Le offerte di sconto più alte possibili
Notizie esclusive per gli addetti ai lavori
Aggiornamenti bonus gratuiti
Le offerte di sconto più alte possibili
Notizie esclusive per gli addetti ai lavori
Aggiornamenti bonus gratuiti
Amicizia-Fiducia-Parola d'onore
Non condivideremo mai il tuo indirizzo email con altri e ogni email include un link per annullare l'iscrizione con un solo clic.
Settore
Industria e commercio
Regione
Langenberg, Renania settentrionale-Westfalia, Germania
Reparti
Vendite
Contabilità
Settore
Industria e commercio
Regione
Langenberg, Renania settentrionale-Westfalia, Germania
Reparti
Vendite
Contabilità
Stephan Reichel, amministratore delegato di K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Consiglio professionale
Settore
Industria e commercio
Regione
Langenberg, Renania settentrionale-Westfalia, Germania
Reparti
Vendite
Contabilità
Come produttore di griglie, i sistemi di grigliatura K60 hanno molti documenti importanti da gestire:
Bolle di consegna, fatture, contratti, schizzi o piani e molto altro.
Molte richieste arrivano via e-mail e vengono stampate, il che equivale a un'enorme quantità di carta nel corso dell'anno. Gli ordini vengono sempre stampati con i dati del fornitore e quindi memorizzati sullo scaffale insieme alla fattura dopo la consegna.
Questo processo completo significa una straordinaria quantità di carta e, naturalmente, una mancanza di spazio.
Al fine di rendere la ricerca più semplice ed efficiente e di ridurre al minimo il flusso di carta, K60 Gitterrostsysteme ha pianificato di digitalizzare la documentazione e incorporare il contenuto nel database interno dell'archivio - l'azienda era alla ricerca di un sistema di gestione documentale adatto.
L'elaborazione manuale è diventata troppo dispendiosa in termini di tempo nel tempo, motivo per cui è stata richiesta l'archiviazione automatizzata e l'estrazione delle informazioni.
La sfida più grande per l'azienda è stata quella di rendere le informazioni facilmente accessibili e, soprattutto, utilizzabili per più dipendenti e gruppi di dipendenti e gruppi di persone (dipendenti, partner commerciali, clienti, cittadini).
L'obiettivo dell'azienda era quello di digitalizzare i documenti cartacei esistenti, portare l'ottimizzazione dei processi e il controllo del flusso di lavoro su tutti i documenti in entrata e in uscita, automatizzare gran parte dei processi in background e quindi ottimizzare il processo.
In passato, le informazioni venivano memorizzate solo in forma cartacea, ma oggi c'è una varietà di fonti di informazione e documenti in molte organizzazioni: e-mail, moduli, schizzi sono una parte di questo tanto quanto fatture elettroniche e ricevute cartacee, lettere, bolle di consegna, contratti, ecc.
L'intero flusso di informazioni è diventato più incoerente. Pertanto, il compito più importante è quello di riunire le unità analogiche e digitali. I documenti esistenti in forma cartacea devono essere digitalizzati e riuniti con altre informazioni, come le e-mail associate.
Il case study, realizzato insieme al sistema di gestione documentale PaperOffice, aveva l'obiettivo di ridurre al minimo il consumo di carta al fine di risparmiare costi e spazio di archiviazione.
Inoltre, era molto importante trovare una soluzione per archiviare tutti i documenti di un processo di produzione insieme, in modo da poter effettuare informazioni immediate sui documenti / ordini relativi al progetto.
Proprio come eseguire l'archiviazione automatica dei documenti e delle e-mail in arrivo, che dovrebbe archiviare i documenti in cartelle appropriate in base a determinati criteri specificati e attivare flussi di lavoro aggiuntivi, come l'assegnazione al rispettivo impiegato.
Un altro obiettivo era quello di essere in grado di cercare rapidamente i documenti dei colleghi della rete.
ricorda Stephan Reichel, amministratore delegato di K60 Gitterrostsysteme.
Reichel, amministratore delegato di K60 Gitterrostsysteme, ha prima esaminato varie offerte di software in relazione alla gestione dei documenti e alla fine ha deciso di testare prima PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS offre esattamente le condizioni che il signor Reichel stava cercando. Questi includono:
1. Soluzione per il database centrale interno su cui si basa il sistema di gestione documentale. I dati non devono essere salvati su un computer a utente singolo.Un archivio centrale accessibile a tutto il personale amministrativo.
Era chiaro a Stephan Reichel fin dall'inizio che non c'era modo di digitalizzare la sua azienda:
2. Gestione e automazione delle attività amministrative. Il software deve consentire la distribuzione dei compiti sulla rete e l'esecuzione del loro trattamento da parte del rispettivo impiegato.
