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Industria
Odontotecnica / laboratorio odontotecnico / odontoiatria
Regione
Lipsia, Germania
Reparti
Ufficio, Contabilità
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Ufficio, Contabilità
Lars R. Ludewig, proprietario e amministratore delegato di ViaCreative Zahntechnik GmbH
Consiglio professionale
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Odontotecnica / laboratorio odontotecnico / odontoiatria
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Lipsia, Germania
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Ufficio, Contabilità
Il laboratorio odontotecnico ViaCreative è una seconda generazione del Sig. Lars-R. Azienda gestita da Ludewig a Lipsia. In laboratorio, i prodotti di sostituzione dei denti sono fabbricati principalmente per conto dei dentisti.
La gamma di servizi dell'azienda è molto ampia ed è caratterizzata dall'uso di processi e tecniche moderne. Ad esempio, una produzione CAD-CAM, la produzione di protesi o sovrastrutture per chi soffre di allergie su impianti.
PaperOffice DMS viene utilizzato presso ViaCreative a Lipsia principalmente per l'archiviazione dei dati, la ricerca di documenti e la preparazione di documenti da trasmettere all'ufficio delle imposte.
In laboratorio, diversi odontotecnici lavorano in postazioni di lavoro diversamente attrezzate con compiti diversi. Un segmento di base comune qui è la registrazione precisa di tutto il lavoro intrapreso, nonché dei processi e dei materiali utilizzati.
Poiché il lavoro è quasi esclusivamente commissionato dai dentisti per i pazienti, la documentazione completa è importante quanto l'archiviazione sicura dei dati a volte sensibili.
Prima della decisione di utilizzare PaperOffice DMS, i dati generati durante il lavoro quotidiano venivano per lo più registrati manualmente in un file analogico, che veniva conservato in un file sospeso in ufficio durante i processi in corso e in una stanza di archivio separata quando il lavoro era completato. Per creare e inviare i documenti fiscali, i dati sono stati trasferiti dai file analogici al modulo elettronico DATEV da un dipendente.
Il tempo necessario per questa forma di lavoro amministrativo è molto elevato da un lato e molto soggetto a errori dall'altro. Allo stesso tempo, la sicurezza dei dati richiesta dalla legge viene fornita solo in misura limitata.
L'obiettivo dell'azienda era quello di digitalizzare i documenti cartacei esistenti, di portare l'ottimizzazione dei processi e il controllo del flusso di lavoro su tutti i documenti in entrata e in uscita, di automatizzare gran parte dei processi in background e quindi di ottimizzare il processo.
Sig. Lars-R. A causa delle sfide esistenti, Ludewig era alla ricerca di un sistema di gestione dei documenti che consentisse l'archiviazione sicura e adattabile dei dati, nonché la facile integrazione di tutti i luoghi di lavoro della casa con un software semplice.
Allo stesso tempo, il software dovrebbe essere caratterizzato da un buon rapporto costi-benefici. Oltre a PaperOffice DMS, Ludewig ha testato altri quattro prodotti software di altre case di sistema e inizialmente ha esaminato varie offerte di software in relazione alla gestione dei documenti.
Il fatto che PaperOffice sia stato infine utilizzato come gestione documentale presso Via Creative è stato deciso per i seguenti motivi:
1. Conservazione e disponibilità dei dati. Accesso centralizzato e facile a tutti i documenti rilevanti e la possibilità che più parti collaborino allo stesso documento.
Uno storage interno e centrale a cui tutti i dipendenti possono accedere. I dati non devono essere archiviati in un cloud di terze parti o su un computer a utente singolo.
Uno storage centrale a cui possono accedere tutti i dipendenti con diritti utente appropriati.
Sig. Lars-R. Ludewig si rese presto conto che non c'era modo di aggirare la digitalizzazione nella sua pratica.
2. Rapporto qualità-prezzo. Il software dovrebbe avere un buon rapporto qualità-prezzo.
In questo modo, ViaCreative è stata in grado di evitare un eccessivo impegno di capitale e ha ancora un budget corrispondentemente elevato per gli acquisti di materiali e tecnologie necessari, che sono molto costosi, specialmente nella tecnologia dentale.
3. Facile da maneggiare. Il software dovrebbe richiedere la minor formazione possibile e allo stesso tempo essere preparato per il futuro.
In questo modo i consulenti esterni possono essere evitati. Naturalmente, PaperOffice DMS offre anche una formazione individuale per i moduli, se lo si desidera. Secondo le esperienze dei dipendenti di ViaCreative, tuttavia, PaperOffice è in gran parte autoesplicativo.
