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Soluzioni specialistiche digitali per l'industria automobilistica


L'automazione dei processi aziendali e l'ottimizzazione dei processi sono i prerequisiti per l'efficienza e il successo. La necessità di esso non è più un lusso opzionale, ma un must per rimanere competitivi a lungo termine.

Consiglio professionale

I documenti del veicolo in forma cartacea esistente, come documenti del veicolo, documenti del veicolo, contratti di acquisto, contratti di leasing, rapporti, file dei clienti e altri documenti vengono sostituiti da documenti elettronici grazie alla digitalizzazione e ottimizzano così al massimo tutti i processi di lavoro.

PaperOffice non solo consente la gestione dei documenti, ma consente anche l'accesso immediato a file di veicoli e clienti aggiornati e accurati.

Digitalizzazione nell'industria automobilistica e nel commercio automobilistico

Nell'ambiente in continua evoluzione dell'industria automobilistica, un processo di produzione e assistenza di successo, efficace e veloce è la chiave del successo. Documenti importanti si accumulano quotidianamente: documenti di veicoli, contratti di acquisto, contratti di leasing, rapporti, file dei clienti e molto altro. Questi non arrivano solo per posta, molti documenti arrivano anche via e-mail.

Pertanto, le aziende dell'industria automobilistica e del commercio automobilistico sono quelle che beneficiano in modo significativo dell'uso di adeguati software di gestione dei documenti.

Woman sitting at the wheel of her new car
Digitization in the automotive industry brings immense advantages

Tutti questi documenti e le informazioni correlate devono essere digitalizzati se arrivano su carta, richiedono un'archiviazione strutturata, l'assegnazione di attività e flussi di lavoro ed essere immediatamente disponibili su richiesta.

Perché i processi altamente tecnici nell'industria automobilistica richiedono un flusso perfetto di informazioni e un'esecuzione strutturata. I vantaggi necessari possono essere raggiunti solo grazie alla digitalizzazione.

È molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti.

In questo modo, la digitalizzazione dei documenti di veicoli, fornitori, clienti e dipendenti può portare enormi vantaggi a ogni azienda del settore automobilistico.

PaperOffice elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti, dichiarazioni o lettere gestendoli digitalmente in PaperOffice in futuro.

PaperOffice DMS ti offre una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.

Soluzione perfetta per il flusso di lavoro nell'industria automobilistica

Dietro tutte le cifre impressionanti dei principali produttori di veicoli c'è uno sforzo amministrativo molto grande e una logistica ben ponderata che deve lavorare mano nella mano per essere in grado di soddisfare tutti i requisiti relativi al veicolo. Può essere raffigurato come una catena in cui ogni anello è importante, che si tratti di un impianto di stampaggio di parti di carrozzeria o di un'azienda di recupero auto che vende parti usate. In ogni punto della catena, i colli di bottiglia possono avere effetti più o meno gravi sull'intera industria automobilistica e sul commercio. Per evitare che ciò accada, è necessario un software per il controllo di gestione di livello superiore.

Un software che soddisfa ogni esigenza. Un software che è un generalista nella sua grande funzionalità, che forma gli specialisti necessari quando sono necessari.

Questo è PaperOffice DMS, un software di gestione dei documenti che può fare molto di più che gestire i documenti.

Perché non importa in quale forma i documenti arrivino all'azienda, che si tratti di documenti cartacei, file PDF, e-mail o foto, vengono automaticamente archiviati e archiviati in modo sicuro nel tuo database.
Woman holding the tablet in front of cars
Automation in the car trade creates a competitive advantage

Non c'è modo di aggirare l'automazione nell'industria automobilistica

Grazie all'IA integrata, vengono attivate regole automatiche. Questa intelligenza artificiale ordina automaticamente i documenti in cartelle come "Fattura" e "Note di consegna", memorizza le parole chiave appropriate e attiva il flusso di lavoro digitale memorizzato per il rispettivo tipo di documento.

