Automazione dei processi aziendali nelle comunità e nei comuni
PaperOffice DMS per comunità e comuni consente un flusso regolare di informazioni grazie alla digitalizzazione e all'automazione dei processi aziendali.
Consiglio professionale
Documenti scritti, contratti, bozze, fatture, bolle di consegna e molto altro vengono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione, ottimizzando così al massimo tutti i processi di lavoro.L'intelligenza artificiale integrata consente ai processi aziendali di essere in gran parte automatizzati, accelerando i processi e aumentando il successo e la soddisfazione.
Digitalizzazione nelle comunità e nei comuni
Chiese, parrocchie e comuni dipendono in gran parte dall'uso di un'adeguata gestione dei dati.
Ecco come si accumulano quotidianamente documenti importanti nei comuni e nelle associazioni comunali:
Scritti, fatture, bozze, applicazioni, ricerche, perizie e molto altro. Questi non arrivano solo per posta, molte lettere arrivano anche via e-mail.
Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.
E' molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti. PaperOffice DMS ti offre una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.
Insieme al sistema di gestione dei documenti digitali PaperOffice, i processi di lavoro all'interno di chiese, parrocchie e comuni devono essere semplificati e si risparmiano tempo e costi.
Con un DMS comune, ad esempio, è possibile archiviare la posta scansionata, salvare e-mail importanti e archiviare documenti. Inoltre, diversi utenti possono accedere e lavorare su questi documenti.
Se i documenti sono disponibili in forma digitalizzata, non devono sempre essere inviati via e-mail insieme in preparazione per le sessioni del presbiterio e altre riunioni.
Come andare senza carta?
PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo, porta a risparmi sui costi, come l'eliminazione dei documenti cartacei, e crea una chiara panoramica di documenti importanti, come ricevute, contratti, bolle di consegna o altre lettere, gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro .
Catturare, elaborare, condividere, cercare e tracciare i tuoi documenti diventa molto facile con l'uso di PaperOffice.
Grazie all'accesso controllato, agli elenchi dettagliati delle attività, nonché alle approvazioni che utilizzano flussi di lavoro e notifiche e-mail affidabili, i dipendenti possono completare le attività assegnate in modo efficiente e le persone autorizzate possono facilmente approvare o negare l'approvazione.
Con la soluzione software PaperOffice DMS, non si perdono più documenti. E non importa dove ti trovi, puoi accedere a documenti importanti in pochi secondi.
Naturalmente, lavori sempre con i nostri sistemi nel rispetto della legge e completamente a prova di audit.
Ricevute, conti e documenti simili non devono più essere inviati per posta tra i distretti ecclesiastici e le parrocchie. La posta interna può anche essere inviata digitalmente in questo modo. Ciò consente di risparmiare carta, costi per l'archiviazione aggiuntiva dei dati e viaggi negli archivi. I documenti possono essere forniti con parole chiave (editor, argomento, stato, data, ecc.) e quindi essere trovati più facilmente.
Gestione documentale orientata ai processi
La gestione dei documenti orientata al processo garantisce che questi documenti rimangano aggiornati con poco sforzo. PaperOffice ti supporta qui con un ampio modulo di attività e flusso di lavoro.
In questo modo, è possibile creare determinate catene di processo e i processi operativi esistenti possono essere definiti su documenti elettronici e parzialmente eseguiti automaticamente.
Ciò rappresenta un'ottimizzazione dei processi priva di errori, perché l'attività non solo può essere assegnata a dipendenti con diritti utente e periodi di completamento specifici, richiedere il rilascio digitale, ma anche attivare automaticamente ulteriori azioni, come notifiche via e-mail o modifiche dello stato del documento.
In questo modo, tutti i processi documentali possono essere mappati.
PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto per gestire contratti, fatture, brief e corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione documentale PaperOffice, i tuoi processi precedenti nelle Aziende si sono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.
Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in un database sicuro.