Nessun "consulente" esterno e costoso in loco e nessuno deve viaggiare da nessuna parte per la formazione. Tutti possono definire il lasso di tempo per imparare la navigazione del menu da soli come richiesto e in termini di futuro, PaperOffice DMS è ben posizionato grazie alla sua struttura modulare.
4. Recuperabilità e risparmio di tempo. È stato cercato un modo più semplice per digitalizzare i documenti analogici e ritrovarli facilmente quando necessario.
Grazie alla funzione AI integrata, ogni documento può essere insegnato, tutti i contenuti desiderati possono essere estratti in modo mirato e archiviati con parole chiave in modo completamente automatizzato.
Grazie alle espressioni regolari (REGEX), il contenuto del documento può essere letto automaticamente e memorizzato come informazioni sul documento.
Sig. Lars-R. Ludewig spiega:
Sig. Lars-R. Ludewig sottolinea:
Ludewig è stato anche entusiasta dell'impegno del team DMS di PaperOffice nell'implementazione degli adeguamenti ai requisiti per l'amministrazione di ViaCreative.
Lui e il suo team erano altrettanto soddisfatti dell'interfaccia grafica di PaperOffice DMS. Ciò dimostra che lo sviluppo di PaperOffice tiene conto della normale percezione delle persone, che dà priorità a immagini e colori, senza apparire giocoso. Questo vale anche per i tutorial e i video creati da PaperOffice per alcuni segmenti del software di gestione dei documenti.
Nel corso del passaggio, l'archivio analogico di ViaCreative è stato e viene gradualmente scansionato e letto direttamente tramite il software OCR integrato in PaperOffice DMS. Grazie all'uso di espressioni regolari, generate dai dipendenti di PaperOffice, tutti i documenti analogici in arrivo possono essere letti facilmente e in modo specifico per il cliente.
Sig. Lars-R. All'inizio dell'introduzione, Ludewig raccomanda:
PaperOffice DMS ha soddisfatto tutti i criteri necessari e oggi mappa il flusso completo di documenti digitali nella pratica.
Per il momento, tutti i documenti delle fatture vengono registrati con scanner ad alte prestazioni, Paper-Office riconosce automaticamente i dati di contatto e memorizza i documenti di conseguenza nell'archivio elettronico.
I dipendenti possono quindi accedere ai documenti tramite una semplice interfaccia utente e inserendo vari termini di ricerca - è disponibile anche una ricerca full-text.
Grazie all'uso costante del DMS, ViaCreative è stata in grado di ridurre significativamente i tempi di elaborazione necessari per le fatture e il numero di conti in sospeso è diminuito significativamente allo stesso tempo.
Denis K. di "Contabilità e contabilità" sottolinea:
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Odontotecnica / Laboratorio odontotecnico ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Quali consigli daresti ai futuri utenti di PaperOffice?
Non è mai troppo presto o troppo tardi per affrontare il tema della digitalizzazione.
La cosa più importante è farsi un'idea del software ma anche dell'azienda stessa. Era importante che non ci sentissimo obbligati ad acquistare il software o a iscriverci a pacchetti di assistenza e supporto.
Anche prima di acquisire PaperOffice DMS, abbiamo parlato con tutti i reparti dell'azienda e non ci siamo mai sentiti trattati male. Al contrario: PaperOffice ha un team simpatico, cortese e competente.
Per noi come azienda industriale, i processi stanno diventando sempre più complicati e comportano molta burocrazia. Pertanto, la fiducia nel sistema e nel software era molto importante. Naturalmente, era anche molto importante che il software fosse facile da capire.
A chi consiglieresti PaperOffice?
Raccomanderemo PaperOffice a tutte le altre aziende che desiderano digitalizzare e automatizzare. Chi lo vuole facile, non ha bisogno di una soluzione completa con contabilità automatica, registratore di cassa, ecc., Chi non vuole più cucitrici e ricerche costanti.
Cosa ti piace particolarmente di PaperOffice?
Siamo molto soddisfatti di tutto.
PaperOffice è un sistema di gestione dei documenti leggero ma potente.
Funzioni che all'inizio sembrano prive di significato, come la lettura automatica del contenuto del documento, risultano essere le funzioni più importanti che non si desidera più perdere.
"Nel settore della griglia, il tema della digitalizzazione sta diventando sempre più evidente. Questo vale, ad esempio, per le nostre bolle di consegna, gli elenchi delle parti o i nostri piani, disegni e configuratori. Dopo l'introduzione di PaperOffice DMS, lo sforzo manuale potrebbe essere ridotto. Ora siamo pionieri come produttore di griglie digitali".
Stephan Reichel
amministratore delegato di K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
