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L'utilisation de NAS Synology pour les PME offre d'énormes avantages.


Conseil professionnel

Nous répertorions les avantages de l'utilisation de votre NAS Synology par rapport à un cloud et vous donnons au moins 7 raisons pour lesquelles vous devriez utiliser le système de gestion de documents (DMS) PaperOffice avec votre NAS Synology.

Qu'est-ce qu'un NAS?

Sous le nom de "Synology NAS", l'entreprise taïwanaise Synology commercialise différents dispositifs de stockage en réseau (NAS). Ces dispositifs permettent aux entreprises et aux utilisateurs privés de sécuriser, d'organiser et d'utiliser efficacement leurs données.

Ainsi, un NAS est un serveur de fichiers avec son propre système d'exploitation qui met à disposition son espace de stockage via le réseau.

Le Synology NAS offre des conditions idéales pour toutes les entreprises, en particulier les PME, pour stocker rapidement et facilement les données de l'entreprise.

Dans l'article suivant, nous vous montrerons comment tirer le meilleur parti de votre Synology NAS pour votre entreprise, ainsi que comment gérer les documents de manière simple et sans Docker.

Synology DMS NAS Geräte stehen neben einem Laptop
Einsatz von Synology NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse

Pourquoi utiliser un NAS au lieu d'un cloud?

Presque tout le monde qui s'est intéressé au stockage des documents en entreprise s'est posé cette question.

Sur Internet, on trouve différents fournisseurs d'espace de stockage dans le cloud. Son utilisation présente des avantages, mais aussi des inconvénients. Le plus grand inconvénient est sans aucun doute la transmission des données à des tiers, à des mains étrangères. Même si l'on promet que les documents stockés sont absolument sûrs, aucune entreprise dans le monde ne peut garantir cela à 100 %.

Non seulement les cyberattaques peuvent compromettre la sécurité des données, mais selon le pays où se trouve le fournisseur de cloud, les lois nationales peuvent permettre aux autorités et aux entreprises d'accéder légalement aux contenus. Les États-Unis sont un mauvais exemple à cet égard. Par exemple, le magazine informatique renommé "c't" a déjà mis en garde en avril 2017 contre les clouds américains, car leur protection des données est considérée comme très faible par les experts. Mais des fuites de données sont également possibles à tout moment dans l'UE ou en Allemagne, que ce soit par négligence de l'opérateur du cloud respectif ou par des pouvoirs secrets des services secrets européens.

Cloud Lösung gegen Synology NAS Lösung
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen

De nombreuses entreprises, en particulier les PME, y voient un obstacle à la sécurité des données et préconisent donc l'utilisation de leur propre serveur, par exemple le NAS de Synology.

L'entreprise taïwanaise Synology est le leader mondial de la fabrication de stockage en réseau. Au lieu d'utiliser un cloud tiers peu sûr, il existe un réseau interne avec une capacité de stockage adaptée aux besoins.

La solution raisonnable pour les entreprises est donc de configurer un intranet avec un serveur commun pour tous les terminaux connectés. Le NAS en est le cœur du matériel, le stockage central des données.

Qu'est-ce qu'une gestion électronique des documents?

Au fil du temps, de nombreux documents importants s'accumulent dans un foyer - et encore plus dans une entreprise. La gestion efficace de ces documents est essentielle pour le succès économique et pour avoir une vue d'ensemble simple des assurances, des contrats, des documents, etc.

Les documents peuvent être conservés sous forme papier dans des dossiers. Cependant, ils prennent beaucoup de place et sont surtout fastidieux à rechercher.

C'est là qu'une gestion électronique des documents offre ses avantages : l'archivage ne prend que peu de place, les données peuvent être sauvegardées sur une autre localisation grâce à une sauvegarde, et surtout, il y a une recherche plein texte qui recherche dans les documents et trouve rapidement tous les documents souhaités.

Après avoir clarifié l'un des avantages les plus importants de l'utilisation d'un NAS, à savoir le contrôle total et la rationalisation des coûts, il est important de comprendre comment la gestion des documents doit être effectuée sur le NAS Synology et comment fonctionne le DMS Synology.

Une gestion électronique des documents, également appelée système de gestion des documents, vise à stocker, gérer et contrôler le flux de documents et d'informations au sein d'une organisation. De plus, la tâche principale d'un DMS est de servir de lien entre votre NAS Synology et vos données.

Les bases de données sont utilisées pour la communication entre les ordinateurs du réseau et le NAS.

