Soluzioni specialistiche digitali in finanza
L'automazione dei processi aziendali e le soluzioni specialistiche per la finanza sono i prerequisiti per l'efficienza e il successo. La necessità di esso non è più un lusso opzionale, ma un must per rimanere competitivi a lungo termine.
Consiglio professionale
Documenti importanti in forma cartacea esistente, come memorie, estratti conto, contratti, lettere esterne, fatture, rapporti sono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione e ottimizzano così al massimo tutti i processi di lavoro.PaperOffice non solo consente la gestione dei documenti, ma consente anche l'accesso immediato ai file digitali dei clienti e dei crediti.
Digitalizzazione in ambito finanziario e bancario
Con l'odierna inondazione di dati digitali e cartacei, è necessario garantire che i documenti importanti non vadano persi e siano disponibili al momento giusto, perché le istituzioni finanziarie e le banche beneficiano in modo significativo dell'uso di un'adeguata gestione dei dati - ricevono documenti importanti con alti livelli di classificazione e requisiti di completamento immediati.
Le istituzioni finanziarie e le banche beneficiano in modo significativo dell'uso di un'adeguata gestione dei dati che soddisfa tutti i requisiti.
Documenti importanti come memorie, contratti, conti e lettere esterne non arrivano solo per posta. Molte lettere dei clienti arrivano anche via e-mail. In tal modo, è necessario mantenere la panoramica completa delle responsabilità, delle scadenze, dei costi e dei compiti e garantire gli standard di sicurezza.
Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.
Perché tutti i processi in finanza richiedono un flusso perfetto di informazioni e un'esecuzione strutturata. I vantaggi necessari possono essere raggiunti solo grazie alla digitalizzazione.
Perché un archivio di documenti digitali consente l'accesso immediato a tutti i documenti necessari e la partecipazione ai processi di approvazione. Non importa se sei in ufficio, lavori da casa o in viaggio d'affari.
È molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti.
PaperOffice DMS ti offre una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.
PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti o lettere gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.
Convertire documenti in soluzioni
Nel settore finanziario e nelle banche, ogni giorno viene utilizzata molta carta e viene prodotto un numero enorme di documenti. Da un lato, poiché i processi sono piuttosto complessi, questo porta a grandi montagne di carta, enormi quantità di dati, ma anche a un lungo processo di ricerca. Inoltre, i documenti devono essere salvati, indicizzati, classificati e, se necessario, condivisi con i colleghi.
Il sistema di gestione dei documenti PaperOffice riunisce l'organizzazione e la protezione dei dati sotto un unico cappuccio. L'innovativo sistema fornisce strumenti di ricerca e recupero semplificati che riducono i tempi di risposta e garantiscono che i documenti non vadano mai persi, cosa di cui gli istituti finanziari sono sempre soddisfatti.
Questo è PaperOffice DMS, un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire semplicemente i documenti.
PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto per gestire contratti, memorie e corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione documentale PaperOffice, i tuoi processi precedenti nella tua azienda sono stati digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.
Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.
I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.
Controllo degli accessi e maggiore trasparenza
Grazie all'IA integrata, vengono attivate regole automatiche. Questa intelligenza artificiale ordina automaticamente i documenti in cartelle come "Fattura" e "Estratti conto bancari", memorizza le parole chiave corrispondenti e attiva il flusso di lavoro digitale memorizzato per il rispettivo tipo di documento.
Per le istituzioni finanziarie e le banche, ciò significa mantenere un file cliente o cliente molto ampio, che deve anche avere alcune caratteristiche speciali. Ad esempio, i principi del GDPR devono essere rispettati e, naturalmente, gli istituti finanziari sono soggetti a un obbligo incondizionato di riservatezza, che non si riferisce solo alle dichiarazioni orali, ma anche all'archiviazione sicura di documenti protetti contro persone non autorizzate. Esiste anche l'obbligo di rispettare le scadenze legali e contrattuali concordate.
