Produttore di griglie
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Stephan Reichel, amministratore delegato di K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Posizione di partenza
Come produttore di griglie, i sistemi di grigliatura K60 hanno molti documenti importanti da gestire:
Bolle di consegna, fatture, contratti, schizzi o piani e molto altro.
Molte richieste arrivano via e-mail e vengono stampate, il che equivale a un'enorme quantità di carta nel corso dell'anno. Gli ordini vengono sempre stampati con i dati del fornitore e quindi memorizzati sullo scaffale insieme alla fattura dopo la consegna.
Questo processo completo significa una straordinaria quantità di carta e, naturalmente, una mancanza di spazio.
Al fine di rendere la ricerca più semplice ed efficiente e di ridurre al minimo il flusso di carta, K60 Gitterrostsysteme ha pianificato di digitalizzare la documentazione e incorporare il contenuto nel database interno dell'archivio - l'azienda era alla ricerca di un sistema di gestione documentale adatto.
L'elaborazione manuale è diventata troppo dispendiosa in termini di tempo nel tempo, motivo per cui è stata richiesta l'archiviazione automatizzata e l'estrazione delle informazioni.
La sfida più grande per l'azienda è stata quella di rendere le informazioni facilmente accessibili e, soprattutto, utilizzabili per più dipendenti e gruppi di dipendenti e gruppi di persone (dipendenti, partner commerciali, clienti, cittadini).
L'obiettivo dell'azienda era quello di digitalizzare i documenti cartacei esistenti, portare l'ottimizzazione dei processi e il controllo del flusso di lavoro su tutti i documenti in entrata e in uscita, automatizzare gran parte dei processi in background e quindi ottimizzare il processo.
Problemi e attività esistenti
In passato, le informazioni venivano memorizzate solo in forma cartacea, ma oggi c'è una varietà di fonti di informazione e documenti in molte organizzazioni: e-mail, moduli, schizzi sono una parte di questo tanto quanto fatture elettroniche e ricevute cartacee, lettere, bolle di consegna, contratti, ecc.
L'intero flusso di informazioni è diventato più incoerente. Pertanto, il compito più importante è quello di riunire le unità analogiche e digitali. I documenti esistenti in forma cartacea devono essere digitalizzati e riuniti con altre informazioni, come le e-mail associate.
Il case study, realizzato insieme al sistema di gestione documentale PaperOffice, aveva l'obiettivo di ridurre al minimo il consumo di carta al fine di risparmiare costi e spazio di archiviazione.
Inoltre, era molto importante trovare una soluzione per archiviare tutti i documenti di un processo di produzione insieme, in modo da poter effettuare informazioni immediate sui documenti / ordini relativi al progetto.
Proprio come eseguire l'archiviazione automatica dei documenti e delle e-mail in arrivo, che dovrebbe archiviare i documenti in cartelle appropriate in base a determinati criteri specificati e attivare flussi di lavoro aggiuntivi, come l'assegnazione al rispettivo impiegato.
Un altro obiettivo era quello di essere in grado di cercare rapidamente i documenti dei colleghi della rete.
"Avevamo costi di archiviazione evitabili archiviando i documenti in cartelle. Inoltre, la ricerca di documenti richiedeva molto tempo",
ricorda Stephan Reichel, amministratore delegato di K60 Gitterrostsysteme.
"Abbiamo appena portato avanti il lavoro e ora abbiamo un vantaggio".
Perché K60 Gitterrostsysteme ha scelto PaperOffice DMS
Reichel, amministratore delegato di K60 Gitterrostsysteme, ha prima esaminato varie offerte di software in relazione alla gestione dei documenti e alla fine ha deciso di testare prima PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS offre esattamente le condizioni che il signor Reichel stava cercando. Questi includono:
1. Soluzione per il database centrale interno su cui si basa il sistema di gestione documentale. I dati non devono essere salvati su un computer a utente singolo.La soluzione: È stato allestito un server dedicato MAX con le massime prestazioni per i sistemi di grigliatura K60, su cui è stato costruito il database. Ciò ha consentito un accesso centralizzato e semplice a tutta questa documentazione pertinente e la possibilità per più parti di collaborare allo stesso documento.
Un archivio centrale accessibile a tutto il personale amministrativo.
Era chiaro a Stephan Reichel fin dall'inizio che non c'era modo di digitalizzare la sua azienda:
"Per molto tempo ero consapevole che non c'era modo di aggirare la digitalizzazione, ma abbiamo resistito a lungo. I cambiamenti nei processi aziendali sono di solito spinti sempre più lontano, come andare dal dentista. Dopo aver completato l'integrazione del sistema di gestione dei documenti, posso sicuramente dire che avrei dovuto farlo molto prima".
2. Gestione e automazione delle attività amministrative. Il software deve consentire la distribuzione dei compiti sulla rete e l'esecuzione del loro trattamento da parte del rispettivo impiegato.
