Automazione dei processi aziendali nell'industria e nel commercio
PaperOffice DMS per la produzione e il commercio consente un flusso regolare di informazioni tra produzione e amministrazione grazie alla digitalizzazione e all'automazione dei processi aziendali.
Consiglio professionale
Documenti scritti, contratti, bozze, ricerche, bolle di consegna e molto altro vengono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione e ottimizzano così al massimo tutti i processi di lavoro.Con l'aiuto della soluzione di gestione dei documenti, è possibile salvare e archiviare tutte le informazioni su una piattaforma centrale in modo a prova di audit.
Digitalizzazione nell'industria e nel commercio
Come azienda nel settore manifatturiero o della produzione, nonché nel commercio, hai molti documenti importanti da gestire:
Fatture, contratti, ordini, bolle di consegna e molto altro. Pertanto, le aziende di questo settore sono quelle che beneficiano in modo significativo dell'uso di un adeguato software di gestione dei documenti.
Questo è il modo in cui ogni giorno vengono generati documenti importanti nell'industria e nel commercio. Questi devono essere tutti assegnati al reparto corretto, cliente, oggetto, consegna.
Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono l'archiviazione strutturata, l'assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.
Inoltre, ogni documento è classificato in base al suo tipo e può essere assegnato a persone e oggetti, a cui è possibile accedere anche in movimento, indipendentemente dal dispositivo.
Quindi hai tutte le informazioni e i documenti su tutte le produzioni, gli oggetti, i clienti, ecc. Chiaramente in un unico posto, vale a dire il tuo database.
È molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti. Al fine di risolvere molti problemi amministrativi esistenti nella produzione e nel commercio, dovrebbe essere implementato il sistema di gestione dei documenti PaperOffice.
Con l'aiuto della soluzione di gestione dei documenti, è possibile salvare e archiviare tutte le informazioni su una piattaforma centrale in modo a prova di audit.
PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti, fatture, ordini, bolle di consegna gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.
Catturare, elaborare, condividere, cercare e tracciare i tuoi documenti diventa molto facile con l'uso di PaperOffice.
Grazie all'accesso controllato, agli elenchi dettagliati delle attività, nonché alle approvazioni che utilizzano flussi di lavoro e notifiche e-mail affidabili, i dipendenti possono completare le attività assegnate in modo efficiente e le persone autorizzate possono facilmente approvare o negare l'approvazione.
La digitalizzazione è l'essenza e la fine dell'industria
Con PaperOffice DMS, i documenti possono essere digitalizzati nell'industria e nel commercio e archiviati centralmente in modo tale che l'accesso possa essere effettuato da qualsiasi computer senza dover andare all'archivio o prima ricercare quale / r collega che sta attualmente elaborando i documenti o le cartelle.
PaperOffice DMS non solo digitalizza i documenti analogici, ma il software di gestione dei documenti salva ogni modifica al documento in ordine cronologico. L'originale rimane inalterato. La funzione del flusso di lavoro può essere utilizzata, ad esempio, per assegnare determinate attività durante il lavoro di progetto e ogni dipendente mantiene una panoramica dello stato corrente.
Allo stesso tempo, idee o suggerimenti possono essere presentati senza dover convocare riunioni ogni volta. I documenti archiviati possono essere cercati per parole chiave o per data o numeri di riferimento e i modelli automatizzati possono essere creati dall'IA in PaperOffice DMS.
L'ampia funzione di flusso di lavoro di PaperOffice DMS rende la comunicazione interna molto più semplice. Il termine interno comprende anche filiali o sedi estere. Nel caso di lavori relativi al progetto, ad esempio, viene sempre visualizzato lo stato corrente e allo stesso tempo la cronologia. Naturalmente, è incluso anche un calendario privato e relativo al team, in cui vengono inserite scadenze ed eventi relativi al tempo.
