Industria mineraria
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), un'azienda mineraria leader con sede principale in Papua Nuova Guinea, è in prima linea nell'estrazione delle risorse.

Con una presenza completa e un forte impegno per l'eccellenza, KMHL si è affermata come un attore significativo nell'industria mineraria. Attraverso una chiara visione, innovazioni strategiche e una gestione sostenibile delle operazioni, KMHL è un precursore nella creazione di valore per i suoi stakeholder e la regione.

Posizione iniziale e sfide

Come molte aziende nell'industria mineraria, KMHL ha dovuto affrontare sfide nella gestione e organizzazione di documenti e documentazione importanti nelle operazioni quotidiane.

L'alta complessità e il volume della documentazione, dai processi di approvazione ai protocolli operativi e ai requisiti ambientali, rendevano indispensabile una gestione efficiente dei documenti.

In questo contesto, KMHL cercava un sistema di gestione dei documenti che non solo centralizzasse i documenti, ma facilitasse anche la collaborazione tra i vari dipartimenti e sedi, garantendo al contempo sicurezza e privacy e supportando il rispetto della normativa.

Perché KMHL ha scelto PaperOffice DMS

Dopo un attento esame di vari sistemi di gestione documentale, KMHL ha scelto PaperOffice DMS. Il sistema è stato scelto perché ha permesso all'azienda di apportare minime modifiche ai propri processi di lavoro esistenti, mentre comunque soddisfaceva le sue esigenze.

„Abbiamo scelto PaperOffice DMS perché l'investimento è in linea con gli obiettivi della nostra azienda, ovvero aumentare l'efficienza, migliorare la sicurezza dei documenti e sfruttare la trasformazione digitale. Inoltre, i costi sono estremamente attraenti rispetto ad altri fornitori,"

ricorda Loi Joseph, IT Manager della Kumul Minerals Holdings Limited.

L'analisi finanziaria effettuata dal team IT ha mostrato che PaperOffice DMS è conveniente e soddisfa le esigenze di KMHL.

In questo processo sono stati esaminati tre potenziali sistemi di gestione documentale, per i quali sono state richieste offerte dalle rispettive aziende: PaperOffice, Docuware e M-Files.

Implementazione

Per iniziare l'implementazione, sono state equipaggiate inizialmente 80 postazioni di lavoro con il sistema di gestione documentale, scegliendo come database il Synology NAS.

Questo gruppo iniziale ha costituito il punto di partenza per il rollout del sistema, mentre altre postazioni di lavoro sono state integrate gradualmente.

Due mesi dopo l'ordine, la migrazione dei dati esistenti è stata completata, e un mese dopo l'operazione di produzione è iniziata con successo, con la soluzione di archiviazione di Kumul che è stata accettata.

L'implementazione è avvenuta senza intoppi e i dipendenti sono stati formati con successo.

Grazie a formazione su misura, workshop interattivi ed esempi pratici, tutti i dipendenti hanno potuto conoscere e utilizzare al meglio tutte le funzionalità del sistema. Inoltre, sono stati forniti materiali di formazione per servire come riferimento per i dipendenti anche dopo la conclusione della formazione.

Ciò ha permesso una transizione fluida all'utilizzo del nuovo sistema e ha garantito una rapida integrazione nei processi di lavoro quotidiani.

Risultato finale

L'implementazione di PaperOffice DMS ha permesso a KMHL di migliorare la gestione dei documenti.

L'azienda è rimasta colpita dalla flessibilità dell'interfaccia utente, dalla ricerca migliorata dei documenti e dal controllo delle versioni dei documenti.

L'introduzione del nuovo sistema è avvenuta senza intoppi e KMHL ha consigliato PaperOffice DMS a chiunque fosse alla ricerca di una soluzione per la gestione dei documenti.

Nel complesso, l'esperienza di KMHL con PaperOffice DMS è stata estremamente soddisfacente e ha superato le loro aspettative.