Automazione dei processi aziendali nella logistica e nelle spedizioni
PaperOffice DMS per la logistica e le spedizioni consente un flusso regolare di informazioni tra i reparti grazie alla digitalizzazione e all'automazione dei processi aziendali.
Consiglio professionale
Documenti scritti, contratti, bozze, ricerche, bolle di consegna e molto altro vengono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione e ottimizzano così al massimo tutti i processi di lavoro.L'intelligenza artificiale integrata consente ai processi aziendali di essere in gran parte automatizzati, accelerando i processi e aumentando il successo e la soddisfazione.
Digitalizzazione nella logistica e nelle spedizioni
Le catene di approvvigionamento globali in continua crescita stanno presentando alla logistica e alle spedizioni nuove sfide. La posizione e la disponibilità indipendente dal tempo di tutti i dati e documenti importanti è di fondamentale importanza nel settore dei trasporti e della logistica, che non influisce solo sul tempo ma anche finanziariamente.
Fatture, contratti, ordini, bolle di consegna e molto altro: tutti i documenti devono essere immediatamente disponibili su richiesta, indipendentemente dalla posizione. Pertanto, le aziende di questi settori sono quelle che beneficiano in modo significativo dell'uso di adeguati software di gestione dei documenti.
Un gran numero di documenti viene generato ogni giorno nel settore della logistica. Gran parte dei documenti come le bolle di consegna e i documenti di spedizione sono ancora creati in forma cartacea, ma l'elaborazione manuale di questi documenti richiede molto tempo, il che a sua volta causa costi inutili e talvolta funziona in modo errato.
Al fine di rendere rapidamente accessibili le informazioni in essi contenute e di prepararle ai successivi processi automatizzati, questi documenti cartacei devono essere digitalizzati e il contenuto letto e reso disponibile.
È particolarmente importante per il settore della logistica che le scadenze siano rispettate e che vengano adottate misure legali per archiviare i documenti. Al fine di risolvere molti problemi amministrativi esistenti nel settore della logistica e delle spedizioni, è necessario implementare il sistema di gestione dei documenti PaperOffice.
Con l'aiuto della soluzione di gestione dei documenti, è possibile salvare e archiviare tutte le informazioni su una piattaforma centrale in modo a prova di audit.
Quanto è privo di carta nel settore delle spedizioni e della logistica?
PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti, fatture, ordini, bolle di consegna gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.
Catturare, elaborare, condividere, cercare e tracciare i tuoi documenti diventa molto facile con l'uso di PaperOffice.
Grazie all'accesso controllato, agli elenchi dettagliati delle attività, nonché alle approvazioni che utilizzano flussi di lavoro e notifiche e-mail affidabili, i dipendenti possono completare le attività assegnate in modo efficiente e le persone autorizzate possono facilmente approvare o negare l'approvazione.
Il sistema di gestione dei documenti dovrebbe coprire le seguenti importanti funzioni nel settore delle spedizioni e della logistica:
Comprensibilità di relazioni importanti grazie a cartelle digitali e cartelle di documenti
Quando si modificano i documenti manualmente, le relazioni importanti come note e annotazioni possono essere perse rapidamente. Quindi è quasi impossibile cogliere la connessione in seguito. Una volta che le relazioni possono essere tracciate, vengono attivati processi duplicati, il che richiede tempo e denaro.
Grazie all'implementazione di PaperOffice nella tua azienda di logistica, i documenti, le informazioni su di essi e i processi sono riassunti logicamente. Le cartelle digitali contengono proprietà descrittive, hanno una struttura interna o una struttura predeterminata e offrono la possibilità di definire le autorizzazioni per la protezione dei dati. Note virtuali, annotazioni e attività assicurano che le informazioni importanti sui processi non vadano più perse.
Archiviazione automatica
La scansione manuale dei documenti è un processo particolarmente dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. Dopo che le società di spedizioni hanno consegnato una pila di documenti, inizia il vero lavoro: qual è il modo più semplice per registrare e assegnare documenti che sono in forma cartacea?
