Impresa di costruzioni
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Situazione di partenza

IDC Construccion è un'impresa di costruzioni con sede a Las Palmas specializzata nella realizzazione di pavimenti sportivi per scuole, palestre e parchi gioco. L'azienda è conosciuta per i suoi pavimenti di alta qualità e duraturi per scuole, palestre, parchi giochi, ecc., che soddisfano le esigenze degli utenti.

Come tutte le grandi imprese di costruzione, anche IDC Construccion S.L. si è trovata ad affrontare molte difficoltà nella gestione e organizzazione di documenti e documenti importanti nell'ambito delle attività quotidiane.
Per superare queste sfide, l'azienda ha cercato un sistema di gestione documentale per ottimizzare la gestione dei documenti.

Era importante che il nuovo sistema di gestione documentale (DMS) fosse in grado di unire tutti questi documenti in un unico luogo e consentire un accesso semplice da qualsiasi posizione.
IDC Construccion stava cercando un DMS che potesse adattarsi ai loro processi di lavoro esistenti e soddisfare le loro esigenze.

Le sfide includevano:

• Registrazione, organizzazione, classificazione e archiviazione di tutti i documenti dell'azienda
• Accesso rapido e affidabile ai documenti da qualsiasi posizione
• Sistema unificato per la gestione di documenti cartacei e file elettronici
• Integrazione semplice nei processi di lavoro esistenti dell'azienda
• Controllo e sicurezza delle informazioni riservate

Quali altri produttori sono stati presi in considerazione?

IDC Construccion ha esaminato diverse opzioni di DMS. Nessuno degli altri sistemi però poteva adattarsi al loro modo di lavorare. Infine, hanno scoperto PaperOffice DMS e hanno constatato che si adattava perfettamente alle loro esigenze. Sono rimasti impressionati dal fatto che potesse essere facilmente integrato nei loro sistemi esistenti senza dover cambiare il loro modo di lavorare.

Perché IDC Construccion S.L. ha scelto PaperOffice DMS

Il Signor Agustín García Afonso di IDC Construccion S.L. ha esaminato diverse offerte di software per la gestione dei documenti e ha deciso infine di testare PaperOffice DMS.

Una sfida per l'azienda di costruzioni IDC Construccion era trovare un sistema di gestione documentale adatto che supportasse il loro modo di lavorare e ottimizzasse la gestione dei documenti.

Dopo aver provato diversi sistemi di gestione documentale, è stato rilevato che questi sistemi li avrebbero costretti ad adattarsi al sistema anziché il contrario.

Questo era uno svantaggio per l'azienda, in quanto avevano già un sistema di gestione documentale personalizzato che però non era aggiornato. A causa di queste sfide, l'azienda ha deciso di cercare un sistema che potesse soddisfare le loro esigenze e allo stesso tempo supportare il loro sistema esistente.

Dopo una rigorosa valutazione di vari sistemi di gestione documentale, IDC Construccion ha scelto PaperOffice DMS.

Il sistema è stato selezionato perché ha consentito all'azienda di cambiare il loro modo di lavorare solo minimamente, mentre soddisfaceva le loro esigenze. Questo è stato un fattore importante nella decisione di adottare PaperOffice DMS, in quanto l'azienda è così stata in grado di mantenere pieno controllo sui propri documenti senza compromettere il loro modo di lavorare.

Grazie all'accesso controllato, ai dettagliati elenchi di compiti, all'assegnazione di autorizzazioni tramite flussi di lavoro e alle affidabili notifiche via e-mail, i dipendenti possono completare efficientemente i compiti loro assegnati e le persone autorizzate possono facilmente approvare o negare l'approvazione.

"Per le imprese che non hanno ancora un sistema di gestione documentale, PaperOffice DMS è la soluzione ideale, poiché offre tutto ciò che si può desiderare. Anche per le aziende che hanno già un sistema di gestione documentale ma che per qualche motivo devono cambiare, PaperOffice DMS è un'ottima opzione grazie alla sua interfaccia utente intuitiva e alle sue funzionalità."

La disponibilità dei dati e dei documenti ora è più facile e veloce e ciò ha cambiato in modo fondamentale e duraturo i processi aziendali. La conoscenza amministrativa è ora organizzata in modo trasparente e disponibile al momento giusto.

Cosa ha migliorato PaperOffice DMS rispetto agli altri

• Adattabilità dell'interfaccia utente: IDC Construccion è rimasto impressionato dall'usabilità di PaperOffice DMS. Il sistema di gestione dei documenti è stato in grado di adattarsi ai flussi di lavoro esistenti di IDC Construccion, consentendo loro di organizzare e cercare i loro documenti in modo rapido e facile.
• Ricerca avanzata dei documenti: Con PaperOffice DMS, i dipendenti di IDC Construccion possono trovare i documenti in modo rapido e semplice, risparmiando tempo e risorse.
• Controllo delle versioni dei documenti: PaperOffice DMS consente a IDC Construccion di controllare le versioni dei documenti e garantire che siano sempre aggiornati.

"Dopo l'introduzione di PaperOffice, abbiamo persino modificato il nostro slogan "Dicci come camminare e ti metteremo il suolo sotto" in uno slogan di gestione dei documenti che dice "Dicci come vuoi gestire la tua documentazione e PaperOffice lo farà per te"."

Risultato finale

Con l'implementazione di PaperOffice DMS, IDC Construccion è riuscita a migliorare la gestione dei documenti. L'azienda è rimasta colpita dall'adattabilità dell'interfaccia utente, dalla ricerca avanzata dei documenti e dal controllo delle versioni dei documenti. L'introduzione del nuovo sistema è stata senza problemi e l'azienda consiglia PaperOffice DMS a chiunque stia cercando una soluzione di gestione dei documenti. Nel complesso, l'esperienza di IDC Construccion con PaperOffice DMS è stata estremamente soddisfacente e ha superato le aspettative.