Datenbank von PaperOffice DMS liegt auf Ihrem Synology NAS
Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet

Le centre névralgique d'un système de gestion des données tel que le PaperOffice DMS sont des bases de données construites logiquement, dont la structure permet une sécurité maximale ainsi qu'un accès rapide aux documents.

Le PaperOffice DMS suit le chemin de la sécurité car toutes les données sont stockées de manière hautement sécurisée dans la base de données, qui se trouve sur votre NAS Synology. Cela crée la gestion des documents sur votre NAS, également appelée DMS Synology.

Cela signifie que vous avez toujours accès et contrôle sur vos données.

Ainsi, tous les documents d'une entreprise sont toujours disponibles, et non seulement lorsque le collègue en question a son ordinateur allumé et autorise l'accès aux données. Bien sûr, il est également possible de mettre en place des niveaux d'accès hiérarchiques sur le NAS, c'est-à-dire la mise en place de niveaux d'accès différents protégés par mot de passe.

Quelle est la complexité de l'installation et de la configuration de la base de données?

L'installation et la configuration de la base de données sur votre NAS Synology ne sont pas du tout complexes et ne nécessitent pas l'intervention d'un spécialiste en informatique.

En particulier, parce que l'utilisation de conteneurs Docker est généralement considérée comme une solution d'intégration instable et peu fiable, PaperOffice a décidé de proposer une solution éprouvée et fiable pour le stockage des données en utilisant directement MariaDB.

Contrairement à l'installation de Docker, la configuration à l'aide de vidéos YouTube de PaperOffice peut être effectuée en quelques minutes seulement, même par un profane.

Quels sont les avantages de renoncer aux conteneurs Docker?

La meilleure décision de PaperOffice de renoncer à Docker présente de nombreux avantages, car vous pouvez utiliser n'importe quel NAS Synology et non la série coûteuse Plus.

Cela a un impact positif sur votre portefeuille et est économique.

Comment transférer les données sur le NAS Synology?

Numérisation des documents

Le processus est simple : si les données ne sont pas encore disponibles sous forme numérique, les documents présentés sous forme papier doivent d'abord être numérisés ou photographiés.

Männliche Hand scannt ein Papierdokument ein zusammen mit Synology DMS
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Avec votre scanner ou un autre appareil de numérisation, le document est non seulement converti en image, mais son contenu peut également être lu électroniquement. La fonction de numérisation intégrée à PaperOffice DMS se connecte à votre scanner et transfère ainsi le support numérique dans le logiciel de gestion documentaire.

Nous avons déjà écrit un autre article sur la meilleure façon d'intégrer votre scanner pour numériser les documents.

Archivage électronique de documents

Les données disponibles sous forme numérique, telles que les courriels ou les fichiers numériques, peuvent être simplement glissées-déposées dans l'interface PaperOffice. Si vous souhaitez archiver plusieurs documents sans effort manuel, la surveillance de dossier intégrée à PaperOffice est idéale à cet effet. Cela permet une archivage fluide en arrière-plan.

Données existantes

Le système de gestion documentaire de PaperOffice facilite également le transfert des données existantes déjà stockées sur les disques durs des ordinateurs portables ou des ordinateurs de bureau vers un stockage de données partagé, le NAS Synology.

Ainsi, toutes les données existantes peuvent être importées dans le système de gestion documentaire en un seul clic.

Une valeur ajoutée et des avantages

Voici quelques-uns des avantages les plus notables de la gestion documentaire sur votre propre NAS Synology:

  • Investissement minimal avec un bénéfice maximal pour les utilisateurs individuels et les équipes
  • Économisez des coûts d'acquisition immenses pour les serveurs coûteux ou les services cloud - intégrez le NAS Synology dans votre réseau et connectez PaperOffice au NAS : c'est prêt !

  • Gardez le contrôle de vos données
  • Grâce à l'architecture PaperOffice, la combinaison avec un NAS Synology est la solution parfaite pour une gestion documentaire complète dans un bureau numérique.

    Synology est une solution pratique conçue pour fonctionner 24 heures sur 24. Synology prend en charge votre PaperOffice en fournissant tous les documents et les informations associées à tous les utilisateurs du réseau et à la technologie OwnCloud lors de vos déplacements.

    Grâce à l'installation facile de la base de données et à l'absence de conteneurs Docker, Synology propose une large gamme de modèles de NAS qui fonctionnent parfaitement avec PaperOffice. Ainsi, non seulement les grandes entreprises peuvent profiter de la numérisation.

  • Tous les avantages d'un cloud, mais sans les coûts et l'insécurité qui en découlent
  • Synology propose non seulement des modèles NAS dotés de puissants CPU, mais offre également la possibilité de créer plusieurs groupes RAID et de mettre en œuvre des technologies de mise en cache et de hiérarchisation.

