Automazione dei processi aziendali nel settore delle costruzioni
PaperOffice DMS per le imprese edili consente un flusso fluido di informazioni tra i reparti grazie alla digitalizzazione e all'automazione dei processi aziendali.
Consiglio professionale
Documenti scritti, contratti, bozze, ricerche, bolle di consegna e molto altro vengono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione e ottimizzano così al massimo tutti i processi di lavoro.L'intelligenza artificiale integrata consente ai processi aziendali di essere in gran parte automatizzati, accelerando i processi e aumentando il successo e la soddisfazione.
Digitalizzazione nel settore delle costruzioni
Imprese di costruzione, società, sviluppatori immobiliari, project manager, ingegneri e sviluppatori di progetti beneficiano in modo significativo dell'uso di un'adeguata gestione dei dati.
Le imprese edili generano quotidianamente documenti importanti: registri di costruzione, documentazione fotografica, ricevute, fatture, disegni, bolle di consegna, brief e molto altro.
Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.
La soluzione migliore è quella di utilizzare un software di gestione dei documenti ben congegnato come PaperOffice DMS.
Nel settore delle costruzioni, ci sono spesso processi basati su progetti. In ognuno di questi progetti, c'è una grande quantità di informazioni diverse, inclusi file e documenti, che possono essere gestiti centralmente da un DMS adatto come PaperOffice.
PaperOffice DMS come soluzione per l'industria delle costruzioni ti consente di effettuare una ricerca per parole chiave in tempo reale attraverso i tuoi progetti, i dati dei clienti e i documenti. Grazie all'integrazione di PaperOffice DMS nell'impresa di costruzioni, puoi ottenere punti rispetto alla concorrenza con l'automazione dei tuoi processi attraverso flussi di lavoro digitali o archiviazione automatica di tutti i documenti relativi al progetto, gestione delle regole, aggiunta di attività.
Come posso andare senza carta nel settore delle costruzioni?
PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti, fatture, ordini, bolle di consegna gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.
Catturare, elaborare, condividere, cercare e tracciare i tuoi documenti diventa molto facile con l'uso di PaperOffice.
Grazie all'accesso controllato, agli elenchi dettagliati delle attività, nonché all'emissione di approvazioni utilizzando flussi di lavoro e notifiche e-mail affidabili, i dipendenti possono completare in modo efficiente le attività assegnate e le persone autorizzate possono facilmente approvarle o negare il rilascio.
Con la soluzione software PaperOffice DMS, non si perdono più documenti. E non importa dove ti trovi, puoi accedere a documenti importanti in pochi secondi.
Naturalmente, lavori sempre con i nostri sistemi nel rispetto della legge e completamente a prova di audit.
Gestione documentale orientata ai processi
La gestione dei documenti orientata al processo garantisce che questi documenti rimangano aggiornati con poco sforzo. PaperOffice ti supporta qui con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.
In questo modo, è possibile creare determinate catene di processo e i processi operativi esistenti possono essere definiti su documenti elettronici e parzialmente eseguiti automaticamente.
Ciò rappresenta l'ottimizzazione del processo senza errori, perché l'attività non solo può essere assegnata a dipendenti con diritti utente specifici e periodi di completamento, richiedere il rilascio digitale, ma anche attivare automaticamente ulteriori azioni, come notifiche via e-mail o modifiche dello stato del documento .
In questo modo, tutti i processi documentali possono essere mappati.
Oltre a tutta una serie di altri vantaggi, PaperOffice DMS è lo strumento ideale per controllare le varie fasi di costruzione.
Ogni documento, dalla fattura a un pacco di viti dal negozio di ferramenta ai vari piani di costruzione, può essere salvato nel corretto ordine cronologico e richiamato come richiesto.
Il controllo delle versioni è importante qui. Ad esempio, il piano di costruzione originale, il piano di costruzione successivamente modificato, ecc. PaperOffice DMS consente inoltre la memorizzazione di voci scritte a mano e fotografie dello stato di costruzione. Con PaperOffice DMS, è possibile una documentazione completa di tutti i processi e gli incidenti durante la costruzione. Dalla cerimonia di posa della prima pietra alla consegna delle chiavi. E tutto questo con il minimo sforzo.
Il software di gestione dei documenti come PaperOffice DMS è più adatto per queste attività. Perché è un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire semplicemente i documenti.
PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto per gestire contratti, memorie e corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione documentale PaperOffice, i tuoi processi precedenti in azienda vengono digitalizzati, rendendoli più efficienti e trasparenti e resi molto più flessibili.
Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che siano documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.
I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.
La soluzione: know-how comprovato
Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?
PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.
L'elaborazione digitale è una base essenziale per garantire l'elevata qualità del servizio di tutti i servizi in futuro
La "legge sulle aste" fu una delle prime leggi nel settore delle costruzioni, e innumerevoli altre sarebbero seguite fino ad oggi. La legge dell'asta era in realtà una canna lunga 5 m, che nel Medioevo veniva utilizzata per garantire ai vicoli e alle strade una larghezza minima di circa 5 m permettendo a un uomo di camminare per le strade con questa canna tenuta attraverso. Ovunque diventasse troppo stretto, l'edificio che sporgeva troppo in strada doveva essere demolito. Ciò aveva meno a che fare con il traffico in quel momento e più a che fare con il rischio di incendio. Questo per evitare che le case in fiamme su un lato della strada si diffondessero dall'altro lato.
Oggi, la sola legge federale e statale sull'edilizia comprende circa 1.600 paragrafi. Inoltre, ci sono gli standard e le specifiche delle associazioni professionali per le proprietà dei materiali, il tipo di utilizzo, come i materiali devono essere installati e persino con le normative commerciali, chi è autorizzato a costruire e installare cosa. Probabilmente ci sono solo pochi paesi sulla terra che hanno un sistema di costruzione altrettanto complesso.
Per gli appaltatori, sia civili che strutturali, questo significa consultare le specifiche pertinenti per ogni lavoro e significa condurre ogni volta una documentazione più o meno estesa. Non è raro che i costruttori facciano un ulteriore passo avanti e richiedano modifiche che non erano previste nel piano di costruzione originale. A volte c'è una nota scritta a mano nel piano di ciò che deve essere cambiato e come. Ciò può portare a una reazione a catena che influisce su tutti i mestieri e persino sconvolge la pianificazione dei materiali.
Come faccio a tenere traccia del caos cartaceo?
Naturalmente, grazie all'utilizzo di PaperOffice DMS.
Perché PaperOffice archivia tutti i documenti generati nel settore delle costruzioni e tutte le informazioni rilevanti in conformità con la legge e in modo a prova di audit.
PaperOffice DMS, in connessione con un NAS (Network Attached Storage), consente la costruzione di una intranet molto sicura per la comunicazione interna e la trasmissione dei dati. Questo crea una doppia sicurezza contro gli attacchi dall'esterno. Prima il firewall del sistema operativo e in secondo luogo la crittografia di PaperOffice DMS. Allo stesso tempo, un cloud separato viene configurato tramite il NAS, indipendentemente dai provider di terze parti.
L'ampia funzione di flusso di lavoro di PaperOffice DMS rende la comunicazione interna molto più semplice. Il termine interno comprende anche filiali o sedi estere. Nel caso di lavori relativi al progetto, ad esempio, viene sempre visualizzato lo stato corrente e allo stesso tempo la cronologia.
Naturalmente, è incluso anche un calendario privato e relativo al team, in cui vengono inserite scadenze ed eventi relativi al tempo.
Il riconoscimento dei documenti dotato di un'intelligenza artificiale organizza automaticamente tutti i documenti da salvare nella cartella corretta e crea sia un indice di parole chiave che una cronologia delle modifiche. Il motore di ricerca interno di PaperOffice DMS trova ogni documento in frazioni di secondo.
PaperOffice soddisfa i più elevati standard di sicurezza come la gestione delle autorizzazioni o la concessione di autorizzazioni di accesso. L'utente definisce le singole fasi di lavoro esattamente come verrebbero eseguite, ad esempio la "registrazione", il "controllo", il "rilascio" e la "prenotazione" delle fatture.
La responsabilità può essere assegnata non solo alle singole persone, ma anche a gruppi di utenti come "Contabilità" o "Produzione", in modo che un collega possa intervenire immediatamente se un dipendente è assente.
La tecnologia OCR non solo riconosce il contenuto del documento, ma anche tutti i campi di dati rilevanti dal punto di vista fiscale come numero di documento, data, netto, tasse e importo lordo. I dati importati sono disponibili per il controllo delle valutazioni, delle operazioni di pagamento e della contabilità finanziaria. Ciò consente di risparmiare un noioso lavoro di ingresso e riduce gli errori di registrazione.
Argomenti importanti per includere PaperOffice DMS nella pianificazione del budget. Infine, PaperOffice DMS convince anche del fatto che la sostenibilità e la protezione dell'ambiente sono prese in considerazione. Prima o poi avverrà la conversione completa da documenti analogici a forma digitale e quindi l'istituzione pubblica, che allora già utilizzerà PaperOffice DMS, sarà ben preparata.