La soluzione: PaperOffice DMS ha una funzione completa del flusso di lavoro che consente di inviare promemoria, messaggi e informazioni da e verso qualsiasi computer collegato a un gruppo di dipendenti precedentemente determinato.
Autorizzazione utente digitale e conferma della password incluse.
Allo stesso tempo, tutti i dipendenti interessati sono informati sullo stato del trattamento. L'archiviazione delle versioni consente di tracciare quali fasi di elaborazione sono state eseguite quando e da chi.
"Già al primo appuntamento con PaperOffice si notano i 20 anni di esperienza di PaperOffice nel campo della gestione documentale."
3. Recuperabilità e risparmio di tempo. È stato cercato un modo più semplice per digitalizzare i documenti analogici e renderli facili da trovare quando necessario.
La soluzione: È il segmento principale di PaperOffice DMS, la digitalizzazione di documenti analogici. Tutto ciò di cui hai bisogno è uno scanner con un'interfaccia per il computer e PaperOffice DMS. I documenti non vengono semplicemente scansionati. Se necessario, vengono convertiti in testo modificabile dal software OCR integrato e salvati automaticamente correttamente.
4. Unione di documenti / ordini relativi al progetto. Il software dovrebbe essere in grado di salvare insieme i documenti relativi al processo o abilitare i collegamenti tra loro.
Tutti i documenti per la transazione commerciale, come un processo di acquisto o un'installazione con la corrispondente bolla di consegna, fattura, schizzi, piani e qualsiasi reclamo per difetti, devono essere gestiti centralmente.
La soluzione: PaperOffice dispone di cartelle digitali in cui tutti i documenti di un processo di produzione possono essere archiviati in una cartella digitale. La struttura delle cartelle, costituita da una cartella principale e sottocartelle, garantisce una panoramica ottimale.
In questo modo, le bolle di consegna, le fatture e tutto ciò che appartiene al processo aziendale vengono salvati in una cartella o sottocartella. Le autorizzazioni di accesso possono essere assegnate per ogni cartella, sia per gruppi di dipendenti che per singoli dipendenti.
Inoltre, i collegamenti ipertestuali alla cartella possono essere creati e inviati ai dipendenti.
In questo modo, i dipendenti autorizzati e i partner di cooperazione possono accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Grazie al controllo della versione, l'autore e l'ora di ogni singola modifica del documento possono essere tracciati in modo trasparente: le query vengono chiarite rapidamente ed evitano errori inutili.
"Il tema della digitalizzazione sta diventando sempre più evidente nel settore della griglia. Questo vale, ad esempio, per i nostri elenchi di parti o per i nostri piani, disegni e configuratori. Dopo l'introduzione di PaperOffice DMS, lo sforzo manuale potrebbe essere ridotto. Ora siamo pionieri come produttore di griglie digitali".
PaperOffice ha anche una rappresentazione virtuale di documenti in altre cartelle. In questo modo, i documenti possono essere visualizzati virtualmente in cartelle diverse senza che il documento originale debba essere duplicato. Questa funzione è molto utile se, ad esempio, un documento deve apparire in progetti diversi, ma non si desidera duplicare il documento.
La possibilità di accedere alle informazioni da diverse prospettive garantisce un livello più elevato di chiarezza per tutti i partecipanti al progetto e migliora la capacità dei dipendenti di fornire informazioni.
PaperOffice DMS ha soddisfatto tutti i criteri richiesti.
Vantaggi grazie alla digitalizzazione con PaperOffice
Grazie alla digitalizzazione di PaperOffice, k60 Grating Systems era già in grado di:
- Risparmia tempo e risorse
- Facile accesso ai documenti
- Disponibilità di documenti per ogni dipendente autorizzato
- Fornire un deposito chiaro
La disponibilità più semplice e veloce di dati e documenti sta cambiando i processi dell'azienda in modo fondamentale e permanente. Le conoscenze amministrative sono ora organizzate in modo trasparente e disponibili al momento giusto.
In questo senso, la base per la digitalizzazione di tutti i processi basati su documenti è posta con PaperOffice DMS.
Oltre al processo di archiviazione generale:
- Archiviazione a prova di revisione
- Ottimizzazione dei processi organizzativi
- Migliore organizzazione della documentazione
- Ricerca più rapida dei documenti
- Comunicazione semplificata e risoluzione delle attività
garantito.
Risultato finale
PaperOffice DMS oggi mappa l'intero flusso di lavoro in modo digitale.
Per il momento, tutti i documenti di consegna e fattura vengono registrati con potenti scanner, PaperOffice riconosce automaticamente i dettagli di contatto e memorizza i documenti di conseguenza nell'archivio elettronico.
I dipendenti possono quindi accedere ai documenti tramite una semplice interfaccia utente e inserendo vari termini di ricerca - è disponibile anche una ricerca full-text.
Grazie all'uso costante del DMS, il produttore di griglia è stato in grado di ridurre significativamente i tempi di elaborazione necessari per una fattura e allo stesso tempo il numero di crediti in sospeso è diminuito in modo significativo.
