Digitalizzazione in ambito finanziario e bancario

Digitalizzazione in ambito finanziario e bancario

Con l'odierna inondazione di dati digitali e cartacei, è necessario garantire che i documenti importanti non vadano persi e siano disponibili al momento giusto, perché le istituzioni finanziarie e le banche beneficiano in modo significativo dell'uso di un'adeguata gestione dei dati - ricevono documenti importanti con alti livelli di classificazione e requisiti di completamento immediati.

Le istituzioni finanziarie e le banche beneficiano in modo significativo dell'uso di un'adeguata gestione dei dati che soddisfa tutti i requisiti.

Documenti importanti come memorie, contratti, conti e lettere esterne non arrivano solo per posta. Molte lettere dei clienti arrivano anche via e-mail. In tal modo, è necessario mantenere la panoramica completa delle responsabilità, delle scadenze, dei costi e dei compiti e garantire gli standard di sicurezza.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.

Perché tutti i processi in finanza richiedono un flusso perfetto di informazioni e un'esecuzione strutturata. I vantaggi necessari possono essere raggiunti solo grazie alla digitalizzazione.

Perché un archivio di documenti digitali consente l'accesso immediato a tutti i documenti necessari e la partecipazione ai processi di approvazione. Non importa se sei in ufficio, lavori da casa o in viaggio d'affari.

È molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti.

PaperOffice DMS ti offre una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.

PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti o lettere gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.

Convertire documenti in soluzioni

Nel settore finanziario e nelle banche, ogni giorno viene utilizzata molta carta e viene prodotto un numero enorme di documenti. Da un lato, poiché i processi sono piuttosto complessi, questo porta a grandi montagne di carta, enormi quantità di dati, ma anche a un lungo processo di ricerca. Inoltre, i documenti devono essere salvati, indicizzati, classificati e, se necessario, condivisi con i colleghi.

Il sistema di gestione dei documenti PaperOffice riunisce l'organizzazione e la protezione dei dati sotto un unico cappuccio. L'innovativo sistema fornisce strumenti di ricerca e recupero semplificati che riducono i tempi di risposta e garantiscono che i documenti non vadano mai persi, cosa di cui gli istituti finanziari sono sempre soddisfatti.

Questo è PaperOffice DMS, un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire semplicemente i documenti.

Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.

I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Controllo degli accessi e maggiore trasparenza

Grazie all'IA integrata, vengono attivate regole automatiche. Questa intelligenza artificiale ordina automaticamente i documenti in cartelle come "Fattura" e "Estratti conto bancari", memorizza le parole chiave corrispondenti e attiva il flusso di lavoro digitale memorizzato per il rispettivo tipo di documento.

Per le istituzioni finanziarie e le banche, ciò significa mantenere un file cliente o cliente molto ampio, che deve anche avere alcune caratteristiche speciali. Ad esempio, i principi del GDPR devono essere rispettati e, naturalmente, gli istituti finanziari sono soggetti a un obbligo incondizionato di riservatezza, che non si riferisce solo alle dichiarazioni orali, ma anche all'archiviazione sicura di documenti protetti contro persone non autorizzate. Esiste anche l'obbligo di rispettare le scadenze legali e contrattuali concordate.

In alcuni casi, il mancato rispetto di queste scadenze può avere conseguenze penali, ma soprattutto solo conseguenze civili. Proteggere i segreti commerciali dei propri clienti è anche di primaria importanza per le istituzioni finanziarie.

PaperOffice soddisfa i più elevati standard di sicurezza come la gestione delle autorizzazioni o la concessione di autorizzazioni di accesso. L'utente definisce le singole fasi di lavoro esattamente come verrebbero eseguite, ad esempio la "registrazione", il "controllo", il "rilascio" e la "prenotazione" delle fatture.

La responsabilità può essere assegnata non solo alle singole persone, ma anche a gruppi di utenti come "Contabilità" o "Reparto IT", in modo che un collega possa intervenire immediatamente in caso di assenza di un dipendente.

La tecnologia OCR non solo riconosce il contenuto del documento, ma anche tutti i campi di dati rilevanti dal punto di vista fiscale come numero di documento, data, netto, tasse e importo lordo. I dati importati sono disponibili per il controllo delle valutazioni, delle operazioni di pagamento e della contabilità finanziaria. Ciò consente di risparmiare un noioso lavoro di ingresso e riduce gli errori di registrazione.

Con un solo clic del mouse, i dati, inclusa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al cliente o viceversa.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Flussi di lavoro finanziari perfetti

Le istituzioni finanziarie, i fornitori di servizi e le banche devono elaborare i documenti per tutte le transazioni commerciali. Il costante sviluppo dei modelli di business crea costantemente nuove sfide. Ciò di cui hanno bisogno è un buon sistema di gestione dei documenti.

PaperOffice DMS è il software giusto perché viene fornito con tutto ciò di cui le istituzioni finanziarie e le banche hanno bisogno, come ad esempio:

• Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR/li>
• Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
• Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
• Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
• Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
• Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi

Integrare i flussi di lavoro digitali nei processi aziendali

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

La funzione di flusso di lavoro di PaperOffice semplifica la comunicazione. La gestione dei documenti orientata al processo garantisce che questi documenti rimangano aggiornati con poco sforzo. PaperOffice DMS consente di tenere facilmente conto dei periodi di conservazione e cancellazione applicabili. I flussi di lavoro digitali sono integrati nei processi aziendali, il che garantisce la conformità con le fasi essenziali del processo e quindi la conformità.

PaperOffice supporta questo con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.

In questo modo, è possibile creare determinate catene di processo e i processi operativi esistenti possono essere definiti su documenti elettronici e parzialmente eseguiti automaticamente.

Ciò rappresenta un'ottimizzazione del processo priva di errori, perché l'attività non solo può essere assegnata a dipendenti con diritti utente e periodi di completamento specifici, richiedere il rilascio digitale, ma anche attivare automaticamente ulteriori azioni, come notifiche e-mail o modifiche dello stato del documento. Che è un MUST assoluto nel settore finanziario.

In questo modo, i metadati rilevanti possono essere memorizzati anche dopo il processo di archiviazione dei documenti. Oltre al tipo di documento, è possibile specificare il periodo di archiviazione e le informazioni sui clienti associate.

I fornitori di servizi finanziari traggono vantaggio dalla gestione digitale dei documenti

Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.

Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.

Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti.

Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office.

I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.

PaperOffice DMS non è solo esteso nelle sue funzioni, ma anche facile da imparare, guidato da video tutorial, ma anche da consigli individuali e formazione se lo si desidera. Tutto questo ad un ottimo rapporto qualità-prezzo.