PaperOffice soddisfa i più elevati standard di sicurezza come la gestione delle autorizzazioni o la concessione di autorizzazioni di accesso. L'utente definisce le singole fasi di lavoro esattamente nello stesso modo in cui vengono svolte in azienda, ad esempio la "registrazione", il "controllo", il "rilascio" e la "prenotazione" delle fatture.

La responsabilità può essere assegnata non solo alle singole persone, ma anche a gruppi di utenti come "Contabilità" o "Gestione delle costruzioni", in modo che un collega possa intervenire immediatamente se un dipendente è assente.

La tecnologia OCR non solo riconosce il contenuto del documento, ma anche tutti i campi di dati relativi alle imposte come numero di documento, data, netto, tasse e importo lordo. I dati importati sono disponibili per il controllo delle valutazioni, delle operazioni di pagamento e della contabilità finanziaria. Ciò consente di risparmiare un noioso lavoro di ingresso e riduce gli errori di registrazione.

I dati, compresa la posizione di archiviazione, possono essere esportati al tuo consulente fiscale con un solo clic.

Car mechanic looks at documents on the laptop
Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

La soluzione: know-how comprovato

Non ha senso utilizzare subito il software gestionale nella pratica? che non solo soddisfa tutti i requisiti, ma è anche facile da imparare e poco costoso?

PaperOffice DMS è la collaudata soluzione completa per il lavoro digitale e, con oltre 20 anni di esperienza sul mercato, uno dei primi pionieri del DMS.

Contenuto

Flussi di lavoro perfetti per l'industria automobilistica

PaperOffice DMS è vantaggioso per l'industria automobilistica e il commercio di automobili in vari segmenti, come ad esempio:

  • Approvvigionamento e amministrazione dei pezzi di ricambio
  • Acquisto di veicoli nuovi
  • Commercio di veicoli usati
  • Fatturazione dell'ora del workshop
  • Gestire gli appuntamenti di manutenzione
  • Gestione dei contratti di leasing dei clienti
  • Gestione dei reclami e reclami

Con PaperOffice DMS, ad esempio, i dati dei fornitori e dei produttori e rivenditori di pezzi di ricambio possono essere monitorati molto da vicino. Ogni partner commerciale è elencato in PaperOffice con i suoi vantaggi e punti deboli, come la qualità della consegna, l'affidabilità della consegna e lo sviluppo dei prezzi. I listini prezzi collegati consentono una panoramica immediata di chi offre attualmente le migliori condizioni.

PaperOffice DMS è il software giusto perché ha tutto ciò di cui le aziende del settore automobilistico e del commercio automobilistico hanno bisogno, ad esempio:

  • Archiviazione di documenti in tutti i formati digitali secondo i principi del GDPR
  • Funzioni per l'invio e il reinvio di documenti in ritardo che richiedono un'azione
  • Una funzione di archiviazione dati ad autoapprendimento con tagging e motore di ricerca interno
  • Assegnazione automatica dei documenti appena aggiunti alla cartella corretta
  • Semplice creazione di database e connessione al database, inclusa maschera personalizzabile individualmente
  • Creazione automatica di modelli per processi e operazioni ripetitivi
  • La trasformazione digitale con PaperOffice DMS sta rivoluzionando l'industria automobilistica

    Car mechanic holds a toy car in his hands
    The right document management software solves the analogue-digital problem

    La funzione di flusso di lavoro di PaperOffice semplifica la comunicazione tra amministrazione e officina.

    Gli ordini di riparazione o assistenza vengono inviati al computer dell'officina e, al contrario, l'officina trasmette il tempo di lavoro richiesto per le attività o effettua richieste sui pezzi di ricambio, che a loro volta vengono automaticamente inviati alla direzione dei pezzi di ricambio in PaperOffice, che segnala che il pezzo di ricambio in questione è in magazzino o deve essere effettuato un acquisto.

