Sviluppo del prodotto, processi e supporto Butterfly Engineers S.L.

Esperienze di PaperOffice / Riferimento / Rapporto pratico

Settore
Industria e commercio

Regione
Córdoba, Andalusia, Spagna

Reparti
Dipartimento Ricerca e Sviluppo
Contabilità

Cambiamento digitale nello sviluppo del prodotto - gestione documentale di successo

Antonio Jesús Sánchez, Amministratore Delegato e Ingegnere di Prodotto e Processo presso Butterfly Engineers S.L.

Posizione di partenza

Un'azienda che si dedica esclusivamente allo sviluppo del prodotto, all'ingegneria di processo ed è coinvolta in tutte le fasi di produzione - dalla prima idea al prodotto finale - è inondata di file e documentazione, come schede tecniche, dati dei clienti, calcoli e piani ogni giorno.< /p>

Le informazioni di progetto, che occupano sempre più spazio di archiviazione nel corso degli anni e non sono più facili da trovare, soprattutto negli uffici amministrativi, stanno gradualmente diventando fatali.

L'obiettivo dell'azienda era quello di digitalizzare i documenti cartacei esistenti, portare l'ottimizzazione dei processi e il controllo del flusso di lavoro su tutti i documenti in entrata e in uscita, automatizzare gran parte dei processi in background e quindi ottimizzare il processo.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Problemi e attività esistenti

In passato, le informazioni venivano memorizzate solo in forma cartacea, come la progettazione e la pianificazione o le specifiche di un prodotto o lo sviluppo di un prodotto, ma oggi c'è una varietà di fonti di informazione e documenti in molte organizzazioni: e-mail, moduli, schizzi ne fanno parte tanto quanto le fatture elettroniche e le ricevute cartacee, la posta ordinaria, bolle di consegna, contratti ecc.

Per fortuna, grazie ai continui sviluppi IT, questo tipo di lavoro è ora guidato digitalmente. Molte fasi del processo stanno diventando parte di una pratica 100% digitale e automatizzata, come conferma l'Industria 4.0.

Tuttavia, la carta è spesso indispensabile quando si tratta di disegni o idee a mano libera, nonché di amministrazione, fatture o informazioni sui clienti.

Oltre alla progettazione e alla produzione, gli specialisti di Butterfly Engineers devono anche creare documentazione come manuali di assemblaggio, istruzioni di sicurezza e documentazione tecnica per studiare la fattibilità dei progetti.

Agilità e velocità nella gestione dei propri file sono fondamentali nelle aziende moderne, e ancora di più quando da questa documentazione dipendono il follow-up dei progetti, l'analisi dei loro costi o i vari studi che li rendono redditizi.

Pertanto, l'obiettivo di Butterfly Engineers era quello di adattarsi al settore e di essere in grado di agire digitalmente come un'azienda industriale 4.0.

"Avevamo costi di archiviazione evitabili archiviando i documenti in cartelle. Inoltre, la ricerca di documenti richiedeva molto tempo",

ricorda Antonio Jesús Sánchez, amministratore delegato e ingegnere di processo di Butterfly Engineers.

Perché Butterfly Engineers ha scelto PaperOffice DMS

La società Butterfly Engineers si dedica allo sviluppo del prodotto, all'ingegneria di processo e all'ingegneria del supporto, gestisce una grande quantità di documentazione che deve essere digitalizzata, ma i punti più importanti per l'implementazione di un DMS come PaperOffice sono la sicurezza e la velocità dell'indicizzazione e del processo di ricerca.

Solo che hanno piena fiducia che un ufficio digitale senza carta sia possibile.

"Lavoriamo con molte informazioni tecniche ogni giorno. Memorizzare tutte le informazioni in formato cartaceo è ingombrante e costoso per noi. Anche la ricerca futura è molto noiosa.
PaperOffice ci permette di accedervi facilmente da qualsiasi luogo, di trovare facilmente file o documenti specifici e soprattutto di garantirne la sicurezza."

Butterfly Engineers è anche consapevole che il metodo di crittografia di PaperOffice consente di proteggere i documenti più sensibili da possibili perdite, spionaggio o incidenti. Soprattutto quando un'azienda con queste caratteristiche passa attraverso standard e brevetti, proteggendo elementi essenziali per un'azienda.

Sketches and plans of a product development

Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Inoltre, i dettagli operativi del software diventano ancora più attraenti quando si dispone di un team di supporto di altissima qualità, conforme a tutte le più severe direttive legali europee (GDPR, RGPD e GoBD) e la crittografia dei file è assolutamente invulnerabile. È inoltre interessante notare che i dati possono essere esportati in qualsiasi momento da persone autorizzate e il database è accessibile al personale IT e agli amministratori dell'azienda in qualsiasi momento.

