Comunità
Gestione della proprietà
El Guijo
Alejandro Campos, specialista IT e project manager presso la gestione immobiliare El Guijo
Posizione di partenza
Come comunità nella gestione immobiliare, El Guijo ha molti documenti importanti da gestire: contratti di affitto, bollette, file di costruzione, registrazioni di tornei, documenti aziendali, notifiche e molto altro.
Sfortunatamente, la gestione immobiliare non ha finora beneficiato in modo significativo dell'uso di adeguati software di gestione documentale, poiché finora non è stata trovata alcuna soluzione adeguata, sebbene i gestori di proprietà siano quelli che beneficiano in modo significativo dell'uso di adeguati software di gestione documentale.
Al fine di risolvere molti problemi amministrativi esistenti nella gestione della proprietà, è stato deciso di implementare un sistema di gestione dei documenti.
L'obiettivo di El Guijo era quello di digitalizzare i documenti cartacei esistenti, portare l'ottimizzazione dei processi e il controllo del flusso di lavoro su tutti i documenti in entrata e in uscita, automatizzare gran parte dei processi in background e quindi ottimizzare il processo di gestione della proprietà.
Problema esistente
Il gestore della proprietà doveva raccogliere documenti importanti su base giornaliera. Tutti questi dovevano essere assegnati alla giusta proprietà residenziale, proprietario, inquilino, proprietario. Ma il lavoro quotidiano nella comunità era anche caratterizzato da inefficienze:
"Avevamo costi di archiviazione evitabili archiviando i documenti in cartelle. Inoltre, la ricerca di documenti richiedeva molto tempo e spesso comportava una visita all'archivio",
ricorda Alejandro Campos, specialista IT della comunità El Guijo.
Pertanto, la media complessiva dei vicini a volte supera i 2500 abitanti, con picchi più frequenti nei periodi estivi e di vacanza. Di conseguenza, sei dipendenti come consulenti e un manager permanente in ufficio, nonché il giardinaggio in outsourcing e il personale amministrativo non sono riusciti a far fronte al sovraccarico di informazioni.
Prima di implementare un sistema di gestione dei documenti, l'intero sistema era basato su carta. Documenti presentati dai proprietari, registri e prove di lavori di manutenzione, reclami sono stati consegnati all'amministrazione e quindi archiviati in massa in cartelle.
Nel corso della digitalizzazione, i gestori di proprietà come El Guijo si vedono ogni giorno con innumerevoli richieste di affitto, reclami e altre preoccupazioni ora affrontate anche via e-mail. Tuttavia, questa marea di e-mail difficilmente può essere gestita manualmente.
Le conseguenze sono stati tempi di lavorazione prolissi e inefficienze nell'elaborazione, nel recupero e nell'inoltro della documentazione necessaria. Di conseguenza, la comunità è andata alla ricerca di una gestione dei documenti digitali.
"Abbiamo appena portato avanti il lavoro e ora abbiamo un vantaggio".
Alejandro Campos, specialista IT, lavoratore autonomo per la comunità di El Guijo era alla ricerca di una soluzione a questo e a tutti i problemi di gestione della proprietà. È stato inoltre previsto di digitalizzare tutti i compiti amministrativi del comune, che in precedenza erano in gran parte analoghi.
Perché il comune di El Guijo ha scelto PaperOffice DMS
I criteri di selezione più importanti erano l'affidabilità, la disponibilità e la sicurezza, poiché i documenti gestiti riguardavano contenuti riservati, come i documenti personali, nonché le fatture, che dovevano essere protetti contro l'accesso non autorizzato da autorizzazioni di accesso e livelli di rilascio .
Vari fornitori di cloud o soluzioni open source non sono stati presi in considerazione a causa delle normative sulla protezione dei dati nel comune, poiché la sicurezza dei dati personali GDPR e la sicurezza degli investimenti a lungo termine non potevano essere garantite.
Poiché PaperOffice DMS non è un'applicazione cloud e memorizza tutti i dati in un database centrale, che ora si trova su un server dedicato, è stato infine deciso di testare lo scenario richiesto con un test.
"Già al primo appuntamento con PaperOffice si notano i 20 anni di esperienza di PaperOffice nel campo della gestione documentale."
PaperOffice supera tutti gli standard documentali e le linee guida legali, soprattutto grazie all'archiviazione dei documenti altamente crittografata direttamente sul server dedicato e non in un cloud.
La necessità di utilizzare un sistema di gestione dei documenti con controllo della versione conforme e controllo delle versioni a prova di audit è più chiara che mai.
Un motivo enorme per la decisione è stata l'accessibilità e la competenza del supporto, dal momento che in passato sono state fatte pessime esperienze con altri fornitori.
In particolare, per garantire l'affidabilità e simulare problemi reali, il supporto paperOffice è stato contattato più volte per valutare se le scadenze sono state rispettate e quale fosse la qualità del supporto. Qui PaperOffice è davanti a tutti gli altri produttori.
Passa all'automazione tramite PaperOffice. Obiettivi e tempistiche
Con l'innovativa soluzione di gestione documentale di PaperOffice, il comune di El Guijo ha deciso di automatizzare la maggior parte delle attività quotidiane e della documentazione.
