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Automazione dei processi aziendali per service provider e dealer di sistemi multifunzione


PaperOffice DMS per service provider e retailer di sistemi multifunzione consente un flusso fluido di informazioni grazie alla digitalizzazione e all'automazione dei processi aziendali.

Consiglio professionale

Documenti scritti, contratti, bozze, fatture, bolle di consegna e molto altro vengono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione, ottimizzando così al massimo tutti i processi di lavoro.

L'intelligenza artificiale integrata consente ai processi aziendali di essere in gran parte automatizzati, accelerando i processi e aumentando il successo e la soddisfazione.

Digitalizzazione presso fornitori di servizi e rivenditori per fotocopiatrici

I rivenditori specializzati per la tecnologia per ufficio, le soluzioni di stampa e i sistemi per ufficio beneficiano in modo significativo dell'uso di un'adeguata gestione dei dati.

La tendenza, la situazione economica e la situazione competitiva si stanno spostando sempre più verso la digitalizzazione dei documenti invece di tenerli esclusivamente in forma cartacea.

È così che la maggior parte dei rivenditori specializzati per la tecnologia per ufficio e le soluzioni di stampa generano quotidianamente documenti importanti:

Scritti, contratti, bolle di consegna, bozze, fatture dei fornitori e molto altro. Questi non arrivano solo per posta, molte lettere arrivano anche via e-mail.

Ma in nessun modo ogni fattura del fornitore o ogni bolla di consegna è disponibile come file fin dall'inizio. Di conseguenza, scanner affidabili, di alta qualità e potenti e l'uso della soluzione di gestione dei documenti appropriata sono fondamentali per una digitalizzazione di successo.

È molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti. PaperOffice DMS ti offre una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.

L'industria della tecnologia per ufficio e dei sistemi per ufficio è quella che beneficia del sistema di gestione documentale PaperOffice sotto forma di soluzione per l'area della digitalizzazione ma anche come partner.

Perché quale mezzo è meglio di un dispositivo multifunzione per trasformare i tuoi documenti cartacei da analogici a digitali?

Con un DMS comune, ad esempio, è possibile archiviare la posta scansionata, salvare e-mail importanti e archiviare documenti. Inoltre, diversi utenti possono accedere e lavorare su questi documenti.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Come andare senza carta?

PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo, porta a risparmi sui costi, come l'eliminazione dei documenti cartacei, e crea una chiara panoramica di documenti importanti, come ricevute, contratti, bolle di consegna o altre lettere, gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro .

Catturare, elaborare, condividere, cercare e tracciare i tuoi documenti diventa molto facile con l'uso di PaperOffice.

Grazie all'accesso controllato, agli elenchi dettagliati delle attività, nonché alle approvazioni che utilizzano flussi di lavoro e notifiche e-mail affidabili, i dipendenti possono completare le attività assegnate in modo efficiente e le persone autorizzate possono facilmente approvare o negare l'approvazione.

Con la soluzione software PaperOffice DMS, non si perdono più documenti. E non importa dove ti trovi, puoi accedere a documenti importanti in pochi secondi.

Naturalmente, lavori sempre con i nostri sistemi nel rispetto della legge e completamente a prova di audit.

Ricevute, conti e documenti simili non devono più essere inviati per posta tra i distretti ecclesiastici e le parrocchie. La posta interna può anche essere inviata digitalmente in questo modo. Ciò consente di risparmiare carta, costi per l'archiviazione aggiuntiva dei dati e viaggi negli archivi. I documenti possono essere forniti con parole chiave (editor, argomento, stato, data, ecc.) e quindi essere trovati più facilmente.

Gestione documentale orientata ai processi

La gestione dei documenti orientata al processo garantisce che questi documenti rimangano aggiornati con poco sforzo. PaperOffice ti supporta qui con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.

In questo modo, è possibile creare determinate catene di processo e i processi operativi esistenti possono essere definiti su documenti elettronici e parzialmente eseguiti automaticamente.