Con un solo clic del mouse, i dati, compresa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al cliente, al consulente fiscale o viceversa.
Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti. Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office. I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.
Le aziende del settore delle costruzioni devono elaborare i documenti per tutte le transazioni commerciali. Il costante sviluppo dei modelli di business crea costantemente nuove sfide. Ciò di cui hanno bisogno è un buon sistema di gestione dei documenti.
PaperOffice DMS è il software giusto perché viene fornito con tutto il necessario, ad esempio:
- Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR/li>
- Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
- Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
- Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
- Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
- Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi
Archiviazione sicura e conforme alle revisioni: PaperOffice DMS soddisfa tecnicamente i requisiti legali di GoBD, GDPdU e DSGVO
PaperOffice DMS consente la connessione di altri software, come un ERP, e naturalmente il trasferimento di documenti da Microsoft Office tramite interfacce appropriate. PaperOffice DMS accelera la comunicazione nel commercio e nella produzione con fornitori e clienti.
Le scadenze e gli appuntamenti vengono monitorati e le azioni vengono attivate automaticamente a seconda dell'impostazione desiderata. I processi di ordinazione possono essere automatizzati e anche le modifiche pianificate per il futuro possono essere inserite in modo tale da entrare in vigore al momento desiderato.
Grazie alle sue ampie funzioni, PaperOffice DMS può sicuramente essere classificato nel segmento superiore della gestione dei contenuti aziendali (ECM).
Un ECM include la gestione complessiva di tutto il contenuto in un'organizzazione con una gerarchia di accesso corrispondente. PaperOffice DMS è in grado di salvare qualsiasi contenuto in forma digitale, modificarne il contenuto e il formato e renderlo disponibile.
PaperOffice DMS ha tutte le funzioni di un ECM e questo in un eccellente rapporto qualità-prezzo, nonché una forma di funzionamento intuitivamente apprendibile che rende superflua una costosa formazione esterna o interna. Piuttosto, sono disponibili tutorial video gratuiti per abituarsi ai diversi menu. PaperOffice DMS può così diventare il fulcro organizzativo in ogni azienda nel commercio e nella produzione e questo quasi alla velocità della luce.
Le aziende del settore edile traggono vantaggio dalla gestione digitale dei documenti
Con PaperOffice DMS, tuttavia, ci sono molte più possibilità per le imprese di costruzione. Ad esempio, la gestione dell'inventario include un inventario permanente o una data chiave. La base per PaperOffice DMS sono gli account utente collegati nella rete. L'archiviazione dei dati di questi account utente viene combinata nel database centrale. I documenti possono essere controllati tramite un'intelligenza artificiale con diversi algoritmi, che possono essere utilizzati per attivare processi automatizzati.
Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.
Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.
Con i timbri digitali, i documenti possono essere integrati con informazioni aggiuntive e persino controllare flussi di lavoro dettagliati. A sua volta, la funzione di attività e flusso di lavoro garantisce che le scadenze siano rispettate e completate.
PaperOffice DMS ha una navigazione intelligente del menu che è strutturata logicamente e consente un funzionamento intuitivo in molte aree. I video tutorial disponibili gratuitamente su Internet forniscono ulteriore supporto e, naturalmente, i corsi di formazione possono anche essere tenuti direttamente presso la sede aziendale del cliente, se lo si desidera.
Oltre alla documentazione delle fasi di costruzione, PaperOffice DMS è ugualmente adatto per supportare le attività logistiche per l'approvvigionamento dei materiali. Grazie alla possibilità di creare database in PaperOffice DMS, l'acquisto e il consumo di materiale possono essere monitorati e assegnati livelli di avviso. L'intelligenza artificiale interna può essere utilizzata per creare modelli che reagiscono automaticamente in caso di colli di bottiglia o carenze, ad esempio se vengono effettuati ordini ripetuti, sebbene la quantità esistente dovrebbe effettivamente essere sufficiente. La funzione del flusso di lavoro può essere utilizzata a questo scopo, con la quale i dipendenti responsabili dell'azienda possono confrontare l'esecuzione delle loro attività.
PaperOffice DMS può accelerare un progetto di costruzione, prevenire decisioni sbagliate e ridurre i costi. Forse le aziende che hanno costruito BER e stanno ancora costruendo Stuttgart21 semplicemente mancavano del software giusto, PaperOffice DMS.
FAQs
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione nel settore delle costruzioni e delle costruzioni":
In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?
Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.
Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?
Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.
Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?
PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!
PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?
Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.
Conclusione
PaperOffice DMS supporta il settore delle costruzioni e offre interfacce corrispondenti ad altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i vostri desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.
PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.
In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.