Patriarcato di Lisbona (Portugal)
Pedro Silva, Assistente amministrativo del Patriarcato di Lisbona
La sfida
Il Patriarcato di Lisbona (in latino: Patriarcaatus Olisiponensis) è una sede metropolitana della Chiesa cattolica. La sua cattedrale arcivescovile è la cattedrale patriarcale di Santa Maria Maggiore a Lisbona.
La diocesi di Lisbona fu elevata ad arcivescovado il 10 novembre 1394. 1716 ricevuto da Papa Clemente XI. il titolo di patriarcato.
PaperOffice DMS viene utilizzato dal Patriarcato di Lisbona per centralizzare e organizzare le informazioni da più fonti e per ridurre al minimo i tempi e i costi di manutenzione di un archivio fisico. L'accesso alle informazioni è digitale.
Così, i documenti del Patriarcato provenienti da aree di documenti personali, immobiliari e contabili di 285 parrocchie appartenenti al Patriarcato di Lisbona e di altre 450 istituzioni che dipendono dal vescovo, sono stati gradualmente completamente digitalizzati in PaperOffice DMS.
Posizione iniziale
La trasformazione digitale e il termine "digitalizzazione" sono stati sulla bocca di tutti al più tardi dalla pandemia e ora non è più una condizione facoltativa per molte aziende, ma una necessità.
Il tema dell'ulteriore sviluppo digitale è anche saldamente radicato nelle comunità e nelle chiese. Perché anche in una chiesa come il Patriarcato di Lisbona, sono in sospeso ampi compiti amministrativi, che in precedenza erano fatti manualmente e in modo analogo.
Problemi e attività esistenti
In passato, l'intero sistema del patriarcato era basato sulla carta. Ma con i documenti esistenti e giornalieri in arrivo, il sistema manuale ha raggiunto i suoi limiti.
L'intero flusso di informazioni è diventato più incoerente. Il compito più importante era quello di riunire le unità analogiche e digitali. I documenti cartacei dovevano essere digitalizzati e riuniti con altre informazioni, come le e-mail associate.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Volevamo centralizzare e organizzare le informazioni provenienti da più fonti per ridurre al minimo i tempi e i costi di manutenzione di un archivio fisico, ma con accesso digitale".
ricorda Pedro Silva, impiegato amministrativo del Patriarcato di Lisbona.
Perché il Patriarcato di Lisbona ha scelto PaperOffice DMS
A causa delle sfide esistenti, Pedro Silva, impiegato amministrativo del Patriarcato, era alla ricerca di un sistema di gestione dei documenti (DMS) che consentisse l'archiviazione sicura e adattabile dei dati. Una semplice integrazione di tutte le postazioni di lavoro nell'ufficio amministrativo, comprese quelle che lavorano in remoto, dovrebbe essere risolta con un software semplice.
"Eravamo alla ricerca di una soluzione a prova di futuro che potesse inizialmente implementare tutti i nostri requisiti, ma allo stesso tempo offrisse una facile scalabilità e un buon rapporto costi-benefici e potesse essere aggiornata ad altri reparti in futuro".
Oltre a PaperOffice DMS, Pedro Silva ha testato altri prodotti software di altre case di sistema e inizialmente ha esaminato varie offerte di software in relazione alla gestione dei documenti.
Silva sottolinea che un sistema adatto è stato cercato per molto tempo. Tuttavia, nessuno dei fornitori di software precedentemente testati era abbastanza scalabile o flessibile per il lavoro che un sistema di gestione dei documenti avrebbe dovuto svolgere.
"La maggior parte delle soluzioni non offre il modo semplice per creare un database come fa PaperOffice DMS perché usano solo un cloud per offrire una soluzione server."
La decisione finale di utilizzare PaperOffice per la gestione dei documenti nel Patriarcato di Lisbona è stata decisa per i seguenti motivi:
1. Conservazione e disponibilità dei dati. Accesso centralizzato e facile a tutti i documenti rilevanti e la possibilità che più parti collaborino allo stesso documento.