Ciò rappresenta un'ottimizzazione dei processi priva di errori, perché l'attività non solo può essere assegnata a dipendenti con diritti utente e periodi di completamento specifici, richiedere l'approvazione digitale, ma anche attivare automaticamente ulteriori azioni, come notifiche e-mail o modifiche dello stato del documento.

In questo modo, tutti i processi documentali possono essere mappati.

PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto per gestire contratti, fatture, brief e corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione documentale PaperOffice, i tuoi processi precedenti nelle Aziende si sono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.

Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.

I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.

Woman looks at the papers
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

La soluzione: know-how comprovato

Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?

PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.

Contenuto

Oggi, nel 21 ° secolo, non ci sono quasi più fotocopiatrici. La fotocopiatrice è diventata un dispositivo multifunzionale in aziende, amministrazioni e nuclei familiari. Oltre alla funzione fotocopiatrice, i dispositivi sono in grado di stampare e inviare fax, convertire contenuti digitali direttamente in forma analogica tramite l'interfaccia al PC e viceversa mediante scansione.

È proprio in questa funzione che le fotocopiatrici avranno il maggior potenziale per l'uso ora, ma sempre più nel prossimo futuro. La scansione e la conversione di informazioni analogiche in digitali.

Secondo un sondaggio condotto dal DIHK su 3.500 aziende dal 2020, il loro grado di digitalizzazione è in media intorno al 50%. Tutte le aziende sono consapevoli dei vantaggi che la digitalizzazione porta con sé. Le aziende vedono i maggiori problemi nelle seguenti aree:

  • Complessità dei sistemi e dei processi offerti
  • Costo elevato
  • Rischi per la sicurezza
  • Mancanza di tempo
  • Formazione approfondita
  • Praticamente tutte le aziende hanno almeno l'hardware di base, una fotocopiatrice o un dispositivo multifunzione con scanner e uno o più PC. Ciò che è ancora necessario è il software giusto e può essere trovato in PaperOffice DMS.

    Con PaperOffice DMS, la navigazione del menu è intuitiva e facile da imparare. I menu di aiuto ti guidano attraverso ogni applicazione e allo stesso tempo sono disponibili tutorial video che spiegano determinati processi passo dopo passo. La formazione fuori sede per i dipendenti non è necessaria, ma la formazione può essere tenuta direttamente in azienda, se lo si desidera.

    Woman stamps a document
    With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

    PaperOffice DMS crea chiari vantaggi per rivenditori e fornitori di servizi di dispositivi multifunzionali

    PaperOffice DMS è il software giusto perché include tutto ciò di cui i rivenditori specializzati hanno bisogno per la tecnologia per ufficio e le soluzioni di stampa, come ad esempio:

    • Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR
    • Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
    • Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
    • Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
    • Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
    • Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi

    PaperOffice DMS ha un rapporto qualità-prezzo molto vantaggioso e questo con la possibilità di collegare fino a 800 terminali (postazioni di visualizzazione).

    Tutti i dati digitali sono crittografati in PaperOffice DMS con 1024 bit e il formato viene convertito. Ciò si traduce in ostacoli così grandi per hacker e spie che finora hanno tutti fallito con PaperOffice DMS. Allo stesso tempo, un sistema gerarchico di gestione delle password impedisce a tutti di avere accesso a tutto.

    Financial managers are talking in the background
    Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

    Argomenti importanti per includere PaperOffice DMS nella pianificazione del budget. Infine, PaperOffice DMS convince anche del fatto che la sostenibilità e la protezione dell'ambiente sono prese in considerazione. Prima o poi avverrà la conversione completa da documenti analogici a forma digitale e quindi l'istituzione pubblica, che allora già utilizzerà PaperOffice DMS, sarà ben preparata.

    L'elaborazione digitale delle fatture è anche un vantaggio per molti fornitori di servizi e rivenditori di sistemi di copia. Le fatture in entrata possono essere automatizzate grazie a PaperOffice DMS e vengono inoltrate al dipendente responsabile. Il processo di controllo e rilascio tramite rilascio digitale può anche essere gestito in modo rapido ed efficiente tramite il sistema.

