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Automazione dei processi aziendali per l'industria farmaceutica e biotecnologica


PaperOffice DMS per l'industria farmaceutica e biotecnologica consente un flusso regolare di informazioni grazie alla digitalizzazione e all'automazione dei processi aziendali.

Consiglio professionale

Documenti scritti, contratti, bozze, fatture, bolle di consegna e molto altro vengono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione, ottimizzando così al massimo tutti i processi di lavoro.

L'intelligenza artificiale integrata consente ai processi aziendali di essere in gran parte automatizzati, accelerando i processi e aumentando il successo e la soddisfazione.

Digitalizzazione nell'industria farmaceutica e biotecnologia

Le aziende farmaceutiche beneficiano in modo significativo dell'uso di un'adeguata gestione dei dati, perché ricevono documenti cartacei ogni giorno.

Ecco come vengono generati ogni giorno documenti importanti nell'industria farmaceutica:

Dossier di approvazione, testi di imballaggio, ricerche, relazioni e molto altro. Questi non arrivano solo per posta, molte lettere arrivano anche via e-mail.

Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.

È molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti.

PaperOffice DMS ti offre una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.

PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti o lettere gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.

Le soluzioni di gestione documentale sono importanti in ogni settore, per le aziende farmaceutiche le conseguenze di una decisione sbagliata nella gestione dei documenti possono essere fatali. Prescrizioni errate, risultati dei test errati o foglietti illustrativi obsoleti possono portare a rischi per la salute. L'esecuzione errata di query sui dati durante un audit può anche portare a un fallimento o alla perdita della certificazione.

Quindi ci sono molte cose da considerare nell'industria farmaceutica per una gestione ottimale della qualità e un livello di sicurezza delle informazioni.

Nell'industria farmaceutica, ogni giorno viene utilizzata molta carta. Da un lato, poiché i processi sono piuttosto complessi, questo porta a grandi montagne di carta, enormi quantità di dati, ma anche a un lungo processo di ricerca.

Insieme a una società di consulenza indipendente dal produttore, il valore annuo dei documenti aggiuntivi è stato calcolato fino a dieci milioni di euro (a partire dal 2020).

Con un investimento medio di cinque minuti per il mantenimento della struttura e dell'archiviazione delle cartelle, dieci ricerche per dipendente a settimana e dieci minuti per ogni ricerca, ciò ha comportato costi di ricerca fino a due milioni di euro all'anno.

Perché il software di gestione dei documenti è la soluzione perfetta?

Il sistema di gestione dei documenti PaperOffice riunisce l'organizzazione e la protezione dei dati sotto un unico cappuccio. L'innovativo sistema fornisce strumenti di ricerca e recupero semplificati che riducono i tempi di risposta e garantiscono che i documenti non vadano mai persi, il che è sempre una soddisfazione per le aziende.

PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto per gestire contratti, memorie, conti, sentenze e corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione documentale PaperOffice, i tuoi processi precedenti nella tua azienda vengono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.

Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.

Grazie all'IA integrata, vengono attivate regole automatiche. Questa intelligenza artificiale ordina automaticamente i documenti in cartelle come "Fattura" e "Note di consegna", memorizza le parole chiave appropriate e attiva il flusso di lavoro digitale memorizzato per il rispettivo tipo di documento.

Pharmaceutical industry employee sits in the laboratory
PaperOffice archives all documents and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

Come andare senza carta?

PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo, porta a risparmi sui costi, come l'eliminazione dei documenti cartacei, e crea una chiara panoramica di documenti importanti, come ricevute, contratti, bolle di consegna o altre lettere, gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro .

Catturare, elaborare, condividere, cercare e tracciare i tuoi documenti diventa molto facile con l'uso di PaperOffice.

Grazie all'accesso controllato, agli elenchi dettagliati delle attività, nonché alle approvazioni che utilizzano flussi di lavoro e notifiche e-mail affidabili, i dipendenti possono completare le attività assegnate in modo efficiente e le persone autorizzate possono facilmente approvare o negare l'approvazione.

Con la soluzione software PaperOffice DMS, non si perdono più documenti. E non importa dove ti trovi, puoi accedere a documenti importanti in pochi secondi.

Naturalmente, si lavora sempre con il sistema di gestione dei documenti in conformità con la legge e completamente a prova di audit.