I contratti importanti possono quindi essere riconosciuti e risolti in tempo utile o rinegoziati. Rilascio di documenti con firma digitale e notifica via e-mail invece di posta cartacea lenta, l'e-mail non sicura contribuisce alla fidelizzazione dei clienti.
La soluzione: know-how comprovato
Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?
PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.
Non sono solo le strutture religiose o sociali quando parliamo di chiese e comunità. In molte aree sono "la" vita sociale stessa. Ciò include le persone, spesso nel volontariato, che si prendono cura di altre persone in circostanze difficili, per esempio. Ci sono anche vari compiti, che si dividono in compiti pastorali da un lato e attività amministrative dall'altro.
C'è una grande tradizione ecclesiale in Germania, così come la cura della comunità assicura la coesione degli abitanti dei villaggi, ma anche nelle città. Soprattutto oggi, in tempi di crescente isolamento e anonimato, ci sono punti di contatto per un'ampia varietà di preoccupazioni nelle chiese e nelle comunità. Naturalmente, il lato molto pratico di una chiesa non deve essere dimenticato.
Ufficio anagrafe, registro della popolazione, ufficio passaporti, scuole, asili, trasporti pubblici, vigili del fuoco, aree di sviluppo, ufficio costruzione di strade, smaltimento delle acque reflue e fornitura di acqua dolce e talvolta anche la fornitura di energia elettrica.
Questi sono i compiti obbligatori. Ma c'è anche il freestyle in ogni comunità. Questi sono, ad esempio, campi sportivi, parchi giochi per bambini, musei, club per anziani e centri giovanili. Le chiese effettuano battesimi, accompagnano le persone nel loro ultimo viaggio e sono anche la location per il grande matrimonio in bianco, che sta godendo di nuovo grande popolarità. Questo non è di gran lunga tutto.
In molte delle comunità politiche e ecclesiastiche, il software di gestione dei documenti come PaperOffice DMS può fornire un valido supporto nel completamento delle attività. Ciò riguarda le strutture sovraordinate, nonché i club, le autorità e le società coinvolte.
Innanzitutto PaperOffice DMS è la soluzione pratica per portare nell'era digitale gli archivi analogici, siano essi quelli dell'associazione locale dei vigili del fuoco o dell'archivio della chiesa con battesimi, matrimoni e funerali. PaperOffice DMS è strutturato in modo tale da rispettare tutte le linee guida del GDPR, il Regolamento generale sulla protezione dei dati.
PaperOffice DMS crea chiari benefici per comunità, chiese e comuni
Grazie alla sua eccellente tecnologia di database e al funzionamento facile da imparare, PaperOffice DMS può essere utilizzato ovunque dati come documenti o foto non solo stiano per essere salvati, ma anche per essere disposti cronologicamente, ad esempio, e per essere utilizzati con vari filtri al fine di creare automaticamente moduli o statistiche.
Responsabile di questo è l'intelligenza artificiale (AI) integrata in PaperOffice DMS con il bel nome PIA. Crea un'ampia varietà di modelli dal database esistente e li riempie con dati master definiti in precedenza. Questi possono essere tessere associative, lettere di congratulazioni per un compleanno importante o maschere di dati per inventari di date in corso o chiave presso le utility municipali.
Il software OCR integrato in PaperOffice DMS distingue tra un logo e un testo normale. Le fatture o le ricevute possono essere reperite rapidamente in qualsiasi momento, ad esempio durante la ricerca, utilizzando una ricerca OCR, garantendo così la massima trasparenza e certezza giuridica possibili.
L'archiviazione può anche essere effettuata in modo tale che tutti i documenti successivi di un mittente vengano riconosciuti e assegnati automaticamente.
Argomenti importanti per includere PaperOffice DMS nella pianificazione del budget. Infine, PaperOffice DMS convince anche del fatto che la sostenibilità e la protezione dell'ambiente sono prese in considerazione. Prima o poi avverrà la conversione completa da documenti analogici a forma digitale e quindi l'istituzione pubblica, che allora già utilizzerà PaperOffice DMS, sarà ben preparata.
