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Automazione dei processi aziendali nel settore della ristorazione e dell'hotellerie


PaperOffice DMS per la gastronomia consente un flusso fluido di informazioni tra i reparti grazie alla digitalizzazione e all'automazione dei processi aziendali.

Consiglio professionale

Documenti scritti, contratti, bozze, ricevute, bolle di consegna e molto altro vengono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione, ottimizzando così al massimo tutti i processi di lavoro.

L'intelligenza artificiale integrata consente ai processi aziendali di essere in gran parte automatizzati, accelerando i processi e aumentando il successo e la soddisfazione.

Digitalizzazione nel settore della ristorazione e dell'hotellerie

Come settore della ristorazione e dell'hotellerie, hai molti documenti importanti da gestire:

Ricevute di intrattenimento, fatture, bolle di consegna, contratti e molto altro. Pertanto, le attività di ristorazione e alberghiere sono quelle che beneficiano in modo significativo dell'uso di adeguati software di gestione dei documenti.

Senza un adeguato sistema di gestione dei documenti, c'è un sacco di sforzo manuale.

Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.

PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo, porta a risparmi sui costi, come l'eliminazione dei documenti cartacei, e crea una chiara panoramica di documenti importanti, come ricevute, contratti, bolle di consegna o altre lettere, gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro .

La soluzione migliore è quella di utilizzare un software di gestione dei documenti ben congegnato come PaperOffice DMS.

Puoi anche beneficiare di attività amministrative digitali e tenere d'occhio tutti i contratti di noleggio e di servizio, la corrispondenza ufficiale, che viene ripresentata o assegnata ai dipendenti tramite assegnazione di attività.

Receptionist on the phone and looks at the monitor
PaperOffice DMS creates clear advantages in the catering industry

L'archiviazione digitale e a prova di audit di documenti e ricevute porta in ultima analisi alla certezza del diritto conformemente alle disposizioni del GoBD.

Quanto è senza carta nel settore della ristorazione e dell'hotellerie?

PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo, porta a risparmi sui costi, come l'eliminazione dei documenti cartacei, e crea una chiara panoramica di documenti importanti, come ricevute, contratti, bolle di consegna o altre lettere, gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro .

Catturare, elaborare, condividere, cercare e tracciare i tuoi documenti diventa molto facile con l'uso di PaperOffice.

Grazie all'accesso controllato, agli elenchi dettagliati delle attività, nonché alle approvazioni che utilizzano flussi di lavoro e notifiche e-mail affidabili, i dipendenti possono completare le attività assegnate in modo efficiente e le persone autorizzate possono facilmente approvare o negare l'approvazione.

Con la soluzione software PaperOffice DMS, non si perdono più documenti. E non importa dove ti trovi, puoi accedere a documenti importanti in pochi secondi.

Naturalmente, lavori sempre con i nostri sistemi nel rispetto della legge e completamente a prova di audit.

Gestione documentale orientata ai processi

La gestione dei documenti orientata al processo garantisce che questi documenti rimangano aggiornati con poco sforzo. PaperOffice ti supporta qui con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.

In questo modo, è possibile creare determinate catene di processo e i processi operativi esistenti possono essere definiti su documenti elettronici e parzialmente eseguiti automaticamente.

Ciò rappresenta un'ottimizzazione dei processi priva di errori, perché l'attività non solo può essere assegnata a dipendenti con diritti utente e periodi di completamento specifici, richiedere l'approvazione digitale, ma anche attivare automaticamente ulteriori azioni, come notifiche e-mail o modifiche dello stato del documento.

In questo modo, tutti i processi documentali possono essere mappati.

Oltre a tutta una serie di altri vantaggi, PaperOffice DMS è lo strumento ideale per il controllo di vari documenti.

Ogni documento, dalla fattura per un pacchetto di bevande dal supermercato alle varie prenotazioni, esecuzioni di servizi e cancellazioni - tutto può essere salvato nel corretto ordine cronologico e richiamato come richiesto.

Il software di gestione dei documenti come PaperOffice DMS è più adatto per queste attività. Perché è un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire semplicemente i documenti.

PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto per gestire contratti, memorie e corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione documentale PaperOffice, i tuoi processi precedenti in azienda vengono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.

Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.

I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.

Cook writes something down
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

La soluzione: know-how comprovato

Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?

PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.

Contenuto

Festeggiare feste, mangiare bene senza doversi cucinare, vivere qualcosa di straordinario, incontrarsi con gli amici, questo è nel sangue delle persone.

Non per niente l'associazione di ristorazione DEHOGA ha registrato un totale di quasi 158.000 aziende nel settore della ristorazione per il 2020, esclusi i pernottamenti come hotel o pensioni. In Germania, ad esempio, c'è un'azienda del settore Gastro & Event ogni 518 abitanti.

