Odontotecnica / Laboratorio odontotecnico ViaCreative
Zahntechnik GmbH

Posizione di partenza

Il laboratorio odontotecnico ViaCreative è una seconda generazione del Sig. Lars-R. Azienda gestita da Ludewig a Lipsia. In laboratorio, i prodotti di sostituzione dei denti sono fabbricati principalmente per conto dei dentisti.

La gamma di servizi dell'azienda è molto ampia ed è caratterizzata dall'uso di processi e tecniche moderne. Ad esempio, una produzione CAD-CAM, la produzione di protesi o sovrastrutture per chi soffre di allergie su impianti.

PaperOffice DMS viene utilizzato presso ViaCreative a Lipsia principalmente per l'archiviazione dei dati, la ricerca di documenti e la preparazione di documenti da trasmettere all'ufficio delle imposte.

Digitization brings many advantages

Problemi e attività esistenti

In laboratorio, diversi odontotecnici lavorano in postazioni di lavoro diversamente attrezzate con compiti diversi. Un segmento di base comune qui è la registrazione precisa di tutto il lavoro intrapreso, nonché dei processi e dei materiali utilizzati.

Poiché il lavoro è quasi esclusivamente commissionato dai dentisti per i pazienti, la documentazione completa è importante quanto l'archiviazione sicura dei dati a volte sensibili.

Prima della decisione di utilizzare PaperOffice DMS, i dati generati durante il lavoro quotidiano venivano per lo più registrati manualmente in un file analogico, che veniva conservato in un file sospeso in ufficio durante i processi in corso e in una stanza di archivio separata quando il lavoro era completato. Per creare e inviare i documenti fiscali, i dati sono stati trasferiti dai file analogici al modulo elettronico DATEV da un dipendente.

Il tempo necessario per questa forma di lavoro amministrativo è molto elevato da un lato e molto soggetto a errori dall'altro. Allo stesso tempo, la sicurezza dei dati richiesta dalla legge viene fornita solo in misura limitata.

L'obiettivo dell'azienda era quello di digitalizzare i documenti cartacei esistenti, di portare l'ottimizzazione dei processi e il controllo del flusso di lavoro su tutti i documenti in entrata e in uscita, di automatizzare gran parte dei processi in background e quindi di ottimizzare il processo.

Perché ViaCreative ha scelto PaperOffice DMS

Sig. Lars-R. A causa delle sfide esistenti, Ludewig era alla ricerca di un sistema di gestione dei documenti che consentisse l'archiviazione sicura e adattabile dei dati, nonché la facile integrazione di tutti i luoghi di lavoro della casa con un software semplice.

Allo stesso tempo, il software dovrebbe essere caratterizzato da un buon rapporto costi-benefici. Oltre a PaperOffice DMS, Ludewig ha testato altri quattro prodotti software di altre case di sistema e inizialmente ha esaminato varie offerte di software in relazione alla gestione dei documenti.

Il fatto che PaperOffice sia stato infine utilizzato come gestione documentale presso Via Creative è stato deciso per i seguenti motivi:

1. Conservazione e disponibilità dei dati. Accesso centralizzato e facile a tutti i documenti rilevanti e la possibilità che più parti collaborino allo stesso documento.

Uno storage interno e centrale a cui tutti i dipendenti possono accedere. I dati non devono essere archiviati in un cloud di terze parti o su un computer a utente singolo.

Uno storage centrale a cui possono accedere tutti i dipendenti con diritti utente appropriati.

Sig. Lars-R. Ludewig si rese presto conto che non c'era modo di aggirare la digitalizzazione nella sua pratica.

"Dover cercare manualmente e trovare cartelle, fatture, bolle di consegna, stati dei contratti e altri documenti importanti, che richiede molto tempo, è una funzione di ricerca molto precisa in PaperOffice finalmente un ricordo del passato ..."

2. Rapporto qualità-prezzo. Il software dovrebbe avere un buon rapporto qualità-prezzo.

In questo modo, ViaCreative è stata in grado di evitare un eccessivo impegno di capitale e ha ancora un budget corrispondentemente elevato per gli acquisti di materiali e tecnologie necessari, che sono molto costosi, specialmente nella tecnologia dentale.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Facile da maneggiare. Il software dovrebbe richiedere la minor formazione possibile e allo stesso tempo essere preparato per il futuro.

In questo modo i consulenti esterni possono essere evitati. Naturalmente, PaperOffice DMS offre anche una formazione individuale per i moduli, se lo si desidera. Secondo le esperienze dei dipendenti di ViaCreative, tuttavia, PaperOffice è in gran parte autoesplicativo.

Nessun "consulente" esterno e costoso in loco e nessuno deve viaggiare da nessuna parte per la formazione. Tutti possono definire il lasso di tempo per imparare la navigazione del menu da soli come richiesto e in termini di futuro, PaperOffice DMS è ben posizionato grazie alla sua struttura modulare.

"PaperOffice non solo ci ha impressionato con la sua grafica, tra le altre cose perché ha ottimi tutorial video per singoli argomenti. In questo modo siamo stati in grado di allenarci in modo indipendente e quando necessario".

