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Alejandro Campos, specialista IT e project manager presso la gestione immobiliare El Guijo
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Come comunità nella gestione immobiliare, El Guijo ha molti documenti importanti da gestire: contratti di affitto, bollette, file di costruzione, registrazioni di tornei, documenti aziendali, notifiche e molto altro.
Sfortunatamente, la gestione immobiliare non ha finora beneficiato in modo significativo dell'uso di adeguati software di gestione documentale, poiché finora non è stata trovata alcuna soluzione adeguata, sebbene i gestori di proprietà siano quelli che beneficiano in modo significativo dell'uso di adeguati software di gestione documentale.
Al fine di risolvere molti problemi amministrativi esistenti nella gestione della proprietà, è stato deciso di implementare un sistema di gestione dei documenti.
L'obiettivo di El Guijo era quello di digitalizzare i documenti cartacei esistenti, portare l'ottimizzazione dei processi e il controllo del flusso di lavoro su tutti i documenti in entrata e in uscita, automatizzare gran parte dei processi in background e quindi ottimizzare il processo di gestione della proprietà.
Il gestore della proprietà doveva raccogliere documenti importanti su base giornaliera. Tutti questi dovevano essere assegnati alla giusta proprietà residenziale, proprietario, inquilino, proprietario. Ma il lavoro quotidiano nella comunità era anche caratterizzato da inefficienze:
ricorda Alejandro Campos, specialista IT della comunità El Guijo.
Pertanto, la media complessiva dei vicini a volte supera i 2500 abitanti, con picchi più frequenti nei periodi estivi e di vacanza. Di conseguenza, sei dipendenti come consulenti e un manager permanente in ufficio, nonché il giardinaggio in outsourcing e il personale amministrativo non sono riusciti a far fronte al sovraccarico di informazioni.
Prima di implementare un sistema di gestione dei documenti, l'intero sistema era basato su carta. Documenti presentati dai proprietari, registri e prove di lavori di manutenzione, reclami sono stati consegnati all'amministrazione e quindi archiviati in massa in cartelle.
Nel corso della digitalizzazione, i gestori di proprietà come El Guijo si vedono ogni giorno con innumerevoli richieste di affitto, reclami e altre preoccupazioni ora affrontate anche via e-mail. Tuttavia, questa marea di e-mail difficilmente può essere gestita manualmente.
Le conseguenze sono stati tempi di lavorazione prolissi e inefficienze nell'elaborazione, nel recupero e nell'inoltro della documentazione necessaria. Di conseguenza, la comunità è andata alla ricerca di una gestione dei documenti digitali.
Alejandro Campos, specialista IT, lavoratore autonomo per la comunità di El Guijo era alla ricerca di una soluzione a questo e a tutti i problemi di gestione della proprietà. È stato inoltre previsto di digitalizzare tutti i compiti amministrativi del comune, che in precedenza erano in gran parte analoghi.
I criteri di selezione più importanti erano l'affidabilità, la disponibilità e la sicurezza, poiché i documenti gestiti riguardavano contenuti riservati, come i documenti personali, nonché le fatture, che dovevano essere protetti contro l'accesso non autorizzato da autorizzazioni di accesso e livelli di rilascio .
Poiché PaperOffice DMS non è un'applicazione cloud e memorizza tutti i dati in un database centrale, che ora si trova su un server dedicato, è stato infine deciso di testare lo scenario richiesto con un test.
PaperOffice supera tutti gli standard documentali e le linee guida legali, soprattutto grazie all'archiviazione dei documenti altamente crittografata direttamente sul server dedicato e non in un cloud.
La necessità di utilizzare un sistema di gestione dei documenti con controllo della versione conforme e controllo delle versioni a prova di audit è più chiara che mai.
In particolare, per garantire l'affidabilità e simulare problemi reali, il supporto paperOffice è stato contattato più volte per valutare se le scadenze sono state rispettate e quale fosse la qualità del supporto. Qui PaperOffice è davanti a tutti gli altri produttori.
Con l'innovativa soluzione di gestione documentale di PaperOffice, il comune di El Guijo ha deciso di automatizzare la maggior parte delle attività quotidiane e della documentazione.
Così si è deciso di scansionare i documenti che già esistevano in forma cartacea e di archiviarli digitalmente in PaperOffice. Dopo che questi sono disponibili in forma digitale, ulteriori processi amministrativi all'interno della rete comunitaria possono anche essere risolti digitalmente.
È stata avviata l'ottimizzazione del processo. D'ora in poi, i documenti saranno progettati digitalmente evitando il più possibile la carta. Riunioni, verbali, posta in arrivo, fatture in uscita e note create direttamente in PaperOffice. Le attività e i flussi di lavoro sono implementati digitalmente.