    Con un solo clic del mouse, i dati, inclusa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al consulente fiscale o viceversa.

    Archiviazione sicura e conforme alle revisioni: PaperOffice DMS soddisfa tecnicamente i requisiti legali di GoBD, GDPdU e DSGVO

    Hand presses a button on a scanner
    Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

    PaperOffice DMS consente la connessione di altri software, come un ERP, e naturalmente il trasferimento di documenti da Microsoft Office tramite interfacce appropriate. PaperOffice DMS velocizza la comunicazione.

    Le scadenze e gli appuntamenti vengono monitorati e le azioni vengono attivate automaticamente a seconda dell'impostazione desiderata. I processi di ordinazione possono essere automatizzati e anche le modifiche pianificate per il futuro possono essere inserite in modo tale da entrare in vigore al momento desiderato.

    Grazie alle sue ampie funzioni, PaperOffice DMS può sicuramente essere classificato nel segmento superiore della gestione dei contenuti aziendali (ECM).

    Un ECM include la gestione complessiva di tutto il contenuto in un'organizzazione con una gerarchia di accesso corrispondente. PaperOffice DMS è in grado di salvare qualsiasi contenuto in forma digitale, modificarne il contenuto e il formato e renderlo disponibile.

    PaperOffice DMS ha tutte le funzioni di un ECM e questo in un eccellente rapporto qualità-prezzo, nonché una forma di funzionamento intuitivamente apprendibile che rende superflua una costosa formazione esterna o interna. Piuttosto, sono disponibili tutorial video gratuiti per abituarsi ai diversi menu. PaperOffice DMS può così diventare il fulcro organizzativo in ogni azienda nel commercio e nella produzione e questo quasi alla velocità della luce.

I fornitori di servizi e i rivenditori di sistemi multifunzione beneficiano della gestione digitale dei documenti

Il 38% di tutte le aziende intervistate semplicemente non ha il tempo di digitalizzare i propri processi. Raccomandiamo una procedura che inizia con il processo di base, la scansione di documenti analogici contemporaneamente alla loro elaborazione. In questo modo, il gruppo di persone che lavorano con la fotocopiatrice ogni giorno potrebbe anche essere istruito, per quanto possibile, a scansionare l'archivio bit per bit.

Grazie al riconoscimento automatico di documenti con caratteristiche coerenti, PaperOffice DMS può sempre assegnare tutti i documenti scansionati alla corretta posizione di archiviazione nella memoria digitale. Ha senso iniziare la scansione dell'archivio con le voci più recenti al fine di ridurre ulteriormente le dimensioni dell'archivio analogico alla scadenza dei periodi di conservazione. Inoltre, abbiamo molte guide su come ottenere un ufficio senza carta grazie allo scanner.

PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema tramite lo scanner e digitalizzarli, per cui i testi vengono convertiti in caratteri utilizzando l'OCR, che può essere modificato nei programmi di Office. I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.

Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.

Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.

Con i timbri digitali, i documenti possono essere integrati con informazioni aggiuntive e persino controllare flussi di lavoro dettagliati. A sua volta, la funzione di attività e flusso di lavoro garantisce che le scadenze siano rispettate e completate.

Quindi tutto ciò di cui hai bisogno è una fotocopiatrice e Un DMS PaperOffice per accelerare la digitalizzazione operativa o addirittura iniziare. Un percorso che vale sicuramente la pena.

FAQs

Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione presso service provider e rivenditori di dispositivi multifunzione":

In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?

Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.

Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?

Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.

Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?

PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!

PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?

Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.

Conclusione

PaperOffice DMS supporta fornitori di servizi e rivenditori per fotocopiatrici e offre interfacce appropriate per altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i vostri desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.

PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.

In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.

PaperOffice risolve qualsiasi problema: garantito.

Studio di caso

Ottimizzazione dei flussi di lavoro grazie a PaperOffice DMS

"Già al primo appuntamento con PaperOffice si notano i 20 anni di esperienza di PaperOffice nel campo della gestione documentale."

Alexander Staruk
Chief Financial Officer presso la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V.