L'elaborazione digitale delle fatture è vantaggiosa anche per molte comunità e comuni. Le fatture in entrata possono essere automatizzate grazie a PaperOffice DMS e vengono inoltrate al dipendente responsabile. Il processo di controllo e rilascio tramite rilascio digitale può anche essere gestito in modo rapido ed efficiente tramite il sistema.
Con un solo clic del mouse, i dati, inclusa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al consulente fiscale o viceversa.
Archiviazione sicura e conforme alle revisioni: PaperOffice DMS soddisfa tecnicamente i requisiti legali di GoBD, GDPdU e DSGVO
PaperOffice DMS consente la connessione di altri software, come un ERP, e naturalmente il trasferimento di documenti da Microsoft Office tramite interfacce appropriate. PaperOffice DMS velocizza la comunicazione.
Le scadenze e gli appuntamenti vengono monitorati e le azioni vengono attivate automaticamente a seconda dell'impostazione desiderata. I processi di ordinazione possono essere automatizzati e anche le modifiche pianificate per il futuro possono essere inserite in modo tale da entrare in vigore al momento desiderato.
Grazie alle sue ampie funzioni, PaperOffice DMS può sicuramente essere classificato nel segmento superiore della gestione dei contenuti aziendali (ECM).
Un ECM include la gestione complessiva di tutto il contenuto in un'organizzazione con una gerarchia di accesso corrispondente. PaperOffice DMS è in grado di salvare qualsiasi contenuto in forma digitale, modificarne il contenuto e il formato e renderlo disponibile.
PaperOffice DMS ha tutte le funzioni di un ECM e questo in un eccellente rapporto qualità-prezzo, nonché una forma di funzionamento intuitivamente apprendibile che rende superflua una costosa formazione esterna o interna. Piuttosto, sono disponibili tutorial video gratuiti per abituarsi ai diversi menu. PaperOffice DMS può così diventare il fulcro organizzativo in ogni azienda nel commercio e nella produzione e questo quasi alla velocità della luce.
Chiese, comunità e comuni beneficiano della gestione digitale dei documenti
Con PaperOffice DMS, tuttavia, ci sono molte più possibilità per le comunità. Ad esempio, la gestione dell'inventario include un inventario permanente o una data chiave. La base per PaperOffice DMS sono gli account utente collegati nella rete. L'archiviazione dei dati di questi account utente viene combinata nel database centrale. I documenti possono essere controllati tramite un'intelligenza artificiale con diversi algoritmi, che possono essere utilizzati per attivare processi automatizzati.
Ottimizza il tuo tempo di lavoro fino al 7,5% rispetto al lavoro cartaceo grazie all'uso di PaperOffice DMS.
Risparmia tempo nella ricerca, nell'instradamento e nella condivisione dei documenti.
Con i timbri digitali, i documenti possono essere integrati con informazioni aggiuntive e persino controllare flussi di lavoro dettagliati. A sua volta, la funzione di attività e flusso di lavoro garantisce che le scadenze siano rispettate e completate.
PaperOffice DMS è adattabile come ci sono compiti nelle parrocchie e nelle chiese. I progetti possono essere elaborati congiuntamente da diverse posizioni utilizzando la funzione di flusso di lavoro. I documenti attualmente in fase di elaborazione non vengono bloccati per gli altri, ma vengono salvati nella rispettiva versione con un timestamp.
In definitiva, l'ultima versione salvata che include tutte le modifiche è sempre disponibile.
FAQs
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione in comunità, chiese e comuni":
In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?
Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.
Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?
Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.
Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?
PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!
PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?
Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.
Conclusione
PaperOffice DMS supporta comunità, chiese e comuni e offre interfacce appropriate per altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i tuoi desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.
PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.
In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.