Digitalizzazione per studi legali, avvocati e consulenti di gestione

Digitalizzazione per studi legali, avvocati e consulenti di gestione

Con l'attuale inondazione di dati digitali e cartacei, è importante garantire che i documenti importanti non vadano persi e siano disponibili al momento giusto.

Avvocati, uffici legali, studi legali e consulenti di gestione, nonché notai beneficiano in modo significativo dell'uso di un'adeguata gestione dei dati.

Documenti importanti si accumulano quotidianamente negli studi legali: memorie, documenti dei clienti, bozze, lettere di tribunali esterni, ricerche, perizie e molto altro. Questi non arrivano solo per posta, molte lettere dei clienti arrivano anche via e-mail.

Efficient work thanks to digitization

Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.

Perché i processi altamente tecnici nell'industria automobilistica richiedono un flusso perfetto di informazioni e un'esecuzione strutturata. I vantaggi necessari possono essere raggiunti solo grazie alla digitalizzazione.

È molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti.

PaperOffice DMS ti offre una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.

PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti o lettere gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.

Lavora in modo efficiente grazie alla digitalizzazione

Avere ragione ed essere corretti non sono sempre la stessa cosa. La situazione è simile con le decisioni imprenditoriali su quale strada intraprendere per un futuro di successo. Le industrie che si occupano di aiutare i propri clienti a ottenere i loro diritti o a trovare la strada giusta per l'azienda sono avvocati e società di consulenza gestionale.

Gli avvocati in quanto membri di diritto pubblico hanno uno status speciale, ma anche una responsabilità speciale. Nelle consulenze manageriali, ad esempio, ci sono spesso anche avvocati oltre a ingegneri ed economisti aziendali. In una struttura sociale ed economica molto complessa come quella tedesca, praticamente ogni passo è accompagnato da possibili conseguenze legali. Probabilmente la base più importante per queste strutture è, idealmente, la documentazione completa di tutti i processi.

Questo è esattamente ciò che PaperOffice DMS è, un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire semplicemente i documenti.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Non c'è modo di aggirare l'automazione per avvocati e consulenti di gestione

Per gli avvocati e le società di consulenza manageriale, questo significa mantenere un file cliente o cliente molto ampio, che deve anche avere alcune caratteristiche speciali. Ad esempio, i principi del GDPR devono essere rispettati e, naturalmente, gli avvocati sono vincolati dall'obbligo assoluto di riservatezza, che non si applica solo alle dichiarazioni orali, ma anche alla conservazione sicura dei documenti protetti contro le persone non autorizzate. Esiste anche l'obbligo di rispettare le scadenze legali e contrattuali concordate.

In alcuni casi, il mancato rispetto di queste scadenze può avere conseguenze penali, ma soprattutto solo conseguenze civili. Per le società di consulenza manageriale, anche la protezione dei segreti commerciali dei loro clienti è di fondamentale importanza.

PaperOffice soddisfa i più elevati standard di sicurezza come la gestione delle autorizzazioni, vari livelli di accesso e l'assegnazione delle autorizzazioni di accesso. L'utente definisce le singole fasi di lavoro esattamente nello stesso modo in cui vengono svolte in azienda, ad esempio la "registrazione", il "controllo", il "rilascio" e la "prenotazione" delle fatture.

La responsabilità può essere assegnata non solo agli individui, ma anche a gruppi di utenti come "Contabilità" o "Avvocati di locazione" in modo che un collega possa intervenire immediatamente in caso di assenza di un dipendente.

La tecnologia OCR non solo riconosce il contenuto del documento, ma anche tutti i campi di dati rilevanti dal punto di vista fiscale come numero di documento, data, netto, tasse e importo lordo. I dati importati sono disponibili per il controllo delle valutazioni, delle operazioni di pagamento e della contabilità finanziaria. Ciò consente di risparmiare un noioso lavoro di ingresso e riduce gli errori di registrazione.

Con un solo clic del mouse, i dati, inclusa la posizione di archiviazione, possono essere esportati sul client o viceversa. Questi possono anche essere forniti con password.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Flussi di lavoro perfetti per avvocati e consulenti di gestione

In Germania ci sono attualmente circa 150.000 regolamenti individuali da leggi e regolamenti federali e statali. Ogni area della vita sociale ed economica è regolamentata. Per padroneggiare la giungla di paragrafi, gli avvocati si specializzano in determinate aree proprio come le consulenze di gestione, eppure non esiste un avvocato o un consulente di gestione che conosca tutti i requisiti legali della sua area speciale. Soprattutto perché nuove leggi o sentenze cambiano costantemente la situazione attuale in qualsiasi momento. Ha bisogno del software giusto, in grado di imparare, veloce e sicuro.

PaperOffice DMS è il software giusto perché viene fornito con tutto ciò di cui gli avvocati e le società di consulenza gestionale hanno bisogno, ad esempio:

• Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR
• Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
• Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
• Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
• Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
• Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi

La trasformazione digitale con PaperOffice DMS sta rivoluzionando il settore legale

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

La funzione di flusso di lavoro di PaperOffice semplifica la comunicazione tra la segreteria e gli avvocati. La gestione dei documenti orientata al processo garantisce che questi documenti rimangano aggiornati con poco sforzo.

PaperOffice supporta questo con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.

In questo modo, è possibile creare determinate catene di processo e i processi operativi esistenti possono essere definiti su documenti elettronici e parzialmente eseguiti automaticamente.

Ciò rappresenta un'ottimizzazione del processo priva di errori, perché l'attività non solo può essere assegnata a dipendenti con diritti utente e periodi di completamento specifici, richiedere il rilascio digitale, ma anche attivare automaticamente ulteriori azioni, come notifiche e-mail o modifiche dello stato del documento. Che è un MUST assoluto nel settore legale.

La digitalizzazione con PaperOffice porta immensi vantaggi

Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.

Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.

Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti.

Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office.

I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.

PaperOffice DMS non è solo esteso nelle sue funzioni, ma anche facile da imparare, guidato da video tutorial, ma anche da consigli individuali e formazione se lo si desidera. Tutto questo ad un ottimo rapporto qualità-prezzo.