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Archiviazione documentale spiegata legalmente

Ti guidiamo attraverso la giungla legale, riveliamo le mezzetruth del marketing e ti spieghiamo perché PaperOffice è la tua soluzione perfetta per tutte le esigenze legali.

Documentazione di processo

Ciò di cui hai bisogno: Documentazione dei processi secondo i principi GoBD

Documento di procedura di esempio per la scansione sostitutiva, pubblicato dalla Federal Chamber of Tax Advisers (BStBK) in collaborazione con l'Associazione tedesca dei consulenti fiscali (DStV)


Obbligo di prova

Cosa dice una documentazione del processo?

Che tutto vada come previsto per te

Utilizzando la documentazione sulla procedura, le aziende possono dimostrare che la loro contabilità supportata dalla tecnologia dell'informazione e la conservazione di dati e documenti sono conformi ai principi di regolarità definiti nelle linee guida sulla gestione elettronica dei documenti commerciali (GoBD).

Che tu possa fornire ogni documento su richiesta

L'obiettivo è rendere comprensibili e verificabili i documenti contabili e archivistici aziendali entro un tempo ragionevole per un esperto, ad esempio nel contesto di una revisione.

A tal fine, viene descritto in dettaglio come acquisire, ricevere, digitalizzare, elaborare, produrre e conservare ricevute e documenti. L'utente soggetto all'obbligo fiscale della soluzione informatica utilizzata, o l'imprenditore stesso, è responsabile della redazione di una documentazione di processo.

Documentazione dei processi

Cosa dovrebbe considerare la documentazione procedurale?

Per ogni sistema IT dovrebbe essere disponibile una documentazione procedurale chiaramente strutturata. Il contenuto, la struttura e i risultati del processo IT dovrebbero essere completi e chiaramente evidenti.
Per verificare la tracciabilità è necessaria una documentazione di processo completa e aggiornata che documenti tutte le modifiche sistemiche e tecnologiche in termini di contenuto e tempo senza lacune.

La documentazione dei processi dovrebbe anche dimostrare come i documenti elettronici vengono acquisiti, elaborati, emessi e archiviati.
Una descrizione della procedura di backup integrata in PaperOffice per l'applicazione del database locale è anche una parte importante della documentazione della procedura.

Una documentazione dei processi descrive il processo organizzativo e tecnico desiderato. Dall'acquisizione delle informazioni all'indicizzazione, all'elaborazione e archiviazione, fino alla loro ricerca univoca.


dalla parte sicura

La soluzione: PaperOffice conforme ai requisiti GOBD per l'archiviazione dei documenti.

PaperOffice è conforme a tutti i requisiti del software, inclusa la certificazione e l'esame secondo le GOBD, rispettando tutti gli standard richiesti.

Prescrizione1/6

PRINCIPIO DI TRACCIABILITÀ E VERIFICABILITÀ (CAPITOLO 3.1 GOBD)

In base alle GoBD, il contribuente è tenuto ad assicurare che il sistema informatico sia protetto da perdite (ad esempio, smarrimenti) e da inserimenti e modifiche non autorizzati.


Prescrizione2/6

PRINCIPI DI VERITÀ, CHIAREZZA E REGISTRAZIONI CONTINUE CON I SOTTOARGOMENTI (CAPITOLO GOBD 3.2)

I componenti del server del documento di gestione (DMS) sono generalmente soggetti agli stessi requisiti di sicurezza di altri componenti IT. Sono temi rilevanti il monitoraggio e la sicurezza dei dati.

Prescrizione3/6

COMPLETEZZA (CAPITOLO GOBD 3.2.1)

Ogni documento soggetto a obbligo di conservazione deve essere fondamentalmente catturato singolarmente e con tutti i suoi componenti (completezza e completezza senza lacune).


Prescrizione4/6

PRECISIONE (SEZIONE 3.2.2 GOBD)

Seguendo il principio di accuratezza, il DMS deve garantire che i documenti e i dati da archiviare abbiano il grado richiesto di corrispondenza con l'originale (sia a livello visivo che di contenuto).

Prescrizione5/6

ORDINE (CAPITOLO 3.2.4 GOBD)

I principi di una contabilità corretta nell'uso di un DMS sono considerati adempiuti in modo continuativo se viene garantita l'osservanza dei criteri di conformità durante tutto il periodo di conservazione obbligatoria.


Prescrizione6/6

IMMODIFICABILITÀ (CAPITOLO 3.2.5 GOBD)

I GoBD richiedono che la procedura di elaborazione dati utilizzata sia progettata in modo tale che tutte le informazioni che sono state inserite nel processo di elaborazione non possano più essere eliminate, sovrascritte, cancellate, modificate o falsificate senza essere evidenziate (paragrafo 3.1 dei GoBD; punto 58-60).

Domande frequenti
Chi aiuta nella documentazione dei processi?

Chi ha piena fiducia nei propri processi probabilmente può fare a meno di un commercialista. Tuttavia, raccomandiamo di farsi aiutare da un commercialista in fase di creazione della documentazione del processo o almeno di consultarlo preventivamente.Dalle nostre esperienze personali, è sempre consigliabile e utile parlare apertamente con l'ente di controllo, poiché alla fine il revisore decide autonomamente, nonostante tutte le direttive e gli standard.

Chi approva la documentazione dei processi?

Attenzione alle conoscenze parziali di marketing: le autorità fiscali non accettano certificati di nessun tipo o da qualsiasi ente emittente! In caso di necessità, l'unico riferimento è la presentazione della documentazione procedurale secondo i principi di GoBD e la decisione su quanto sia realmente coerente spetta all'ente di controllo, come ad esempio i revisori dei conti o l'ufficio delle imposte.

Perché PaperOffice da solo non è sufficiente?

Spiegazione breve e concisa: se ad esempio una fattura viene archiviata in modo giuridicamente valido e affidabile su PaperOffice, potrebbe comunque essersi verificata una manipolazione o una modifica prima della scansione. Anche se si salva in modo affidabile dal punto di vista della revisione, il processo complessivo non è affidabile dal punto di vista della revisione e quindi non è conforme alle GoBD.

Posso gettare via i documenti originali?

I documenti legalmente rilevanti, come i contratti, devono essere conservati nell'originale. Per essere chiari: il fisco accetta documenti elettronici, ma in caso di controversie solo gli originali sono validi in tribunale. Questo perché solo sui documenti originali è possibile verificare l'autenticità di una firma. Consigliamo di non gettare mai via gli originali.

Perché posso eliminare i documenti di PaperOffice?

Anche per questo c'è la documentazione dei processi. Poiché l'eliminazione completa non è tecnicamente possibile finché i dati sono memorizzati presso di voi. Alla fine, potete eliminare direttamente il record dal database. O smontare l'hard disk. O smaltire il server. O far esplodere l'edificio.

Come trovo raccomandazioni tecniche per DMS?

Bitkom ha sviluppato una checklist secondo l'ultima versione di GOBD del 28.11.2019 riguardante i sistemi di gestione documentale, che puoi trovare qui.

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"Già al primo appuntamento con PaperOffice si notano i 20 anni di esperienza di PaperOffice nel campo della gestione documentale."

Alexander Staruk
Chief Financial Officer presso la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V.