Passare all'automazione tramite PaperOffice: obiettivi e pianificazione

Per Butterfly Engineers, era chiaro che prima o poi avrebbero dovuto passare alla digitalizzazione per creare un vantaggio competitivo.

Come azienda più connessa allo sviluppo tecnologico rispetto ad altri settori, Butterfly Engineers si è affidata all'impatto positivo di un'introduzione DMS e all'implementazione di successo in un ufficio senza carta.

"Un sistema di gestione dei documenti ci consente di gestire efficacemente le informazioni aziendali in modo rapido e semplice. In questo senso, PaperOffice è un sistema molto esteso e abbastanza comprensibile. È facile da usare e accessibile per le piccole e medie imprese come la nostra".

Grazie all'introduzione della digitalizzazione di PaperOffice, l'azienda è stata in grado di:

Riduci al minimo l'utilizzo di carta
Risparmia sui costi e sullo spazio di archiviazione
Automatizza le attività amministrative
Esegui l'ottimizzazione dei processi grazie al monitoraggio delle cartelle
Garantire la consegna sicura dei documenti

Ma grazie alla digitalizzazione di PaperOffice, Butterfly Engineers è stata anche in grado di:

Risparmia tempo e risorse
Garantire il controllo e la verifica dei processi amministrativi
Consenti un facile accesso a documenti e file
Disponibilità di documenti per ogni dipendente autorizzato
Consentire l'archiviazione sicura e a lungo termine di documenti, dati sensibili, brevetti, manuali di settore o sviluppi

"La sicurezza dei dati, la digitalizzazione dei documenti e la facile integrazione di PaperOffice in un ambiente industriale hanno dato all'azienda ciò di cui aveva bisogno per indicizzare i file e la ricerca di documenti."

La disponibilità più semplice e veloce di dati e documenti sta cambiando i processi dell'azienda in modo fondamentale e permanente. Le conoscenze amministrative sono ora organizzate in modo trasparente e disponibili al momento giusto.

Risultato finale

PaperOffice ha trovato un modo per porre fine a uno dei principali problemi che le aziende stanno attualmente affrontando:

L'amministrazione dei documenti (gestione documentale) e la digitalizzazione dei processi.

L'inconveniente del volume di dati è stato limitato per rimuovere gli ostacoli amministrativi, per garantire che solo i dipendenti autorizzati possano accedere a PaperOffice e per evitare la modifica dei documenti o addirittura la perdita di informazioni tecniche.

L'azienda sta anche pianificando di espandere ulteriormente questa cooperazione di successo, dal momento che PaperOffice soddisfa perfettamente le opzioni a sua disposizione.

Grazie all'integrità di PaperOffice DMS, schede tecniche, piani, dati, fatture e schizzi vengono trovati rapidamente - questo consente all'azienda Butterfly Engineers di individuare i dati del progetto in pochi secondi e aiutare i propri clienti con grande precisione.

FAQs

Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Sviluppo del prodotto, processi e supporto Butterfly Engineers S.L.":

Quali consigli daresti ai futuri utenti di PaperOffice?

Non è mai troppo presto o troppo tardi per affrontare il tema della digitalizzazione.

La cosa più importante è farsi un'idea del software ma anche dell'azienda stessa. Era importante che non ci sentissimo obbligati ad acquistare il software o a iscriverci a pacchetti di assistenza e supporto.

Anche prima di acquisire PaperOffice DMS, abbiamo parlato con tutti i reparti dell'azienda e non ci siamo mai sentiti trattati male. Al contrario: PaperOffice ha un team simpatico, cortese e competente.

Per noi come istituzione pubblica, il processo sta diventando sempre più complicato e comporta molta burocrazia. Pertanto, la fiducia nel sistema e nel software era molto importante. Naturalmente, era anche molto importante che il software fosse facile da capire.

A chi consiglieresti PaperOffice?

Raccomanderemo PaperOffice a tutte le altre aziende che desiderano digitalizzare e automatizzare.

Cosa ti piace particolarmente di PaperOffice?

Siamo molto soddisfatti di tutto.

Conclusione

PaperOffice è un sistema di gestione dei documenti leggero ma potente.

Funzioni che all'inizio sembrano prive di significato, come la lettura automatica del contenuto del documento, risultano essere le funzioni più importanti che non vuoi più perdere per un periodo di tempo più lungo.

"Sono contento di aver scelto PaperOffice perché alla fine abbiamo ottenuto un sistema ottimale. Possiamo amministrarlo da soli e siamo sulla buona strada per diventare un ufficio digitale".