Uno storage interno e centrale a cui tutti i dipendenti possono accedere. I dati non devono essere archiviati in un cloud di terze parti o su un computer a utente singolo.
La soluzione: Sul NAS è stato creato un database, Network Attached Storage. Questo database è stato integrato in PaperOffice DMS e tutti i dati del patriarcato sono stati salvati.
Ciò soddisfa completamente i requisiti legali per il backup dei dati.
Come un team di 3 persone nell'ufficio amministrativo, grazie all'integrazione DMS di PaperOffice, due dipendenti dell'amministrazione lavorano da remoto e hanno un accesso affidabile alla documentazione in modo semplice e chiaro.Pedro Silva è stato molto soddisfatto della soluzione senza un cloud esterno e quindi senza fornitori di terze parti, che possono essere soggetti all'intervento del governo e aumentare il rischio di attacchi di hacker.
Come un team di 3 persone nell'ufficio amministrativo, grazie all'integrazione DMS di PaperOffice, due dipendenti dell'amministrazione lavorano da remoto e hanno un accesso affidabile alla documentazione in modo semplice e chiaro.Pedro Silva è stato molto soddisfatto della soluzione senza un cloud esterno e quindi senza fornitori di terze parti, che possono essere soggetti all'intervento del governo e aumentare il rischio di attacchi di hacker.
2. Rapporto qualità-prezzo. Il software dovrebbe avere un buon rapporto qualità-prezzo.
Era molto importante per il Patriarcato di Lisbona che, dopo un investimento iniziale, il software potesse essere facilmente e facilmente scalato ad altri dipartimenti e che ciò non comportasse costi elevati.
La soluzione: PaperOffice DMS è offerto in diversi modelli di prezzo che consentono agli utenti di assumere la forma più vantaggiosa per loro.
In questo modo, gli utenti possono inizialmente utilizzare la versione di prova senza impegno e gratuitamente e poi, se necessario, estenderla alla propria azienda / comune senza perdere i dati esistenti.
In questo modo, gli utenti possono inizialmente utilizzare la versione di prova senza impegno e gratuitamente e poi, se necessario, estenderla alla propria azienda / comune senza perdere i dati esistenti.
Il numero di licenze utente acquistate può essere aumentato in qualsiasi momento. In questo modo, il patriarcato può evitare un eccessivo impegno di capitale.
3. Facile da maneggiare. Il software dovrebbe essere autoesplicativo e richiedere il minor numero possibile di formazione, ma allo stesso tempo essere preparato per il futuro.
La soluzione: PaperOffice DMS è fondamentalmente molto strutturato e ha un'interfaccia grafica che guida l'utente passo dopo passo. Inoltre, ci sono tutorial e video extra per tutte le funzioni che possono essere richiamati direttamente per il supporto.
In questo modo i consulenti esterni possono essere evitati. Naturalmente, PaperOffice DMS offre anche una formazione individuale per i moduli, se lo si desidera. Tuttavia, sulla base delle esperienze del Patriarcato di Lisbona, PaperOffice è in gran parte autoesplicativo.
Nessun "consulente" esterno e costoso in loco e nessuno deve viaggiare da nessuna parte per la formazione. Tutti possono definire il lasso di tempo per imparare la navigazione del menu da soli come richiesto e in termini di futuro, PaperOffice DMS è ben posizionato grazie alla sua struttura modulare.
"Abbiamo scelto PaperOffice DMS perché abbiamo testato personalmente il software e siamo rimasti colpiti dalla facilità d'uso Integrazione nell'ambiente Windows e da un'interfaccia utente pulita con cui lavorare con gli ispirati."
4. Recuperabilità e risparmio di tempo. È stato cercato un modo più semplice per digitalizzare i documenti analogici e ritrovarli facilmente quando necessario.