4. Recuperabilità e risparmio di tempo. È stato cercato un modo più semplice per digitalizzare i documenti analogici e ritrovarli facilmente quando necessario.

Grazie alla funzione AI integrata, ogni documento può essere insegnato, tutti i contenuti desiderati possono essere estratti in modo mirato e archiviati con parole chiave in modo completamente automatizzato.

Grazie alle espressioni regolari (REGEX), il contenuto del documento può essere letto automaticamente e memorizzato come informazioni sul documento.

"Ottenere risultati cronologici super veloci per i bilanci annuali e le scorte per determinare il prezzo di acquisto più economico per ogni singolo articolo. Ciò che prima richiedeva giorni ora può essere fatto in poche ore!"

Top list dei principali problemi risolti da PaperOffice DMS

• Ricerca e navigazione costanti di documenti specifici
• Niente più cucitrici e pile di carta
• Niente più archivio fisico
• Riduzione dei costi di manodopera e stoccaggio
• Niente più spostamenti su nuovi raccoglitori e archivi ogni gennaio
• Backup triplo dei dati ridondante

Sig. Lars-R. Ludewig spiega:

"Chiunque venga coinvolto nell'intero argomento del DMS sarà ampiamente ricompensato con un sacco di risparmio di tempo. Entusiasmo, appoggiarsi all'indietro e sapere che tutto è sicuro e facile per tutti.
I migliori programmatori implementano le richieste in modo brillante e talvolta a velocità record e le implementano tramite aggiornamenti. Tu automaticamente ed entusiasticamente raccomandi ..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Elenco delle principali caratteristiche che rendono PaperOffice DMS migliore di tutti gli altri

• Rapido adattamento alle esigenze individuali dei clienti tramite aggiornamenti
• Contatto diretto con gli sviluppatori
• Integrità NAS leggera per l'archiviazione dei dati sul proprio server in loco. Spetta all'utente decidere l'ambito dell'implementazione
• Cerca parole chiave, parti specifiche, parole, ecc. per ottenere rapidamente dati pertinenti presentati

Sig. Lars-R. Ludewig sottolinea:

"In molte cartelle, senza un sistema ERP, per la contabilità complessa o per gli inventari con determinazione dei prezzi di determinati articoli o numeri d'ordine per un certo tempo con determinazione dell'importo totale, non si vuole mai più fare a meno di PaperOffice."

Come è stato integrato PaperOffice DMS?

Ludewig è stato anche entusiasta dell'impegno del team DMS di PaperOffice nell'implementazione degli adeguamenti ai requisiti per l'amministrazione di ViaCreative.

Lui e il suo team erano altrettanto soddisfatti dell'interfaccia grafica di PaperOffice DMS. Ciò dimostra che lo sviluppo di PaperOffice tiene conto della normale percezione delle persone, che dà priorità a immagini e colori, senza apparire giocoso. Questo vale anche per i tutorial e i video creati da PaperOffice per alcuni segmenti del software di gestione dei documenti.

"Dover cercare manualmente e trovare cartelle, fatture, bolle di consegna, stati dei contratti e altri documenti importanti, che richiede molto tempo, è una funzione di ricerca molto precisa in PaperOffice è finalmente un ricordo del passato ..."

Nel corso del passaggio, l'archivio analogico di ViaCreative è stato e viene gradualmente scansionato e letto direttamente tramite il software OCR integrato in PaperOffice DMS. Grazie all'uso di espressioni regolari, generate dai dipendenti di PaperOffice, tutti i documenti analogici in arrivo possono essere letti facilmente e in modo specifico per il cliente.

Sig. Lars-R. All'inizio dell'introduzione, Ludewig raccomanda:

"Approccio lento, sperimenta prima, nessuna transizione difficile alla scadenza, scopri quale struttura di cartelle ci si addice. Istituzione della struttura di base, primo deposito, elaborazione delle categorie in base a ciò che è archiviato e contrassegnato, tutto in pace per arrivare insieme nella squadra. "

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Riepilogo dell'esperienza complessiva

PaperOffice DMS ha soddisfatto tutti i criteri necessari e oggi mappa il flusso completo di documenti digitali nella pratica.

Per il momento, tutti i documenti delle fatture vengono registrati con scanner ad alte prestazioni, Paper-Office riconosce automaticamente i dati di contatto e memorizza i documenti di conseguenza nell'archivio elettronico.

I dipendenti possono quindi accedere ai documenti tramite una semplice interfaccia utente e inserendo vari termini di ricerca - è disponibile anche una ricerca full-text.

Grazie all'uso costante del DMS, ViaCreative è stata in grado di ridurre significativamente i tempi di elaborazione necessari per le fatture e il numero di conti in sospeso è diminuito significativamente allo stesso tempo.

Denis K. di "Contabilità e contabilità" sottolinea:

"Lo smistamento, le ricerche dettagliate, la compilazione di pacchetti di dati per la collaborazione con il consulente fiscale non sono più paragonabili a quelli del passato, lavoro manuale molto complesso con tonnellate di carta e cartelle. Tutto viene rapidamente combinato in un unico posto e in qualsiasi momento."