Ricevute, dichiarazioni e documenti simili non devono più essere inviati per posta. La posta interna può anche essere inviata digitalmente in questo modo. Ciò consente di risparmiare carta, costi per l'archiviazione aggiuntiva dei dati e viaggi negli archivi. I documenti possono essere forniti con parole chiave (editor, argomento, stato, data, ecc.) e quindi essere trovati più facilmente.

Gestione documentale orientata ai processi

La gestione dei documenti orientata al processo garantisce che questi documenti rimangano aggiornati con poco sforzo. PaperOffice ti supporta qui con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.

In questo modo, è possibile creare determinate catene di processo e i processi operativi esistenti possono essere definiti su documenti elettronici e parzialmente eseguiti automaticamente.

Ciò rappresenta un'ottimizzazione dei processi priva di errori, perché l'attività non solo può essere assegnata a dipendenti con diritti utente e periodi di completamento specifici, richiedere l'approvazione digitale, ma anche attivare automaticamente ulteriori azioni, come notifiche e-mail o modifiche dello stato del documento.

In questo modo, tutti i processi documentali possono essere mappati.

Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.

I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.

Woman's hands go through stacks of paper
Large amounts of business information can be captured digitally, stored securely and passed on

La soluzione: know-how comprovato

Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?

PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.

Contenuto

Guadagno di tempo per cose importanti, risparmio sui costi eliminando i tuoi archivi cartacei, migliorando il tuo servizio attraverso la capacità di fornire informazioni rapidamente e a prova di audit e archiviazione digitale del tuo volume di documenti - questo è garantito da PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS è il software giusto perché viene fornito con tutto ciò di cui l'industria farmaceutica e biotecnologica ha bisogno, come ad esempio:

  • Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR
  • Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
  • Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
  • Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
  • Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
  • Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi

Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti. Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office. I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.

La sicurezza dei dati è una questione estremamente importante, soprattutto nei settori farmaceutico e biotecnologico. Ecco perché PaperOffice DMS funziona con un codice di crittografia a 1024 bit, ma non solo.

Tutti i dati vengono convertiti in un proprio formato indipendente dal sistema operativo. Di conseguenza, hacker ed estorsori devono prima decifrare il firewall del sistema operativo, poi la crittografia e infine il formato straniero, cosa che finora non è accaduta. PaperOffice DMS ha un sistema di gestione delle password molto efficace in modo che alla fine l'essere umano, che deve essere considerato il più grande punto debole di ogni computer, non può causare alcun danno.

Tutti i dati digitali sono crittografati in PaperOffice DMS con 1024 bit e il formato viene convertito. Ciò si traduce in ostacoli così grandi per hacker e spie che finora hanno tutti fallito con PaperOffice DMS. Allo stesso tempo, un sistema gerarchico di gestione delle password impedisce a tutti di avere accesso a tutto.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Argomenti importanti per includere PaperOffice DMS nella pianificazione del budget. Infine, PaperOffice DMS convince anche del fatto che la sostenibilità e la protezione dell'ambiente sono prese in considerazione. Prima o poi avverrà la conversione completa da documenti analogici a forma digitale e quindi l'istituzione pubblica, che allora già utilizzerà PaperOffice DMS, sarà ben preparata.

L'elaborazione digitale delle fatture è vantaggiosa anche per molte aziende del settore farmaceutico e biotecnologico. Le fatture in entrata possono essere automatizzate grazie a PaperOffice DMS e vengono inoltrate al dipendente responsabile. Il processo di controllo e rilascio tramite rilascio digitale può anche essere gestito in modo rapido ed efficiente tramite il sistema.

Con un solo clic del mouse, i dati, inclusa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al consulente fiscale o viceversa.

Archiviazione sicura e conforme alle revisioni: PaperOffice DMS soddisfa tecnicamente i requisiti legali di GoBD, GDPdU e DSGVO

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS consente la connessione di altri software, come un ERP, e naturalmente il trasferimento di documenti da Microsoft Office tramite interfacce appropriate. PaperOffice DMS velocizza la comunicazione.

Le scadenze e gli appuntamenti vengono monitorati e le azioni vengono attivate automaticamente a seconda dell'impostazione desiderata. I processi di ordinazione possono essere automatizzati e anche le modifiche pianificate per il futuro possono essere inserite in modo tale da entrare in vigore al momento desiderato.