Autorizzazione utente digitale e conferma della password incluse.
Allo stesso tempo, tutti i dipendenti interessati sono informati sullo stato del trattamento. L'archiviazione delle versioni consente di tracciare quali fasi di elaborazione sono state eseguite quando e da chi.
3. Recuperabilità e risparmio di tempo. È stato cercato un modo più semplice per digitalizzare i documenti analogici e renderli facili da trovare quando necessario.
4. Unione di documenti / ordini relativi al progetto. Il software dovrebbe essere in grado di salvare insieme i documenti relativi al processo o abilitare i collegamenti tra loro.
Tutti i documenti per la transazione commerciale, come un processo di acquisto o un'installazione con la corrispondente bolla di consegna, fattura, schizzi, piani e qualsiasi reclamo per difetti, devono essere gestiti centralmente.
In questo modo, le bolle di consegna, le fatture e tutto ciò che appartiene al processo aziendale vengono salvati in una cartella o sottocartella. Le autorizzazioni di accesso possono essere assegnate per ogni cartella, sia per gruppi di dipendenti che per singoli dipendenti.
Inoltre, i collegamenti ipertestuali alla cartella possono essere creati e inviati ai dipendenti.
In questo modo, i dipendenti autorizzati e i partner di cooperazione possono accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Grazie al controllo della versione, l'autore e l'ora di ogni singola modifica del documento possono essere tracciati in modo trasparente: le query vengono chiarite rapidamente ed evitano errori inutili.
PaperOffice ha anche una rappresentazione virtuale di documenti in altre cartelle. In questo modo, i documenti possono essere visualizzati virtualmente in cartelle diverse senza che il documento originale debba essere duplicato. Questa funzione è molto utile se, ad esempio, un documento deve apparire in progetti diversi, ma non si desidera duplicare il documento.
La possibilità di accedere alle informazioni da diverse prospettive garantisce un livello più elevato di chiarezza per tutti i partecipanti al progetto e migliora la capacità dei dipendenti di fornire informazioni.
PaperOffice DMS ha soddisfatto tutti i criteri richiesti.
Grazie alla digitalizzazione di PaperOffice, k60 Grating Systems era già in grado di:
La disponibilità più semplice e veloce di dati e documenti sta cambiando i processi dell'azienda in modo fondamentale e permanente. Le conoscenze amministrative sono ora organizzate in modo trasparente e disponibili al momento giusto.
In questo senso, la base per la digitalizzazione di tutti i processi basati su documenti è posta con PaperOffice DMS.
Oltre al processo di archiviazione generale:
garantito.
PaperOffice DMS oggi mappa l'intero flusso di lavoro in modo digitale.
Per il momento, tutti i documenti di consegna e fattura vengono registrati con potenti scanner, PaperOffice riconosce automaticamente i dettagli di contatto e memorizza i documenti di conseguenza nell'archivio elettronico.
I dipendenti possono quindi accedere ai documenti tramite una semplice interfaccia utente e inserendo vari termini di ricerca - è disponibile anche una ricerca full-text.
Grazie all'uso costante del DMS, il produttore di griglia è stato in grado di ridurre significativamente i tempi di elaborazione necessari per una fattura e allo stesso tempo il numero di crediti in sospeso è diminuito in modo significativo.
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Produttore di griglie
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Quali consigli daresti ai futuri utenti di PaperOffice?
Non è mai troppo presto o troppo tardi per affrontare il tema della digitalizzazione.
La cosa più importante è farsi un'idea del software ma anche dell'azienda stessa. Era importante che non ci sentissimo obbligati ad acquistare il software o a iscriverci a pacchetti di assistenza e supporto.
Anche prima di acquisire PaperOffice DMS, abbiamo parlato con tutti i reparti dell'azienda e non ci siamo mai sentiti trattati male. Al contrario: PaperOffice ha un team simpatico, cortese e competente.
Per noi come istituzione pubblica, il processo sta diventando sempre più complicato e comporta molta burocrazia. Pertanto, la fiducia nel sistema e nel software era molto importante. Naturalmente, era anche molto importante che il software fosse facile da capire.
A chi consiglieresti PaperOffice?
Raccomanderemo PaperOffice a tutte le altre aziende che desiderano digitalizzare e automatizzare.
Cosa ti piace particolarmente di PaperOffice?
Siamo molto soddisfatti di tutto.
PaperOffice è un sistema di gestione dei documenti leggero ma potente.
Funzioni che all'inizio sembrano prive di significato, come la lettura automatica del contenuto del documento, risultano essere le funzioni più importanti che non vuoi più perdere per un periodo di tempo più lungo.