La digitalizzazione con PaperOffice porta immensi vantaggi

È così che PaperOffice non solo può rivoluzionare il mondo dei ricambi. Perché nell'area del cliente e del fornitore, dell'elaborazione degli ordini, del trasferimento e del rilascio delle informazioni, dei reclami e dei reclami, la soluzione del flusso di lavoro e il rilascio digitale sono un must.

Naturalmente, PaperOffice DMS consente la migrazione e l'integrazione di dati digitali esistenti da soluzioni software esistenti.

Allo stesso tempo, PaperOffice DMS è l'interfaccia tra analogico e digitale. Utilizzando la sua funzione di scansione, il software può leggere documenti analogici, piani e foto nel sistema e digitalizzarli utilizzando scanner, ma anche registrazioni da telefoni cellulari, per cui i testi vengono convertiti in scrittura utilizzando oCR e possono essere modificati nei programmi di Office.

I timestamp e il controllo delle versioni assicurano che il documento digitale corrisponda all'originale analogico.

PaperOffice DMS non è solo esteso nelle sue funzioni, ma anche facile da imparare, guidato da video tutorial, ma anche da consigli individuali e formazione se lo si desidera. Tutto questo ad un ottimo rapporto qualità-prezzo.

FAQs

Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Digitalizzazione nell'industria automobilistica e nel commercio automobilistico":

In che modo i dipendenti possono accedere a PaperOffice?

Grazie all'architettura di programma decentralizzata e moderna, PaperOffice può essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi, dai PC classici agli smartphone / tablet ai televisori.

Cosa succede ai dati se PaperOffice non esiste?

Non succederà, ma per rassicurarti: puoi esportare i tuoi dati IN QUALSIASI MOMENTO, poiché PaperOffice si basa su una struttura di database aperta, puoi accedere ai tuoi dati in qualsiasi momento.

Argomento protezione dei dati: Dove sono archiviati tutti i documenti?

PaperOffice memorizzerà tutti i documenti internamente con crittografia di alto livello, rendendolo immune al furto di dati, ad esempio, e superando tutti i requisiti GDPR e GOBD.
Evita errori: NON salvare MAI i dati in un cloud di terze parti!

PaperOffice può essere adattato esattamente alle specifiche?

Sì, PaperOffice può essere adattato al 100% all'uso previsto per garantire una perfetta integrazione nei processi e nei sistemi esistenti. Anche l'interfaccia del programma può essere completamente progettata e adattata liberamente.

Conclusione

PaperOffice DMS supporta aziende automobilistiche e concessionari di auto e offre interfacce appropriate per altri software, connessioni API e può essere ampliato in qualsiasi momento secondo i vostri desideri. Il software è facile da imparare e può essere facilmente integrato nella pratica quotidiana senza causare assenze per scopi di allenamento.

PaperOffice DMS consiglia di utilizzare un NAS (archiviazione dati supportata dalla rete) con una funzione di backup in modo che i dati importanti non vengano persi né spiati in cloud di terze parti.

In definitiva, PaperOffice DMS impressiona con un ottimo rapporto qualità-prezzo e un immenso know-how attraverso oltre 20 anni di esperienza pratica.

PaperOffice risolve qualsiasi problema: garantito.

Studio di caso

Cambiamento digitale nello sviluppo del prodotto - gestione documentale di successo

"Nell'industria, il tema della digitalizzazione sta diventando sempre più evidente. Questo vale, ad esempio, per le nostre schede tecniche, i dati dei clienti, i calcoli o i nostri piani, disegni e configurazioni. Dopo l'introduzione di PaperOffice DMS, lo sforzo manuale potrebbe essere ridotto. Ora siamo pionieri nella digitalizzazione nelle aziende di produzione, Industria 4.0."

Antonio Jesús Sánchez
Amministratore Delegato e Ingegnere di Prodotto e Processo presso Butterfly Engineers S.L.