    Ces technologies vous permettent de créer une solution de stockage hybride offrant une immense capacité de stockage, des performances révolutionnaires et des dépenses adaptées à votre budget.

    Vous n'investissez qu'une seule fois pour l'acquisition de votre NAS et de votre système de gestion documentaire, vous avez un contrôle total sur vos données et vous n'avez aucuns frais ultérieurs.

  • Fonction de sauvegarde de vos données simple et facile
  • Grâce à l'application Synology Hyper Backup, vous pouvez créer des sauvegardes automatiques de votre base de données. Grâce aux ateliers PaperOffice sur YouTube, la configuration se fait en quelques minutes seulement.

  • Économisez du temps dans la recherche de documentation et des coûts de gestion et de stockage
  • Améliorez la productivité avec des outils de collaboration
  • Augmentation de l'agilité et de l'automatisation des tâches administratives grâce à la création de flux de travail permettant l'intégration de documents et de processus métier dans un environnement contrôlé, avec des activités clairement définies et surveillées.

  • Et n'oubliez pas l'effet "secondaire" positif d'une satisfaction accrue des clients internes et externes

Commencer est plus facile que vous ne le pensez.

Avez-vous encore des doutes que vous pouvez réussir ? Lisez les études de cas de nos clients sur l'intégration de Synology et PaperOffice DMS dans différents secteurs et convainquez-vous de la simplicité.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Gestion de documents pour NAS Synology":

Pour qui convient un bureau sans papier?

La réponse rapide et simple à cette question est : pour toutes les entreprises. Tous les secteurs d'activité et toutes les tailles d'entreprise, des petites et moyennes entreprises aux start-ups en passant par les grandes entreprises, bénéficient d'un bureau sans papier. La conversion est particulièrement précieuse pour les petites et moyennes entreprises:En réduisant les frais de traitement et les coûts, un budget nécessaire pour d'autres stimulateurs de croissance est libéré.

Puis-je utiliser un fournisseur de MDS basé sur le cloud pour mon bureau sans papier en entreprise?

Non. Un autre facteur qui est dans toutes les conversations, en particulier depuis l'entrée en vigueur définitive du RGPD en 2018, est la protection des données. Nous recommandons l'utilisation de votre Synology NAS.

Conclusion

  • Les avantages justifient les efforts et les coûts

    Travailler numériquement et amener les anciens documents dans une nouvelle ère sera le meilleur investissement clé pour économiser énormément de temps, d'argent et de nerfs à l'avenir.

  • Vous avez besoin de quelqu'un qui s'y connaît

    Vous n'avez pas besoin de votre propre spécialiste informatique pour profiter de tous les avantages de la numérisation. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un partenaire approprié à vos côtés, qui pourra mettre en œuvre exactement ce dont vous avez besoin grâce à son expérience. Évitez les alarmistes et choisissez des mises en situation plutôt que des présentations PowerPoint élégantes sans les avoir vraiment testées.

  • Le matériel est souvent déjà disponible

    Il est généralement constaté que presque toutes les entreprises disposent d'une imprimante / copieur grand format qui n'est pas utilisée à son plein potentiel. Ces appareils adorent les numérisations en masse, sont tolérants aux trombones et peuvent constituer la base d'un démarrage numérique sans investissement dans un scanneur.

  • Moins cher que prévu avec le bon logiciel de gestion de documents

    Évitez les pièges financiers des systèmes de GED/ECM auprès desquels vous êtes totalement à la merci des fabricants. Ne faites pas de compromis en ce qui concerne vos propres capacités d'administration, telles que l'auto-apprentissage des documents et les réglages. Si vous avez besoin d'aide, le fabricant est là pour vous aider, mais restez autonome et indépendant.

  • Automatiser le numérique est l'avenir

    Les processus fonctionnent à l'avenir exactement de la même manière, mais entièrement automatisés. Une facture arrive ? Le flux de travail est déclenché et tout suit son chemin défini une fois pour toutes. Rechercher dans 1000 dossiers ? Pas de problème, car vous avez votre propre Google !

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Numérisation dans l’industrie de la technologie dentaire - gestion réussie des documents pour l’industrie dentaire

« Obtenir des résultats chronologiques très rapidement pour les états financiers annuels et les stocks afin de déterminer le prix d’achat le moins cher pour chaque article individuel. Ce qui prenait des jours peut maintenant être fait en quelques heures! »

Lars R. Ludewig
propriétaire et directeur général de ViaCreative Zahntechnik GmbH