In alcuni casi, il mancato rispetto di queste scadenze può avere conseguenze penali, ma soprattutto solo conseguenze civili. Proteggere i segreti commerciali dei propri clienti è anche di primaria importanza per le istituzioni finanziarie.
PaperOffice soddisfa i più elevati standard di sicurezza come la gestione delle autorizzazioni o la concessione di autorizzazioni di accesso. L'utente definisce le singole fasi di lavoro esattamente come verrebbero eseguite, ad esempio la "registrazione", il "controllo", il "rilascio" e la "prenotazione" delle fatture.
La responsabilità può essere assegnata non solo alle singole persone, ma anche a gruppi di utenti come "Contabilità" o "Reparto IT", in modo che un collega possa intervenire immediatamente in caso di assenza di un dipendente.
La tecnologia OCR non solo riconosce il contenuto del documento, ma anche tutti i campi di dati rilevanti dal punto di vista fiscale come numero di documento, data, netto, tasse e importo lordo. I dati importati sono disponibili per il controllo delle valutazioni, delle operazioni di pagamento e della contabilità finanziaria. Ciò consente di risparmiare un noioso lavoro di ingresso e riduce gli errori di registrazione.
Con un solo clic del mouse, i dati, inclusa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al cliente o viceversa.
La soluzione: know-how comprovato
Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?
PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.
Flussi di lavoro finanziari perfetti
Le istituzioni finanziarie, i fornitori di servizi e le banche devono elaborare i documenti per tutte le transazioni commerciali. Il costante sviluppo dei modelli di business crea costantemente nuove sfide. Ciò di cui hanno bisogno è un buon sistema di gestione dei documenti.
PaperOffice DMS è il software giusto perché viene fornito con tutto ciò di cui le istituzioni finanziarie e le banche hanno bisogno, come ad esempio:
- Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR/li>
- Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
- Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
- Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
- Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
- Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi
Integrare i flussi di lavoro digitali nei processi aziendali
La funzione di flusso di lavoro di PaperOffice semplifica la comunicazione. La gestione dei documenti orientata al processo garantisce che questi documenti rimangano aggiornati con poco sforzo. PaperOffice DMS consente di tenere facilmente conto dei periodi di conservazione e cancellazione applicabili. I flussi di lavoro digitali sono integrati nei processi aziendali, il che garantisce la conformità con le fasi essenziali del processo e quindi la conformità.
PaperOffice supporta questo con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.
In questo modo, è possibile creare determinate catene di processo e i processi operativi esistenti possono essere definiti su documenti elettronici e parzialmente eseguiti automaticamente.
Ciò rappresenta un'ottimizzazione del processo priva di errori, perché l'attività non solo può essere assegnata a dipendenti con diritti utente e periodi di completamento specifici, richiedere il rilascio digitale, ma anche attivare automaticamente ulteriori azioni, come notifiche e-mail o modifiche dello stato del documento. Che è un MUST assoluto nel settore finanziario.
In questo modo, i metadati rilevanti possono essere memorizzati anche dopo il processo di archiviazione dei documenti. Oltre al tipo di documento, è possibile specificare il periodo di archiviazione e le informazioni sui clienti associate.
I fornitori di servizi finanziari traggono vantaggio dalla gestione digitale dei documenti
Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.
Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.
Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti.
Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office.
I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.
PaperOffice DMS non è solo esteso nelle sue funzioni, ma anche facile da imparare, guidato da video tutorial, ma anche da consigli individuali e formazione se lo si desidera. Tutto questo ad un ottimo rapporto qualità-prezzo.
FAQs
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione in ambito finanziario e bancario":
In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?
Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.
Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?
Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.
Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?
PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!
PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?
Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.
Conclusione
PaperOffice DMS supporta i fornitori di servizi finanziari e le banche e offre interfacce appropriate per altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i tuoi desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.
PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.
In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.