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Archiviazione di documenti conformi alla certificazione e al GOBD

Con la certificazione e l'approvazione per i due standard di digitalizzazione più elevati del mondo, GOBD (precedentemente GDPDU) e DSGVO (UE-GDPR), hai la garanzia di essere al sicuro con PaperOffice.

In evidenza

100% sicurezza GOBD attraverso la revisione

Grazie alla sicurezza di revisione della documentazione di processo, questa è rintracciabile e verificabile in qualsiasi momento, protetta da manipolazioni e perdite, al fine di soddisfare i requisiti di test e revisioni e di mantenerne la validità a lungo termine.

100% GDPR perché non c'è archiviazione su cloud

L'archiviazione dei dati in locale senza cloud storage semplifica la documentazione del processo, fornisce un maggiore controllo sull'accesso alle informazioni e consente un accesso più semplice alle versioni precedenti, oltre alla condivisione sicura della documentazione e delle informazioni durante la collaborazione con altri membri del team.

Controllo accessi al 100%.

Grazie al controllo accessi PaperOffice DMS, si garantisce che solo coloro che sono autorizzati ad utilizzare il sistema di gestione documentale possano accedere ai dati ai quali la loro autorizzazione di accesso è limitata. Inoltre, si garantisce che i dati personali non possano essere letti, copiati, modificati o rimossi senza autorizzazione durante l'elaborazione, l'utilizzo e l'archiviazione.

L'archiviazione dei documenti spiegata dal punto di vista legale

Ti guidiamo attraverso la giungla legale, facciamo chiarezza sulla conoscenza del marketing e spieghiamo perché PaperOffice è la base del documento perfetto per tutti i requisiti legali.

Documentazione procedurale

Di cosa hai bisogno: documentazione procedurale secondo GOBD

Documentazione procedurale di esempio per la scansione sostitutiva, pubblicata dalla Camera federale tedesca dei consulenti fiscali (BSTBK) in collaborazione con la German Tax Consultants Association (DSTV).

Obbligo di fornire prove

Cosa dice la documentazione procedurale?

Che tutto funziona secondo i piani

Con l'aiuto della documentazione procedurale, le aziende possono dimostrare che la loro contabilità supportata da IT e l'archiviazione di dati e documenti rispettano i principi della regolarità definiti nel GOBD.

Che puoi fornire qualsiasi documento su richiesta

L'obiettivo è rendere comprensibili e verificabili documenti contabili e archiviati nella società in un momento ragionevole per un esperto, ad esempio nel corso di un audit.

A tal fine, descrive in dettaglio le modalità di registrazione, ricezione, digitalizzazione, elaborazione, emissione e archiviazione di voucher e documenti. L'utente soggetto passivo della soluzione informatica utilizzata, o l'imprenditore stesso, è responsabile della creazione della documentazione procedurale.

Documentazione del processo

Cosa dovrebbe prendere in considerazione la documentazione procedurale?

La documentazione procedurale chiaramente strutturata dovrebbe essere disponibile per ogni sistema IT. Il contenuto, la struttura e i risultati del processo IT dovrebbero essere completamente e convincenti.
Per verificare la tracciabilità, è necessaria una documentazione procedurale completa e aggiornata che documenta tutti i cambiamenti di sistema e tecnologici in termini di contenuto e tempo senza lacune.

La documentazione procedurale dovrebbe anche mostrare come i documenti elettronici vengono acquisiti, elaborati, emessi e archiviati.
Una descrizione della procedura di backup dei dati, integrata in PaperOffice in caso di applicazione di database locale, è anche una parte importante di una documentazione di procedura.

Una documentazione di procedura descrive il processo organizzativo e tecnico previsto. Dall'origine delle informazioni all'indicizzazione, all'elaborazione e all'archiviazione, nonché un recupero inequivocabile.

in modo sicuro

La soluzione: Office cartacea conforme al GOBD per l'archiviazione dei documenti

PaperOffice è conforme al GOBD attraverso la certificazione, nonché i test di tutti i requisiti del software soddisfacendotutti gli standard richiesti.