Grazie alla funzione scanner integrata e al riconoscimento dei codici QR, le società di spedizione e logistica possono inserire un'intera pila di bolle di consegna e altri documenti nello scanner - PaperOffice riconosce l'archiviazione target in base al contatto riconosciuto, al modello di documento insegnato o memorizzando le informazioni sui codici QR.
In questo modo, interi lotti di documenti possono essere automatizzati in una volta sola e gradualmente elaborati con una modalità di apprendimento integrata o in un altro modo, a piacere, con quasi nessuna risorsa umana.
Gestione documentale orientata ai processi
La gestione dei documenti orientata al processo garantisce che questi documenti rimangano aggiornati con poco sforzo. PaperOffice ti supporta qui con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.
In questo modo, è possibile creare determinate catene di processo e i processi operativi esistenti possono essere definiti su documenti elettronici e parzialmente eseguiti automaticamente.
Ciò rappresenta un'ottimizzazione dei processi priva di errori, perché l'attività non solo può essere assegnata a dipendenti con diritti utente e periodi di completamento specifici, richiedere l'approvazione digitale, ma anche attivare automaticamente ulteriori azioni, come notifiche e-mail o modifiche dello stato del documento.
In questo modo, tutti i processi documentali possono essere mappati.
Il software di gestione dei documenti come PaperOffice DMS è più adatto per queste attività. Perché è un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire semplicemente i documenti.
PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto per gestire contratti, memorie e corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione documentale PaperOffice, i tuoi processi precedenti in azienda vengono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.
Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.
I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.
L'elaborazione digitale è una base essenziale per garantire l'elevata qualità del servizio dei servizi comunali in futuro
PaperOffice soddisfa i più elevati standard di sicurezza come la gestione delle autorizzazioni o la concessione di autorizzazioni di accesso. L'utente definisce le singole fasi di lavoro esattamente come verrebbero eseguite, ad esempio la "registrazione", il "controllo", il "rilascio" e la "prenotazione" delle fatture.
La responsabilità può essere assegnata non solo alle singole persone, ma anche a gruppi di utenti come "Contabilità" o "Produzione", in modo che un collega possa intervenire immediatamente se un dipendente è assente.
La tecnologia OCR non solo riconosce il contenuto del documento, ma anche tutti i campi di dati rilevanti dal punto di vista fiscale come numero di documento, data, netto, tasse e importo lordo. I dati importati sono disponibili per il controllo delle valutazioni, delle operazioni di pagamento e della contabilità finanziaria. Ciò consente di risparmiare un noioso lavoro di ingresso e riduce gli errori di registrazione.
PaperOffice archivia tutti i documenti generati nella logistica e nell'inoltro e tutte le informazioni rilevanti in conformità con la legge e in modo a prova di audit
PaperOffice DMS, in connessione con un NAS (Network Attached Storage), consente la costruzione di una intranet molto sicura per la comunicazione interna e la trasmissione dei dati. Questo crea una doppia sicurezza contro gli attacchi dall'esterno. Prima il firewall del sistema operativo e in secondo luogo la crittografia di PaperOffice DMS. Allo stesso tempo, un cloud separato viene configurato tramite il NAS, indipendentemente dai provider di terze parti.
L'ampia funzione di flusso di lavoro di PaperOffice DMS rende la comunicazione interna molto più semplice. Il termine interno comprende anche filiali o sedi estere. Nel caso di lavori relativi al progetto, ad esempio, viene sempre visualizzato lo stato corrente e allo stesso tempo la cronologia.
Naturalmente, è incluso anche un calendario privato e relativo al team, in cui vengono inserite scadenze ed eventi relativi al tempo.
Il riconoscimento dei documenti dotato di un'intelligenza artificiale organizza automaticamente tutti i documenti da salvare nella cartella corretta e crea sia un indice di parole chiave che una cronologia delle modifiche. Il motore di ricerca interno di PaperOffice DMS trova ogni documento in frazioni di secondo.
La soluzione: know-how comprovato
Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?
PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.