La soluzione: Il segmento principale di PaperOffice DMS è la digitalizzazione di documenti analogici. Tutto ciò di cui hai bisogno è uno scanner con un'interfaccia per il computer e PaperOffice DMS. I documenti non vengono semplicemente scansionati. Vengono convertiti in testo modificabile dal software OCR integrato e salvati automaticamente correttamente.
Grazie alla funzione AI integrata, ogni documento può essere insegnato, tutti i contenuti desiderati possono essere estratti in modo mirato e archiviati con parole chiave in modo completamente automatizzato.
PaperOffice DMS offre esattamente ciò che il patriarcato stava cercando.
Top 3 elenco di funzionalità,
che PaperOffice DMS fa meglio di altri
- 1. Riconoscimento del testo (OCR) e ricerca di documenti
- 2. Integrazione e connessione al database sul NAS
- 3. Interfaccia facile da usare e autoesplicativa
Come è stato integrato PaperOffice DMS?
In tempi di pandemia, il patriarcato ha deciso di archiviare documenti ed e-mail di tutti i giorni in PaperOffice DMS.
Grazie a un potente scanner e alla connessione dello scanner in PaperOffice, è possibile iniziare la conversione delle carte analogiche. Tutti i documenti sono stati gradualmente letti e digitalizzati tramite l'interfaccia dello scanner OCR di PaperOffice. Per ogni documento viene creato un indice di parole chiave durante la lettura, che può essere utilizzato per trovarlo in un lampo utilizzando il motore di ricerca PaperOffice.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Le cartelle esistenti nei file sospesi sono state prese su 1: 1 e semplicemente convertite in "cartelle digitali".
Tutte le e-mail esistenti sono state salvate direttamente in PaperOffice DMS, potrebbero essere collegate a documenti esistenti e non dovranno essere stampate su carta in futuro. E tutte le e-mail in arrivo vengono automaticamente archiviate su PaperOffice tramite il monitoraggio delle cartelle attraverso la gestione delle regole di impostazione
Da quando si utilizza PaperOffice DMS, il consumo di carta è diminuito notevolmente.
Quali sono i prossimi passi?
Il prossimo passo che il Patriarcato di Lisbona prevede è quello di digitalizzare l'archivio fisico esistente prima dell'anno 2021 ed espandere l'uso di PaperOffice DMS ad altre aree / dipartimenti del Patriarcato.
Inoltre, il Patriarcato vorrebbe automatizzare in gran parte l'archiviazione dei documenti grazie all'uso di KI PIA.
"Siamo entusiasti dopo aver lavorato con PaperOffice DMS per un anno e mezzo, anche se siamo stati confinati in un solo reparto e non abbiamo esplorato appieno questo fantastico capolavoro."
Top 3 elenco dei principali problemi,
risolto il DMS di PaperOffice
- 1. Condividi, elabora e organizza meglio i documenti
- 2. Riduzione dei costi di stampa e delle dimensioni fisiche dell'archivio poiché quasi tutte le copie sono state precedentemente stampate
- 3. Migliore gestione del tempo e gestione delle attività grazie alle notifiche interne di PaperOffice attraverso il briefing
Riepilogo dell'esperienza complessiva
PaperOffice DMS ha soddisfatto tutti i criteri necessari e oggi mappa il flusso completo di documenti digitali nel patriarcato.
Per il momento, tutti i documenti sono stati registrati con scanner ad alte prestazioni e archiviati digitalmente nell'archivio elettronico di PaperOffice. Allo stesso tempo, le e-mail in entrata ed esistenti vengono trasferite direttamente a PaperOffice DMS e collegate ai documenti archiviati.
Il personale amministrativo del Patriarcato può quindi accedere ai documenti e alle e-mail tramite l'interfaccia utente di PaperOffice e inserendo vari termini di ricerca - è disponibile anche una ricerca full-text.
Grazie all'uso coerente del DMS, il patriarcato è stato in grado di ridurre significativamente i tempi di elaborazione richiesti per fatture e altri tipi di documenti.