Nessun altro commercio in Germania può vantare una densità così elevata.

Anche se il settore della ristorazione è molto popolare come azienda, non è affatto facile, soprattutto perché il quadro giuridico è associato a sempre più regolamenti, come l'obbligo di fornire una ricevuta o l'obbligo di utilizzare un registratore di cassa. Di norma, le aziende familiari "cresciute" hanno un po 'più facile, e la Germania ha una lunga tradizione in questo senso.

In termini di contenuti, molto è successo in termini di gastronomia ed eventi nel mondo globalizzato di oggi, da allora al 21 ° secolo. Proprio come ci sono una varietà di diverse offerte gastronomiche, si svolgono eventi di ogni tipo. Di conseguenza, lo sforzo organizzativo è enorme e richiede un'amministrazione appropriata per mantenere una visione d'insieme.

Esiste un'ampia varietà di software gastronomici che viene utilizzato principalmente per prenotare ordini, creare ricevute e calcolare correttamente le tasse. Ma che dire di tutto il resto? Non è raro che organizzatori di eventi o ristoratori trovino una gestione dei cassetti dall'aspetto piuttosto caotico.

Uno dei motivi di ciò è che la carta svolge ancora un ruolo importante nella gastronomia e nella gestione degli eventi. Bolle di consegna, fatture, contratti, offerte e altre cose svolazzano letteralmente in casa, semplicemente perché nel settore della ristorazione il contatto personale con il ristoratore è più importante per fornitori e rappresentanti che in qualsiasi altro settore. Le bolle di consegna e simili possono essere portate subito con te. Ma qual è il modo più semplice per creare ordine e mantenere una visione d'insieme? PaperOffice DMS è la risposta a questa domanda.

PaperOffice DMS crea chiari vantaggi nel settore della ristorazione

Grazie a PaperOffice DMS, la perfetta integrazione del software DMS nell'infrastruttura IT esistente del settore alberghiero e della ristorazione può essere effettuata senza problemi, il che significa anche l'ottimizzazione dei processi aziendali.

Il software di gestione dei documenti converte i documenti analogici in dati digitali, anche con una fotocamera del telefono cellulare. Perché la gestione degli scontrini di ospitalità e delle bolle di consegna non deve essere sottovalutata in questo settore.

Grazie all'utilizzo di PaperOffice DMS e alla connessione scanner disponibile in fabbrica, i dipendenti possono digitalizzare i documenti analogici in arrivo senza troppi sforzi. Ciò garantisce che tutti i documenti importanti possano essere trovati in qualsiasi momento.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Inoltre, i documenti cartacei possono essere registrati con uno smartphone o un tablet e questi possono essere inviati direttamente al laptop con il sistema operativo Windows, ad esempio grazie alla funzione di posta "Dropmail" integrata. Qui, a sua volta, PaperOffice DMS consente l'importazione delle immagini e le converte in formati di testo, ovviamente il formato della foto viene mantenuto.

Il software OCR integrato in PaperOffice DMS distingue tra un logo e un testo normale. Le bolle di consegna delle aziende partner o le ricevute di ospitalità possono essere trovate rapidamente in qualsiasi momento, ad esempio durante la ricerca, utilizzando una ricerca OCR, garantendo così la massima trasparenza e certezza giuridica possibili.

L'archiviazione può anche essere effettuata in modo tale che tutti i documenti successivi di un mittente vengano riconosciuti e assegnati automaticamente.

Inoltre, PaperOffice DMS offre ai ristoratori e agli event manager altri strumenti pratici come una funzione di flusso di lavoro, ideale per il controllo degli eventi, la creazione automatizzata di modelli, come i menu, e valutazioni statistiche, come la frequenza dei clienti o il consumo di bevande.< /p>

Hotel Lobby Restaurant
Companies from the catering and hotel industry benefit from digital document management

Argomenti importanti per includere PaperOffice DMS nella pianificazione del budget. Infine, PaperOffice DMS convince anche del fatto che la sostenibilità e la protezione dell'ambiente sono prese in considerazione. Prima o poi avverrà la conversione completa da documenti analogici a forma digitale e quindi l'istituzione pubblica, che allora già utilizzerà PaperOffice DMS, sarà ben preparata.

L'elaborazione delle fatture digitali è vantaggiosa anche per molte aziende del settore della ristorazione e dell'hotellerie. Le fatture in entrata possono essere automatizzate grazie a PaperOffice DMS e vengono inoltrate al dipendente responsabile. Il processo di controllo e rilascio tramite rilascio digitale può anche essere gestito in modo rapido ed efficiente tramite il sistema.

Con un solo clic del mouse, i dati, compresa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al cliente, al consulente fiscale o viceversa.