Con il sistema di gestione dei documenti, tutte le prove importanti possono essere facilmente presentate e, naturalmente, conformi al GDPR. Una lunga attesa e la strada per l'ufficio postale sono stati eliminati.
La conversione è andata molto bene dalla prima presentazione del software da parte di PaperOffice al funzionamento in corso:
Nel frattempo, tutti i contratti di noleggio digitalizzati, la corrispondenza, i registri, i piani, i documenti assicurativi, ecc. Sono memorizzati in PaperOffice. Questo è un grande valore aggiunto per i nostri proprietari e inquilini, afferma il signor Campos dell'amministrazione El Guijo. Questo è uno dei motivi per cui il signor Campos è certo:
Grazie all'introduzione della digitalizzazione di PaperOffice DMS, la comunità di El Guijo è già stata in grado di:
Ognuno con le sue specifiche e specificità, che in generale includono il controllo e la verifica delle operazioni amministrative, l'eliminazione della carta, l'indicizzazione di tutti i tipi di documenti relativi agli ordini interni, l'automazione e la metodologia, la sicurezza (GoBD, GDPR e protezione dei dati), l'ottimizzazione e il monitoraggio dei processi, rendendo più facile l'invio di file agli utenti (proprietari in questo caso) e, naturalmente, risparmiando spazio negli uffici amministrativi.
Questo accordo di collaborazione è stato fatto a causa della grande quantità di registrazioni e registrazioni detenute dalla comunità e per garantire che venga stabilito un metodo di organizzazione di tutta la documentazione per tutti i residenti e gli amministratori della comunità.
PaperOffice ha creato una soluzione agli attuali problemi della comunità eliminando il volume di dati, semplificando gli ostacoli amministrativi e garantendo che solo i dipendenti autorizzati abbiano accesso a PaperOffice per impedire la modifica dei documenti o anche la potenziale appropriazione indebita di fondi.
Grazie all'integrazione del sistema di gestione documentale PaperOffice, la comunità può ora trovare i documenti e le loro ampie informazioni in pochi secondi e completare altre attività e flussi di lavoro.
Inoltre, l'amministrazione può reagire più rapidamente e in modo più mirato alle richieste, alle lettere e ai feedback dei residenti: questo rende il lavoro quotidiano molto più facile.
El Guijo è un'urbanizzazione / comunità situata nel nord-ovest del comune di Galapagar vicino alla strada M-510, a soli 40 minuti di auto dal centro di Madrid tramite la A-6.
Un luogo privilegiato nella Sierra de Guadarrama, situato in un nesso di popolazione vicino a Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial e Galapagar stesso, così come vicino al bacino idrico di Valmayor e al confine con la Comunità autonoma di Castilla y León.
La costruzione dell'urbanizzazione è iniziata nel 1970 ed è stata fondata nel 1977 per statuto come comunità di quartiere. Ha una superficie di quasi 140.000 metri quadrati con un totale di 1.104 appezzamenti tra chalet, appartamenti, edifici comunitari (diversi campi sportivi, tre piscine, club sociale e uffici amministrativi) e tre parchi per bambini: circa la metà del paese è aree paesaggistiche con una grande diversità naturale.
La media complessiva supera le 2.500 unità, con picchi più frequenti durante i periodi estivi e di vacanza. Inoltre, l'urbanizzazione ha sei custodi, un impiegato amministrativo e tre addetti alla manutenzione (impiegati a tempo indeterminato), nonché personale di giardinaggio e amministrativo in outsourcing.
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Comunità
Gestione della proprietà
El Guijo":
Quali consigli daresti ai futuri utenti di PaperOffice?
Non è mai troppo presto o troppo tardi per affrontare il tema della digitalizzazione.
La cosa più importante è farsi un'idea del software ma anche dell'azienda stessa. Era importante che non ci sentissimo obbligati ad acquistare il software o a iscriverci a pacchetti di assistenza e supporto.
Anche prima di acquisire PaperOffice DMS, abbiamo parlato con tutti i reparti dell'azienda e non ci siamo mai sentiti trattati male. Al contrario: PaperOffice ha un team simpatico, cortese e competente.
Per noi come chiesa era molto importante che il software fosse facile da capire ma completo.
A chi consiglieresti PaperOffice?
Raccomanderemo PaperOffice a tutte le altre comunità e aziende che desiderano digitalizzare e automatizzare.
Cosa ti piace particolarmente di PaperOffice?
Siamo molto soddisfatti di tutto.
PaperOffice è un sistema di gestione dei documenti leggero ma potente.
Funzioni che all'inizio sembrano prive di significato, come la lettura automatica del contenuto del documento, risultano essere le funzioni più importanti che non vuoi più perdere per un periodo di tempo più lungo.
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Lars R. Ludewig
proprietario e amministratore delegato di ViaCreative Zahntechnik GmbH