In realtà, la maggior parte delle operazioni, dei processi e delle azioni comunicative nell'industria e nel commercio potrebbero avvenire alla velocità della luce, corrispondente all'era digitale del 21 ° secolo.
Se non ci fossero sempre stazioni intermedie in cui la carta stampata rallenta il ritmo dell'azione a passo d'uomo. Questo ha dei costi, per non parlare degli impatti ambientali e di sostenibilità. Utilizzando appropriati software di gestione documentale come PaperOffice DMS, numerosi processi nelle aziende industriali e commerciali possono non solo essere accelerati, ma anche resi più sicuri, ad esempio in relazione allo spionaggio industriale o ai tentativi di ricatto tramite ransomware.
Il software di gestione dei documenti come PaperOffice DMS è più adatto per queste attività. Perché è un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire semplicemente i documenti.
PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto per gestire contratti, memorie e corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione documentale PaperOffice, i tuoi processi precedenti in azienda vengono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.
Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.
I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.
PaperOffice archivia tutti i documenti generati nell'industria e nel commercio e tutte le informazioni rilevanti in conformità con la legge e in modo a prova di audit
PaperOffice DMS, in connessione con un NAS (Network Attached Storage), consente la costruzione di una intranet molto sicura per la comunicazione interna e la trasmissione dei dati. Questo crea una doppia sicurezza contro gli attacchi dall'esterno. Prima il firewall del sistema operativo e in secondo luogo la crittografia di PaperOffice DMS. Allo stesso tempo, un cloud separato viene configurato tramite il NAS, indipendentemente dai provider di terze parti.
L'ampia funzione di flusso di lavoro di PaperOffice DMS rende la comunicazione interna molto più semplice. Il termine interno comprende anche filiali o sedi estere. Nel caso di lavori relativi al progetto, ad esempio, viene sempre visualizzato lo stato corrente e allo stesso tempo la cronologia.
Naturalmente, è incluso anche un calendario privato e relativo al team, in cui vengono inserite scadenze ed eventi relativi al tempo.
Il riconoscimento dei documenti dotato di un'intelligenza artificiale organizza automaticamente tutti i documenti da salvare nella cartella corretta e crea sia un indice di parole chiave che una cronologia delle modifiche. Il motore di ricerca interno di PaperOffice DMS trova ogni documento in frazioni di secondo.
La soluzione: know-how comprovato
Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?
PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.
L'elaborazione digitale è una base essenziale per garantire l'elevata qualità del servizio dei servizi comunali in futuro
PaperOffice soddisfa i più elevati standard di sicurezza come la gestione delle autorizzazioni o la concessione di autorizzazioni di accesso. L'utente definisce le singole fasi di lavoro esattamente come verrebbero eseguite, ad esempio la "registrazione", il "controllo", il "rilascio" e la "prenotazione" delle fatture.
La responsabilità può essere assegnata non solo alle singole persone, ma anche a gruppi di utenti come "Contabilità" o "Produzione", in modo che un collega possa intervenire immediatamente se un dipendente è assente.
La tecnologia OCR non solo riconosce il contenuto del documento, ma anche tutti i campi di dati rilevanti dal punto di vista fiscale come numero di documento, data, netto, tasse e importo lordo. I dati importati sono disponibili per il controllo delle valutazioni, delle operazioni di pagamento e della contabilità finanziaria. Ciò consente di risparmiare un noioso lavoro di ingresso e riduce gli errori di registrazione.
Argomenti importanti per includere PaperOffice DMS nella pianificazione del budget. Infine, PaperOffice DMS convince anche del fatto che la sostenibilità e la protezione dell'ambiente sono prese in considerazione. Prima o poi avverrà la conversione completa da documenti analogici a forma digitale e quindi l'istituzione pubblica, che allora già utilizzerà PaperOffice DMS, sarà ben preparata.
Con un solo clic del mouse, i dati, compresa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al cliente, al consulente fiscale o viceversa.
Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti. Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office. I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.
Le aziende dell'industria e del commercio devono elaborare i documenti per tutte le transazioni commerciali. Il costante sviluppo dei modelli di business crea costantemente nuove sfide. Ciò di cui hanno bisogno è un buon sistema di gestione dei documenti.
PaperOffice DMS è il software giusto perché viene fornito con tutto ciò di cui l'industria manifatturiera ha bisogno, ad esempio:
- Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR/li>
- Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
- Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
- Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
- Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
- Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi
Archiviazione sicura e conforme alle revisioni: PaperOffice DMS soddisfa tecnicamente i requisiti legali di GoBD, GDPdU e DSGVO
PaperOffice DMS consente la connessione di altri software, come un ERP, e naturalmente il trasferimento di documenti da Microsoft Office tramite interfacce appropriate. PaperOffice DMS accelera la comunicazione nel commercio e nella produzione con fornitori e clienti.
Le scadenze e gli appuntamenti vengono monitorati e le azioni vengono attivate automaticamente a seconda dell'impostazione desiderata. I processi di ordinazione possono essere automatizzati e anche le modifiche pianificate per il futuro possono essere inserite in modo tale da entrare in vigore al momento desiderato.
Grazie alle sue ampie funzioni, PaperOffice DMS può sicuramente essere classificato nel segmento superiore della gestione dei contenuti aziendali (ECM).
Un ECM include la gestione complessiva di tutto il contenuto in un'organizzazione con una gerarchia di accesso corrispondente. PaperOffice DMS è in grado di salvare qualsiasi contenuto in forma digitale, modificarne il contenuto e il formato e renderlo disponibile.
PaperOffice DMS ha tutte le funzioni di un ECM e questo in un eccellente rapporto qualità-prezzo, nonché una forma di funzionamento intuitivamente apprendibile che rende superflua una costosa formazione esterna o interna. Piuttosto, sono disponibili tutorial video gratuiti per abituarsi ai diversi menu. PaperOffice DMS può così diventare il fulcro organizzativo in ogni azienda nel commercio e nella produzione e questo quasi alla velocità della luce.
Le aziende dell'industria manifatturiera e del commercio beneficiano della gestione dei documenti digitali
Il sistema di gestione documentale consente la creazione separata di database per ogni singola area e può creare collegamenti contemporaneamente. I documenti analogici, come le fatture inviate, vengono scansionati con PaperOffice DMS e salvati sia come foto che come testo convertito utilizzando il software OCR. Tutti i dati esistenti possono essere visualizzati in modo chiaro e inequivocabile, motivo per cui non è necessario portare con sé file per appuntamenti fuori casa. La gestione del database controllata dall'intelligenza artificiale crea modelli da dati master o elenchi statisticamente utilizzabili in base alle esigenze.
Allo stesso tempo, la necessaria protezione dei dati viene mantenuta attraverso la gestione gerarchica delle password e la crittografia a 1024 bit.
Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.
Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.
Con i timbri digitali, i documenti possono essere integrati con informazioni aggiuntive e persino controllare flussi di lavoro dettagliati. A sua volta, la funzione di attività e flusso di lavoro garantisce che le scadenze siano rispettate e completate.
Scopri come collegare il flusso di informazioni tra produzione e amministrazione digitalizzando e automatizzando i processi documentali e aziendali.
Con PaperOffice acceleri i tuoi processi di produzione e tutti i flussi di lavoro interdipartimentali. In tempi di leggi sempre più severe sulla responsabilità del prodotto, puoi anche aumentare la certezza del diritto della tua azienda con la soluzione per la gestione dei documenti e l'automazione del flusso di lavoro.
FAQs
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione nell'industria e nel commercio":
In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?
Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.
Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?
Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.
Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?
PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!
PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?
Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.
Conclusione
PaperOffice DMS supporta l'industria e il commercio e offre interfacce appropriate per altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i vostri desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.
PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.
In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.