD, GDPdU e DSGVO
Le ampie funzioni del flusso di lavoro di PaperOffice sono molto interessanti per le aziende di apparecchi acustici. I contenuti delle riunioni di progetto sono registrati e possono essere integrati dai partecipanti in qualsiasi momento, tutti sullo schermo e da luoghi diversi. L'archiviazione a prova di audit è garantita in ogni momento, così come l'ottimizzazione dei processi organizzativi.
PaperOffice supporta questo con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.
Le aziende di acustica acustica traggono vantaggio dalla gestione dei documenti digitali
Il sistema di gestione documentale consente la creazione separata di database per ogni singola area e può creare collegamenti contemporaneamente. I documenti analogici, come le fatture inviate, vengono scansionati con PaperOffice DMS e salvati sia come foto che come testo convertito utilizzando il software OCR. Tutti i dati esistenti possono essere visualizzati in modo chiaro e inequivocabile, motivo per cui non è necessario portare con sé file per appuntamenti fuori casa. La gestione del database controllata dall'intelligenza artificiale crea modelli da dati master o elenchi statisticamente utilizzabili in base alle esigenze.
Allo stesso tempo, la necessaria protezione dei dati viene mantenuta attraverso la gestione gerarchica delle password e la crittografia a 1024 bit.
Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.
Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.
Con i timbri digitali, i documenti possono essere integrati con informazioni aggiuntive e persino controllare flussi di lavoro dettagliati. A sua volta, la funzione di attività e flusso di lavoro garantisce che le scadenze siano rispettate e completate.
PaperOffice DMS non è solo esteso nelle sue funzioni, ma anche facile da imparare, guidato da video tutorial, ma anche da consigli individuali e formazione se lo si desidera. Tutto questo ad un ottimo rapporto qualità-prezzo.
FAQs
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione per le aziende di apparecchi acustici":
In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?
Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.
Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?
Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.
Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?
PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!
PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?
Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.
Conclusione
PaperOffice DMS supporta le aziende di apparecchi acustici e offre interfacce appropriate per altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i tuoi desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.
PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.
In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.