Così si è deciso di scansionare i documenti che già esistevano in forma cartacea e di archiviarli digitalmente in PaperOffice. Dopo che questi sono disponibili in forma digitale, ulteriori processi amministrativi all'interno della rete comunitaria possono anche essere risolti digitalmente.
È stata avviata l'ottimizzazione del processo. D'ora in poi, i documenti saranno progettati digitalmente evitando il più possibile la carta. Riunioni, verbali, posta in arrivo, fatture in uscita e note create direttamente in PaperOffice. Le attività e i flussi di lavoro sono implementati digitalmente.
Con il sistema di gestione dei documenti, tutte le prove importanti possono essere facilmente presentate e, naturalmente, conformi al GDPR. Una lunga attesa e la strada per l'ufficio postale sono stati eliminati.
La conversione è andata molto bene dalla prima presentazione del software da parte di PaperOffice al funzionamento in corso:
"Anche dopo la demo del prodotto, eravamo assolutamente entusiasti di PaperOffice. Abbiamo visto immediatamente il valore aggiunto e quasi tre settimane dopo, in una riunione dei proprietari, la risoluzione sull'uso di PaperOffice nella comunità è stata votata al 100%".
Vantaggi grazie alla digitalizzazione con PaperOffice
Nel frattempo, tutti i contratti di noleggio digitalizzati, la corrispondenza, i registri, i piani, i documenti assicurativi, ecc. Sono memorizzati in PaperOffice. Questo è un grande valore aggiunto per i nostri proprietari e inquilini, afferma il signor Campos dell'amministrazione El Guijo. Questo è uno dei motivi per cui il signor Campos è certo:
"Il futuro del settore della gestione immobiliare risiede semplicemente nella digitalizzazione."
Grazie all'introduzione della digitalizzazione di PaperOffice DMS, la comunità di El Guijo è già stata in grado di:
- Risparmia tempo e risorse
- Semplifica l'accesso ai documenti
- Garantire la disponibilità dei documenti per ogni dipendente autorizzato
La disponibilità ora più facile e veloce di dati e documenti cambia i processi della comunità in modo fondamentale e sostenibile. Le conoscenze amministrative sono ora organizzate in modo trasparente e disponibili al momento giusto.
"La sicurezza dei dati, i flussi di lavoro automatizzati, la digitalizzazione dei documenti e la facilità di integrazione di PaperOffice DMS in un ambiente amministrativo hanno fornito ciò di cui questa comunità aveva bisogno per accelerare i processi cartacei e guadagnare spazio nelle loro dipendenze."
Ognuno con le sue specifiche e specificità, che in generale includono il controllo e la verifica delle operazioni amministrative, l'eliminazione della carta, l'indicizzazione di tutti i tipi di documenti relativi agli ordini interni, l'automazione e la metodologia, la sicurezza (GoBD, GDPR e protezione dei dati), l'ottimizzazione e il monitoraggio dei processi, rendendo più facile l'invio di file agli utenti (proprietari in questo caso) e, naturalmente, risparmiando spazio negli uffici amministrativi.
Questo accordo di collaborazione è stato fatto a causa della grande quantità di registrazioni e registrazioni detenute dalla comunità e per garantire che venga stabilito un metodo di organizzazione di tutta la documentazione per tutti i residenti e gli amministratori della comunità.
Risultato finale
PaperOffice ha creato una soluzione agli attuali problemi della comunità eliminando il volume di dati, semplificando gli ostacoli amministrativi e garantendo che solo i dipendenti autorizzati abbiano accesso a PaperOffice per impedire la modifica dei documenti o anche la potenziale appropriazione indebita di fondi.
Grazie all'integrazione del sistema di gestione documentale PaperOffice, la comunità può ora trovare i documenti e le loro ampie informazioni in pochi secondi e completare altre attività e flussi di lavoro.
Inoltre, l'amministrazione può reagire più rapidamente e in modo più mirato alle richieste, alle lettere e ai feedback dei residenti: questo rende il lavoro quotidiano molto più facile.
Informazioni sulla comunità Di El Guijo
El Guijo è un'urbanizzazione / comunità situata nel nord-ovest del comune di Galapagar vicino alla strada M-510, a soli 40 minuti di auto dal centro di Madrid tramite la A-6.
Un luogo privilegiato nella Sierra de Guadarrama, situato in un nesso di popolazione vicino a Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial e Galapagar stesso, così come vicino al bacino idrico di Valmayor e al confine con la Comunità autonoma di Castilla y León.
La costruzione dell'urbanizzazione è iniziata nel 1970 ed è stata fondata nel 1977 per statuto come comunità di quartiere. Ha una superficie di quasi 140.000 metri quadrati con un totale di 1.104 appezzamenti tra chalet, appartamenti, edifici comunitari (diversi campi sportivi, tre piscine, club sociale e uffici amministrativi) e tre parchi per bambini: circa la metà del paese è aree paesaggistiche con una grande diversità naturale.
La media complessiva supera le 2.500 unità, con picchi più frequenti durante i periodi estivi e di vacanza. Inoltre, l'urbanizzazione ha sei custodi, un impiegato amministrativo e tre addetti alla manutenzione (impiegati a tempo indeterminato), nonché personale di giardinaggio e amministrativo in outsourcing.
