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Córdoba, Andalusia, Spagna
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Antonio Jesús Sánchez, Amministratore Delegato e Ingegnere di Prodotto e Processo presso Butterfly Engineers S.L.
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Un'azienda che si dedica esclusivamente allo sviluppo del prodotto, all'ingegneria di processo ed è coinvolta in tutte le fasi di produzione - dalla prima idea al prodotto finale - è inondata di file e documentazione, come schede tecniche, dati dei clienti, calcoli e piani ogni giorno.< /p>
Le informazioni di progetto, che occupano sempre più spazio di archiviazione nel corso degli anni e non sono più facili da trovare, soprattutto negli uffici amministrativi, stanno gradualmente diventando fatali.
L'obiettivo dell'azienda era quello di digitalizzare i documenti cartacei esistenti, portare l'ottimizzazione dei processi e il controllo del flusso di lavoro su tutti i documenti in entrata e in uscita, automatizzare gran parte dei processi in background e quindi ottimizzare il processo.
In passato, le informazioni venivano memorizzate solo in forma cartacea, come la progettazione e la pianificazione o le specifiche di un prodotto o lo sviluppo di un prodotto, ma oggi c'è una varietà di fonti di informazione e documenti in molte organizzazioni: e-mail, moduli, schizzi ne fanno parte tanto quanto le fatture elettroniche e le ricevute cartacee, la posta ordinaria, bolle di consegna, contratti ecc.
Per fortuna, grazie ai continui sviluppi IT, questo tipo di lavoro è ora guidato digitalmente. Molte fasi del processo stanno diventando parte di una pratica 100% digitale e automatizzata, come conferma l'Industria 4.0.
Tuttavia, la carta è spesso indispensabile quando si tratta di disegni o idee a mano libera, nonché di amministrazione, fatture o informazioni sui clienti.
Oltre alla progettazione e alla produzione, gli specialisti di Butterfly Engineers devono anche creare documentazione come manuali di assemblaggio, istruzioni di sicurezza e documentazione tecnica per studiare la fattibilità dei progetti.
Agilità e velocità nella gestione dei propri file sono fondamentali nelle aziende moderne, e ancora di più quando da questa documentazione dipendono il follow-up dei progetti, l'analisi dei loro costi o i vari studi che li rendono redditizi.
Pertanto, l'obiettivo di Butterfly Engineers era quello di adattarsi al settore e di essere in grado di agire digitalmente come un'azienda industriale 4.0.
ricorda Antonio Jesús Sánchez, amministratore delegato e ingegnere di processo di Butterfly Engineers.
La società Butterfly Engineers si dedica allo sviluppo del prodotto, all'ingegneria di processo e all'ingegneria del supporto, gestisce una grande quantità di documentazione che deve essere digitalizzata, ma i punti più importanti per l'implementazione di un DMS come PaperOffice sono la sicurezza e la velocità dell'indicizzazione e del processo di ricerca.
Solo che hanno piena fiducia che un ufficio digitale senza carta sia possibile.
Butterfly Engineers è anche consapevole che il metodo di crittografia di PaperOffice consente di proteggere i documenti più sensibili da possibili perdite, spionaggio o incidenti. Soprattutto quando un'azienda con queste caratteristiche passa attraverso standard e brevetti, proteggendo elementi essenziali per un'azienda.
Inoltre, i dettagli operativi del software diventano ancora più attraenti quando si dispone di un team di supporto di altissima qualità, conforme a tutte le più severe direttive legali europee (GDPR, RGPD e GoBD) e la crittografia dei file è assolutamente invulnerabile. È inoltre interessante notare che i dati possono essere esportati in qualsiasi momento da persone autorizzate e il database è accessibile al personale IT e agli amministratori dell'azienda in qualsiasi momento.
Per Butterfly Engineers, era chiaro che prima o poi avrebbero dovuto passare alla digitalizzazione per creare un vantaggio competitivo.
Come azienda più connessa allo sviluppo tecnologico rispetto ad altri settori, Butterfly Engineers si è affidata all'impatto positivo di un'introduzione DMS e all'implementazione di successo in un ufficio senza carta.
Grazie all'introduzione della digitalizzazione di PaperOffice, l'azienda è stata in grado di:
Ma grazie alla digitalizzazione di PaperOffice, Butterfly Engineers è stata anche in grado di:
La disponibilità più semplice e veloce di dati e documenti sta cambiando i processi dell'azienda in modo fondamentale e permanente. Le conoscenze amministrative sono ora organizzate in modo trasparente e disponibili al momento giusto.
PaperOffice ha trovato un modo per porre fine a uno dei principali problemi che le aziende stanno attualmente affrontando:
L'amministrazione dei documenti (gestione documentale) e la digitalizzazione dei processi.
L'inconveniente del volume di dati è stato limitato per rimuovere gli ostacoli amministrativi, per garantire che solo i dipendenti autorizzati possano accedere a PaperOffice e per evitare la modifica dei documenti o addirittura la perdita di informazioni tecniche.
L'azienda sta anche pianificando di espandere ulteriormente questa cooperazione di successo, dal momento che PaperOffice soddisfa perfettamente le opzioni a sua disposizione.
Grazie all'integrità di PaperOffice DMS, schede tecniche, piani, dati, fatture e schizzi vengono trovati rapidamente - questo consente all'azienda Butterfly Engineers di individuare i dati del progetto in pochi secondi e aiutare i propri clienti con grande precisione.
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Sviluppo del prodotto, processi e supporto Butterfly Engineers S.L.":
Quali consigli daresti ai futuri utenti di PaperOffice?
Non è mai troppo presto o troppo tardi per affrontare il tema della digitalizzazione.
La cosa più importante è farsi un'idea del software ma anche dell'azienda stessa. Era importante che non ci sentissimo obbligati ad acquistare il software o a iscriverci a pacchetti di assistenza e supporto.
Anche prima di acquisire PaperOffice DMS, abbiamo parlato con tutti i reparti dell'azienda e non ci siamo mai sentiti trattati male. Al contrario: PaperOffice ha un team simpatico, cortese e competente.
Per noi come istituzione pubblica, il processo sta diventando sempre più complicato e comporta molta burocrazia. Pertanto, la fiducia nel sistema e nel software era molto importante. Naturalmente, era anche molto importante che il software fosse facile da capire.
A chi consiglieresti PaperOffice?
Raccomanderemo PaperOffice a tutte le altre aziende che desiderano digitalizzare e automatizzare.
Cosa ti piace particolarmente di PaperOffice?
Siamo molto soddisfatti di tutto.
PaperOffice è un sistema di gestione dei documenti leggero ma potente.
Funzioni che all'inizio sembrano prive di significato, come la lettura automatica del contenuto del documento, risultano essere le funzioni più importanti che non vuoi più perdere per un periodo di tempo più lungo.