Grazie alle sue ampie funzioni, PaperOffice DMS può sicuramente essere classificato nel segmento superiore della gestione dei contenuti aziendali (ECM).

Un ECM include la gestione complessiva di tutto il contenuto in un'organizzazione con una gerarchia di accesso corrispondente. PaperOffice DMS è in grado di salvare qualsiasi contenuto in forma digitale, modificarne il contenuto e il formato e renderlo disponibile.

PaperOffice DMS ha tutte le funzioni di un ECM e questo in un eccellente rapporto qualità-prezzo, nonché una forma di funzionamento intuitivamente apprendibile che rende superflua una costosa formazione esterna o interna. Piuttosto, sono disponibili tutorial video gratuiti per abituarsi ai diversi menu. PaperOffice DMS può diventare il fulcro organizzativo in ogni azienda e questo quasi alla velocità della luce.

Le aziende dell'industria farmaceutica e biotecnologica traggono vantaggio dalla gestione dei documenti digitali

Il 38% di tutte le aziende intervistate semplicemente non ha il tempo di digitalizzare i propri processi. Raccomandiamo una procedura che inizia con il processo di base, la scansione di documenti analogici contemporaneamente alla loro elaborazione. In questo modo, il gruppo di persone che lavorano con la fotocopiatrice ogni giorno potrebbe anche essere istruito, per quanto possibile, a scansionare l'archivio bit per bit.

Grazie al riconoscimento automatico di documenti con caratteristiche coerenti, PaperOffice DMS può sempre assegnare tutti i documenti scansionati alla corretta posizione di archiviazione nella memoria digitale. Ha senso iniziare la scansione dell'archivio con le voci più recenti al fine di ridurre ulteriormente le dimensioni dell'archivio analogico alla scadenza dei periodi di conservazione. Inoltre, abbiamo molte guide su come ottenere un ufficio senza carta grazie allo scanner.

PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema tramite lo scanner e digitalizzarli, per cui i testi vengono convertiti in caratteri utilizzando l'OCR, che può essere modificato nei programmi di Office. I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.

Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.

Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.

Con i timbri digitali, i documenti possono essere integrati con informazioni aggiuntive e persino controllare flussi di lavoro dettagliati. A sua volta, la funzione di attività e flusso di lavoro garantisce che le scadenze siano rispettate e completate.

I meccanismi di valutazione disponibili, controllati dall'AI integrata in PaperOffice DMS, consentono valutazioni e indagini statistiche dei flussi di materiale che si verificano in azienda.

PaperOffice DMS, con i suoi numerosi strumenti di gestione, è il software ideale per l'industria farmaceutica e biotecnologica, che consente un accesso sicuro e fulmineo a tutti i dati necessari per la migliore consulenza possibile al cliente. Allo stesso tempo, PaperOffice DMS può essere utilizzato per gestire tutte le questioni che altrimenti sorgono nelle operazioni aziendali.

Affinché non ci sia solo varietà nella gestione dei documenti e nella protezione dei dati, PaperOffice DMS raccomanda l'uso di un archivio di rete interno (NAS) con funzione di backup, che riduce al minimo la probabilità di una perdita totale e allo stesso tempo rappresenta un cloud interno che, a differenza dei cloud di fornitori esterni, protegge davvero da accessi indesiderati da parte di enti governativi o non governativi.

FAQs

Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione per l'industria farmaceutica e le biotecnologie":

In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?

Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.

Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?

Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.

Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?

PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!

PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?

Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.

Conclusione

PaperOffice DMS supporta l'industria farmaceutica e biotecnologica e offre interfacce corrispondenti ad altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i vostri desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.

PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.

In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.

PaperOffice risolve qualsiasi problema: garantito.

Studio di caso

La strada per il municipio digitale - digitalizzazione dell'amministrazione

"La facile integrazione e il funzionamento di PaperOffice DMS hanno fornito la soluzione complessiva di cui questo settore aveva bisogno: ridurre al minimo il consumo di carta, accelerare i processi di ricerca, automatizzare l'assegnazione agli impiegati e consentire l'archiviazione dei dati relativi ai processi."

Sig. Carlos A. Garcia Responsabile Marketing e Comunicazione