Obbligo1/6

Principio di tracciabilità e verificabilità (capitolo 3.1)

Secondo il GOBD, il contribuente è tenuto a garantire che il sistema IT sia garantito contro la perdita (ad esempio interaccesibilità) e protetto contro voci e modifiche non autorizzate.

Obbligo2/6

Principi di verità, chiarezza e documenti continui con i singoli soggetti (Capitolo 3.2)

I componenti del server DMS sono generalmente soggetti agli stessi requisiti di sicurezza degli altri componenti IT. Gli argomenti pertinenti sono il monitoraggio e la sicurezza dei dati.

Obbligo3/6

Completezza (Capitolo GOBD 3.2.1)

Per principio, ogni documento che deve essere mantenuto deve essere registrato individualmente e con tutti i suoi componenti (completezza e completezza delle lacune).

Obbligo4/6

Correctness (Gobd Capitolo 3.2.2)

Seguendo il principio di correttezza, il DMS deve garantire che i documenti e i dati da archiviare abbiano il grado di conformità richiesto con l'originale (in termini di immagine o contenuto).

Obbligo5/6

Ordine (Capitolo GOBD 3.2.4)

I principi della contabilità ordinata quando si utilizzano un DMS sono considerati costantemente soddisfatti se è possibile garantire il rispetto dei criteri di ordine durante l'intero periodo di conservazione.

Obbligo6/6

Immutabilità (GOBD Capitolo 3.2.5)

Il GOBD richiede che la procedura di elaborazione dei dati utilizzata debba essere progettata in modo tale che tutte le informazioni che abbiano inserito nella procedura di elaborazione non possano più essere soppresse o sovrascritte, eliminate, modificate o falsificate senza essere identificate (Capitolo GOBD 3.1; 58-60) .

Domande frequenti
Chi aiuta con la documentazione del processo?

Se hai assoluta fiducia nei tuoi processi, probabilmente puoi cavartela senza un consulente fiscale. Tuttavia, ti consigliamo di ricevere aiuto da un consulente fiscale in anticipo o almeno una volta durante la creazione della documentazione del processo. Per nostra esperienza, è sempre consigliabile e utile parlare apertamente con l'organo di revisione Specifiche e standard, alla fine è il revisore che decide.

Chi approva la documentazione del processo?

Fai attenzione all'incompetenza in tema dil marketing: i certificati di qualsiasi tipo e da qualsiasi emittente non sono accettati dalle autorità fiscali! In caso di necessità, l'unica cosa che conta è la presentazione della documentazione procedurale secondo il GOBD e se tutto si adatta davvero all'organismo di auditing, ad es. I tuoi revisori fiscali o le tasse.

Perché non solo PaperOffice è sufficiente?

Spiegato brevemente: se, ad esempio, hai archiviato una fattura in PaperOffice in modo legalmente sicuro e a prova di audit, la fattura potrebbe comunque essere stata manipolata o cambiata prima che fosse scansionata. Potresti salvare in un modo a prova di audit, ma il processo generale stesso non è a prova di audit e quindi non rispetta il GOBD.

Posso buttare via i documenti originali?

I documenti con rilevanza legale, ad esempio contratti, devono ancora essere mantenuti nell'originale. Per metterlo in breve: l'ufficio fiscale accetta documenti elettronici, ma il tribunale accetta solo originali in caso di controversia. Ciò è dovuto al fatto che una firma può essere controllata solo per l'autenticità sui documenti originali. Ti consigliamo di non buttare via gli originali.

Perché posso eliminare i documenti di PaperOffice?

Ancora una volta, c'è la documentazione di processo. Perché è tecnicamente impossibile escludere completamente la cancellazione fintanto che i dati vengono archiviati con te. Alla fine puoi eliminare il record direttamente dal database. O rimuovere il disco rigido. O smaltire il server. O far esplodere l'edificio.

Come trovo consigli DMS tecnici?

Bitkom ha sviluppato una lista di controllo GOBD per quanto riguarda i sistemi di gestione dei documenti secondo l'ultima versione GOBD del 28/11/2019, che puoi trovare qui

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