Argomenti importanti per includere PaperOffice DMS nella pianificazione del budget. Infine, PaperOffice DMS convince anche del fatto che la sostenibilità e la protezione dell'ambiente sono prese in considerazione. Prima o poi avverrà la conversione completa da documenti analogici a forma digitale e quindi l'istituzione pubblica, che allora già utilizzerà PaperOffice DMS, sarà ben preparata.
Con un solo clic del mouse, i dati, compresa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al cliente, al consulente fiscale o viceversa.
Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti. Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office. I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.
Le società di logistica e spedizione devono elaborare i documenti per tutte le transazioni commerciali. Il costante sviluppo dei modelli di business crea costantemente nuove sfide. Ciò di cui hanno bisogno è un buon sistema di gestione dei documenti.
PaperOffice DMS è il software giusto perché viene fornito con tutto il necessario, ad esempio:
- Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR/li>
- Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
- Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
- Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
- Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
- Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi
Archiviazione sicura e conforme alle revisioni: PaperOffice DMS soddisfa tecnicamente i requisiti legali di GoBD, GDPdU e DSGVO
PaperOffice DMS consente la connessione di altri software, come un ERP, e naturalmente il trasferimento di documenti da Microsoft Office tramite interfacce appropriate. PaperOffice DMS accelera la comunicazione nel commercio e nella produzione con fornitori e clienti.
Le scadenze e gli appuntamenti vengono monitorati e le azioni vengono attivate automaticamente a seconda dell'impostazione desiderata. I processi di ordinazione possono essere automatizzati e anche le modifiche pianificate per il futuro possono essere inserite in modo tale da entrare in vigore al momento desiderato.
Grazie alle sue ampie funzioni, PaperOffice DMS può sicuramente essere classificato nel segmento superiore della gestione dei contenuti aziendali (ECM).
Un ECM include la gestione complessiva di tutto il contenuto in un'organizzazione con una gerarchia di accesso corrispondente. PaperOffice DMS è in grado di salvare qualsiasi contenuto in forma digitale, modificarne il contenuto e il formato e renderlo disponibile.
PaperOffice DMS ha tutte le funzioni di un ECM e questo in un eccellente rapporto qualità-prezzo, nonché una forma di funzionamento intuitivamente apprendibile che rende superflua una costosa formazione esterna o interna. Piuttosto, sono disponibili tutorial video gratuiti per abituarsi ai diversi menu. PaperOffice DMS può così diventare il fulcro organizzativo in ogni azienda nel commercio e nella produzione e questo quasi alla velocità della luce.
Le società di logistica e spedizioni beneficiano della gestione digitale dei documenti
Con PaperOffice DMS, tuttavia, ci sono molte più possibilità per le aziende di logistica, così come per le aziende con logistica o magazzinaggio affiliati. Ad esempio, la gestione dell'inventario include un inventario permanente o una data chiave. La base per PaperOffice DMS sono gli account utente collegati nella rete. L'archiviazione dei dati di questi account utente viene combinata nel database centrale. I documenti possono essere controllati tramite un'intelligenza artificiale con diversi algoritmi, che possono essere utilizzati per attivare processi automatizzati.
Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.
Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.
Con i timbri digitali, i documenti possono essere integrati con informazioni aggiuntive e persino controllare flussi di lavoro dettagliati. A sua volta, la funzione di attività e flusso di lavoro garantisce che le scadenze siano rispettate e completate.
Scopri come collegare il flusso di informazioni tra produzione e amministrazione digitalizzando e automatizzando i processi documentali e aziendali.
PaperOffice DMS può diventare la fonte di vari dati che svolgono un ruolo speciale nel trasporto merci. Ad esempio, le specifiche per il trasporto aereo o marittimo. In definitiva, interfacce integrate corrispondenti consentono il collegamento ad altre soluzioni software logistiche, condizionatamente anche a "ATLAS", il sistema automatizzato di tariffa e sdoganamento locale.
FAQs
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione nella logistica e nelle spedizioni":
In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?
Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.
Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?
Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.
Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?
PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!
PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?
Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.
Conclusione
PaperOffice DMS supporta il settore della logistica e delle spedizioni e offre interfacce appropriate ad altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i vostri desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.
PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.
In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.