Archiviazione sicura e conforme alle revisioni: PaperOffice DMS soddisfa tecnicamente i requisiti legali di GoBD, GDPdU e DSGVO

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

PaperOffice DMS consente la connessione di altri software, come un ERP, e naturalmente il trasferimento di documenti da Microsoft Office tramite interfacce appropriate. PaperOffice DMS accelera la comunicazione nel commercio e nella produzione con fornitori e clienti.

Le scadenze e gli appuntamenti vengono monitorati e le azioni vengono attivate automaticamente a seconda dell'impostazione desiderata. I processi di ordinazione possono essere automatizzati e anche le modifiche pianificate per il futuro possono essere inserite in modo tale da entrare in vigore al momento desiderato.

Grazie alle sue ampie funzioni, PaperOffice DMS può sicuramente essere classificato nel segmento superiore della gestione dei contenuti aziendali (ECM).

Un ECM include la gestione complessiva di tutto il contenuto in un'organizzazione con una gerarchia di accesso corrispondente. PaperOffice DMS è in grado di salvare qualsiasi contenuto in forma digitale, modificarne il contenuto e il formato e renderlo disponibile.

PaperOffice DMS ha tutte le funzioni di un ECM e questo in un eccellente rapporto qualità-prezzo, nonché una forma di funzionamento intuitivamente apprendibile che rende superflua una costosa formazione esterna o interna. Piuttosto, sono disponibili tutorial video gratuiti per abituarsi ai diversi menu. PaperOffice DMS può così diventare il fulcro organizzativo in ogni azienda nel commercio e nella produzione e questo quasi alla velocità della luce.

Le aziende del settore alberghiero e della ristorazione traggono vantaggio dalla gestione digitale dei documenti

Con PaperOffice DMS, tuttavia, ci sono molte più possibilità per i ristoratori. Ad esempio, la gestione dell'inventario include un inventario permanente o una data chiave. La base per PaperOffice DMS sono gli account utente collegati nella rete. L'archiviazione dei dati di questi account utente viene combinata nel database centrale. I documenti possono essere controllati tramite un'intelligenza artificiale con diversi algoritmi, che possono essere utilizzati per attivare processi automatizzati.

Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.

Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.

Con i timbri digitali, i documenti possono essere integrati con informazioni aggiuntive e persino controllare flussi di lavoro dettagliati. A sua volta, la funzione di attività e flusso di lavoro garantisce che le scadenze siano rispettate e completate.

PaperOffice DMS ha una navigazione intelligente del menu che è strutturata logicamente e consente un funzionamento intuitivo in molte aree. I video tutorial disponibili gratuitamente su Internet forniscono ulteriore supporto e, naturalmente, i corsi di formazione possono anche essere tenuti direttamente presso la sede aziendale del cliente, se lo si desidera.

Oltre a documentare i diversi tipi di fasi, PaperOffice DMS è ugualmente adatto per supportare le attività logistiche per l'approvvigionamento dei materiali. Grazie alla possibilità di creare database in PaperOffice DMS, l'acquisto e il consumo di materiale possono essere monitorati e assegnati livelli di avviso. L'intelligenza artificiale interna può essere utilizzata per creare modelli che reagiscono automaticamente in caso di colli di bottiglia o carenze, ad esempio se vengono effettuati ordini ripetuti, sebbene la quantità esistente dovrebbe effettivamente essere sufficiente. La funzione del flusso di lavoro può essere utilizzata a questo scopo, con la quale i dipendenti responsabili dell'azienda possono confrontare l'esecuzione delle loro attività.

PaperOffice DMS nel settore della ristorazione e dell'hotellerie, in modo che il contatto con l'ospite non venga trascurato a causa di tutte le scartoffie.

FAQs

Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione nel settore gastronomico e alberghiero":

In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?

Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.

Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?

Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.

Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?

PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!

PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?

Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.

Conclusione

PaperOffice DMS supporta il settore della ristorazione e dell'hotellerie e offre interfacce appropriate per altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i vostri desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.

PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.

In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.

PaperOffice risolve qualsiasi problema: garantito.

Studio di caso

Cambiamento digitale nello sviluppo del prodotto - gestione documentale di successo

"Nell'industria, il tema della digitalizzazione sta diventando sempre più evidente. Questo vale, ad esempio, per le nostre schede tecniche, i dati dei clienti, i calcoli o i nostri piani, disegni e configurazioni. Dopo l'introduzione di PaperOffice DMS, lo sforzo manuale potrebbe essere ridotto. Ora siamo pionieri nella digitalizzazione nelle aziende di produzione, Industria 4.0."

Antonio Jesús Sánchez
Amministratore Delegato e Ingegnere di Prodotto e Processo presso Butterfly Engineers S.L.